Automatisér dine kontraktprocesser
En erhvervskontraktproces er et system af indbyrdes forbundne trin med forskellige stadier fra igangsættelse af en aftale til de sidste trin i en handels afslutning. De opgaver, der er involveret under de forskellige stadier af en kontrakt, er afgørende for kontraktadministration, men i stedet for manuelt at spore hver opgave, kan du automatisere disse opgaver ved at konfigurere processer på Adobe Acrobat Sign til Salesforce.
Processer er bygget op omkring en hvis/når-type af logisk forløb og indeholder én udløserhændelse ved mindst én betingelse og mindst én handling, der kan ske i realtid og/eller som en planlagt hændelse.
Adobe Acrobat Sign til Salesforce understøtter følgende to handlingstyper: Opdater poster og Apex-handling.
Se, hvordan du :
Du kan bruge handlingstypen Opdater poster i Salesforce Flows for at indstille valglisten Baggrundshandling på aftaleposten for at fremkalde en handling.
Adobe Acrobat Sign lader dig oprette en ny proces, der udløses baseret på registreringsændringshændelser og derefter kalder en handling på den relaterede Adobe Acrobat Sign-aftale. Du kan kontrollere, hvornår handlingen skal forekomme (det vil sige efter hvilken feltopdatering på masterposten), og hvilke relaterede aftale(r) der er valgt til handlingen.
Handlingstypen Opdater poster understøtter følgende handlinger: Send, Annuller, Slet, Påmind og Opdater.
Du kan oprette handlingsprocesser for Opdater poster for Adobe Acrobat Sign-aftaler som vist nedenfor.
Startelementet i processen 'Opdater poster' definerer, hvornår den automatiske proces udløses til at starte. I dialogboksen Konfigurer start skal du sørge for at angive det Salesforce-objekt, hvis poster skal udløse processen, indstille, hvornår processen skal udløses, og angive indgangsbetingelser for et eller flere felter.
Baggrundshandlingen Opdaterer poster angiver en baggrundshandling for at opdatere de valgte poster, der opfylder betingelsen. Sådan ændres en baggrundshandling Opdaterer poster: Du kan vælge handlingen Opdater poster og derefter vælge Rediger element.
I dialogboksen Rediger opdateringsposter:
- Du vælger, hvordan processen skal finde poster. Hvis du for eksempel vil opdatere alle poster relateret til Opportunity-posten, skal du vælge Opdater poster relateret til den opportunity-post, der udløste flowet, og derefter under Vælg relaterede poster angiver du post-ID'et.
Bemærk: Post-ID'et skal indeholde "echosign_dev1"-navnerummet.Objektet echosign_dev1 er tilknyttet de almindelige Salesforce-objekter som f.eks. Konto eller Salgsmulighed. Hvis aftalerne er relateret til et brugerdefineret objekt, vil dette navn være unikt for organisationen. - Indstil filterbetingelser efter behov.
- Angiv baggrundshandlingen ved at tildele en værdi for feltet "echosign_dev1_Background_Action_c".
- Vælg OK.
Du kan bruge Apex-handlingstypen i Salesforce Flows til at udløse en Aktiverbar metode, der medfølger i den administrerede pakke, for at udføre den tilsvarende handling.
Du kan oprette en ny proces, der udløses baseret på postændringer og derefter kalder en handling på en relateret Adobe Acrobat Sign-aftale.
Apex-handling understøtter følgende handlinger: Send, Annuller, Slet, Påmind, Opdater og Indlæs (skabelon).
Adobe Acrobat Sign har følgende aktiverbare handlinger, der er konfigureret til Apex-handlingsprocesser:
- Annuller aftale [AgreementCancelInvocableAction]
- Slet aftale [AgreementDeleteInvocableAction]
- Indlæs aftaleskabelon [AgreementTemplateLoadInvocableAction]
- Send aftale [AgreementSendInvocableAction]
- Send aftalepåmindelse [AgreementRemindInvocableAction]
- Opdater aftale [AgreementUpdateInvocableAction]
Du kan oprette Apex-handlingsprocesser for Adobe Acrobat Sign-aftaler som vist nedenfor.
