Käyttöopas Peruuta

Yleiskatsaus ja konfigurointi mukautettuja lähettäviä työnkulkuja varten

 

Adobe Acrobat Sign -opas

Uudet ominaisuudet

  1. Ennakkojulkaisutiedot
  2. Julkaisutiedot
  3. Tärkeät ilmoitukset

Aloita käyttö

  1. Pika-aloitusopas järjestelmänvalvojille
  2. Pika-aloitusopas käyttäjille
  3. Kehittäjille
  4. Video-opetusohjelmakirjasto
  5. UKK

Hallinnoi

  1. Admin Consolen yleiskatsaus
  2. Käyttäjien hallinta
    1. Lisää käyttäjä
    2. Lisää käyttäjiä eränä
    3. Lisää käyttäjiä hakemistosta
    4. Lisää käyttäjiä MS Azure Active Directorysta
    5. Luo toimintoihin keskittyviä käyttäjiä
      1. Tekniset tilit – API-ohjatut
      2. Palvelutilit – Manuaalisesti ohjatut
    6. Tarkista käyttäjät, joilla on valmisteluvirheitä
    7. Vaihda nimi / sähköpostiosoite
    8. Käyttäjän ryhmäjäsenyyden muokkaaminen
    9. Muokkaa käyttäjän ryhmäjäsenyyttä ryhmäliittymän kautta
    10. Käyttäjän ylentäminen järjestelmänvalvojan rooliin
    11. Käyttäjien tunnistetietotyypit ja SSO
    12. Käyttäjätietojen vaihtaminen
    13. Käyttäjien todentaminen MS Azurella
    14. Käyttäjien todentaminen Google-liitoksella
    15. Tuoteprofiilit
    16. Kirjautumiskokemus 
  3. Tilin/ryhmän asetukset
    1. Asetusten yleiskuvaus
    2. Yleiset asetukset
      1. Tilitaso ja tunnus
      2. Omatoimisen allekirjoittamisen työnkulut
      3. Lähetä eränä
      4. Verkkolomakkeet
      5. Mukautetut lähetystyönkulut
      6. Power Automate -työnkulut
      7. Kirjastoasiakirjat
      8. Kerää lomaketietoja sopimuksilla
      9. Asiakirjan rajoitettu näkyvyys
      10. Liitä allekirjoitetun sopimuksen PDF-kopio 
      11. Sisällytä sähköpostiviestiin linkki
      12. Sisällytä sähköpostiviestiin kuva
      13. Sähköposteihin liitettyjen tiedostojen nimeksi annetaan
      14. Liitä valvontaraportti asiakirjoihin
      15. Yhdistä useita asiakirjoja yhdeksi
      16. Allekirjoitetun asiakirjan lähettäminen
      17. Delegointi tilini käyttäjille
      18. Salli ulkoisten vastaanottajien delegointi
      19. Allekirjoitusvaltuutus
      20. Lähetysvaltuutus
      21. Valtuus lisätä sähköisiä leimoja
      22. Aseta oletusaikavyöhyke
      23. Aseta päivämäärän oletusmuoto
      24. Käyttäjiä useissa ryhmissä (UMG)
        1. Päivitä ottaaksesi käyttöön Käyttäjiä useissa ryhmissä
      25. Ryhmän hallinnoijan käyttöoikeudet
      26. Korvaa vastaanottaja
      27. Valvontaraportti
        1. Yleiskatsaus
        2. Salli todentamaton käyttö tapahtuman vahvistussivulla
        3. Sisällytä muistutukset
        4. Sisällytä näyttötapahtumat
        5. Sisällytä sopimussivujen tai liitteiden määrä
      28. Tuotteen sisäiset viestit ja ohjeet
      29. Helppokäyttöiset PDF-tiedostot
      30. Uusi sisällönluontitoiminto
      31. Terveydenhuoltoalan asiakas
    3. Tilin asetusten määritys
      1. Lisää logo
      2. Mukauta yrityksen isäntänimeä/URL-osoitetta
      3. Lisää yrityksen nimi
      4. Sopimuksen jälkeinen URL-uudelleenohjaus
    4. Allekirjoitusasetukset
      1. Hyvin muotoillut allekirjoitukset
      2. Anna vastaanottajien allekirjoittaa viimeistään
      3. Allekirjoittajat voivat muuttaa nimeään
      4. Anna vastaanottajien käyttää tallennettua allekirjoitustaan
      5. Mukautetut käyttöehdot ja kuluttajailmoitus
      6. Ohjaa vastaanottajia lomakekentissä
      7. Allekirjoittamisesta kieltäytyminen
      8. Salli leimatyönkulut
      9. Vaadi allekirjoittajia antamaan tittelinsä tai yrityksensä
      10. Anna allekirjoittajien tulostaa ja kirjoittaa allekirjoitus
      11. Näytä viestit sähköisesti allekirjoitettaessa
      12. Vaadi allekirjoittajia luomaan allekirjoitus mobiililaitteella
      13. Pyydä allekirjoittajilta IP-osoite
      14. Jätä yrityksen nimi ja titteli pois osallistumisleimoista
    5. Digitaaliset allekirjoitukset
      1. Yleiskatsaus
      2. Lataa ja allekirjoita Acrobatilla
      3. Allekirjoita pilviallekirjoituksilla
      4. Sisällytä tunnistetietojen toimittajien metatiedot
      5. Rajoitetut pilviallekirjoitusten toimittajat
    6. Sähköiset leimat
    7. Digitaaliset tunnistetiedot
      1. Sähköisen identiteetin yhdyskäytävä
      2. Henkilöllisyyden tarkistuskäytäntö
    8. Raportoinnin asetukset
      1. Uusi raporttikokemus
