Oversigt
Mange aftaler (såsom skattedokumenter, tingbøger, fuldmagter, overførsler af aktiver osv.) kræver, at modtageren underskriver sin aftale i overværelse af et vidne. Vidnet kan være næsten enhver part, der er fysisk til stede, for at observere underskriverens anvendelse af deres signatur.
Acrobat Sign har en valgbar "rolle" i konfigurationsprocessen, der indsætter en "underskriver"-modtager med en tilknyttet "vidne"-modtager, som underskriveren skal definere.
- Før underskriveren kan gennemgå aftalen, skal vidnets navn og mailadresse angives af underskriver.
- Når underskriveren har fuldført sin underskrivelsesproces, modtager vidnet en e-mail med anmodning om deres erklæring til vidnet om underskrivelsesprocessen. Vidnet bliver bedt om at gennemgå sit navn og sin mailadresse, før de kan interagere med aftalen.
- Yderligere felter kan tildeles til vidnet for at registrere alle oplysninger, som dine overholdelseskrav kræver.
Tilgængelighed:
Rollen Underskriv med vidne er kun tilgængelig for Enterprise-licensplaner.
Konfigurationsomfang:
Vidnerollen kan aktiveres på både konto- og gruppeniveau.
Et "vidne" er anderledes end en "notar".
Et "vidne" kan være enhver person, der er:
- myndig
- i fuld forstand
- en uafhængig, upartisk person, der ikke er part i aftalen
- fysisk til stede på det tidspunkt, hvor underskriveren sætter sin signatur på aftalen
Vidner kan ikke aflønnes for at overvære underskrivelsesprocessen.
En "notar" er typisk en type vidne, der er bestilt af et styrende organ (såsom staten). Notariseringsprocessen har en tendens til at være betydeligt mere formel, for så vidt som den dokumenterer underskriverens identitet og normalt kræver et gebyr for behandling.
E-notartjenester er også tilgængelige via Acrobat Sign.
Samarbejd med din juridiske afdeling for at bekræfte, om et vidne eller en notar er kravet for din overholdelse.
Sådan føjer afsendere et e-vidne til en aftale
Når rollen er aktiveret, kan afsendere finde rollen Underskriv med vidne opført i vælgeren Rolle på siden Opret .
Når en underskriver vælger rollen Underskriv med vidne , tilføjes der en ekstra post under modtagerens post for at identificere, at et vidne er påkrævet, og at underskriveren vil angive vidnets oplysninger.
På grund af karakteren af vidneprocessen og den måde, vidnerne indekseres på, understøttes kun et sekventielt signaturforløb.
Indstillingen Underskriv med vidne er i øjeblikket ikke tilgængelig i den nye Anmod om signatur-oplevelse.
Telefongodkendelse er tilgængelig i tilfælde, hvor vidnet skal have en engangskode (OTP) med 2 faktorer (f.eks. HMLR-handlinger).
Telefongodkendelse konfigureres af afsenderen, når aftalen oprettes, men afsenderen bliver ikke bedt om at angive vidnets telefonnummer. Underskriveren angiver telefonnummeret på vidnet, når de identificerer dem.
Vidnet skal bruge en mobiltelefon til at godkende, og der leveres en sms (muligheden for telefonopkald undertrykkes).
Hvis der anvendes en fastnettelefon, vises der en fejlmeddelelse til vidnet om, at de skal bruge en mobiltelefon.
Kontrollen af, at telefonen er en mobilenhed, er under udvikling og forventes at være tilgængelig i marts 2024-udgivelsen.
Godkendelse af OTP-vidner med 2 faktorer er valgfri i afsenderens grænseflade, men kan være påkrævet til din forretningsbrug. Kontakt dit juridiske team for at forstå din overholdelsesforpligtelse.
Private beskeder kan også tilføjes vidnet:
Design af brugerdefinerede arbejdsforløb til afsendelse
Brugere, der designer brugerdefinerede arbejdsforløb til afsendelse, kan finde indstillingen Underskriver med vidne , når der vælges en ny modtager i diagrammet over modtagerforløbet.
Indstilling af rollen Underskriver med vidne installerer både underskriverens (Modtager) og vidnets (vidnemodtager) underskriverobjekter.
Konfiguration af vidner i Arbejdsforløbdesigner forventes at være på plads til marts 2024-udgivelsen. Den aktuelle Insideradgang-version understøtter endnu ikke denne funktion.
Sørg for, at de krævede felter placeres på aftalen for vidnet
Felter skal skrives ind i dokumentet, hvor vidnets signatur kræves. Hvis et signaturfelt ikke placeres for vidnet, placeres et automatisk i slutningen af dokumentet.
Nogle brugseksempler kan kræve yderligere oplysninger fra vidner for at etablere et gyldigt vidne. Kontakt dit juridiske team for at finde ud af, hvilke oplysninger der er nødvendige. Tilføj felterne for at registrere disse oplysninger, tildel dem til vidnet, og markér felterne som ønsket.
Regler omBegrænset dokumentsynlighed gælder for vidner som enhver anden deltager. Kun de filer, der indeholder felter for vidnet, kan ses.
Oprettelse i app: tildeling af felter til vidnet
Oprettelsesmiljøet i programmet identificerer vidnerne i signaturforløbet rækkefølge og giver farvekodede id'er for dem på listen Modtagere.
