Tilien hallinnoijat voivat luoda työnkulkuja koko tililleen tai vain tilillään oleville tietyille ryhmille.
Ryhmien hallinnoijat voivat luoda työnkulkuja ryhmille, joihin heillä on hallinnollinen toimivalta.
Jos käyttäjätason käyttöoikeus myönnetään, kaikki käyttäjät voivat luoda omia henkilökohtaisia työnkulkujaan ja halutessaan jakaa ne siihen ryhmään, johon he kuuluvat.

Työnkulkuihin pääsee valitsemalla ylimmän navigointipalkin Työnkulut-välilehden.

Näkyviin tulee luettelo kaikista olemassa olevista työnkuluista, joihin käyttäjällä on pääsy.
Aloita uuden työnkulun määrittäminen valitsemalla Luo työnkulku.

Kun työnkulku avautuu, näet värillisellä pisteellä varustetun Työnkulun suunnittelija -otsikkopalkin, jonka vasemmassa osassa on työnkulun nimi (esim. Uusi työnkulku). Työnkulun nimen vieressä oleva piste osoittaa, onko työnkulku luonnos/epäaktiivisessa tilassa (harmaa piste) vai aktiivinen (vihreä piste).

Valintapalkin oikealla puolella sijaitsevat työnkulun säätimet:

Kloonaa työnkulku - Tämän avulla voit luoda kloonin olemassa olevasta työnkulusta uudella nimellä.
Poista työnkulku - Tämä poistaa työnkulun tilinäkymästä.
Sulje - Sulkee työnkulun. Saat varoituksen tallentamattomista muutoksista.
Tallenna- Tallentaa kaikki työnkulun muutokset.
Aktivoi/Deaktivoi - Napsauta aktivoidaksesi (tai deaktivoidaksesi) työnkulun.
- Kun se on aktivoitu, työnkulku näkyy työnkulkuluettelossa Aktiivinen-tilassa ja on käyttäjän/ryhmän/organisaation käytettävissä (laajuuskonfiguraatiosta riippuen).
- Kun työnkulku on deaktivoitu, se on Luonnos-tilassa, ja sitä voi käyttää vain omistaja tai järjestelmänvalvoja.

Työnkulkua luotaessa on määritettävä seuraavat tiedot:

Työnkulun tiedot – Määritä itse työnkulku: nimeä se, anna sen käyttäjille mukautetut ohjeet ja myönnä oikeudet sen käyttöön.
Sopimuksen tiedot – Määritä ja mukauta Lähetä-sivulla olevat sopimuksen tiedot.
Vastaanottajat – Luo reititys lisäämällä vastaanottajat (allekirjoittajat ja hyväksyjät) tarvittavassa allekirjoitusjärjestyksessä.
Sähköpostiviestit – Määritä allekirjoitusprosessin eri vaiheissa eri osanottajille lähetettävät sähköpostiviestit.
Dokumentit – Määritä työnkulkuun sisällytettävät dokumentit
Lähettäjän syöttökentät – Määritä kentät, joita lähettäjät voivat käyttää tietojen syöttämiseen sopimusta lähetettäessä. Syötetyt tiedot lisätään sopimukseen, ennen kuin se lähetetään allekirjoittajille ja hyväksyjille.

Pakolliset kentät on merkitty punaisella tähdellä.

Huomautus:

Mukautetussa työnkulussa määritetyt asetukset ja ominaisuudet ohittavat kaikki ryhmä-/tilitason asetukset. Tämä koskee kaikkia työnkulun määritettävissä olevia elementtejä.

Esimerkiksi jos ryhmätason asetus asiakirjan vanhentumiselle on viisi päivää ja työnkulkumallissa määritetään kolmen päivän valmistumisen määräaika, sopimus vanhenee kolmen päivän kuluttua.

