Genel Bakış
Bazen fiziksel bir imza almak gerekir. Bunun nedeni, yasal veya uyumlulukla ilgili gereklilikler, politika konumları ya da yalnızca bir ya da iki tarafın fiziksel formatta imza aldıklarında kendilerini daha rahat hissetmeleri olabilir.
Adobe Acrobat Sign yazılı imza iş akışı, fiziksel imza alınmasını destekler ve aynı zamanda gereken erişim kontrolünün sağlanmasına, son belgenin kalite ve anlaşılabilirliğinin korunmasına ve elektronik işlem ve denetim avantajlarından yararlanılmasına olanak tanır.
Yazılı imzalar için bir sözleşme gönderme
Fiziksel olarak yazılı bir imza toplamak için bir sözleşme göndermek, yalnızca gönderenin Seçenekler panelinin İmza Türü bölümünde Yazılı seçeneğini belirlemesini gerektirir.
Bu seçeneğin yalnızca grup için hem Elektronik hem Yazılı imza türleri etkinleştirildiğinde görünür olduğunu unutmayın. Aksi takdirde, etkin imza türü kullanılır ve seçim seçeneği görünümden gizlenir.
Baskın imza türünün yazılı olması bekleniyorsa hesabın veya grubun yöneticileri varsayılan değeri Yazılı olarak ayarlayabilir. (Bkz. Yapılandırma Seçenekleri)
Yazılı imza türüyle gönderilen sözleşmeler, tüm alıcıların yazılı biçimde imzalamasını gerektirir.
Sözleşme gönderildikten sonra gönderenin sözleşmeyi elektronik imza iş akışına dönüştürme imkanı yoktur. Ayrıca alıcının imzasını elektronik imza türüne dönüştürme seçeneği de bulunmamaktadır.
Yazılı imza iş akışı, alıcılar için imzalarını uygulamak amacıyla belgeyi yazdırdıkları noktaya kadar Elektronik iş akışına çok benzerdir:
- Alıcı, belgeyle ilgili olarak bir Aç ve yazdır bağlantısı ile e-posta üzerinden bilgilendirilir.
- Bağlantı seçildiğinde, alıcıya ilk olarak imza sürecinin üç adımlı bir özeti sunulur:
- Alıcı, elektronik deneyimde sözleşmede istenen/zorunlu olan tüm form alanlarını doldurabilir.
- Alıcı hazır olduğunda, indirme, yazdırma ve imzalama talimatlarına ilerlemek için sayfanın altındaki İleri düğmesini tıklatır:
- Alıcı, belgeyi (elektronik olarak girilen tüm alan içeriğiyle birlikte) indirmek için İndir düğmesini tıklatır.
- Alıcı, indirilen PDF'yi açar ve yazdırır.
- Alıcı yazılı sözleşmeyi fiziksel olarak imzalar.
- Ardından imzalanan sözleşmenin taranarak dijital forma dönüştürülmesi gerekir.
- Acrobat Sign, dosyayı normalde kabul edilen formatlardan birinde (PDF, JPG, GIF, TIF, BMP) tekrar kabul eder.
- Acrobat Sign yalnızca bir dosya kabul eder. Birden fazla görüntü varsa bunların tek bir dosyada birleştirilmesi gerekir.
- Alıcıya imzalanan belgeyi yüklemelerini isteyen yeni bir e-posta gönderilir (e-posta konusu: Lütfen {Agreement Name} belgesini yükleyin). Göndermek için yükle arabirimini açmak üzere bir bağlantı sağlanır.
- Alıcılar, Yükle arabirimini açmak için orijinal Aç ve yazdır e-postasındaki bağlantıyı da tıklatabilir:
- Göndermek için yükle düğmesini tıklatmak, alıcının yerel sistemde imzalanmış sözleşme dosyasını bulması ve seçmesi için bir göz atma penceresi açar.
- Dosya seçildikten sonra dosya Acrobat Sign'a yüklenir ve alıcının işi tamamlanır.
- Ek alıcılar varsa sözleşme bir sonraki alıcıyla devam eder. Aksi takdirde sözleşme tamamlanır.
Alıcıların imzalarını Elektronikten Yazılı imza türüne dönüştürmelerine izin verme
Elektronik imza türü gerektirmeyen ve müşterilerin elektronik formatla ilgili şüphelerini gidermek isteyen müşteriler, alıcıların imza türünü elektronikten yazılı stile dönüştürmesine izin verebilir.
Bu dönüştürme etkinleştirildiğinde alıcılar, e-imza sayfasındaki Seçenekler menüsünde Yazdır, imzala ve yükle seçeneklerini görür.
Çok alıcılı sözleşmelerde, alıcı imza türünü yazılı stile dönüştürdüğünde sözleşmedeki tüm form alanlarının kaldırılacağını unutmayın. Ek imzalayanların, sayfanın alt kısmında bir imza bloğu alanı olarak doldurulan imza alanları dışında doldurmaları gereken form alanları olmayacaktır.