      2. Perinteisen raportin asetukset
    9. Suojausasetukset
      1. Kertakirjautumisasetukset
      2. Muista minut -asetukset
      3. Kirjautumissalasanan käytäntö
      4. Kirjautumissalasanan vahvuus
      5. Verkkoistunnon kesto
      6. PDF-salaustyyppi
      7. API
      8. Käyttäjän ja ryhmän tietoihin pääsy
      9. Sallitut IP-alueet
      10. Tilin jakaminen
      11. Tilin jako-oikeudet
      12. Sopimusten jakamisen ohjausobjektit
      13. Allekirjoittajan henkilöllisyyden varmistus
      14. Sopimuksen allekirjoitussalasana
      15. Asiakirjan salasanan vahvuus
      16. Estä allekirjoittajia maantieteellisen sijainnin mukaan
      17. Puhelintodennus
      18. Tietoon perustuva todennus (KBA)
      19. Salli sivujen purkaminen
      20. Asiakirjalinkin vanhentuminen
      21. Lataa asiakasvarmenne webhookeja/takaisinsoittoja varten
      22. Aikaleima
    10. Lähetysasetukset
      1. Näytä Lähetä-sivu sisäänkirjautumisen jälkeen
      2. Vaadi vastaanottajan nimi lähetettäessä
      3. Lukitse tunnettujen käyttäjien nimiarvot
      4. Sallitut vastaanottajaroolit
      5. Vastaanottajaryhmät
      6. Pakolliset kentät
      7. Asiakirjojen liittäminen
      8. Kenttien yhdistäminen
      9. Muokkaa sopimuksia
      10. Sopimuksen nimi
      11. Kielet
      12. Yksityisviestit
      13. Sallitut allekirjoitustyypit
      14. Muistutukset
      15. Allekirjoitetun asiakirjan salasanasuojaus
      16. Allekirjoittajan tunnistusvaihtoehdot
        1. Yleiskatsaus
        2. Allekirjoitussalasana
        3. Kertasalasana sähköpostitse
        4. Acrobat Sign -todennus
        5. Puhelintodennus
        6. Pilvipohjainen digitaalinen allekirjoitus
        7. Tietoon perustuva todennus (KBA)
        8. Henkilöllisyystodistus
        9. Allekirjoittajan henkilötietoraportit
      17. Sisällön suojaus
      18. Ota Notarize-tapahtumat käyttöön
      19. Asiakirjan voimassaolo
      20. Esikatsele, sijoita allekirjoitukset ja lisää kentät
      21. Allekirjoitusjärjestys
      22. Liquid Mode
      23. Mukautetun työnkulun säätimet
      24. Sähköisen allekirjoituksen sivun latausasetukset
      25. Allekirjoituksen jälkeinen URL-vahvistuksen uudelleenohjaus
    11. Viestimallit
    12. Biofarmakologiset asetukset
      1. Yleiskatsaus
      2. Edellytä henkilöllisyyden todennusta
      3. Allekirjoittamisen syyt
    13. Työnkulkujen integraatio
    14. Notarisointiasetukset
    15. Maksujen integrointi
    16. Allekirjoittajan viestit
    17. SAML-asetukset
      1. SAML-kokoonpano
      2. Asenna Microsoft Active Directoryn liitospalvelu
      3. Asenna Okta
      4. Asenna OneLogin
      5. Asenna Oracle Identity -liitos
    18. Tietojen hallinnointi
    19. Aikaleima-asetukset
    20. Ulkoinen arkisto
    21. Tilin kielet
    22. Sähköpostin asetukset
      1. Sähköpostin ylä- ja alatunnistekuvat
      2. Salli yksittäisten käyttäjien sähköpostin alatunnisteet
      3. Mukauta Pyydetty allekirjoitusta -sähköpostiviestiä
      4. Mukauta Vastaanottaja- ja Piilokopio-kenttiä
      5. Ota linkittömät ilmoitukset käyttöön
      6. Sähköpostimallien mukauttaminen
    23. Siirtyminen echosign.comista adobesign.comiin
    24. Vastaanottajien vaihtoehtojen määrittäminen
  4. Sääntelyvaatimuksia koskevat ohjeet
    1. Helppokäyttöisyys
      1. Helppokäyttöisyyden vaatimustenmukaisuus
      2. Esteettömien lomakkeiden luominen Acrobat-tietokonesovelluksella
      3. Esteettömien AcroForms-lomakkeiden luominen
    2. HIPAA
    3. GDPR
      1. GDPR:n yleiskatsaus
      2. Käyttäjän muokkaaminen
      3. Käyttäjän sopimusten muokkaaminen
    4. 21 CFR osa 11 ja EudraLex liite 11
      1. 21 CRF osa 11 validointipaketti
      2. 21 CFR ja EudraLex Liite 11:n käsikirja
      3. Jaettujen vastuiden analysointi
    5. Terveydenhuollon asiakkaat
    6. IVES-tuki
    7. Sopimusten tallentaminen säilöön
    8. EU:ta ja Yhdistynyttä kuningaskuntaa koskevat huomiot
      1. EU:n ja Yhdistyneen kuningaskunnan rajat ylittävät tapahtumat ja eIDAS
      2. Sähköisesti allekirjoitettujen asiakirjojen HMLR-vaatimukset
      3. Brexitin vaikutus Yhdistyneen kuningaskunnan sähköisiä allekirjoituksia koskeviin lakeihin
  5. Lataa sopimukset eränä
  6. Toimialueen varaus 
  7. Väärinkäytöksistä ilmoittamiseen liittyvät linkit

