Oversigt
En webformular, der kan underskrives, kan oprettes, så den kan integreres på dit websted (eller blive sendt som et weblink), så flere personer let kan få adgang til din formular eller dokument og oprette en aftale.
En webformular kan konfigureres til at have én eller flere deltagere, flere medunderskrivere og også flere CC-parter. Signaturforløbet for en webformular er:
- En aftale oprettes, når den første deltager gennemfører og verificerer sin signatur/handling.
- Tillader webformularen flere deltagere, vil alle deltagere færdiggøre deres handling vedrørende aftalen i den rækkefølge, de er opført.
- Når deltagerne har færdiggjort deres handlinger, underrettes medunderskriverne i den rækkefølge, de er opført.
- Når aftalen er færdiggjort, underrettes alle parter (inklusive CC'er) om den færdiggjorte aftale.
Sådan aktiverer/deaktiverer du brugeradgang til webformularer
Business og Enterprise har muligheden for at konfigurere webformularadgang og underskriverindstillinger.
Webformularadgang og underskriverindstillinger kan aktiveres eller deaktiveres på konto- eller gruppeniveau ved at gå til Konto > Kontoindstillinger > Globale indstillinger > Webformularer
Konfigurationsindstillinger
Webformularer er underlagt flere generelle indstillinger, der dækker alle aftaler i en bestemt gruppe. Men den praktiske brug af en webformular er dog ofte anderledes end en aftale, der sendes direkte til en kendt modtager, og de relaterede indstillinger vedrørende muligheder for godkendelse og e-mail kan være i konflikt.
Kunder, der har aktiveret Brugere i flere grupper, kan finde det nyttigt at oprette en ny gruppe med tilpassede indstillinger for webformularoplevelsen (f.eks. interne webformularer, der kræver mindre streng godkendelse).
Med hensyn til kontroller, der direkte påvirker webformularer, er der flere konfigurationsmuligheder:
Markeres denne indstilling, vises muligheden Udgiv en webformular på startsiden, hvilket gør det muligt for brugere at oprette formularer efter behov.
Når aktiveret, kan mailadresser tilføjes som cc-parter til webformularen. Ellers fjernes muligheden for at tilføje cc-parter fra oprettelsesprocessen.
Når aktiveret vises linket Download PDF i webformularen Indstillinger, hvilket gør det muligt for modtageren at downloade den blanke webformular som en PDF-fil.
Webformularer kræver, at hver enkelt deltager angiver deres mailadresse, så signaturhandlingen udtrykkeligt kan tilskrives og valideres.
Kræv en mailadresse i signaturblokerings-indstillingen dikterer, hvornår mailen indsamles, inden for felterne i selve webformularen eller i en overlejring efter signeringsprocessen.
Når indstillingen er aktiveret, kræves der et mailadresse-felt for hver underskriver inden for dokumentets grænser. Dette felt kan være et individuelt placeret mail-felt eller det indbyggede mailfelt, der er inkluderet, når en Signaturblok placeres.
Systemet placerer automatisk et Signaturblok-felt nederst på den sidste side for hver modtager, der ikke har et mail-felt på dokumentet.
Når indstillingen er deaktiveret, kræver webformularen ikke, at der er et mail-felt inden for formularens grænser. Efter at have givet sin underskrift bliver modtageren bedt om at oplyse en mailadresse via en overlejringsgrænseflade.
I alle tilfælde skal der angives en mailadresse for hver enkelt deltager.
Når Kræv, at underskriveren bekræfter sin mailadresse er aktiveret, er modtageren forpligtet til at bekræfte sin underskrift, før deltagerens underskrift er gennemført.
Deltageren informeres om kravet om at bekræfte sin underskrift via link, som er sendt via mail:
Det fremgår tydeligt af revisionsrapporten, at mailen er blevet godkendt:
Når Kræv, at underskriveren bekræfter sin mailadresse er deaktiveret, behøver deltageren ikke at bekræfte sin mail for at udføre sin underskriftsproces. Aftalen antager en afsluttet status eller går videre til næste deltager.
Revisionsrapporten for ubekræftede mailadresser angiver, at bekræftelse blev afvist:
Ubekræftede underskrifter kan tilbagevises.
Hvis du deaktiverer mailbekræftelse, og du kræver en juridisk bindende signatur, skal du sørge for at bruge en type godkendelse, der identificerer en unik person (f.eks.: KBA).
Hvis ekstra deltagere er inkluderet af første underskriver, skal mailbekræftelse udføres, inden den næste deltager får besked (uanset indstillingen).
Når Tillad ekstra deltagere er aktiveret, viser webformularens grænseflade et link til Tilføj deltager, der indsætter en ekstra deltagerpost pr. klik (op til maksimalt 25 ekstra deltagere).
Når Tillad ekstra deltagere er aktiveret, tillader grænsefladen ikke at tilføje ekstra deltagere, og webformularer tillader kun én ekstern underskriver.
Ofte stillede spørgsmål; kendte problemer
Kun når webformularen har en Kladde-status.
Efter en webformular oprettes, kan webformularens navn ikke opdateres.
Webformularens ophavsmand modtager den fuldførte aftale (medmindre indstillinger undertrykker notifikationen).
Hvis en anden part skal underrettes, når webformularaftalen underskrives, kan cc-feltet bruges til at sikre, at parten inkluderes automatisk.
Når webformularen er offentliggjort, kan medunderskriverne kun redigeres på siden Administrer.
Kun mailadresserne kan redigeres. Antallet af medunderskrivere kan ikke ændres.
Er opretteren af webformularen føjet til webformularens medunderskrivere, må denne bruger ikke redigeres
Ja.
Når en webformular oprettes, kan du redigere cc-parterne på siden Administrer.
Ja.
Skabeloner i Acrobat Sign-biblioteket kan bruges som basis for en webformular, ved at man vedhæfter dem via linket Tilføj filer.
Digitale signaturfelter understøttes i øjeblikket ikke i webformularer.
Forsøg på at gemme en webformular med en digital signatur vil udløse en fejlmeddelelse, der identificerer felttyper, der ikke understøttes.
Ja.
Instruktion til at deaktivere mailbekræftelse kan findes i konfigurationssektionen.
Deaktivering af e-mailbekræftelse fjerner ikke kravet om, at underskriveren skal angive en e-mailadresse.
Hvis du deaktiverer signaturens mailgodkendelse, og du kræver en juridisk bindende signatur, skal du sørge for at bruge en type godkendelse, der identificerer en unik person (f.eks. KBA, Adgangskode).
Ja.
URL'en til en webformular er blot en URL lige som alle andre.
Tilføjelse af URL'en til en webformular som et hyperlink linker ikke logisk en aftale, der er genereret af webformularen, til kildeaftalen.
Data, der indsamles på en webformular, er indeholdt i aftalens transaktions-ID. Dataene udfyldes ikke andre steder i Acrobat Sign-systemet, og hvis aftalen slettes helt, slettes dataene også.
Rapportering på webformularerne trækker indholdet fra aftalen/aftalerne for at udfylde rapporten, men gemmer ikke dataene på nye steder.
Den overordnede webformularskabelons afsnit Aktivitet registrerer de vigtigste begivenheder som Oprettelse, Aktivér/Deaktiver samt erstatning af deltagere