Teksttags
Vidner er modtagere med hensyn til indeksering af deltagere. Hvis du har to modtagere, der hver kræver et vidne, så:
- er den første underskriver _es:signer1
- er vidnet, der er knyttet til den første underskriver, _es:signer2
- er den anden underskriver _es:signer3
- er vidnet, der er knyttet til den anden underskriver, _es:signer4
Tildelingen af teksttag-id'er er konsistent med aftalens signaturforløb. Indekseringen på oprettelsessiden tager dog ikke højde for vidnerne i grænsefladen. (Vidner præsenteres som en underordnet registrering af den identificerede modtager.)
Tag dig tid til at designe og teste dine formularer omhyggeligt for at sikre, at signaturfforløbet behandles korrekt, og at deltagerne får adgang til de korrekte felter.
Modtagerens underskrivelsesoplevelse
Underskriverens oplevelse starter med en mailnotifikation om, at en aftale er blevet sendt til dem, og at aftalen kræver et vidne.
Når du har klikket på knappen Gennemgå og underskriv og accepteret brugsbetingelserne, skal underskriveren angive oplysningerne til vidnet. Der gives ikke adgang til aftalen, før vidneoplysningerne er indsamlet.
De ønskede oplysninger er vidnets:
- Fulde navn
- Mailadresse
- Valgfrit: Mobilnummer (hvis tofaktorgodkendelse for vidnet er konfigureret)
- Telefonnumre til fastnettelefon vil udløse en fejl for vidnet.
Hvis signaturprocessen afbrydes, før processen er fuldført, og signaturen skal genstartes, går vidneoplysningerne tabt og skal indtastes igen.
Bemærk, at feltet Bekræft mail accepterer ikke en indsat værdi. Mailadressen skal indtastes manuelt.
Vidneoplevelsen
Når underskriveren har udfyldt sin signatur, sendes der en mail til vidnets mailadresse.
Vidnet modtager en mail, der identificerer anmodningen om en attestering på aftalen og identificerer den underskriver, der har udpeget dem.
Når vidnet har klikket på knappen Gennemgå og underskriv og accepteret Brugsbetingelserne, bliver de bedt om at bekræfte deres oplysninger, før de får adgang til at interagere med aftalen.
Når der er givet adgang til aftalen, kan vidnet udfylde alle de felter, der kræves af dem, og sætte deres signatur.
Under signaturprocessen må vidnet ikke ændre den navneværdi, der angives af den nominerende underskriver.
Vidnet har på intet tidspunkt mulighed for at downloade aftalen eller få adgang til den, efter de har fuldført deres vidneproces. Der sendes ingen vedhæftet fil i mail, og hvis vidnet har en Acrobat Sign-konto, vises aftalen ikke på deres Administrer-side.
Vidnefelter skal skrives ind i dokumentet, hvor deres signatur kræves. Hvis et signaturfelt ikke placeres for vidnet, placeres et automatisk i slutningen af dokumentet.
Hvis vidnets stilling og adresse ikke er samlet i pop op-vinduet til vidnebekræftelse, skal du tilføje disse som obligatoriske felter, der er tildelt vidnet. I modsat fald kan det resultere i en overtrædelse af reglerne for at være vidne til aftalen.
Regler om Begrænset dokumentsynlighed gælder for vidner som enhver anden deltager. Kun de filer, der indeholder felter for vidnet, kan vises.
Oprettelse i app: tildeling af felter til vidnet
Oprettelsesmiljøet i programmet identificerer vidnerne i signaturforløbet rækkefølge og giver farvekodede id'er for dem på listen Modtagere.
Teksttags
Vidner er modtagere med hensyn til indeksering af deltagere. Hvis du har to modtagere, der hver kræver et vidne, så:
- er den første underskriver _es:signer1
- er vidnet, der er knyttet til den første underskriver, _es:signer2
- er den anden underskriver _es:signer3
- er vidnet, der er knyttet til den anden underskriver, _es:signer4
Tildelingen af teksttag-id'er er konsistent med aftalens signaturforløb. Indekseringen på oprettelsessiden tager dog ikke højde for vidnerne i grænsefladen. (Vidner præsenteres som en underordnet optegnelse over den identificerede modtager.)
Tag dig tid til at designe og teste dine formularer omhyggeligt for at sikre, at signaturfforløbet behandles korrekt, og at deltagerne får adgang til de korrekte felter.
Konfiguration
Kontrolelementerne for denne funktion kan vurderes ved at navigere til Kontoindstillinger > Afsendelsesindstillinger > Tilladte modtagerroller
Aktivér afkrydsningsfeltet Tillad afsendere at angive modtagere som underskrivere med vidne.
Rollen er enten aktiveret, så der gives adgang til rollen eller ej. Der er ingen yderligere kontroller.
Når kontrolelementet er aktiveret, vises rollen Underskriv med vidne på listen over roller, der er tilgængelige for afsenderen på siden Opret og i den brugerdefinerede arbejdsforløbdesigner til afsendelse:
Administrer-sidens status
En aftale på siden Administrer afspejler status for Sendt til vidne, når signaturcyklussen venter på, at et vidne fuldfører sin attestering.
Bemærk, at modtagere, der ikke er vidner, fortsat viser den status, der passer til deres rolle i aftalen (sendt til underskrivelse, sendt til godkendelse osv.).
Listen Aktivitet viser de samme hændelser i revisionsrapporten i et sammentrukket format. Vidneaktiviteterne identificeres tydeligt, men underskriverens begivenhed omfatter ikke deres krav om et vidne.
