Oversigt
Send i massevis tillader brugere at oprette en "overordnet" skabelonaftale for at generere op til 1.000 "underordnede" aftaler. Hver underordnet aftale bruger de samme filer, felter og egenskaber for den overordnede skabelonaftale, men forbliver uafhængig med alle de personlige oplysninger og sikkerheden i en individuelt oprettet aftale.
Send i massevis gør det muligt at angive modtagere manuelt eller ved at bruge en CSV-fil til at uploade en liste over modtagermails. CSV-filen giver afsenderen yderligere funktionalitet, såsom understøttelse af flere modtagere, rolletildelinger, godkendelsesindstillinger og standardfeltværdier, der kan tilpasse de individuelle aftaler, når de oprettes.
Sådan bruges det
Brugere med Send i massevis-funktionen, der er aktiveret i deres primære gruppe, har adgang til funktionen på Hjem gennem Send i massevis -flisen.
Grænsefladen tillader upload af filer at definere grunddokumentationen for den overordnede skabelonaftale. Alle dokumenter inkluderes i hver underordnet aftale, der oprettes i Send i massevis -batch.
Modtageres e-mailadresser tilføjes enten manuelt eller ved hjælp af en CSV-fil. Når den angives manuelt, modtager hver mail sin egen uafhængigt genererede underordnede aftale. Når der bruges en CSV-fil, anvendes hver række i CSV-filen på en underordnet aftale. I alle tilfælde har individuelle modtagere ingen synlighed i de andre aftaler. Hver aftale er sikker og personlig.
Hver underordnet aftale kan administreres uafhængigt på Administrer ved hjælp af I Status/fuldført/annulleret/udløbet -filtre.
Den overordnede Send i massevis -skabelon, der bruges til at generere de underordnede aftaler, kan administreres på Administrer i dialogboksen Masseafsendelser filter. Den overordnede skabelon har tre bemærkelsesværdige funktioner:
Den overordnede skabelon indeholder en oversigtstabel i Aktioner -listen for alle underordnede aftaler. Tabellen identificerer antallet af aftaler i hver status. Ved at klikke på oversigtstabellen åbnes en sorterbar visning af de enkelte underordnede aftaler.
Den Vis aktivitetsrapport i Handlinger listen indeholder en Rapport om dokumentudførelse. Denne rapport giver en mere detaljeret (og udskriftsbar) oversigt over underordnede aftaler efter status.
Aktiviteten download formularfeltdata downloader feltdataene for alle underordnede aftaler, der er oprettet af den overordnede skabelon.
Bedste praksis
Overvej, hvordan Send i massevis skal bruges i din organisation. Hvis du ikke forventer, at alle individuelle brugere genererer massevis af aftalehændelser, er det bedst at deaktivere adgang på kontoniveauet, så alle grupper arver funktionen som deaktiveret. Aktivér eksplicit bestemte grupper med en identificerbar brug (f.eks. Human Resources), eller opret en gruppe specifikt til Send i massevis brugere, der skal fungere som deres primære gruppe.
Aktivering af CSV-filimport forbedrer brugbarheden af funktionen enormt. Medmindre du har en tvingende grund til at angive alle brugere manuelt, anbefales det kraftigt at aktivere CSV-filoverførsel.
Aktivér den nye Send i massevis oplevelse. CSV-filerne, der bruges i det klassiske miljø, fungerer stadig, så der kræves ingen omkonfiguration, og de nye indstillinger udvider brugen af funktionen dramatisk.
Konfiguration
Tilgængelighed:
Send i massevis er tilgængelig for team og virksomhed -licensplaner.
Konfigurationsomfang:
Team-konti har Send i massevis aktiveret som standard med indstillingen for CSV-upload aktiveret. Der er ingen tilgængelige kontrolelementer i administratorgrænsefladen.
Send i massevis kan aktiveres på konto- og gruppeniveau for Enterprise-licenserede konti.
Kontrolelementerne til denne funktion kan vurderes ved at gå til Globale indstillinger > Tilladelser for gruppeadministratorer
De konfigurerbare muligheder er:
Når Send i massevis er aktiveret, vises der et felt på fanen Hjem for at give brugerne adgang til funktionen.
Konti, der har Brugere i flere grupper aktiveret, skal bemærke, at funktionen kun er tilgængelig for brugere, der har funktionen aktiveret i deres primære gruppe.
En bruger, der er medlem af en gruppe, hvor Send i massevis er aktiveret (men ikke i brugerens primære gruppe), vil se feltet, men vil ikke have tilladelse til at benytte grænsefladen.
Muligheden for at overføre modtagerlisten i en CSV-fil anbefales på det kraftigste.
Oprettelse af en modtagerliste som en CSV-fil giver bedre kontrol og synlighed end at skrive mails direkte i Til: -feltet.
CSV-filen kan desuden indeholde kolonner med data, der kan definere modtagerroller, godkendelsesindstillinger og feltværdier, og tilpasse aftalen for hver modtager og forbedre modtageroplevelsen og fuldførelsesgraden.
Når aktiveret indsættes linket Importér CSV under Til: -feltet:
Når funktionen er aktiveret, gøres det nye miljø for Send i massevis tilgængeligt for brugerne i gruppen.
Et link til skift er aktiveret, så brugere kan skifte tilbage til den klassiske oplevelse, hvis de foretrækker det.
Det nye miljø aktiverer alle de nye CSV-funktioner, men bevarer bagudkompatibilitet med det gamle CSV-format. Så hvis en CSV er bygget i det klassiske format, kan den bruges uden problemer.
Hvis det nye miljø er deaktiveret, kan brugerne få adgang til den klassiske grænseflade og bruge den, som de altid har gjort.
Bemærk følgende
- For at en bruger kan få adgang til Send i massevis -grænsefladen skal funktionen være aktiveret i brugerens primære gruppe.
- Antallet af transaktioner, der kan genereres ved hjælp af funktionen Send i massevis er baseret på serviceniveau:
- Kunder på niveauerne Enterprise og virksomhed kan generere op til 1.000 transaktioner.
- Kunder med Acrobat Pro med avanceret e-underskrivelse til teams og Adobe Acrobat Sign Professional kan generere op til 50 transaktioner.
- Acrobat Pro med avanceret e-underskrivelse kan generere op til 50 transaktioner.
- Small Business-/Team-prøveversioner kan generere op til fem transaktioner.
- Enterprise-prøveversioner kan generere op til tre transaktioner.
