Log ind som administrator, og gå til Kontoindstillinger > Globale indstillinger > Send en ekstra kopi af alle underskrevne aftaler til følgende e-mailadresser
Sidst opdateret den
20. jul. 2023
Velkommen til den hurtige vejledning til kontoopsætning for Adobe Acrobat Sign
Denne vejledning indeholder de anbefalede første trin, når din Adobe Acrobat Sign-konto skal konfigureres og gøres klar til at sende transaktioner.
Det anbefales, at alle brugere først konfigurerer deres personlige bruger-ID, herunder administratorer. Når din profil er verificeret, skal du gå til Admin-sektionen og konfigurere kontoindstillingerne.
Brugere
Når du logger på Acrobat Sign første gang, bør du bruge et minut på at gennemgå dine personlige brugeroplysninger. Disse oplysninger bruges i flere skabeloner, så det er vigtigt, at de er rigtige.
- Hold markøren over dit navn øverst til højre for at åbne menuen, og klik på Min profil
Profilsiden viser de specifikke værdier, som Acrobat Sign vil anvende ved tilpasning af dine transaktioner. Særligt vigtigt er:
- Dit fulde navn – Bruges i e-mailkommunikation og til din standardsignatur.
- Din jobtitel – udfyldes automatisk, hvis du på et tidspunkt har udfyldt et titelfelt.
- Dit firmanavn – udfyldes automatisk, hvis du på et tidspunkt skal udfylde et firmafelt. Dette skal være din virksomheds fulde juridiske navn.
- Tidszone – tids-/datostempler vises i din tidszone for mere klarhed ved kørsel af rapporter.
Hvis du skal justere noget indhold, skal du klikke på knappen Rediger profil, foretage de nødvendige ændringer og derefter Gemme dine ændringer.
Acrobat Sign giver mulighed for tre signaturtyper afhængigt af dine personlige eller forretningsmæssige krav:
- Håndskriftslignende skrifttype: Standardværdien og det aktuelt foretrukne format. Der anvendes en skrifttype til dit navn, så den kommer til at se ud som en håndskreven signatur.
Hvis denne indstilling er dit valg, kræves der ingen eksplicit konfiguration.
Brugerdefinerede signaturer
Opret din unikke signatur ved at gå til Personlige indstillinger > Min signatur.
Klik på knappen Opret for at åbne signaturpanelet og vælge metoden for at oprette din signatur:
- Biometrisk: Tegn din signatur med en mus, pen eller fingeren! Det bedste overordnede resultat opnås ved at tegne din signatur på en tablet med fingeren.
- Muligheden Mobil lader dig caste signaturen fra den enhed, du bruger, til en telefon med touch.
- Signaturbillede: Hvis du har et faktisk billede af din signatur, kan du uploade det til systemet, og Acrobat Sign anvender så det billede som din signatur, når du underskriver.
Klik på Anvend, når du har oprettet en acceptabel signatur.
For erfarne brugere, der ønsker at følge deres transaktioner tæt, kan du time milepæle, der kan udløse en mail til din indbakke, eller en alarm, der kan leveres i en rapport.
Du kan åbne siden Notifikationer ved at gå til Personlige præferencer > Mine notifikationer.
Nogle hurtige definitioner:
- Hændelser: Handlinger, der sker for en transaktion (afsendelse, visning, underskrivelse osv.).
- Alarmer: Forventede handlinger, der ikke sker inden for en bestemt tidsramme (ikke vist i otte timer, vist, men ikke underskrevet i tre timer, osv.)
Både hændelser og alarmer kan konfigureres til at give besked på to måder. Du kan vælge ingen, en eller begge muligheder ved at markere konfigurationsmulighederne. Disse indstillinger er:
- Mail: Hvis du markerer denne indstilling, får du en mail, hver gang hændelsen eller alarmen finder sted. Afhængigt af din volumen kan denne indstilling være lige som "spam", så vi anbefaler denne indstilling, med udgangspunkt i hvor stor din mailmængde er.
- Hændelse: Hændelser indstilles til at blive vist på din startfane (i sektionen Hændelser/alarmer) og vises i de rapporter, du opretter på siden Hændelser/alarmer.
Bemærk også, at der er to faner til disse hændelser/alarmer.
- Mine hændelser/alarmer er det sæt indstillinger for transaktioner, hvor du er afsenderen.
