Administrer automatisk, hvor længe aftaler og relaterede data opbevares i Adobe Acrobat Sign ved hjælp af konfigurerbare opbevaringspolitikker.
Datastyring i Adobe Acrobat Sign giver administratorer mulighed for automatisk at slette aftaler og tilknyttede data fra Acrobat Sign systemerne efter en defineret opbevaringsperiode. Dette hjælper organisationer med at reducere lagrede data, opfylde overholdelseskrav og administrere aftalers livscyklus uden manuel oprydning.
Datastyring fungerer som en forsinket udløser, der først begynder, efter en aftale når sin endelige systemtilstand.
Opbevaringspolitikker anvendes, efter en aftale når en terminal tilstand, såsom når den er fuldført, annulleret eller udløbet. Når politikken er udløst, definerer den, hvor længe aftalen og relaterede data opbevares før permanent sletning.
Som standard opbevares aftaler og transaktionsdata i Acrobat Sign, mens kontoen er aktiv, medmindre de slettes manuelt eller styres af en opbevaringsregel.
Sådan fungerer datastyring
Datastyring følger en udløserbaseret model:
- Aftaler når en terminal tilstand, når Acrobat Sign registrerer aftalen som Fuldført, Annulleret eller Udløbet.
- En opbevaringsregel anvendes, når Acrobat Sign registrerer aftalen i en endelig tilstand.
- Reglen definerer, hvor længe aftalen og tilknyttede data opbevares før sletning.
- Kun én opbevaringsregel er aktiv ad gangen for nyligt afsluttede aftaler. Når en ny regel oprettes, bliver den den aktive regel og gælder for alle aftaler, der opnår en endelig tilstand i fremtiden. Tidligere aktive regler fortsætter med at gælde for aftaler, der allerede var tildelt til dem, og skal ikke deaktiveres.
Opbevaringsregler overtages fra den primære gruppe, som den afsendende bruger tilhører på det tidspunkt, hvor aftalen når sin terminale tilstand. Hvis brugeren skifter primær gruppe, før aftalen fuldføres, gælder den nye gruppes opbevaringsregler.
Opbevaringsperioder anvendes baseret på den konfigurerede varighed fra det tidspunkt, hvor aftalen registreres i en afsluttende tilstand. Da behandling i terminaltilstand kan være forsinket med op til 12 timer, kan starten af opbevaringsperioden også være forsinket.
Hvordan timingen for terminaltilstand påvirker datastyring
Datastyringspolitikker begynder først, efter en aftale når en terminal tilstand, såsom Fuldført, Annulleret eller Udløbet.
For at optimere systemets ydeevne behandler Acrobat Sign hændelser i endelig tilstand i perioder med lav belastning, baseret på den server, der håndterede aftalen. Åbningstider uden for spidsbelastningsperioder er 07 til 19 i serverens lokale tidszone.
Hvis en aftale når en terminal tilstand i perioder med høj belastning, sættes hændelsen i kø og behandles i det næste vindue med lav belastning. Dette kan forsinke den endelige statusopdatering med op til tolv timer.
I løbet af dette behandlingsvindue:
- Aftalen forbliver i sin tidligere tilstand, I gang, både på siden Administrer og i API-svar.
- Modtagere kan ikke længere underskrive aftalen og får en fejl, hvis de forsøger at få adgang til den.
- For aftaler, der snart udløber, kan afsendere opdatere udløbsdatoen i dette tidsrum for at forlænge underskriftsperioden.
- Den endelige hændelse registreres ikke i revisionsrapporten, før behandlingen er fuldført.
Da politikker for datastyring kun udløses, efter aftalen når sin endelige tilstand, forsinker enhver forsinkelse i behandlingen også starten af opbevaringsperioden.
Sådan bruges det
Organisationer bruger datastyring til at:
- Automatisk slette fuldførte eller inaktive aftaler efter en defineret periode.
- Reducere mængden af gemte aftaledata.
- Tilpasse dokumentopbevaring til interne overholdelsespolitikker.
- Administrere datalivscyklus uden manuel indgriben.
Hvis der ikke er defineret en opbevaringsregel, når en aftale når en endelig tilstand, tildeles der ingen sletningsdato. Aftaler forbliver i systemet, indtil de slettes manuelt eller fjernes via GDPR-værktøjer.
Hvad kan slettes
Opbevaringsregler definerer, hvilke data der slettes, når reglen udføres:
- Aftaledokumentet.
- Revisionsrapporten.
- Tilknyttede personlige data indsamlet under transaktionen.
- For aftaler, der bruger en godkendelsesmetode, som producerer en underskriveridentitetsrapport, slettes denne rapport som en del af persondata.
Revisions- og personlige data skal opbevares i mindst lige så lang tid som aftalen og kan konfigureres til at fortsætte længere, hvis det er nødvendigt.
Ting, man bør vide
- Opbevaringsregler anvendes, når en aftale opnår en endelig tilstand, og ikke når aftalen oprettes.
- Kun én opbevaringsregel anvendes på en aftale på det tidspunkt, den bliver endelig.
- Den anvendte opbevaringsregel er baseret på gruppen, som den oprettende bruger tilhører, på det tidspunkt hvor aftalen når sin endelige tilstand.
- Hvis brugeren skifter grupper, før aftalen fuldføres, gælder den nye gruppes regler.
- Behandling af endelig tilstand kan blive forsinket med op til 12 timer i spidsbelastningsperioder, hvilket forsinker starten af opbevaringspolitikker.
- Hvis der ikke er defineret en opbevaringsregel, opbevares aftaler, indtil de slettes manuelt eller fjernes gennem andre processer.
