Brugerhåndbog Annuller

Aftaleaktivitetslog og revisionsrapport

 

Adobe Acrobat Sign-håndbog

Nyheder

Kom godt i gang

Administrer

Send, underskriv og administrer aftaler

Avancerede aftalefunktioner og arbejdsforløb

Integrer med andre produkter

Acrobat Sign-udvikler

Support og fejlfinding

Oversigt

Alle aftaler i Acrobat Sign går gennem en række "vigtige" hændelser, der definerer transaktionens fremskridt.

Disse såkaldte milepæle kan omfatte hændelser som:

  • Dokumentoprettelse
  • Ændringer af den sendte transaktion
  • Mails sendt til modtagere
  • Mail set af modtagere
  • Delegering af modtagerautoritet
  • Signaturer/godkendelser anvendt på aftaler
  • Fuldført/afvist/annulleret status

 

Milepæle registreres i to formater med lignende indhold, men lidt forskellige mål:

Aktivitetsliste

Aktivitetslisten er en generel oversigt over, hvor transaktionen er i hele processen, og kan ses i Acrobat Sign-programmet.

  • Aktivitetslisten indeholder en lille mængde oplysninger, der kun viser hændelsen, den bruger/modtager (identificeret af mailadresse), der registrerede hændelsen, og hændelsens klokkeslæt/dato-stempel (justeret efter seerens tidszone baseret på lokale systemindstillinger)
  • Hver hændelse, der ændrer dokumentet (dvs. modifikation, modtagerhandling), indeholder et link, der viser dokumentet lige efter den hændelse
  • Omfanget af aktivitetslisten omfatter hele transaktionen. Som et resultat vil du muligvis se oplysninger, der ikke er inkluderet i revisionsrapporten (der er mere begrænset til dokumentinteraktion)
    • Når transaktionen stadig er "i gang", viser bunden af aktivitetslisten de forventede modtagere, der er tilbage i aftalens workflow
    • Bevarelses- og eVaulting-hændelser, der finder sted, efter dokumentet er fuldført
  • Aktivitetslisten er et element af aftalen og ødelægges af eksplicitte handlinger, der fjerner aftaler (f.eks. GDPR). Hvis aftalen slettes fra brugerkontoen, går historikindholdet tabt sammen med den filvisning og kan ikke genoprettes

Revisionsrapporter indeholder de samme aftalemilepæle som historikpanelet, men omfatter transaktions-id'et for det autoritative dokument på Acrobat Sign-serveren.

Administratorer kan valgfrit aktivere indsamling af IP-adresser, hvis det er nødvendigt.

Revisionsrapport

Revisionsrapporter er tiltænkt som autoritative dokumenter, der bestemmer, hvordan et dokument er blevet manipuleret, fra det øjeblik det blev oprettet, til det blev fuldt løst. De kan gemmes som PDF-filer og udskrives til interne processer efter behov.

  • En vigtig forskel at bemærke er, at Revisionsrapporten viser alle hændelser standardiseret til GMT-tidszonen. Dette reducerer forvirring for de revisorer, der gennemgår transaktioner fra brugere på tværs af flere tidszoner.
    • Aktivitetslisten genereres dynamisk for seeren og afspejler alle hændelser i tidszonen for seerens lokale system.
    • Tidsstemplet for det synlige signaturfelt, som er integreret i aftalen, afspejler tidszonen for underskriverens lokale system på det tidspunkt, hvor signaturen sættes. Tidszonekoden leveres for at give kontekst ved visning af PDF'en.
  • Datoformatet er indstillet til ÅÅÅÅ-MM-DD.
  • Revisionsrapporter gemmes uafhængigt af de aftaleobjekter, der ses på fanen Administrer i webprogrammet. Sletning af et objekt fra Administrer-siden sletter ikke revisionsrapporten.

 

Revisionsrapporten har to stadier:

  • Den "foreløbige" rapport – når en transaktion er "i gang", genereres revisionsrapporten fra de hændelser, der logges mod aftalen, på det tidspunkt anmodningen foretages. Per definition er denne rapport ufuldstændig og kan ændres, når næste modtager laver en logget hændelse.

Foreløbige rapporter er tydeligt markeret øverst i rapporten for at sikre, at de ikke kan misfortolkes som endelige dokumenter, hvis de gemmes/udskrives.

  • Den "endelige" rapport – når aftalen når det endelige stadie (Underskrevet, Annulleret, Afvist eller Udløbet), genereres og gemmes den endelige revisionsrapport. Der kan ikke føjes flere hændelser, som finder sted i relation til aftalen (f.eks. bevaring), til rapporten. Dette opretter en fuld rapport over de hændelser, der fandt sted, for at få dokumentet underskrevet og ikke andet.

Når du er logget på, skal du vælge Administrer > Status for den aftale, du vil se > Vælg aftalenavnet og derefter vælge Download revisionsrapport i højre rude.

Sådan bruges det

Aktivitetslisten vises på siden Administrer ved at klikke på linket Aktivitet nederst på den højre række med muligheder:

Aktivitet

 

Revisionsrapporten åbnes via fanen Administrer.

Vælg aftalen, og klik på Download revisionsrapport

Download revisionsrapport

Konfiguration

Tilgængelighed:

Aktivitet-loggen og Revisionsrapporter er tilgængelige for alle Acrobat Sign-konti.

Konfigurationsomfang:

Aktivitet-loggen og Revisionsrapporter er som standard aktiveret og kan ikke deaktiveres.

Mange indstillinger kan påvirke de rapporterede hændelser (og den anvendte terminologi) i Revisionsrapporter. Hvis der er hændelser, som du mener bør inkluderes i revisionsrapporten, skal du spørge din gruppe- eller kontoadministrator, om de kan tilføjes.

Der er fire metoder, der giver adgang til Revisionsrapport for brugere:

  • Vedhæft revisionsrapporten til mailen Underskrevet og arkiveret.
  • Vedhæft revisionsrapporten til dokumenter, der er downloadet fra Administrer-siden.
  • Tillad adgang til revisionsrapporten via siden for transaktionsbekræftelse.
  • Vedhæft revisionsrapporten via API, når getLatestDocument kaldes.

Få hjælp hurtigere og nemmere

Ny bruger?