- Delte hændelser/alarmer er indstillingerne for et andet bruger-id, der har delt deres konto med dig. Hvis du vil konfigurere delte hændelser/alarmer, skal du gå til Personlige præferencer > Delte hændelser/alarmer.
Rapportering kan konfigureres nederst på siden for at sende dig en oversigt over de hændelser, du har kontrolleret, og den rapport kan sendes en gang om ugen, hver arbejdsdag eller hver dag i ugen, hvis du ønsker det.
Business- og Enterprise-tjenesteniveauer giver brugere mulighed for at oprette en personlig sidefod lige som en signaturfil i en mail.
Hvis indstillingen er aktiveret af din kontoadministrator, kan du indstille den ved at gå til: Personlige præferencer > Min mailsidefod
- Hvis du ikke kan se indstillingen, kan din kontoadministrator aktivere den på konto- eller gruppeniveauet.
Denne sidefod er placeret tæt på bunden af dine transaktionsmails, men over sidefødder på kontoniveau:
Der er to standardsprogmuligheder at indstille:
- Min sprogpræference - Bestemmer det standardsprog, der bruges, når der sendes e-mail til dig, samt det sprog, der bruges til navigation på skærmen.
- Underskrivelsessprog – bestemmer det standardsprog, der bruges til mail og instruktioner på skærmen for modtagere uden for din Acrobat Sign-konto.
Administratorer
Velkommen, administratorer!
Forhåbentligt er konfigurationen af dit personlige bruger-id vellykket, og du er klar til de større beslutninger, der gælder hele kontoen.
Beskrivelserne herunder er relativt korte, men hvis du får indstillet din konto korrekt, sikrer det, at dine afsendere og underskrivere har nemmere ved at anvende din proces og reducere de spørgsmål, der uundgåeligt kommer i forbindelse med ændringen efter implementeringen.
Bemærk! Det er ikke alle indstillinger, der er tilgængelige for dig, som er dækket helt. Kontakt support, hvis du har spørgsmål.
Funktionen Meddelelser og vejledning i produktet gør det muligt for Acrobat Sign at forbedre produktoplevelsen via en tredjepart for at levere kritiske notifikationer i appen, indsamle feedback og brugsdata samt tilbyde adfærdsbaseret vejledning eller onboarding.
Adgangen til kontrollerne kan findes på fanen Globale indstillinger i administratorgrænsefladen på kontoniveau.
Aktivering af denne funktion giver Adobe mulighed for at skubbe notifikationer direkte ind i Acrobat Sign-grænsefladen, når du logger på, og giver adgang til supportdokumentation fra programmet (ved at klikke på den svævende spørgsmålstegnsboble).
Opret dit eksterne arkiv
Administratorer kan konfigurere funktionen Adobe Acrobat Sign Eksternt arkiv til automatisk at levere en kopi af den underskrevne og arkiverede e-mail for hver vellykket fuldført aftale til en ekstra e-mail-adresse. Denne automatiske kopi vil altid indeholde den underskrevne aftale-PDF, revisionsrapport-PDF og feltdata-CSV'en (hvis en sådan findes), uanset indstillingerne for konto/gruppe, der styrer, om disse dokumenter skal vedhæftes.
Det eksterne arkiv kan konfigureres på konto- og gruppeniveau, hvor indstillingerne på gruppeniveau tilsidesætter kontoindstillingerne. Konti, der udnytter Brugere i flere grupper, kan effektivt bruge konfiguration på gruppeniveau, når grupper bruges til at definere specifikke dokumentarbejdsgange. (For eksempel kan en juridisk gruppe inkludere deres juridiske afdeling i alle afsluttede aftaler og fjerne enhver generel arkivadresse, der kan være konfigureret på kontoniveau.)
Konfiguration af arkivet kræver kun, at der indtastes en gyldig mailadresse i feltet Send en ekstra kopi af hver underskrevet aftale på fanen Globale indstillinger i administratorens menu. Enhver gyldig mailadresse kan bruges, herunder tredjepartsprogrammer, der accepterer en indgående mail.
Fanen Eksternt arkiv indeholder oplysninger om, hvordan du finder den indgående mailadresse for Boks- og Evernote-programmer, der kan bruges til at skubbe aftalerne ind i disse programmer.