Sopimusten lähetys, allekirjoitus ja hallinta

  1. Vastaanottajavaihtoehdot
    1. Sähköpostimuistutuksen peruuttaminen
    2. Sähköisen allekirjoitussivun asetukset
      1. Yleiskatsaus sähköiseen allekirjoitussivuun
      2. Avaa ja lue sopimus ilman kenttiä
      3. Kieltäydy allekirjoittamasta sopimusta
      4. Delegoi allekirjoituksen myöntäjä
      5. Aloita sopimus alusta
      6. Lataa PDF-versio sopimuksesta
      7. Tarkastele sopimuksen historiatietoja
      8. Tarkastele sopimusviestejä
      9. Sähköisestä allekirjoituksesta käsin kirjoitetuksi allekirjoitukseksi muuntaminen
      10. Käsin kirjoitetun allekirjoituksen muuntaminen sähköiseksi allekirjoitukseksi 
      11. Siirry lomakekentillä
      12. Tyhjennä lomakekenttien tiedot
      13. Allekirjoita sivun suurennus ja siirtyminen sähköisesti
      14. Sopimuksen työkaluissa ja tiedoissa käytettävän kielen vaihtaminen
      15. Tarkista lakisääteiset ilmoitukset
      16. Muuta Acrobat Signin evästeasetuksia
  2. Lähetä sopimuksia
    1. Lähetä-sivun yleiskatsaus
    2. Sopimuksen lähettäminen vain itselleen
    3. Sopimuksen lähettäminen muille
    4. Kirjoitetut allekirjoitukset
    5. Vastaanottajien allekirjoitusjärjestys
    6. Lähetä eränä
      1. Erälähetys-toiminnon yleiskatsaus
      2. Erälähetys – manuaaliset vastaanottajat
      3. Erälähetys – CSV-lähetys
      4. Peruuta erälähetystapahtuma
      5. Lisää muistutuksia erälähetykseen
      6. Erälähetyksen raportointi
  3. Kenttien lisääminen asiakirjoihin
    1. Sovelluksen sisällönluontiympäristö
      1. Automaattinen kenttien tunnistus
      2. Vedä ja pudota kenttiä sisällönluontiympäristössä
      3. Lomakekenttien määritys vastaanottajille
      4. Esitäyttö-rooli
      5. Lisää kenttiä uudelleenkäytettävällä kenttämallilla
      6. Kenttien siirtäminen uuteen kirjastomalliin
      7. Päivitetty sisällönluontiympäristö sopimuksia lähetettäessä
    2. Lomakkeiden ja tekstitunnisteiden luominen
    3. Lomakkeiden luominen Acrobatilla (AcroForms)
      1. AcroFormin luonti
      2. Esteettömien PDF-tiedostojen luominen
    4. Kentät
      1. Kenttätyypit
        1. Yleiset kenttätyypit
        2. Riville sovitetut kuvat
        3. Leiman kuvat
      2. Kentän sisällön ulkoasu
      3. Kenttien vahvistukset
      4. Peitettyjen kenttien arvot
      5. Näyttö-/piilotusehtojen asettaminen
      6. Lasketut kentät 
    5. Sisällönluontiin liittyvät usein kysytyt kysymykset
  4. Allekirjoita sopimuksia
    1. Allekirjoita sinulle lähetettyjä sopimuksia
    2. Täytä ja allekirjoita
    3. Omatoiminen allekirjoittaminen
  5. Sopimusten hallinta
    1. Hallinta-sivun yleiskatsaus
    2. Sopimusten delegointi
    3. Vastaanottajien korvaaminen
    4. Asiakirjan näkyvyyden rajoitus 
    5. Sopimuksen peruuttaminen 
    6. Luo uusia muistutuksia
    7. Tarkista muistutukset
    8. Muistutuksen peruuttaminen
    9. Lisää toimintoja...
      1. Miten haku toimii
      2. Sopimuksen tarkasteleminen
      3. Luo malli sopimuksesta
      4. Piilota/näytä sopimukset näkymästä
      5. Allekirjoitetun kopion lataaminen
      6. Lähetetyn sopimuksen tiedostojen ja kenttien muokkaaminen
      7. Muokkaa vastaanottajan todennusmenetelmää
      8. Vanhentumispäivän lisääminen tai muokkaaminen
      9. Huomautuksen lisäys sopimukseen
      10. Yksittäisen sopimuksen jakaminen
      11. Sopimuksen jaon poistaminen
      12. Yksittäisen sopimuksen lataaminen
      13. Sopimuksen yksittäisten tiedostojen lataaminen
      14. Sopimuksen valvontaraportin lataaminen
      15. Sopimuksen kenttäsisällön lataaminen
  6. Valvontaraportti
  7. Raportointi ja tietojen viennit
    1. Yleiskatsaus
    2. Myönnä käyttäjille oikeudet raportointiin
    3. Raporttikaaviot
      1. Luo uusi raportti
      2. Sopimusraportit
      3. Tapahtumaraportit
      4. Asetusten toimintaraportti
      5. Muokkaa raporttia
    4. Tietojen viennit 
      1. Uuden tietojen viennin luonti
      2. Muokkaa tietojen vientiä
      3. Tietojen viennin sisällön päivittäminen
      4. Tietojen viennin lataaminen
    5. Kaavion/viennin nimeäminen uudelleen
    6. Raportin/viennin monistaminen
    7. Raportin/viennin ajoittaminen
    8. Raportin/viennin poistaminen
    9. Tarkista tapahtuman käyttö