Työnkulun suunnittelija avautuu, ja Työnkulun tiedot -paneeli avautuu näytölle:
Anna Työnkulun tiedot -sivulla seuraavat tiedot:
- Työnkulun nimi – Anna työnkulun nimi. Tämä nimi näkyy Työnkulun suunnittelija -bannerissa, avattavassa Käytä työnkulkua -valikossa Aloitus-sivulla ja Lähetä-sivun yläosassa, kun työnkulkua käytetään sopimuksen lähettämiseen.
- Ohje lähettäjälle – Anna työnkulun käyttöohjeet. Nämä ohjeet näkyvät Lähetä-sivun ylälaidassa, kun työnkulkua käytetään sopimuksen lähettämiseen.
Huomautus:

Ohjeet voidaan antaa käyttämällä HTML-tunnisteita. Ohjeosiossa voidaan käyttää seuraavia HTML-tunnisteita ja niiden määritteitä: , , , , , <ul>, <ol>, <li>, <img src=”fully qualified path”> ja <a href=”fully qualified path”>.

Jos aiot käyttää src- tai href-polkuja, polut on sallittava erikseen. Lähetä URL-osoitteet Customer Success teamille.
- Kuka voi käyttää tätä työnkulkua - Määritä, kuka voi käyttää työnkulkua. Vaihtoehtoja ovat:
 
 Vain minä - Työnkulku on saatavana vain työnkulun luojalle.
 
 "Vain minä" on käytettävissä vain, kun kaikille käyttäjille on myönnetty pääsy mukautettuihin työnkulkuihin.
 
 Käyttäjillä, joilla on pääsy useisiin ryhmiin, on mahdollisuus valita, mille ryhmälle työnkulku annetaan saatavaksi.
 
 Valittu ryhmä - Pudotusvalikkokenttä, joka näyttää jokaisen ryhmän, joihin luojalla on käyttöoikeus.
 
 Kun Käyttäjiä useissa ryhmissä -toiminto on otettu tilillä käyttöön, käyttäjät voivat luoda työnkulkuja mille tahansa ryhmälle, jonka jäseniä he ovat.
 
 Työnkulut voidaan liittää vain yhteen ryhmään. Ryhmävalitsin Lähetys-sivulla on poistettu käytöstä.
 
 Jos monta ryhmää tarvitsee pääsyn työnkulkuun, suorita työnkulun testaus loppuun ja kloonaa sitten kopio työnkulusta jokaiselle käyttöoikeuden tarvitsevalle ryhmälle.
 
 Kun ryhmä on valittu, jokainen kyseisen ryhmän jäsen voi käyttää työnkulkua.
 
 Jos mukautettu työnkulun käyttöoikeus on myönnetty kaikille käyttäjille, muut käyttäjät voivat kloonata sopimuksen ja luoda oman versionsa työnkulusta.
 
 Ryhmätason hallinnoijilla on valtuudet muokata työnkulkua, joka on jaettu sellaiseen ryhmään, jossa heillä on hallinnolliset valtuudet. (Tilitason ylläpitäjillä on myös valtuudet muokata ryhmän jaettua työnkulkua, koska heillä on valtuudet kaikkiin ryhmiin.)
 
 Kuka tahansa käyttäjä organisaatiossani - Jokainen Acrobat Sign -tilin käyttäjä voi käyttää työnkulkua.
 
 Tilitason työnkulut voidaan lähettää mistä tahansa ryhmästä, jonka jäsen lähettäjä on.
 
 Tilitason järjestelmänvalvojat voivat muokata mitä tahansa organisaatiotasolla jaettua työnkulkua.
Alla on esimerkki Työnkulun tiedot -sivusta:

Valitse vasemmasta palkista Sopimuksen tiedot.

Huomautus:

Huomaa, että joidenkin kenttien otsikoita voidaan muokata, minkä kynäkuvake osoittaa.

Napsauttamalla kynäkuvaketta voit syöttää mukautetun tunnisteen, joka näkyy Lähetä -sivulla, kun työnkulkua käytetään sopimuksen luomiseen. Tämän avulla voit nimetä kenttiä uudelleen, jotta käyttäjät voivat käyttää sisäistä terminologiaa. Mukautetut tunnisteet voivat olla enintään 100 merkkiä.