Note
Brugere med Individual-konti har ikke adgang til menufanen Globale indstillinger. For Individual-serviceniveauet findes feltet Send en ekstra kopi af hver aftale på siden Eksternt arkiv.
Tilføj en mail til den eksterne arkivgrænseflade
-
-
Vælg knappen Tilføj mailadresse.
Brugere med Individual-konti skal gå til fanen Eksternt arkiv:
-
Et overlejring åbner for at acceptere e-mail-adressen for arkivet.
Angiv mailadressen to gange (for at sikre, at værdien er korrekt).
Gem mailadressen.
NoteHvis domænet for arkivmailen er nyt for kontoen, bliver du bedt om at bekræfte, at arkivmailadressen er korrekt.
Sørg for, at din arkiv-e-mail er korrekt. Du ønsker ikke automatisk at sende en kopi af hver aftale til den forkerte person.
Signaturindstillinger!
Der er mange muligheder med disse indstillinger, så lad os gå i gang!
Gå til Konto > Signaturindstillinger
De første to indstillinger styrer den automatiske formatering af den linje, som signaturen står på, og de signaturdata, der indsættes under linjen:
- Brug velformaterede signaturer og initialer
- Denne indstilling placerer linjen og signaturindholdet under den
- Hvis denne indstilling deaktiveres, er det kun signaturen, der placeres uden markeringer, der viser, at signaturen er elektronisk
- Juster dynamisk linjen under signaturen og initialerne
- Aktivér denne for dynamisk at justere linjen under signaturen til kun at være et par pixels længere end den/de faktiske signatur/initialer
- Deaktivering af denne indstilling udskriver hele linjen for længden af det originale signaturfelt
Tillad modtagere at underskrive og skrive deres initialer med
Den næste sektion styrer, hvordan dine modtagere kan anvende deres signatur. Medmindre du har et specifikt forretningsformål med at begrænse indstillinger, anbefaler vi generelt, at du tillader modtagere at anvende deres signatur, som de ønsker.
Der er tre muligheder:
- Skrive deres navn og initialer – det nemmeste for de fleste underskriver er at skrive navnet, da dette ikke kræver nogen ekstra handling. Modtageren skriver deres navn, og der anvendes en script-lignende skrifttype.
- Vælg skrifttype til underskrivelse dynamisk – der er flere håndskriftslignende skrifttyper i Acrobat Sign-systemet. De anvendes som standard i en fast rækkefølge. Hvis denne indstilling er aktiveret, er startpunktet for den anvende skrifttype tilfældig
- Tegning af håndskreven signatur og håndskrevne initialer på skærmen med mus, stylus eller fingeren – hvis denne indstilling benyttes, kan modtagerne tegne deres signatur fysisk.
- Upload af et billede af deres signatur og initialer – dette gør, at modtageren kan uploade et billede af deres signatur fra deres lokale system.
Tillad modtagere at bruge deres gemte signatur
Denne sektion af indstillinger angiver, om dine modtagere kan bruge en eksisterende gemt signatur (biometriske og billedbaserede signaturer gemmes). Hvis du ikke tillader brugen af gemte signaturer, skal modtageren eksplicit skrive, tegne eller uploade sin signatur afhængigt af de signaturtyper, du tillader.
Mulighederne er:
- Alle modtagere - Hvis valgt, får alle modtagere lov til at bruge deres gemte signaturer.
- Interne modtagere – denne indstilling gør, at det kun er modtagere, som også findes som brugere på din Acrobat Sign-konto, der kan bruge deres gemte signaturer.
- Ingen – ingen modtagere kan bruge deres gemte signatur.
Der er et ekstra afkrydsningsfelt i denne sektion:
- Tillad brugere på min konto at uploade et billede og gemme det i deres profil som deres signatur og initialer – hvis dette felt markeres, kan brugere på din Acrobat Sign-konto uploade et billede af deres signatur i sektionen Personlige præferencer.
Tilføjelse af dit firmabrand er en god måde at tilpasse Acrobat Sign på for brugerne på din konto, men også for dine underskrivere.
Firmanavn og URL-værtsnavn
I denne sektion kan du indstille firmanavnet og et værtsnavn for din konto. Disse virker måske meget grundlæggende, men de vil tilpasse din konto.
Disse to indstillinger gælder hele kontoen og kan ikke justeres på gruppeniveauet.