Edistyneet sopimustoiminnot ja -työnkulut

  1. Verkkolomakkeet
    1. Luo verkkolomake
    2. Muokkaa verkkolomaketta
    3. Poista verkkolomake käytöstä / ota verkkolomake käyttöön
    4. Verkkolomakkeen piilottaminen/näyttäminen
    5. Etsi URL-osoite tai komentosarjakoodi 
    6. Verkkolomakekenttien esitäyttö URL-parametreilla
    7. Verkkolomakkeen tallentaminen myöhemmin täytettäväksi
    8. Muuta verkkolomakkeen kokoa
  2. Uudelleenkäytettävät mallit (Kirjastomallit) 
    1. Yhdysvaltain valtionhallinnon lomakkeet Acrobat Sign -kirjastossa
    2. Kirjastomallin luonti
    3. Kirjastomallin nimen muuttaminen
    4. Kirjastomallin tyypin muuttaminen
    5. Kirjastomallin käyttöoikeustason muuttaminen
    6. Jaetun mallin kopiointi, muokkaus ja tallennus
    7. Lataa kirjastomallin koostekenttätiedot
  3. Siirrä verkkolomakkeiden ja kirjastomallien omistus
  4. Power Automate -työnkulut 
    1. Power Automate -integraation ja siihen sisältyvien oikeuksien yleiskatsaus
    2. Ota Power Automate -integraatio käyttöön
    3. Seuraa Power Automaten käyttöä
    4. Uuden työnkulun luominen (esimerkkejä)
    5. Työnkulkuihin käytettävät käynnistimet
    6. Työnkulkujen tuominen Acrobat Signin ulkopuolelta
    7. Työnkulkujen hallinta
    8. Työnkulkujen muokkaus
    9. Työnkulkujen jako
    10. Työnkulkujen käytöstäpoisto tai käyttöönotto
    11. Työnkulkujen poisto
    12. Hyödyllisiä malleja
      1. Vain järjestelmänvalvoja
        1. Kaikkien valmiiden asiakirjojen tallentaminen SharePointiin
        2. Kaikkien valmiiden asiakirjojen tallentaminen OneDrive for Businessiin
        3. Kaikkien valmiiden asiakirjojen tallentaminen Google Driveen
        4. Kaikkien valmiiden asiakirjojen tallentaminen DropBoxiin
        5. Kaikkien valmiiden asiakirjojen tallentaminen Boxiin
      2. Sopimuksen arkistointi
        1. Valmiiden asiakirjojen tallentaminen SharePointiin
        2. Valmiiden asiakirjojen tallentaminen OneDrive for Businessiin
        3. Valmiiden asiakirjojen tallentaminen Google Driveen
        4. Valmiiden asiakirjojen tallentaminen DropBoxiin
        5. Valmiiden asiakirjojen tallentaminen Boxiin
      3. Verkkolomakesopimusten arkistointi
        1. Valmiiden verkkolomakeasiakirjojen tallentaminen SharePoint-kirjastoon
        2. Valmiiden verkkolomakeasiakirjojen tallentaminen OneDrive for Businessiin
        3. Valmiiden asiakirjojen tallentaminen Google Driveen
        4. Valmiiden verkkolomakeasiakirjojen tallentaminen Boxiin
      4. Sopimustietojen poiminta
        1. Lomakekenttätietojen poimiminen allekirjoitetusta asiakirjasta ja Excel-taulukon päivittäminen
      5. Sopimusilmoitukset
        1. Lähetä sopimuksen sisällön ja allekirjoitetun sopimuksen sisältäviä mukautettuja sähköposti-ilmoituksia
        2. Vastaanota Adobe Acrobat Sign -ilmoituksia Teams-kanavalla
        3. Vastaanota Adobe Acrobat Sign -ilmoituksia Slackissa
        4. Vastaanota Adobe Acrobat Sign -ilmoituksia Webexissä
      6. Sopimuksen luonti
        1. Luo asiakirja Power App -lomakkeesta ja Word-mallista, lähetä allekirjoitettavaksi
        2. Luo sopimus OneDrivessa olevasta Word-mallista ja hanki allekirjoitus
        3. Luo sopimus valitulle Excel-riville, lähetä tarkistettavaksi ja allekirjoitettavaksi
  5. Mukautetut lähetystyönkulut
    1. Mukautetun lähetystyönkulun yleiskatsaus
    2. Uuden lähetystyönkulun luominen
    3. Lähetystyönkulun muokkaaminen
    4. Poista lähetystyönkulun aktivointi tai aktivoi se uudelleen
    5. Sopimuksen lähetys Lähetä työnkulku -toiminnolla
  6. Käyttäjien ja sopimusten jakaminen
    1. Käyttäjän jakaminen
    2. Sopimuksien jakaminen

Muihin tuotteisiin integrointi

  1.  Acrobat Sign -integraatioiden yleiskatsaus 
  2. Acrobat Sign for Salesforce
  3. Acrobat Sign for Microsoft
    1. Acrobat Sign for Microsoft 365
    2. Acrobat Sign for Outlook
    3. Acrobat Sign for Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign for Teams
    5. Acrobat Sign for Microsoft PowerApps and Power Automate
    6. Acrobat Sign Connector for Microsoft Search
    7. Acrobat Sign for Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign for Microsoft SharePoint 
  4. Muut integraatiot
    1. Acrobat Sign for ServiceNow
    2. Acrobat Sign for HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign for SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign for Workday
    5. Acrobat Sign for NetSuite
    6. Acrobat Sign for VeevaVault
    7. Acrobat Sign for Coupa BSM Suite
  5. Kumppanin hallitsemat integraatiot
  6. Mistä hankin integrointiavaimen

Acrobat Sign Developer

  1. REST-ohjelmointirajapinnat 
    1. Menetelmäopas
    2. SDK-/Kehittäjän opas
    3. API:in liittyvät usein kysytyt kysymykset
  2. Webhookit 
    1. Webkoukun yleiskatsaus
    2. Uuden webhookin määrittäminen
    3. Tarkastele tai muokkaa webhookia
    4. Poista webhookin aktivointi tai aktivoi se uudelleen
    5. Webhookin poistaminen
    6. Kaksisuuntaiset SSL-varmenteet
    7. Webhookit ohjelmointirajapinnassa

Tuotetuki ja vianetsintä

  1. Asiakastukiresurssit 
  2. Enterprise Customer Success -resurssit 

Yleiskatsaus mukautettuihin työnkulkuihin

Mukautettujen työnkulkujen suunnittelijaa käytetään luomaan työnkulkumalleja, jotka määrittelevät ennalta sopimuksen kokoonpanon ja allekirjoitusprosessit, jotta ne vastaavat juuri niitä vaatimuksia, joita liiketoiminnallasi on. Käyttäjät voivat suunnitella työnkulkumalleja käyttämällä intuitiivista käyttöliittymää, jonka avulla on helppo määrittää osallistujien ominaisuudet - mukaan lukien ennalta määritetyt nimet, roolit ja reititykset; sopimukseen sisällytettävät asiakirjat; lähettäjän esitäytettävät lomakekentät; sähköpostien jakelu osallistujille; sopimuksen vanhenemis- tai salasanavaihtoehdot; ja paljon muuta.

