İmzalama nedeni gerektirme

İmzalama Nedenleri özelliği, imzalayanın sözleşmeyi imzalama nedenini belirtmesini sağlar. Bu tür bilgiler bazı iş süreçlerinde gereklidir (örn. Başlık 21 CFR bölüm 11).

• Nedenler, zorunlu veya isteğe bağlı olabilir.
• Neden alanı, Elektronik veya Dijital imza alanlarına uygulanabilir.
  
  • Paraf alanları dahil değildir.
• Nedenler, Acrobat Sign yöneticisi tarafından oluşturulan önceden tanımlanmış bir listeden seçilebilir veya serbest formlu bir metin alanına girilebilir. 

Nasıl kullanılır?

İmzalama Nedenleri etkinleştirildiğinde imzalayanın imzayı yazdıktan, çizdikten veya imza görüntüsünü yükledikten hemen sonra imzanın uygulanması için bir neden belirtmesi istenir. İmza, aşağıdakilerden oluşan yeni bir panoda görüntülenir:

• İmzalayan tarafından girilecek özel bir nedeni kabul edebilen açık bir metin alanı

• Kabul edilebilir nedenlerin bulunduğu açılır liste (Acrobat Sign'da tanımlandığı gibi)

Neden sağlandıktan sonra imzalayan Tamam'ı tıklatır ve form doldurma/imza işlemi normal şekilde devam eder.

Her iki seçenek de imzayı gösteren bir imza bloğu oluşturur ve imza nedeni sağ tarafta görüntülenir:

Bununla birlikte her iki seçenek de sözleşmenin CSV raporunda ilgili nedenleri listeler:

Yapılandırma seçenekleri

İmzalama nedenini yakalama açısından dört adet seçilebilir seçenek mevcuttur.

İlk ikisi imza sürecinde bir nedene izin verilip verilmeyeceğini belirtir. Elektronik ve Dijital imzalar ayrı ayrı etkinleştirilir:

• İmzalayanların, e-imza iş akışları için imzalama nedeni sağlamasına izin ver - Neden alanını elektronik imza alanlarına uygular
• İmzalayanların, bulut tabanlı dijital imza iş akışları için imzalama nedeni sağlamasına izin ver - Neden alanını dijital imza alanlarına uygular

Bir imzaya izin vermek, imzalayanın bir imza nedeni girmesini gerektirmez.

Bununla birlikte, imza nedenine izin verirseniz bir neden listesi tanımlamanız ya da özel bir nedenin girilmesine izin vermeniz gerekir.

Diğer iki ayar, uygulanan nedenler üzerinde kontrol sağlar:

• İmzalayanların, imzalama nedeni sağlamasını zorunlu tut - Bu seçenek etkinleştirildiğinde tüm imzalayanların bir neden girmesi gerekir (şirket içi ve şirket dışı imzalayanlar)
• İmzalayanların, kendi özel imzalama nedenini sağlamasına izin ver - İmzalayanın kendi nedenini bir metin alanına girmesine izin verir.
  • Nedenlerin önceden tanımlanmış bir listesi oluşturulmazsa imzalama nedenlerine izin verildiğinde bu ayarın etkinleştirilmesi gerekir

Seçilebilir seçeneklerin altında, tanımlanan nedenlerin listesi bulunur.

Özel nedenlere izin verilmiyorsa bu listenin en az bir girişi olmalıdır.

Yeni bir neden eklemek için artı simgesini tıklatın 

Kaplama, nedeni yapılandırmanıza izin veren Oluştur iletişim kutusunu görüntüler.  Nedenin üç unsuru vardır:

• İmzalama nedeni adı - Neden kaydının nominal adı. 
  • Çeşitli dilleri kapsayan nedenlerin sıralanmasını kolaylaştırmak için sağlanır.
• İmzalama nedeni metni - İmza ve denetim raporuna eklenen asıl metin budur. 
  • Neden metni 128 karakter veya daha az olarak sınırlandırılmıştır
  • İmzalayan, tam metni seçim penceresinde görebilir
• Dil - Yalnızca imzalayanın ortamıyla eşleşen bir Dil değeri olan nedenler, seçenekler olarak sunulur.  Fransızca yerel ayarlarını kullanarak sözleşme gönderirseniz yalnızca Fransızca dilinde işaretlenmiş nedenler seçilebilir olur
  • İmzalayan, önceden tanımlanmış Neden eşleşmesine sahip olmayan bir yerel ayar kullanıyorsa özel neden kabul edilir

Neden düzgün şekilde yapılandırıldığında Kaydet'i tıklatın.

Neden, anında tüm imzalayanlar tarafından kullanılabilir hale gelir.

Listedeki bir nedeni düzenlemek veya silmek için nedeni bir kez tıklatarak seçin.

Düzenle veya Sil seçenekleri, bölümün sol üst köşesinde görüntülenir:

Etkinleştirme veya devre dışı bırakma

İmzalama Nedenleri özelliği Acrobat Sign Hesap Yöneticisi tarafından Hesap düzeyinde etkinleştirilebilir.

Grup düzeyinde ayarlara izin verilir ve bu ayarlar Hesap düzeyinde değerleri geçersiz kılar.

Seçeneklere erişmek için şuraya gidin: Hesap Ayarları > Bio-Pharma Ayarları

Dikkate alınması gereken noktalar...

• İmza nedenleri, dijital ve elektronik imza alanları ile çalışır.
  • Her imzalayan yalnızca bir dijital imza alanına ve birden fazla elektronik imza alanına sahip olabilir.
• İmza olarak yalnızca Damga kullanıldığında imza nedenleri geçerli değildir.