Log på som kontoadministrator, og gå til: Konto > Kontoindstillinger > Kontoopsætning
Firmanavn
Den værdi, du angiver i dette felt, udfyldes automatisk i feltet Firmanavn for nye brugere, når de oprettes i kontoen.
Acrobat Sign tillader som standard brugere at redigere deres personlige indstillinger, og dette omfatter værdien Firmanavn for deres individuelle brugere.
Hvis du vil opdatere værdien Firmanavn i profilen for alle brugere i din konto:
- Markér feltet Angiv firmanavn for alle brugere på kontoen
- Klik på Gem
Alle brugerprofiler tager værdien i feltet Firmanavn som værdien Firma i deres brugerprofiler
Note
Markering af Indstil firmanavn for alle brugere i kontoen er en engangshandling med erstatning for alle brugere i din konto.
Når siden gemmes, opdateres alle brugerne, og fluebenet fjernes, så handlingen kan udløses igen, hvis det er nødvendigt (da brugere stadig har godkendelse til at ændre deres Firmanavn-værdier).
Værtsnavn
Indstilling af værtsnavnet for din konto ændrer den URL-adresse, som dine brugere logger på, og den URL-adresse, hvor aftaler hostes for dine underskrivere.
Resultatet er en tilpasset URL-adresse med dit værtsnavn.
Upload et logo
Administratorer på konto- eller gruppeniveau kan uploade et billede, der vises i stedet for Adobe Acrobat Sign-standardlogoet. Dette billede vises øverst til venstre på skærmen for alle brugere på din konto, når de er logget på.
Note
Hvis du har problemer med at få dit billede vist korrekt, skal du sikre dig, at billedet er nøjagtigt 60 pixel i højden og 200 pixel i bredden.
Download skabelonen herunder for at få hjælp til at give dit logo den rigtige størrelse.
Download
-
Som kontoadministrator skal du gå til Kontoindstillinger > Kontoopsætning.
-
Klik på Upload logo, og gå til den logofil, du vil bruge.
-
Gem konfigurationen.
Der vises en fuldført-besked, når logofilen er uploadet.
Genindlæs browseren.
Dit logo vises nu for alle dine brugere.
Sektionen Globale indstillinger på fanen Konto er en af de mere funktionsrige sektioner, og alle indstillingerne er specifikke for den enkelte anvendelse.
Herunder beskriver vi kort hver enkelt indstilling og forklarer vores anbefaling, men det er meget sandsynligt, at dit eksempel adskiller sig fra den "mest almindelige brug."
Gå til Konto > Kontoindstillinger > Globale indstillinger.
- Vedhæft en CSV-fil med formulardata til afsenderens mails med underskrevne aftaler
Hvis du bruger formularer og gerne vil have en CSV-fil til formulardataene for hvert underskrevet dokument, skal du markere feltet. Individuelle CSV'er for hver transaktion kan dog være lidt besværlige.
Hvis du har brug for at indsamle data eller sende data tilbage til dit CRM, vil du måske være bedre tjent med at tage dig tid til at bygge en API-løsning.
- Begrænset dokumentsynlighed
Denne funktion giver dig mulighed for at vise angivne filer i din transaktion til kun dine forskellige underskrivere. For at få mest muligt ud af Begrænset dokumentsynlighed kræves det, at du har en grundig forståelse af dit signaturflow i forhold til de dokumenter, du sender, og hvordan du vedhæfter disse dokumenter.
Hvis du overvejer at sende en stor transaktion med flere filer til flere underskrivere, og du vil skjule dele af dokumentet for en eller flere underskrivere, så er denne indstilling noget for dig! Her er en hurtig video, hvis du stadig ikke har truffet din beslutning.
- Vedhæft en PDF-kopi af det underskrevne dokument i afsendte mails
Når din transaktion er færdig, vil alle involverede som standard få en kopi. Denne indstilling giver dig mulighed for at ændre det, så kopier kun sendes til interne, kun til eksterne, begge dele eller ingen.
Hvordan du konfigurerer denne indstilling vil sandsynligvis afhænge af arten af dine dokumenter.Hvis du indsamler følsomme oplysninger, kan det godt betale sig ikke at udsende underskrevne kopier. Sikkerhedsmæssigt er det den bedste indstilling, men giver også den mulighed, at dine kunder kontakter dig for at få en kopi af dokumentet. I disse tilfælde anbefaler vi, at underskriveren tilmelder sig Acrobat Sign for at få en gratis konto og henter en kopi direkte fra Acrobat Sign.