Työnkulkumalleja käyttäviä lähettäjiä opastetaan lähetysprosessin suorittamisessa mukautettujen ohjeiden ja kenttien avulla, mikä helpottaa lähetysprosessin käyttöä ja vähentää virheiden määrää.

Tilin/ryhmän asetuksista riippuen kaikilla käyttäjillä on oikeus luoda työnkulkuja henkilökohtaiseen käyttöönsä tai jakaa niitä ryhmiensä kanssa.

  • Järjestelmänvalvojat voivat rakentaa ja jakaa malleja ryhmätasolla.
    • Tilitason järjestelmänvalvojat voivat jakaa työnkulun koko organisaatiossa.
  • Muille kuin järjestelmänvalvojille voidaan antaa valtuudet kehittää omia työnkulkujaan ja halutessaan jakaa ne niiden ryhmien kanssa, joihin he kuuluvat.

Pääset työnkulun luomaan sopimuksen historiaan ja valvontaraporttiin Hallinta-sivulta.

Kun sopimuksen käsittely on käynnissä, voit lisätä muistutuksia ja suorittaa muita sopimukseen liittyviä tehtäviä.

 Kun olet kirjautunut sisään, valitse aloitusnäytön ylävalikosta Työnkulut.

Työnkululla luodun sopimuksen allekirjoittaminen/hyväksyminen ja hallinta

Työnkululla luotu sopimus on täsmälleen samanlainen kuin mikä tahansa muu saman ryhmän kautta lähetetty sopimus.

Allekirjoittajat ja hyväksyjät voivat allekirjoittaa napsauttamalla linkkiä, joka löytyy allekirjoitus- tai hyväksyntäpyynnön sähköpostiviestistä, tai tehdä sen Hallintasivunsa kautta, jos he ovat Acrobat Signin rekisteröityjä käyttäjiä.

Lähettäjillä on käytössä kaikki samat vaihtoehdot sopimuksen hallintaan omalta Hallintasivultaan.

Raportit ja tietojen vienti kohtelevat sopimusta samalla tavalla kuin mitä tahansa muuta manuaalisesti luotua sopimusta.

Määritys

Saatavuus:

Mukautettu lähetystyönkulkuympäristö on käytettävissä vain suuryritystason käyttöoikeussopimuksissa.

Määrityksen laajuusalue:

Mukautettuihin lähetystyönkulkuihin vaikuttavia ohjausobjekteja voidaan käyttää tili- ja ryhmätasoilla.

Uusimman työnkulkuympäristön käyttöönotto lähentää työnkulut ja manuaalisen lähetysprosessin toiminnallisuutta toisiinsa.

Tällä vaihtoehdolla käyttöön tulee toiminnot:

  • Uudelleen juoksutettava sivun asettelu
  • Käyttää digitaalisia allekirjoituksia yhdellä tai useammalla vastaanottajalla
  • Määritä vastaanottajat käyttämään premium-tason henkilöllisyyden varmennusta
  • Vastaanottajaryhmien määrittäminen lähetysprosessin aikana
  • Dokumenttien liittäminen kaikista käytössä olevista lähteistä lähetysprosessin aikana

Voit ottaa uusimman ympäristön käyttöön kohdasta Tiliasetukset > Lähetysasetukset > Mukautetun työnkulun säätimet

Työnkulkujen määrittäminen käyttämään uutta käyttöympäristöä

Premium-tason henkilöllisyyden varmennus

Työnkulun suunnittelijassa kaikki käytössä olevat todennusmenetelmät näytetään vastaanottajan objektissa.

Todennusmenetelmät näkyvät valintaruutuina, ja työnkulun rakenne antaa lähettäjälle mahdollisuuden asetusten määrittämiseen. 

Jos suunnittelijassa valitaan useita vaihtoehtoja, samat vaihtoehdot ovat lähettäjän käytettävissä lähetysprosessin aikana.

Vastaanottaja-välilehti, jossa näkyvät allekirjoittajan ominaisuudet ja todennusasetukset korostettuina

Vastaanottajaryhmät

Suunnittelijassa olevat vastaanottajaobjektit voidaan merkitä vastaanottajaryhmiksi.  Näin lähettäjä voi käyttää osoitteistosta uudelleenkäytettävää vastaanottajaryhmää tai kertaluonteista vastaanottajaryhmää ilmaisemaan sähköpostiosoitteiden ryhmän, joka saa luvan toimia kyseisessä allekirjoitusvaiheessa.

Jos esimerkiksi tarvitset varmennusallekirjoituksen yhdeltä kolmesta esimiehestä, voit lisätä vastaanottajaryhmän, joka sisältää kaikki kolme sähköpostiosoitetta. Kun allekirjoitussykli tulee vastaanottajaryhmälle, kaikille kolmelle esimiehelle ilmoitetaan, mutta vain yhden esimiehen tarvitsee suorittaa toimintonsa loppuun. 

Kun työnkulussa käytetään uudelleenkäytettävää vastaanottajaryhmää, vastaanottaja on luotava ensin ja sen on oltava käyttäjän saatavilla työnkulun käytettävissä olevassa laajuudessa. Jos työnkulku on koko organisaation käytettävissä, myös vastaanottajaryhmän on oltava koko organisaation käytettävissä.

Voit lisätä uudelleenkäytettävän vastaanottajaryhmän valitsemalla Lisää vastaanottajaryhmä -painikkeen, jolloin ryhmänvalitsin avautuu. 

