Oversigt
Underskrivelsesrækkefølgens kontroller dikterer det standardsignaturworkflow, der anvendes på aftalen, og i hvilket omfang afsenderne kan redigere dem.
Der skal vælges én af to standardværdier:
- Modtagere underskriver i den angivne rækkefølge – sekventielle signaturer, hvor modtagerne modtager aftalen i den rækkefølge, de er vist på Send-siden. Den første modtager får adgang til aftalen, og når denne fuldfører sin del, underrettes den næste modtager. Hver modtager får adgang efter tur, indtil aftalen er fuldført.
- Modtagere kan underskrive i enhver rækkefølge – parallelle signaturer, hvor alle modtagere underrettes på én gang, og alle kan fuldføre deres aktiviteter med aftalen på deres eget tidspunkt. Aftalen fuldføres, når alle modtagere har fuldført deres del.
Derudover er der to valgfrie knapper:
- Tillad afsendere at vælge underskrivelsesrækkefølge – denne indstilling viser en til/fra-knap på Send-siden for at give afsenderen mulighed for at skifte mellem de sekventielle og parallelle signaturforløb. Hvis deaktiveret anvendes standardworkflowet.
- Tillad afsendere at angive en hybrid afsendelsesrækkefølge – når det er aktiveret, kan afsendere oprette et blandet workflow, der indeholder sekventiel og parallel afsendelse for aftalen. En undersøgelse sendes f.eks. til en gruppe medarbejdere under et parallelt workflow og sendes derefter til en godkendende leder, når alle gruppemedlemmer har fuldført deres handlinger (sekventielt efter gruppeprocessen er løst).
Sådan bruges det
Standardworkflowet anvendes automatisk. Hvis ingen af de valgfrie indstillinger er aktiveret, er det kun standardworkflowet, der kan bruges. Afsendere har ingen autoritet til at tilsidesætte standardworkflowet, når de sender fra Send-siden.
Hvis afsendere kan ændre underskrivelsesrækkefølgen, vises der en til/fra-knap på siden Send øverst på modtagerlisten. Afsendere kan frit skifte mellem workflows.
For at hybride workflows kan konfigureres på Send-siden, skal standardworkflowet være sekventielt. Hvis hybride workflows er aktiveret, kan afsenderen frit oprette hybride workflows. Ingen anden adgang kræves.
Anbefalede fremgangsmåder
Konti, der kun indeholder én gruppe, eller som ikke har Brugere i flere grupper (BFG) aktiveret, ønsker muligvis at have muligheden for at skifte mellem workflows vist for at give nogle muligheder for, at afsendere bedst kan sende deres aftalesignaturflows.
Konti med BFG aktiveret bør overveje at oprette grupper, der stærkt definerer standardworkflows for aftaler, der sendes fra gruppen, og fjerne muligheden for at ændre workflowet. Dette eliminerer grænsefladeindstillinger på Send-siden og sikrer, at aftaler altid sendes med det korrekte workflow.
Hybride workflows er nyttige i specifikke brugssituationer, men kræver, at afsenderen konfigurerer dokumentforløbet korrekt hver gang. For erhvervskunder kan dette bedre opnås med Brugerdefinerede afsendelsesworkflows, som fjerner konfigurationsbyrden fra afsenderen og integrerer den i workflows-skabelonen.
Konti, der aldrig forventer at bruge et parallelt signaturworkflow, skal vælge det sekventielle workflow og deaktivere både muligheden for at skifte og de hybride muligheder.
Konfiguration
Tilgængelighed:
Kontrolelementerne for Underskrivelsesrækkefølge er tilgængelige forr enterprise-licensabonnementer.
Team- og Individual-licensabonnementer har:
- Standardworkflowet er indstillet til sekventielle signaturer
- Muligheden for at skifte workflows aktiveret
- Muligheden for hybride workflows deaktiveret
Konfigurationsomfang:
Kontrolelementer for underskrivelsesrækkefølge kan aktiveres på konto- og gruppeniveau.
Kontrolelementerne for denne funktion kan vurderes ved at gå til Afsendelsesindstillinger > Underskrivelsesrækkefølge
Når standardworkflowet er sekventielt, repræsenteres signaturrækkefølgen numerisk i begyndelsen af modtagerposten.
Den øverste post indekseres altid som nummer et, den anden er altid nummer to osv. (Medmindre der findes et hybridt workflow, som kan gruppere mere end én modtager under det samme indeks, hvilket indikerer en parallel sektion i workflowet).
Når standardworkflowet er parallelt, er der ikke behov for en signaturrækkefølge, da alle modtagere modtager aftalen på samme tid.
Modtagerindekset i begyndelsen af modtagerposten fjernes.
Når muligheden for at skifte mellem workflows er aktiveret, vises der en skifteknap øverst på modtagerlisten.
Standardværdien afspejler det standardworkflow, der er defineret for gruppen, og den kan ændres frit af afsenderen.
Når hybride workflows er aktiveret, er standardvisningen af Send-siden identisk med den sekventielle workflowgrænseflade.
Forskellen er, at brugeren kan trække og slippe en modtager over en anden, gruppere dem sammen og oprette et parallelt segment i signaturflowet.
Modtagerposterne holder sig ved siden af hinanden og bruger det samme indekstal, hvilket indikerer deres grupperingsforhold som et parallelt segment.
Relaterede indstillinger
En Modtagergruppe definerer en liste over brugere, der alle kan tilgå aftalen på en parallel måde, men kun ét gruppemedlem kan fuldføre modtagerens handlinger på vegne af hele gruppen. Svarer konceptuelt til at bruge en distributionsliste som en mailadresse for én modtager.
Modtagergrupper er kun tilgængelige for Enterprise-licenserede konti.
Kontrollen til at aktivere modtagergrupper kan tilgås ved at gå til Afsendelsesindstillinger > Modtagergrupper.