- Vedhæft revisionsrapport til fuldførte dokumenter
Hvis du har brug for at vedhæfte revisionsrapporter til kopien af det underskrevne dokument, vi har sendt til dig på mail, skal du som minimum aktivere denne indstilling for afsenderen.
- Sammenflet flere dokumenter til ét dokument efter underskrivning
Når du uploader flere filer til én transaktion, sammenkæder Acrobat Sign disse filer til én PDF, før den sendes til underskrift.
Denne indstilling bestemmer, om dine Underskrevet og Arkiveret e-mails indeholder den ene store PDF, eller om dokumentet opdeles tilbage til flere filer.
- Send en ekstra kopi af hver enkelt underskrevet aftale til disse mailadresser
Det er det eksterne arkiv igen, men denne indstilling kan konfigureres på gruppeniveau (for Business- og Enterprise-kunder) og giver dig mulighed for at sende afsluttede salgskontrakter til regnskabsafdelingen eller udfyldte NDA'er til den juridiske afdeling (eksempelvis).
- Upload underskrevet dokument
Hvis du giver underskriverne mulighed for at udskrive dokumentet, underskrive det og faxe det tilbage, skal du aktivere denne indstilling. På et eller andet tidspunkt vil der være nogen, der udskriver et dokument og sender det til dig, og hvis denne indstilling ikke er aktiveret, kan du ikke lukke den transaktion i Acrobat Sign.
- Delegering for brugere på min konto
I dette tilfælde betyder delegering, at du tillader, at en anden underskriver (mailadresse) kan underskrive dokumentet for dig. Delegering fjerner ikke adgang fra den oprindelige part, den giver blot en anden bruger tilladelse til at underskrive.
Generelt anbefaler vi at gøre underskrivningsprocessen så nem som muligt, og det betyder at tillade delegering. I visse anvendelsestilfælde er der dog et stort behov for, at det kun er en udpeget part, der underskriver.
Note
Husk, at indstillingen henviser til brugere på din Acrobat Sign-konto (ikke alle i din virksomhed). Det er muligt, at dine underskrivere ikke har bruger-id'er til Acrobat Sign på din konto, og disse parter dækkes ikke af denne indstilling.
- Delegering til bruger uden for min konto
Fungerer lige som den ovenstående indstilling, men denne funktion er specifik for brugere, der ikke er i din Acrobat Sign-konto. - Tilladelse til underskrift
Denne indstilling bestemmer, hvad standardadgangen til at underskrive et dokument er for brugerne på din Acrobat Sign-konto.
Generelt anbefaler vi at tillade alle at underskrive som standard. Hvis du har til hensigt at bruge Acrobat Sign til HR-formål, skal du bestemt lade alle underskrive.
Hvis du vælger at nægte alle underskrivningsrettigheder som standard, skal du eksplicit aktivere de underskrivere, der har brug for at underskrive.
Tip!: Som administrator får du ikke automatisk adgang som underskriver. Så hvis du har brug for at underskrive dokumenter, og du som standard nægter underskrivelse, skal du som det næste gå til Brugere og grupper, klikke på din mailadresse og aktivere dine underskrivelsesrettigheder. - Indstil en standardtidszone, der skal bruges til aftaler oprettet af brugere på denne konto
Dette indstiller tidszonen for tids-/datostemplerne på dine transaktioner.
- Grupperelaterede administratorindstillinger
Kunder på erhvervs- og virksomhedsserviceniveau kan have grupper, og hvis du har grupper, vil du måske have administratorer kun for disse grupper.
Disse indstillinger giver gruppeadministratorer mulighed for at tilføje nye brugere eller ændre deres gruppeniveauindstillinger for at tilpasse, hvordan brugere i deres grupper kan konfigurere aftaler.
Note
Acrobat Sign virker på en relationsmodel med overordnet/underordnet, og grupper er kontoens underordnede objekter. Dette betyder, at en ny gruppe arver kontoegenskaberne. Det betyder også, at ændringer på gruppeniveau tilsidesætter indstillingerne for kontoniveauet.