  • Saatavana ovat vain ne vastaanottajaryhmät, joilla on yhteensopivat käyttöoikeudet:
    • Koko tilin käytettävissä olevassa mukautetussa työnkulussa voidaan käyttää vain tilin hallinnoimia vastaanottajaryhmiä
    • Koko ryhmän käytettävissä olevassa mukautetussa työnkulussa voidaan käyttää ryhmä- ja tilitason hallinnoimia vastaanottajaryhmiä
    • Yksittäisen käyttäjän käytettävissä olevassa mukautetussa työnkulussa voidaan käyttää käyttäjä-, ryhmä- ja tilitason hallinnoimia vastaanottajaryhmiä
  • Uudelleenkäytettävän vastaanottajaryhmän nimi lisätään automaattisesti ryhmän nimeksi, kun mallia käytetään sopimuksen lähettämiseen.
  • Jos vastaanottaja on määritetty vastaanottajaryhmäksi, vastaanottaja ei ole enää Muokattava käytettäessä mallia sopimuksen lähettämiseen.
  • Uudelleenkäytettävän vastaanottajaryhmän jäseniä ei voi muokata, poistaa tai lisätä.
  • Vastaanottajaa ei ehkä poisteta allekirjoituksen työnkulusta, kun vastaanottajaryhmä määritetään, vaikka vastaanottajaa ei olisi merkitty pakolliseksi.
Vastaanottajan määrityspaneeli, jossa on Lisää vastaanottajaryhmä -painike korostettuna. Mukaan lukien vastaanottajaryhmän valintaikkuna ja sitä seuraava Lähetä-sivu

Kertaluonteiset vastaanottajaryhmät luodaan mukautetun työnkulun vastaanottajamäärityksessä, joka on luotu yksinomaan kuvaamaan yhtä vastaanottajaa yhdessä työnkulussa. Niitä ei voi tallentaa eikä käyttää uudelleen missään muussa prosessissa.

Voit määrittää kertaluonteisen vastaanottajaryhmän seuraavasti:

  • Kirjoita vastaanottajaryhmän jäsenten sähköpostiosoitteet Vastaanottaja-kenttään pilkuilla erotettuina.
  • Valitse Merkitse vastaanottajaryhmäksi -valintaruutu.
    • Järjestelmä lisää automaattisesti ryhmän nimen, kun lähettäjä aloittaa sopimuksen työnkulun avulla. Ryhmän nimessä on etuliite, joka määrittää nimen automaattisesti luoduksi, ja sitten merkkijono ”Vastaanottajaryhmä X”, jossa X on kasvava luku, joka alkaa numerosta 1 ja kasvaa lisättyjen vastaanottajaryhmien määrän mukaan. 
    • Jos vastaanottaja määritetään muokattavaksi, lähettäjä voi muokata ryhmän nimeä, poistaa valmiiksi täytettyjä jäseniä ja lisätä uusia jäseniä tarpeen mukaan.
Työnkulun suunnittelija, jossa Merkitse vastaanottajaryhmäksi -asetus on valittuna ja tuloksena syntyvä Lähetä-sivu, jolla on lueteltu vastaanottajaryhmän jäsenet

Liitetiedostot

Lähetysprosessin aikana dokumentteja voidaan jatkossa liittää mistä tahansa käytössä olevasta Acrobat Sign -lähteestä.

Tiedoston lisääminen

Huomautus:

Kun Acrobat Sign -malli liitetään työnkulkuun, käyttäjät näkevät vain mallit, jotka on määritetty samaan ryhmään kuin työnkulku ja mallit, jotka on määritetty organisaatiolle (tilitason mallit). Tämä johtuu työnkulun (yksi yhteen) suhteesta ryhmiin. (Sekä siitä, että kaikki ryhmät perivät tilitason mallit.)

Tämä on erilainen kokemus kuin silloin, kun käyttäjä, jolla on jäsenyys useissa ryhmissä (yksi moneen), tarkastelee mallikirjastoaan. Koska käyttäjä voi käyttää eri ryhmiä, hän voi tarkastella kaikkia kyseisiin ryhmiin liittyviä malleja.
Näin ei kuitenkaan ole, jos työnkulku on rajattu koskemaan vain yhtä ryhmää.

”Uusi”-asetuksen käyttökokemus on päivitetty nykyaikaiseen virtaviivaiseen muotoiluun, esimerkkinä Lähetä-sivu.

Vanhassa ympäristössä vastaanottajaluettelon oikealla puolella olleet ohjeet on siirretty sivun ylälaidassa olevaan kutistettavaan ikkunaan.

Työnkululla määritetty sopimus

Mallissa määritetty kentän lisääminen

Mallissa määritetty kenttien lisääminen yhdistää vahvasti työnkulun suunnittelijassa määritetyn vastaanottajaluettelon luomiesi lomakkeiden kenttämäärityksiin.

Esimerkkejä käyttötapauksista:

  • (Asiakkaan) allekirjoittaja allekirjoittaa sopimuksen ensin
    • Valinnainen toinen allekirjoittaja allekirjoittaa sopimuksen
  • Myyntiedustaja lisää sisäisen varmennusmerkinnän

Tavallisesti tähän tarvittaisiin kaksi lomaketta, mikä johtuu vastaanottajien järjestyksestä Lähetä-sivulla:

  • ensimmäinen lomake on yhden allekirjoittajan tapaukselle, jossa varmennus on järjestyksessä toisena
  • toinen lomake on kahden allekirjoittajan tapaukselle, jossa toinen allekirjoittaja on järjestyksessä toisena ja varmennus kolmantena

Kun mallin mukainen sääntörakenne on valittuna, luot yhden lomakkeen, jossa kaikki mahdolliset vastaanottajakentät on määritelty.

Vastaanottajan järjestysluvun (kuten se on Työnkulun suunnittelijassa määritetty) noudattaminen on pakollista ja poistetuille vastaanottajille (valinnaista) määritetyt kentät jätetään huomiotta, kun sopimus lähetetään.

