Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR), Avrupa Birliğinin veri koruma koşullarını düzenleyen ve modernleştiren yeni bir gizlilik kanunudur. Birçok yeni veya iyileştirilmiş gereklilik bulunmakla birlikte temel prensipler aynıdır. Yeni kurallarda kişisel verilerin kapsamlı bir açıklaması yer almaktadır ve kurallar geniş bir kapsama alanına sahip olup AB'de bireylerin kişisel bilgilerini toplayan tüm şirketleri etkilemektedir. Düzenlemenin bir bölümü, bireylerin, hangi kişisel verilerin toplandığını anlama ve uygun durumlarda, bu verilerin silinmesini isteme hakkına sahip olmasını zorunlu kılar.

Bu makalenin amacı doğrultusunda, Kullanıcı terimi, İmza için sözleşme gönderen bir şirketin bir üyesini ifade eder.  İmzalayan terimi, sözleşmeyi alan ve imzalayan ya da reddeden kişiyi belirtir.  Gizlilik yöneticisi, bir Gönderen ya da imzalayanın isteği üzerine hizmetteki kişisel bilgilerin kaldırılmasına yönelik özel denetimlere sahip bir Adobe Sign hesap yöneticisidir.

Kullanıcının benzersiz olması, kişiyi tanımlamak için kullanılan e-posta adresine bağlıdır. Birden çok e-posta adresine sahip bir kişinin sistemde birden çok ayrı kullanıcı kimliği olabilir. Adobe Sign'daki tüm GDPR denetimleri, kişisel bilgileri bulmak ve yönetmek için e-posta adresini kullanır.  Benzersiz e-posta adresleri arasında bağlantı yoktur ve bir Yönetici yalnızca sağlanan e-posta adresinde veri bulacaktır.

GDPR'yi destekleyen özellikler

Adobe Sign, müşterilerin GDPR'ye uymalarına yardımcı olacak özellikler sunar. Adobe'nin gizliliğinizi nasıl koruduğu hakkında daha fazla bilgi için www.adobe.com/privacy adresini ziyaret edin.

GDPR uyarınca bireyler, kişisel bilgilerine erişim, düzeltme ve silme talebinde bulunmaya dair gelişmiş haklara sahiptir.

• Erişim - Bu kişi, Adobe Sign Kullanıcı Arabirimi aracılığıyla, bir Kullanıcı veya İmzalayan ile ilgili çoğu kişisel bilgiye doğrudan erişebilir.  Şu anda doğrudan kullanılamayan az miktarda etkinlik bilgisi var.  Individual hesap yöneticisinin, bu bilgilere erişim istemek için Adobe.com/privacy adresinden Adobe Gizlilik ofisiyle iletişime geçmesi gerekir.  Raporun bir örneği bu makalenin ilerleyen kısımlarında yer almaktadır.
• Düzeltme - ­­Kullanıcılar veya imzalayanlarla ilgili toplanan tüm kişisel bilgilere kullanıcı arabiriminden erişilebilir.  Değişiklik yapılması gerekiyorsa Kullanıcı veya İmzalayan Adobe veya yöneticisiyle iletişime geçmeden değişiklikleri doğrudan yapabilir.
• Silme - İmzalama işleminde oynanan role bağlı olarak farklı eylemler vardır.  Sözleşme gönderen bir Kullanıcı, talebi çalıştığı şirkete yapmalıdır.  Adobe bu etkileşime katılamaz ve işverenin iş yapılırken topladığı verileri denetlemez.  İmzalama sürecinde, işlem sırasında imzalayanla ilgili minimum miktarda bilgi toplanır.  Buna Ad, e-posta adresi, IP adresi ve isteğe bağlı olarak telefon numarası ve OTP kodu dahildir.  Bu bilgiler, imzasıyla birlikte sözleşmede saklanır ve sözleşmeyi gönderen şirket tarafından denetlenir.  Bir İmzalayan, bu sözleşmeyle toplanan kişisel bilgilerle ilgili bilgiye ihtiyaç duyarsa sözleşmeyi Gönderen ile iletişime geçmesi gerekir.  Adobe, bir veri işleyici olarak, sözleşme hakkında ya da sözleşmeyi gönderen şirket hakkında İmzalayana hiçbir bilgi sağlayamaz. İmzalayan hakkında kaydedilen tek bilgi Sözleşmede olduğundan, Sözleşme silindiğinde İmzalayanın kişisel bilgileri de silinir.  Gönderen, İmzalayanın bilgilerini silmeyi kabul ederse gizlilik menüsünü kullanarak İmzalayanın bir katılımcı olduğu sözleşmeleri bulur ve siler.

Adobe Sign araç setinde üç özellik vardır:

• Kullanıcı seviyesi günlükleri - Adobe Sign ortamında tetiklenen çeşitli olayların yer aldığı bir günlük (kişisel bilgiler içerir)
• Sözleşme Silme - Gizlilik Yöneticileri, hesapları içerisinde herhangi bir kullanıcı tarafından oluşturulan herhangi bir sözleşmeyi görüntüleme ve silme yetkisine sahiptir.
• Kullanıcı Silme - Gizlilik Yöneticileri, hesaplarındaki kullanıcıları silme yetkisine sahiptir.