Afsendelsesindstillinger er de funktioner, som dine afsendelsesagenter kan se på fanen Send. Dette afsnit omhandler alle de konfigurationer, der er tilgængelige på den side.
Lige som med globale indstillinger er disse meget specifikke i forhold til anvendelsen.
Det er også lidt langt, så hent en kop kaffe, og gå til Konto > Kontoindstillinger > Afsendelsesindstillinger.
- Vis Send-siden efter login
Denne indstilling dirigerer dine brugere til Send-fanen, efter de logger ind på Acrobat Sign (i stedet for Hjem-fanen).
Hvis du oplever irriterende forsinkelse, når du først logger ind, skyldes det sandsynligvis de scripts, der kører på Hjem-fanen for at få de seje rapporteringsskiver til at vise nøjagtige data. Hvis dine brugere i stedet gerne vil direkte i gang med afsendelsesprocessen og ikke se fanen Hjem, er denne funktion noget for dig!
- Modtagerroller
Kræver dit arbejdsforløb godkendelse fra en eller flere personer, eller har du en modtager, som forventes at udfylde formularindhold uden at skulle anvende en signatur? Aktivering af modtagerroller giver dig mulighed for at bygge komplekse arbejdsforløb med specialiserede roller defineret.
Note
Formularer kan designes til at kræve, at en godkender udfylder feltoplysninger og stadig ikke underskriver dokumentet.
- Vedhæftning af dokumenter
Denne indstilling aktiverer alle de forskellige kanaler, der tillader, at en bruger kan vedhæfte et dokument. Hvis du har et stærkt behov for versionskontrol over dine dokumenter, vil du sandsynligvis ønske at deaktivere alt undtagen biblioteket, hvor de nuværende versioner af dine formularer findes.
- Sprog
Denne indstilling giver brugerne mulighed for at indstille sproget ved underskrivelse af eksterne brugere på siden Send.
- Meddelelsesskabeloner
Sparer meget tid for agenter med stor volumen. Meddelelsesskabelonerne gør det muligt at indstille en ny standardmeddelelse og yderligere definere et udvalg af andre brugerdefinerede meddelelsesskabeloner. Hvis du finder ud af, at du sender de samme dokumenter med den samme besked flere gange om dagen, så brug lidt tid på at konfigurere dette.
- Private beskeder til modtagere
Den gør det muligt at inkludere en privat besked til hver modtager.
- Tilladte signaturtyper
Som standard er kun den elektroniske signatur aktiveret. Der er dog et forholdsvist stort antal personer i denne verden, der gerne vil udskrive og faxe deres dokumenter tilbage. Hvis du måske har nogle leverandører, som føler sådan, så aktivér muligheden for faxsignatur.
- Indstillinger for afsendersignatur
Disse indstillinger er beregnet til situationer, hvor afsenderen vil være medunderskriver af dokumentet. Og hvis du tillader afsendere at medundertegne, er det værd at konfigurere standardindstillingerne efter dit arbejdsforløb bare for at minimere det beløb, afsenderne skal justere i hver Transaktion.
- Påmindelser
Hvis din proces kræver, at du opretter påmindelser, giver denne indstilling dig mulighed for at konfigurere standardfrekvens og -besked for påmindelser, hvilket yderligere reducerer cyklustiden for dine afsendere. - Adgangskodebeskyttelse af signeret dokument
Med dette aktiveret skulle brugeren indtaste en adgangskode, før de kunne åbne den signerede PDF eller se den online.
Det er lidt friktion, men god sikkerhed.
- Muligheder for underskriveridentifikation
Acrobat Sign tillader flere andenfrktor-godkendelsesmetoder for underskrivere. Afhængigt af dit anvendelsestilfælde kan det være en idé at tillade én eller flere af disse muligheder, og det kan være, at du gerne vil tillade, at afsenderne vælger deres metode, eller ikke vil tillade det.
- Dokumentudløb
Hvis dit anvendelsestilfælde omfatter "mulighedsvinduer," såsom en særlig pris, der kun er tilgængelig i de næste XX dage, så kan du definere dette vindue og tvinge dokumentet til at udløbe, hvis det ikke signeres inden for den krævede tid.
Hvis du aktiverer denne mulighed, anbefales det, at du overvejer at aktivere muligheden Tillad ændring af udløbsindstillinger efter dokumentet er sendt. Du behøver ikke at forlænge deadlinen, men det er rart at have muligheden.