Yllä olevassa käyttötapauksessa toinen allekirjoittaja on järjestyksessä aina toisena, mutta jos toista allekirjoittajaa ei sisällytetä sopimusta lähetettäessä, allekirjoittaja2-kentät ohitetaan ja vasta-allekirjoittaja (järjestysluku 3) voi edelleen käyttää ainoastaan allekirjoittaja3-kenttiä.

Saat tämän uuden toiminnallisuuden käyttöön kohdasta Tilin asetukset > Lähetysasetukset > Mukautetun työnkulun säätimet > Ota mallin mukainen allekirjoituksen sijoittelu käyttöön

Määritä työnkulut käyttämään mallin määrittämää allekirjoituksen sijoittelua

Huomautus:

Kun mallin määrittämä allekirjoituksen sijoittelutoiminto otetaan käyttöön, sopimusta ei voi työstää lähetysprosessin aikana.

Vastaanottajien ja kenttien välisen suhteen ymmärtäminen

Jokaiselle sopimukseen liittyvälle vastaanottajalle määritetään allekirjoittajan järjestysluku. Järjestysluku yhdistää vastaanottajan kenttiin, joihin hän voi lisätä sisältöä (kuten allekirjoituskenttä).

Vastaanottajien järjestysluku määräytyy Lähetä-sivun pinojärjestyksen mukaan. Pinon ensimmäisen vastaanottajan järjestysluku on 1, seuraavan 2 ja niin edelleen. Järjestysluku on näkyvillä, kun sopimus on suoritettava tietyssä järjestyksessä, mutta se on edelleen olemassa, vaikka sopimuksen voisi suorittaa halutussa järjestyksessä.

Vastaanottajapino

 

Kun luot vastaanottajien työnkulkua Työnkulun suunnittelijassa, allekirjoittajan järjestysluku määräytyy seuraavien sääntöjen perusteella:

  • Ylhäältä alas
    • Vasemmalta oikealle

Alla olevassa esimerkissä allekirjoittaja ja toinen allekirjoittaja ovat pinossa ensimmäisinä.

  • Allekirjoittaja on yläreunassa vasemmalla, joten hänen järjestyslukunsa on 1
  • Toinen allekirjoittaja on myös yläreunassa, mutta koska hän on allekirjoittajan oikealla puolella, hänen järjestyslukunsa on 2

Tässä tapauksessa ei ole merkitystä, kumpi allekirjoittaa sopimuksen ensin, joten heidät lisätään rinnakkaiseen allekirjoitustyönkulkuun. Koska järjestysluvun noudattaminen on pakollista, allekirjoittaja voi lisätä oman sisältönsä vain Allekirjoittaja-kenttiin ja toinen allekirjoittaja vain omiin kenttiinsä.

Myyntiedustaja lisää allekirjoituksensa kolmantena, kun molemmat allekirjoittajat ovat valmiit.

Neljänneksi pyydetään johtoportaan hyväksyntä, kun myyntiedustaja on lisännyt varmennuksensa.

Huomautus:

Vastaanottajien nimet, "Allekirjoittaja", "Toinen allekirjoittaja", "Myyntiedustaja" jne., eivät vaikuta kentän määritykseen. Ne ovat ainoastaan hallinnoijan määrittämiä tunnuksia, jotka helpottavat käyttäjien tunnistamista työnkulkumallissa. 

 

Yllä oleva vastaanottajien työnkulku luo Työnkulun suunnittelijassa alla olevan mukaisen Lähetä-sivumallin.

(Pinojärjestys näkyy selkeimmin Lähetä-sivulla, vaikka järjestysluvut eivät olekaan näkyvissä.)

 

Kun luot kenttiä sisältävää lomaketta, jokainen kenttä yhdistetään tiettyyn allekirjoittajan järjestyslukuun (paitsi Kuka tahansa -kentät).

Voit tehdä tämän Acrobat Sign -laatimisympäristössä valitsemalla vastaanottajan ja sijoittamalla kentät kyseiselle vastaanottajalle.

Värikoodausten avulla tunnistat helposti kutakin osallistujaa vastaavat kentät.

 

Jos käytät tekstitunnisteita, tunniste sisältää argumentin (esim. :signer1), joka yhdistää kentän allekirjoittajan järjestyslukuun.

Jotta edes voit määrittää työnkulkuja, ominaisuuden on oltava käytössä.

Siirry kohtaan Tiliasetukset > Yleiset asetukset > Mukautetun lähetyksen työnkulut ja ota Ota työnkulun suunnittelutoiminto järjestelmänvalvojien käyttöön.

Kun tämä on käytössä, kaikilla tili- ja ryhmätason ylläpitäjillä on pääsy työnkulun suunnittelijaan hallintavalikossaan.

  • Ryhmien hallinnoijat voivat luoda työnkulkuja niille ryhmille, joihin heillä on hallinnollinen toimivalta.
  • Tilitason järjestelmänvalvojat voivat luoda työnkulun paitsi mille tahansa ryhmälle myös organisaation laajuisia työnkulkuja.
Tilillä näytettävien työnkulkujen määrittäminen

  • Kun tämä asetus on käytössä, Mukautetut työnkulut on saatavana Työnkulut-välilehdeltä.
  • Kun asetus on poistettu käytöstä, Mukautetut työnkulut -vaihtoehto ei ole saatavana.
Ota käyttöön käyttöoikeus vs. ota pois käytöstä

Jos halutaan ottaa käyttöön vaihtoehto luoda työnkulkuja Vain minä -käyttöalueella, työnkulun suunnittelijan on oltava käytössä kaikille käyttäjille. Jos työnkulut eivät ole käytössä kaikille käyttäjille, ne voidaan liittää vain ryhmiin tai koko organisaatioon.

Siirry kohtaan Tiliasetukset > Yleiset asetukset > Mukautetut lähetystyönkulut ja ota käyttöön Ota käyttöön työnkulun suunnittelijan käyttöoikeus kaikille käyttäjille.