Jos haluat palauttaa alkuperäisen tunnuksen, napsauta kumoamispainiketta .

Esimerkiksi Sopimuksen nimi voidaan nimetä uudelleen Suostumukseksi:
Määritä ne sopimustiedot, joilla Lähetys-sivu tulisi täyttää
- Sopimuksen nimi – Kirjoita sopimuksen nimi. Tämä nimi näkyy Lähetä-sivulla, kun työnkulkua käytetään sopimuksen lähettämiseen sekä "Allekirjoita/Hyväksy"-sähköpostiviestin otsikossa.
- Viesti – Kirjoita vastaanottajille lähetettävä viesti. Tämä viesti näkyy Lähetä-sivulla, kun työnkulkua käytetään sopimuksen lähettämiseen.
- Kopio – Anna tarvittaessa kopion saajien sähköpostiosoitteet. Sähköpostiosoitteet on eroteltava pilkuin tai puolipistein
  
  Pienin – Määritä kopion saavien sähköpostiosoitteiden minimimäärä.
  
  Suurin – Määritä kopion saavien sähköpostiosoitteiden maksimimäärä.
  
  Muokattava – Ota tämä asetus käyttöön, jos haluat antaa lähettäjien muokata työnkulun kopion saavien vastaanottajien sähköpostiosoitteita Lähetä-sivulla.
- Vastaanottajan kieli – Tämän toiminnon avulla lähettäjä voi määrittää vastaanottajan kielen. Tämä asetus määrittää, näytetäänkö kielen valitsin Lähetä-sivulla vai ei, ja jos näytetään, mikä oletuskieli pitäisi näyttää.
  
  Jos Älä näytä kielenvalitsinta on valittu, käytetään tilin/ryhmän tasolla määritettyä vastaanottajan oletuskieltä.
- Lähetysvalinnat
  
  Aseta ladatun PDF-tiedoston avaava salasana – Ota tämä asetus käyttöön, jos haluat sallia, että lähettäjä määrittää salasanan ladattua PDF-tiedostoa varten.
  
  Pakollinen – Ota tämä asetus käyttöön, jos haluat aina vaatia salasanaa ladattua PDF-tiedostoa varten. Jos tämä asetus on käytössä, lähettäjät eivät voi poistaa sitä käytöstä Lähetä-sivulla, vaan heidän on annettava salasana.
  
  Valmistumisen määräpäivä – Ota tämä asetus käyttöön, jos haluat sallia valmistumisen määräpäivän määrityksen Lähetä-sivulla.
  
  päivää aikaa sopimuksen viimeistelemiseen – Valitse oletusmäärä päiviä, jossa vastaanottajien on suoritettava allekirjoitusprosessi. Määritettyjen päivien määrää voi aina muokata Lähetä-sivulla.
  
  Salli asiakirjojen muokkaus ennen lähettämistä – Ota tämä asetus käyttöön, jos haluat sallia lähettäjille asiakirjan lomakekenttien muokkaamisen muokkausympäristössä käyttämällä Lähetä-sivun Esikatsele ja Lisää allekirjoituskenttiä -vaihtoehtoa.
  
  Ota muokkaus oletuksena käyttöön – Ota tämä asetus käyttöön, jos haluat, että Lähetä-sivun Esikatsele ja Lisää allekirjoituskenttiä -asetus on oletusarvoisesti käytössä.
Alla on esimerkki Sopimuksen tiedot -sivusta:

Napsauta vasemmasta sivuvalikosta Vastaanottajat avataksesi Vastaanottajien reititys -osion
Vastaanottajien reititys -osassa voit määrittää vastaanottajat ja reititysjärjestyksen vaatimustesi mukaan. Voit luoda hyvin monimutkaisia työnkulkuja, joissa on sarjoittaisia, rinnakkaisia, hybridejä tai sisäkkäisiä hybridejä reitityksiä. Seuraavat ohjeet havainnollistavat vastaanottajien reititystoimintoa.
- Jos haluat lisätä toisen vastaanottajan ennen olemassa olevaa vastaanottajaa tai sen jälkeen, toimi seuraavasti:
  
  Napsauta Lisää-kuvaketta .
  