Start-elementet er konfigureret til et Salesforce-objekt, hvis poster skal udløse processen, når aftaler oprettes, opdateres eller slettes. Du kan konfigurere procesudløseren og indstille betingelser for indtastning. Eksempelvis er Apex-handlingsprocessen nedenfor konfigureret til at blive udløst, når en post opdateres, på den betingelse at aftalefasen er Forhandling/gennemgang.
Tildeling-elementet definerer kørselsvariablerne for aftaleskabelonen. Du skal oprette en ny "Variabel"-ressource, der gemmer værdier, som skal bruges i processen. I Tildeling-elementet kan du markere variablen og angive værdier ved hjælp af en relevant operator.
Du kan angive flere værdier for den samme variabel. Angiv f.eks. din variabel til at vælge værdierne for modtager-id og vedhæftet fil-id ved hjælp af Tilføj operator:
myRecipient=joe@example.com,myAttachmentId=0695j000007fcs9AAA
Hvis en variabel skal acceptere flere værdier, skal du sørge for at aktivere "Tillad flere værdier (samling)" i indstillingerne for din Variabel-ressource. Sådan bekræfter eller ændrer du indstillingerne for variablen:
- Vælg
for at åbne Toolbox. - Vælg den variabel, som du vil bekræfte eller redigere, under Samlingsvariabler.
- I dialogboksen Rediger variabel skal du kontrollere indstillingerne.
- For at ændre variabelindstillingerne skal du vælge
- I dialogboksen Rediger variabel skal du ændre indstillingerne efter behov og derefter vælge OK.
Apex-handlingselementet definerer inputværdierne for din aftaleproces, som det fremgår nedenfor.
- I feltet Aftaleskabelon-id skal du angive skabelon-id'et for den aftaleskabelon, du vil indstille processen for.
- I dialogboksen Aftaleskabelonens kørselsvariabler skal du angive den variabel, som du definerede ved hjælp af Tildelingselement ovenfor.
Bemærk: Feltet Aftaleskabelonens kørselsvariabler accepterer ikke flere værdier. Et forsøg på at angive flere værdier i et kommasepareret format kan medføre en fejl i processen.
- I feltet Asynkron behandling kan du angive værdien som sand eller falsk.
- I feltet Masterpost-id skal du angive masterpost-id'et.
Apex-handlingsprocesser indeholder følgende funktioner:
- Den understøtter planlagte handlinger.
- Den understøtter automatisk afsendelse af aftaleskabeloner, dvs. aftaler kan genereres og sendes automatisk.
- Alle handlinger kan acceptere flere anmodninger i én aktivering.
- Enhver undtagelse fanges og gemmes i resultatposten og logges som en fejl i Apex-fejlfindingsloggen for at undgå at blokere processen.
- Parameteren til funktionen Skabelonindlæsning (Asynkron behandling) styrer, om skabelonbehandlingen sker i synkron eller asynkron tilstand. Kalderen skal angive, om skabelonindlæsningen skal køre i synkron eller asynkron tilstand.
- Standardprocessen kører i synkron tilstand. Størstedelen af processerne bør køre synkront.
- Hvis send automatisk er aktiveret, skal processen være i synkron tilstand.
- En bemærkelsesværdig asynkron proces kan være at indlæse et Adobe Acrobat Sign-biblioteksdokument.
Apex-handlingsprocesser har følgende begrænsninger:
- Kombinationen af skabeloner til automatisk afsendelse og Adobe Acrobat Sign-biblioteksdokumenter understøttes ikke pga. en begrænsning i Salesforce, hvor én tråd ikke kan fjerne en anden tråd.
- Hvis der er parametre, der overføres til den aktiverbare handling, kan du kun henvise til overordnede felter. Du kan ikke foretage handlinger på underordnede aftaler under en masterpost.
- Det understøtter ikke handlinger, der returnerer en værdi, f.eks. hentning af dokumentoplysninger eller hentning af en underskrivelses-URL.
