Konfigurer et arkiv for dine aftaler

Sidst opdateret den 20. jul. 2023

Opret dit eksterne arkiv

Administratorer kan konfigurere funktionen Adobe Acrobat Sign Eksternt arkiv til automatisk at levere en kopi af den underskrevne og arkiverede e-mail for hver vellykket fuldført aftale til en ekstra e-mail-adresse. Denne automatiske kopi vil altid indeholde den underskrevne aftale-PDF, revisionsrapport-PDF og feltdata-CSV'en (hvis en sådan findes), uanset indstillingerne for konto/gruppe, der styrer, om disse dokumenter skal vedhæftes.

Det eksterne arkiv kan konfigureres på konto- og gruppeniveau, hvor indstillingerne på gruppeniveau tilsidesætter kontoindstillingerne. Konti, der udnytter Brugere i flere grupper, kan effektivt bruge konfiguration på gruppeniveau, når grupper bruges til at definere specifikke dokumentarbejdsgange. (For eksempel kan en juridisk gruppe inkludere deres juridiske afdeling i alle afsluttede aftaler og fjerne enhver generel arkivadresse, der kan være konfigureret på kontoniveau.)

Konfiguration af arkivet kræver kun, at der indtastes en gyldig mailadresse i feltet Send en ekstra kopi af hver underskrevet aftale på fanen Globale indstillinger i administratorens menu. Enhver gyldig mailadresse kan bruges, herunder tredjepartsprogrammer, der accepterer en indgående mail.

Fanen Eksternt arkiv indeholder oplysninger om, hvordan du finder den indgående mailadresse for Boks- og Evernote-programmer, der kan bruges til at skubbe aftalerne ind i disse programmer.

Note

Brugere med Individual-konti har ikke adgang til menufanen Globale indstillinger. For Individual-serviceniveauet findes feltet Send en ekstra kopi af hver aftale på siden Eksternt arkiv.

Tilføj en mail til den eksterne arkivgrænseflade

Log ind som administrator, og gå til Kontoindstillinger > Globale indstillinger > Send en ekstra kopi af alle underskrevne aftaler til følgende e-mailadresser
Vælg knappen Tilføj mailadresse.

Brugere med Individual-konti skal gå til fanen Eksternt arkiv:
Et overlejring åbner for at acceptere e-mail-adressen for arkivet.

Angiv mailadressen to gange (for at sikre, at værdien er korrekt).

Gem mailadressen.

Note

Hvis domænet for arkivmailen er nyt for kontoen, bliver du bedt om at bekræfte, at arkivmailadressen er korrekt.

Sørg for, at din arkiv-e-mail er korrekt. Du ønsker ikke automatisk at sende en kopi af hver aftale til den forkerte person.
Klik på Gem.
E-mailadressen gemmes som et diskret objekt i e-mailfeltet.
- Flere adresser kan gemmes op til maks. 15.
- Vælger du X'et til højre for en e-mailadresse slettes e-mailadressen fra feltet.
Tilføj alle e-mailadresser, som du ønsker automatisk modtager den underskrevne aftaledokumentation.
Vælg Gem i nederste højre hjørne af vinduet, når alle e-mails er blevet tilføjet for at gemme konfigurationen.