  Valitse käytettävä rooli (kaikki tilillä käytettävissä olevat roolit ovat saatavana).
- Voit määrittää rinnakkaisen haaran napsauttamalla vastaanottajan yläpuolella olevaa lisäyskuvaketta ja valitsemalla Rinnakkaiset haarat.
- Jos haluat poistaa vastaanottajan, siirrä kohdistin vastaanottajan kuplan päälle ja valitse poistokuvake.
- Jos haluat mukauttaa vastaanottajaa, vie kohdistin kuplan päälle ja napsauta muokkaa-kuvaketta.
Kun muokkaat vastaanottajaa, voit määrittää seuraavat asiat:
- Vastaanottajan selite – Mukauta vastaanottajan selite. Voit esimerkiksi muuttaa oletusarvoisen Vastaanottaja-selitteen Ostaja-selitteeksi.
  
  Vastaanottajien tunnusten on oltava yksilöllisiä työnkulun sisällä.
- Vastaanottaja – Kirjoita vastaanottajan oletussähköpostiosoite.
- Lisää vastaanottajaryhmä – Valitse tämä painike, jos haluat lisätä uudelleenkäytettävän vastaanottajaryhmän käytettävissäsi olevien vastaanottajaryhmien luettelosta.
- Merkitse vastaanottajaryhmäksi – Kun tämä on valittuna, Vastaanottaja -kentässä olevista osoitteista luodaan vastaanottajaryhmä normaalin vastaanottajan sähköpostitietueen sijaan. Vastaanottajaryhmä voidaan jättää tyhjäksi tai täyttää joko yhdellä tai usealla Sähköposti-kentästä poimitulla (pilkuilla erotetulla) sähköpostiosoitteella.
- Tämä vastaanottaja on lähettäjä – Kun tämä on valittu, lähettäjä lisätään vastaanottajaksi.
- Pakollinen – Ota asetus käyttöön, jos vastaanottajalta vaaditaan allekirjoitus.
- Muokattava – Jos tämä asetus on käytössä, lähettäjä voi päivittää tämän vastaanottajan sähköpostiosoitteen Lähetä-sivulla.
- Lisää yksityinen viesti– Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat lähettää vastaanottajalle yksityisen viestin. Yksityisviestit lisätään vastaanottajan sähköpostiviestiin (yleisen viestin lisäksi) ja sähköiselle allekirjoitussivulle.
- Rooli – Päivitä vastaanottajan rooli (allekirjoittaja, hyväksyjä, lomakkeen täyttäjä jne.).
- Todennus – Valitse, mikä henkilöllisyyden todennustapa allekirjoittajalta vaaditaan. Vain käytössä olevat vaihtoehdot ovat näkyvissä.
  
  Yksivaiheiset todennukset: Ei mitään (sähköposti), Acrobat Sign, sähköpostin kertasalasana.
  
  Kaksivaiheiset todennukset: puhelin, tietoon perustuva todennus, salasana ja henkilöllisyystodistus.
Muista tallentaa tekemäsi vastaanottajamääritykset napsauttamalla Tallenna -painiketta.

Alla on esimerkki Vastaanottajat-kohdan tiedoista ja reitityksestä, jossa molempien allekirjoittajien (ostajan ja myyntijohtajan) ja hyväksyjän (myynnistä vastaavan varajohtajan) selitteet on mukautettu.

Napsauta vasemman palkin Sähköpostiviestit-kohtaa siirtyäksesi Sähköpostiviestit-osioon.
- Sähköpostiviestit-osiossa voit hallita, mitkä sähköpostiviestit lähetetään allekirjoitus- ja hyväksyntäprosessin aikana eri tapahtumien perusteella.
- Voit esimerkiksi määrittää, että ilmoitussähköpostiviestejä lähetetään vastaanottajille ja sähköpostikopion saajille, kun jokin sopimus peruutetaan.
Valitse sähköposti-ilmoituksen käynnistävien tapahtumien valintaruudut ja Tallenna määritys.