En İyi Uygulamalar ve Dikkate Alınacak Noktalar
Birden Çok Grupta Kullanıcıların etkinleştirildiği hesapların, yazılı bir imza gerektiren iş akışlarını tanımlamaları ve bunları kendi gruplarında ayırmaları önemle tavsiye edilir. Bu, Gönder sayfasındaki yapılandırılabilir seçeneklerin sayısını sınırlayan, gönderme sürecini kolaylaştıran ve yapılandırma hatalarını önleyen varsayılan değerlerin daha fazla uygulanmasına olanak tanır.
Herhangi bir seçenekle yazılı imzaları etkinleştirirseniz alıcının belgeyi size geri göndermesi durumunda İmzalanan Belgeyi Yükle seçeneğini etkinleştirmeyi düşünebilirsiniz.
Yazılı imza seçenekleri hesap ve grup düzeyinde mevcuttur. Yazılı imza seçeneklerini yapılandırırken şunları unutmayın:
- Tüm grup ayarları başlangıçta hesap ayarlarından devralınır.
- Açıkça yapılandırılmış grup düzeyi ayarları, devralınan hesap düzeyi ayarlarını geçersiz kılar.
- Tüm sözleşmeler, oluşturuldukları anda gönderildikleri grubun özelliklerini kullanır.
Yazılı imza seçenekleriyle ilgili olarak dikkate alınması gereken dört ayar vardır:
- Gönderenler için Yazılı imza türüne izin verin.
- İşleminiz gerektiriyorsa varsayılan imza türünü Yazılı olarak ayarlayın.
- Alıcıların e-imzaları Yazılı imza türüne dönüştürme seçeneğini etkinleştirin.
- Sınırlı Belge Görünürlüğü etkinleştirildiğinde Yazılı imzaları etkinleştirin.
Gönderenler için Yazılı imza türüne izin verin
Gönderenlerin yazılı imza türüyle sözleşmeleri yapılandırmasına izin vermek için:
- Hesap > Hesap Ayarları > Gönderme Ayarları seçeneğine gidin
- İzin Verilen İmza Türleri alanına gidin
- Gönderenlerin Yazılı İmza için belge göndermesine izin ver seçeneğini işaretleyin
- Kaydet'i tıklatarak değişikliği onaylayın
Yeni sözleşmeler için Yazılı imza türünü varsayılan olarak tanımlayın
Varsayılan imza türü Yazılı olarak tanımlanmışsa grupta oluşturulan tüm yeni sözleşmeler yazılı imza için yapılandırılır.
Elektronik imza seçeneği de etkinleştirilirse gönderen sözleşmeyi yapılandırırken imza türünü değiştirebilir.
Grup için yalnızca bir imza türü etkinleştirilmişse imza türü seçim seçeneği Gönder sayfasında gizlenir. Seçeneğin gönderenler için açık ve seçilebilir olması için her iki seçeneğin de etkinleştirilmesi gerekir.
Alıcıların Yazılı imzaya dönüştürmesini sağlayın
İmzalayanın elektronik imza süreciyle ilgili şüphelerinin olması durumunda alıcıların yazılı imzaya dönüştürmelerine izin verme seçeneği, kullanışlı bir araçtır.
- Hesap Ayarları > İmza Tercihleri seçeneğine gidin.
- Ekranı kaydırarak Ek Ayarlar'ı açın.
- İmzalayanların e-imzalama yerine sözleşmeyi yazdırmasına, yazılı imzaları yerleştirmesine ve Acrobat Sign'a geri yüklemesine izin ver seçeneğini işaretleyin.
- Kaydet seçeneğini tıklatarak değişikliği onaylayın.
Alıcıların yazılı imza türüne dönüştürmelerine izin verme seçeneği, yeni sözleşmeler gönderirken yazılı imzalara izin verme seçeneğine bağlı değildir.
Sınırlı Belge Görünürlüğü etkinleştirildiğinde Yazılı imzaları etkinleştirin
Sınırlı Belge Görünürlüğü (LDV) iş akışları kullanıyorsanız ve yazılı imza türleri seçeneğine uymanız gerekiyorsa LDV kapsamında Yazılı imzaları açıkça etkinleştirmelisiniz.
Bunu yapmamanız durumunda Yazılı imza türüyle sözleşme gönderme seçeneği Gönder sayfasında gizlenir ve gönderen tarafından yapılandırılamaz.
- Hesap Ayarları > Genel Ayarlar seçeneğine (Grup düzeyinde yapılandırıldığında Grup Ayarları) gidin.
- Sınırlı Belge Görünürlüğü seçeneğine gidin.
- Yazılı imza için göndermeye izin ver seçeneğini işaretleyin. Yazılı imzayı kullanmak gerektiğinde alıcılar her zaman tüm sayfaları görür
- Kaydet seçeneğini tıklatarak değişikliği onaylayın.
Ayar, Sınırlı Belge Görünürlüğü ve Yazılı imza türü kullanılarak gönderilen tüm sözleşmeler, LDV iş akışını yok sayar ve tüm belgeyi alıcının görüntülemesi için sunar.
Hesabınıza giriş yapın