Kullanıcı seviyesi günlükleri

Herhangi bir kullanıcı, Adobe Gizlilik Merkezi'ne Adobe Sign sistemindeki aktivitelerinin günlüğünü (özel bilgiler içerir) sağlama talebinde bulunabilir.

Bu bilgiler, aşağıdakileri içeren bir CSV biçiminde getirilir:

• Olayın tarihi
• Olay türü
• Olayın tetiklendiği IP adresi

Sözleşme Silme

Yalnızca Gizlilik Yöneticisi yetkisine sahip kullanıcılar tarafından gönderilen sözleşmeler için geçerlidir.

Bir İmzalayan, bilgilerinin Adobe Sign sisteminden kaldırılmasını talep ettiğinde hesabın Gizlilik Yöneticisi, kullanıcının e-posta adresine göre arama yapabilir ve o e-posta adresinin katıldığı ve Yöneticinin hesabında oluşturulan tüm sözleşmeleri getirebilir.

Gizlilik Yöneticisi sözleşmenin artık gerekli olmadığını belirlerse tamamen ve geri alınamaz bir şekilde hizmetten silebilir.

Adobe Sign ile iletişime geçen alıcılar Yönet sekmesini incelemeye ve sözleşmenin silinmesi için işlemi ilk oluşturan şirketle iletişime geçmeye yönlendirilir.

Müşterinin veri işleyicisi olarak Adobe Sign, alıcının talebi üzerine hiçbir zaman sözleşme silmez.

Kullanıcı Silme

Yalnızca Gizlilik Yöneticisi yetkisine sahip kullanıcılar için geçerlidir

Bir çalışanın, bilgilerinin sistemlerinizden silinmesini istediği durumlarda, bu araç kullanıcının tüm bilgilerini Adobe Sign sunucularından tamamen siler. 

Kullanıcılar bu talebi doğrudan hesap Gizlilik Yöneticisine yapmalıdır. Yalnızca Gizlilik Yöneticisinin kullanıcı silme yetkisi vardır.

Adobe Sign destek birimi bir hesaptan kullanıcı silemez ve bunu yapması istendiğinde kullanıcıyı hesap yöneticisine yönlendirir.

Kullanıcılar verilerinin Adobe Sign'dan kaldırılmasını nasıl isteyebilir?

Kişisel bilgilerin Adobe Sign sisteminden silinmesi sağlamak için kullanıcı varlıklarının doğru şekilde çözümlenmesi gerekir.  Bu işlem, ilgili kullanıcı/hesap türüne göre değişir; türler dört kategoride gruplandırılabilir:

Kullanıcı bilgilerinin silinmesi

Kullanıcıyı Adobe Sign sunucusundan silebilmek için öncelikle o kullanıcı kimliği üzerinde sistem yetkisinin bulunması gerekmektedir. Kullanıcı hesabınızda değilse bu kullanıcıyı silme yetkiniz yoktur.

Kullanıcının yetkiniz kapsamında olup olmadığını anlamak için:

Kullanıcının sözleşmelerinin silinmesi

E-posta adresinin doğru olduğundan ve doğru kullanıcı kimliğini silmek üzere olduğunuzdan emin olun. 

Silinen kullanıcı kimlikleri kurtarılamaz.

Kullanıcının sözleşmelerinin silinmesi

GDPR, kullanıcıların (tipik olarak, imzalayanlar), kişisel bilgilerini içeren tüm kayıtların, muhafaza edilmelerine dair ticari bir gereklilik kalmayan sistemlerden silinmesini isteme hakkına sahip olduğunu bildirir.

Adobe Sign bağlamı içinde bu, kullanıcının sistemdeki belgeleri değerlendirmek ve uygunsa silmek üzere, belgeleri birlikte imzaladığı şirketle iletişime geçmesi gerektiği anlamına gelir.

Hesaptaki Hesap yöneticilerinden bir gizlilik yöneticisi aday gösterilerek kendisine tüm sözleşmeleri görüntüleme ve gereken durumlarda silme yetkisi verilmelidir.

GDPR ile uyum sağlama süreci doğrudandır ve sözleşmeleri silme ya da muhafaza etme kararı yalnızca hesabın gizlilik yöneticisinin elindedir.

Bir kullanıcının içeriğini incelemek ve silmek için:

Bir yöneticiyi gizlilik yöneticisi olarak etkinleştirme

Gizlilik sayfasına yalnızca Gizlilik Yöneticileri erişebilir. 

Yalnızca kullanıcının Gizlilik Yöneticisi olarak işaretlendiği durumlarda erişim mümkün olacaktır.

Gizlilik yöneticiliğini etkinleştirmek için:

Adobe Gizlilik Merkezi

Kullanıcı arayüzündeki araçlar tarafından desteklenmeyen herhangi bir eylem isteği veya GDPR uyumu ile ilgili sorular Adobe Gizlilik Merkezi'ne gönderilmelidir.

Destek ve Başarı temsilcilerinin sunuculardaki içeriği silen araçlara erişimi yoktur.