- Eksempel, sæt signaturer, eller tilføj formularfelter
Hvis du finder ud af, at du tilføjer felter til et dokument løbende, kan det være en god idé at have feltværktøjet til træk og slip aktiveret som standard. Hvis du dog arbejder med versionskontrollerede dokumenter, ønsker du sandsynligvis at fjerne muligheden for, at brugerne kan justere felter. - Rækkefølge for underskrivelse
De fleste dokumenter (som vi ser) underskrives i en sekventiel rækkefølge, og det er standardværdien. Hvis du dog finder ud af, at dit mest almindelige arbejdsforløb bruger en parallel signaturproces, hvor alle bliver bedt om at signere på samme tid, kan du konfigurere det her.
Du har også mulighed for at lade afsenderen vælge, hvilket arbejdsforløb der er bedst for deres transaktioner, hvis du har en fod i begge verdener.
Upload billeder til sidehoved og -fod i mail
Business- og Enterprise-abonnementer kan uploade sidehoved -og sidefodbilleder i mails til at tilpasse eller brande din konto yderligere. Disse billeder vises i mails til dine modtagere.
Mailbilleder, der er installeret på kontoniveauet, arves af alle grupper på kontoen. Installation af et mailbillede på gruppeniveau tilsidesætter billedet på kontoniveau.
Note
Sidehoved -og sidefodbilleder i mails er kun tilgængelige for Business- og Enterprise-konti.
Hvis du har problemer med at få dit billede til at blive vist korrekt, skal du sørge for, at det billede, du bruger, er præcist 600 pixel i bredden og med en højde på op til 200 pixel. Og sørg for at gemme det i JPG-, GIF- eller PNG-format.
Download skabelonen herunder for at få hjælp til at give dit logo den rigtige størrelse.
Download
-
Log på som kontoadministrator, og gå til: Kontoindstillinger > Mailindstillinger
-
Vælg Gennemse for at søge efter og vælge billedet.
Hvis du skal fjerne billedet, skal du vælge Slet-knappen.
-
Gem de uploadede billeder.
Det uploadede sidehovedbillede vises allerøverst i de mailskabeloner, som Acrobat Sign sender til dine modtagere. Billedet af sidefoden er helt nederst.
Sikkerhedsindstillingerne for Acrobat Sign svarer til den generelle indstilling for adgangskodesikkerhed, du finder for ethvert program, som du har administreret – med et par mærkelige dokumentindstillinger.
Du kan konfigurere sikkerheden ved at gå til Konto > Kontoindstillinger > Sikkerhedsindstillinger.
- Indstillinger for Enkeltlogin
Godkender dine brugere fra enten en Adobe- eller Google-brugerbase? I så fald skal du aktivere den relevante indstilling og deaktivere det, du ikke forventer at bruge.
- Husk mig-indstillinger
Den gør det muligt at huske brugerens loginoplysninger i en bestemt tidsperiode. Vælg tidsperioden i rullemenuen.
- Loginadgangskodepolitik - For brugere, der godkender til det ældre Acrobat Sign identitetssystem
Denne indstilling fastlægger parametrene for, hvor ofte adgangskoden skal nulstilles, og for hvor mange historiske adgangskoder Acrobat Sign vil huske for at forhindre tilbagevendende adgangskoder i at blive installeret.
- Loginadgangskodestyrke - For brugere, der godkender til det ældre Acrobat Sign identitetssystem
Den krævede styrke af dine adgangskoder er nøglen til at sikre din kontosikkerhed, og vi anbefaler at sætte denne Værdi så højt, som dine brugere kan tolerere.
- PDF-krypteringstype
Det afgørende ved PDF-krypteringsniveauer er at have en god idé om, hvilken version af Reader dine underskrivere sandsynligvis har installeret. De mere avancerede krypteringer kræver mere moderne versioner af Reader.
Generelt set, hvis din målunderskriver er marginalt teknisk kyndig, så kan du ret sikkert sætte denne Værdi til 128-bit AES. Acrobat 7 blev frigivet i begyndelsen af 2005, og de fleste har opgraderet siden da.
- API
Den gør det muligt at tillade, at programmer fra partnere, der ikke er certificerede, kan få adgang til data fra denne konto. Giv også brugere, der ikke er kontoadministratorer, mulighed for at udvikle programmer, der anvender Acrobat Sign-API'en.