Ota käyttöön kaikille käyttäjille

  • Kun asetus on käytössä, Mukautetut työnkulut -vaihtoehto on saatavan Työnkulut-välilehdeltä.
  • Kun asetus on poistettu käytöstä, Mukautetut työnkulut -vaihtoehto ei ole käytettävissä.

 

Ota käyttöön käyttöoikeus vs. ota pois käytöstä

Oletuksena muut kuin järjestelmänvalvojakäyttäjät voivat luoda työnkulkuja vain itselleen. Heillä ei ole valtuuksia jakaa työnkulkua ryhmänsä kanssa.

Käyttäjien valtuus jakaa työnkulkuja ryhmille voidaan kuitenkin ottaa käyttöön tilin tai ryhmän tasolla.

Siirry kohtaan Tiliasetukset > Yleiset asetukset > Mukautetut lähetystyönkulut ja ota käyttöön Salli käyttäjien luomien työnkulkujen jakaminen mille tahansa ryhmälle.

Salli käyttäjien jakaa työnkulkuja ryhmäänsä

  • Kun asetus on käytössä, käyttäjät näkevät ryhmävalitsimen pudotusvalikon vaihtoehtona sille, kuka voi käyttää työnkulkua.
  • Kun asetus on poistettu käytöstä, ryhmävalitsimen pudotusvalikko ei näy käyttöliittymässä.
Salli jakaminen

Tilit, jotka haluavat tiukasti valvoa tiettyjä työnkulkuja kaikkien asiakirjojensa osalta ja virtaviivaistaa prosessia, jossa käyttäjä lähettää mahdollisimman vähän tietoja, voivat täysin määritellä kaikki asiakirjojen työnkulut ja rajoittaa käyttäjien ad hoc -lähetyksiä kokonaan.

Tilit, jotka hyödyntävät Käyttäjiä useissa ryhmissä -vaihtoehtoa, voivat laajentaa määritettäviä vaihtoehtoja ryhmätason asetuksissa, jolloin varmistetaan, että oikeat allekirjoitusvaihtoehdot ja ilmoitusprosessit pannaan tiukasti täytäntöön.

Jos haluat rajoittaa käyttäjien lähettämistä vain hyväksyttyjen työnkulkujen kanssa, siirry kohtaan Tiliasetukset > Yleiset asetukset > Mukautetut lähetystyönkulut ja valitse Ota sopimusten lähettäminen käyttöön vain työnkulkujen avulla.   

Työnkulkujen määrittäminen ainoaksi tavaksi sopimusten lähettämiseen

Yleisten ongelmien virheraportointi

Jotkin vanhan työnkulun ympäristön osat tuottavat uudessa käyttöliittymässä virheitä, mikä johtuu uusimman ympäristön parannetuista säätimistä ja tietoturvallisuudesta. Virheiden havaitsemista on lisätty, jotta kohdatut virheet ja niiden syyt näkyvät entistä helpommin.

Jos uusi lähetystoiminto on otettu tilillä käyttöön, ja käyttäjä käynnistää ongelmallisen työnkulun, hän näkee virheestä ilmoittavan punaisen palkin:

Jos tilillä käytetään oletusarvoisesti perinteistä toimintoa, työnkulku saattaa toimia normaalisti. 

Uusi ympäristö näyttää virheet havaittuina. 

Jos havaitaan useampi kuin yksi ongelma, kaikki havaitut virheet luetellaan.

Jotta työnkulku toimii uuden käyttöliittymän säännöillä, järjestelmänvalvojan on muokattava työnkulkua ja korjattava havaitut virheet:

Klassisen sääntöjoukon mukaan sähköpostimerkkijonot tai niiden erottelu saattavat olla virheellisiä (välilyönnit vs. pilkut esimerkiksi)

Jos näet tämän virheen, hallinnoija tulee tarkistaa, että:

  • Jos sähköpostin kopion vastaanottajien osoitteet on rajattu asianmukaisesti

  • Jokainen määritetty vastaanottajan sähköpostimerkkisarja on rakennettu asianmukaisesti
    • (esim. name@domain.tld)
  •  
    • Uusi ympäristö hyväksyy pilkkujen ja puolipisteiden käytön

Nykyaikainen käyttöliittymä edellyttää, että Työnkulun suunnittelijan Asiakirjat-sivulla olevien asiakirjojen nimet ovat yksilölliset.

Katso tämän virheen lisätiedot tästä

Hallinnoija voi liittää työnkulkua suunnitellessaan asiakirjamallin, jonka käyttöoikeusalue on rajallinen.

Kun käyttöoikeusalueen ulkopuolinen käyttäjä yrittää ladata työnkulun, asiakirjan liittäminen epäonnistuu ja aiheuttaa tietoturvarikkomuksen.

Hallinnoija voi esimerkiksi luoda uuden asiakirjamallin, jonka ominaisuudet sallivat käytön ainoastaan omistajalle.Järjestelmänvalvoja voi liittää kyseisen asiakirjan työnkulkuun, koska hän on asiakirjan omistaja. 

Muut käyttäjät ovat asiakirjan käyttöoikeusalueen ulkopuolella.

Kun tämä virhe tapahtuu, järjestelmänvalvojan on muutettava liitetyn asiakirjamallin ominaisuuksia.

Katso mallin ominaisuuksien tarkistus- ja muuttamisohjeet tästä

 Adobe

Pyydä apua nopeammin ja helpommin

Oletko uusi käyttäjä?

Adobe MAX 2024

Adobe MAX
Luovuuskonferenssi

14.–16.10. Miami Beach ja verkossa

Adobe MAX

Luovuuskonferenssi

14.–16.10. Miami Beach ja verkossa

Adobe MAX 2024

Adobe MAX
Luovuuskonferenssi

14.–16.10. Miami Beach ja verkossa

Adobe MAX

Luovuuskonferenssi

14.–16.10. Miami Beach ja verkossa