- Tilladte IP-områder
Hvis du er bekymret for, om eksterne parter forsøger at få adgang til dine brugere, kan du begrænse IP-området med et suverænt forsvar. Sørg bare for, at ingen skal arbejde hjemmefra eller på en mobilenhed uden for dine ejede netværk.
- Kontodeling
Kontodeling er en nyttig funktion til administration medarbejdere, der rapporterer til dig, men det kan være en god idé at styre, hvem de deler deres konti med. Mange administratorer vælger kun at oprette kontodeling, når der oprettes nye brugere, og deaktiverer den indstilling, der gælder hele kontoen.
- Verificering af underskrivers identitet
Skal dine brugere logge på, før de kan underskrive et dokument? Afhængigt af din anvendelse kan det være en god sikkerhedskontrol.
- Adgangskode til underskrivelse af aftaler
Den gør det muligt at anvende en adgangskodepolitik, når underskrivelse eller visning af et dokument skal beskyttes.
- Dokumentadgangskodestyrke
Angiv en adgangskodestyrke for Aftaletegningsadgangskoden.
Skal du bruge API'et? Hvis du har en udvikler og ønsker at integrere Acrobat Sign i dit eksisterende CRM-system (eller andet, der er API-kompatibelt), bør denne indstilling overvejes.
Acrobat Sign understøtter en REST API:
Gå til Konto > Acrobat Sign API.
Brug af Adobe Document Cloud API'er til at få adgang til kundedata kræver OAuth-tokens.
Du kan oprette en integrationsnøgle, hvis du har et ældre program, som ikke understøtter OAuth.
Hvis du ikke ser linket til at oprette en integrationsnøgle, skal du kontakte support.
På denne side er der også
Når API'et er aktiveret, kan du desuden se et nyt link til venstre for API-anmodningsloggen. Denne log viser den indgående XML fra dine API-kald og kan være uvurderlig under fejlfinding af, om du har kodebaserede problemer.
REST API er tilgængelige via indstillingen API-programmer.
Når du er på siden, skal du klikke på linket Opret et nyt program, give dit program et navn og klikke på knappen Opret program.
Dit nye program-id og nye hemmelighed genereres og vises med det samme.
Det kan være meget nyttigt at opdele dine brugere i funktionsgrupper, især hvis du har forskellige signaturkrav eller rapportstrukturer, der skal overholdes.
Heldigvis er det utroligt nemt at oprette en gruppe i Acrobat Sign. Navigér bare til
Konto > Grupper.
Når du er på siden Gruppe, skal du klikke på knappen + øverst til højre på siden og angive det nye gruppenavn i feltet.
Der er også et link til at konfigurere indstillingerne for gruppen – klik på rækken for at se linket til gruppeindstillinger. Disse indstillinger er næsten identiske med de globale indstillinger, du konfigurerede på kontoniveauet, men eftersom grupper er et underobjekt til kontoen, tilsidesætter gruppeindstillingerne kontoindstillingerne.
Du vil også bemærke, at gruppenavnet altid kan opdateres, så hvis du vil ændre gruppenavnet, er det ikke noget problem.
Note
Hvis du har købt et Acrobat Sign til en lille virksomhed-abonnement, skal du bruge Admin Console til at administrere brugere og berettigelser, der er associeret med dem. Du kan også tildele flere administratorer til at hjælpe med at administrere dit team eller den funktionelle adfærd af Acrobat Sign
Så er det endelig tid til at tilføje brugere!
Den moderne brugeradministration administreres i Adobe Admin Console, og der er flere metoder til at befolke din organisation med brugere og give dem ret til at bruge Acrobat Sign.
Admin Console er dokumenteret i den større Adobe-dokumentation for brugeradministration.Nedenfor er flere af de mest relevante sider afhængigt af, hvordan du har tænkt dig at konfigurere din organisation
- Tilføj en bruger
- Opret brugere i massevis
- Tilføj brugere fra dit katalog
- Tilføj brugere fra MS Azure Active-katalog
- Skift navn/e-mailadresse
- Forfrem en bruger til en administratorrolle
- Brugeridentitetstyper og enkeltlogin
- Godkend brugere med MS Azure
- Godkend brugere med Google-føderation
- Skift brugeridentitet
- Produktprofiler