Siirry Asiakirjat-osioon valitsemalla vasemmasta sivuvalikosta Asiakirjat.
Dokumentit-osassa voit määrittää seuraavat asiat:
- Asiakirjan otsikko – Kirjoita asiakirjan otsikko. Tämä otsikko näkyy Lähetys-sivun Asiakirjat-alueella.
- Tiedostot – Napsauttamalla Lisää tiedosto -kuvaketta voit liittää asiakirjan Acrobat Sign -mallikirjastostasi. Tämä dokumentti liitetään automaattisesti, kun käytät tätä työnkulkua
  
  Jos mitään tiedostoa ei valita, työnkulku antaa lähettäjälle mahdollisuuden tiedoston lisäämiseen sopimusta lähetettäessä
  
  Jos asiakirja on merkitty pakolliseksi, se liitetään sopimukseen automaattisesti, kun työnkulku aloitetaan
  
  Poista tiedosto – Jos liität väärän tiedoston, voit poistaa sen napsauttamalla tiedoston nimen vieressä olevaa poistokuvaketta (X)
- Dokumentin nimi – Anna dokumentille mielekäs nimi, jolla lähettäjä pystyy tunnistamaan sen. Oletusarvoisesti lähetetyn kirjastodokumentin nimi on käytössä, mutta se voidaan korvata
- Pakollinen – Määrittää, onko dokumentti pakollinen
- Lisää dokumentti – Napsauttamalla Lisää dokumentti -painiketta voit lisätä rivejä muita dokumentteja varten
  
  Asiakirjojen nimien on oltava yksilöllisiä arvoja
- Poista rivi – Napsauttamalla rivinpoistopainiketta (X) voit poistaa kokonaisen rivin
Huomautus:

Kun Acrobat Sign -malli liitetään työnkulkuun, käyttäjät näkevät vain mallit, jotka on määritetty samaan ryhmään kuin työnkulku sekä mallit, jotka on määritetty organisaatiolle (tilitason mallit). Tämä johtuu työnkulun (yksi yhteen) suhteesta ryhmiin. (Sekä siitä, että kaikki ryhmät perivät tilitason mallit.)

Tämä on erilainen kokemus kuin silloin, kun käyttäjä, jolla on jäsenyys useissa ryhmissä (yksi moneen), tarkastelee mallikirjastoaan. Koska käyttäjä voi käyttää eri ryhmiä, hän voi tarkastella kaikkia kyseisiin ryhmiin liittyviä malleja.
Näin ei kuitenkaan ole, jos työnkulku on rajattu koskemaan vain yhtä ryhmää.
Alla on esimerkki määritetystä Asiakirjat-osasta:

Avaa Lähettäjän syöttökentät -osa valitsemalla vasemmasta sivuvalikosta Lähettäjän syöttökentät.

Nämä syöttökentät määritetään niin, että ne muodostavat liitettävissä dokumenteissa määritetyt lomakekentät (osana työnkulun rakennetta tai lähettäjän lähettämää tiedostoa).

Lähettäjä voi näiden kenttien avulla täyttää sisällön valmiiksi ennen sopimuksen lähettämistä vastaanottajalle.
Valitse Lähettäjän syötekentät -paneelista Lisää kenttä
Määritä sitten jokaisen lisätyn rivin osalta seuraavat asiat:
- Kentän otsikko – Anna kentän otsikko. Tämä arvo näkyy Lähetä-sivulla lähettäjän apuna
- Dokumenttikentän nimi – Anna liitetyssä kirjastodokumentissa olevalle kentälle nimi
  
  Tässä annetun kentän nimen on vastattava dokumentissa olevan lomakekentän nimeä
- Oletusarvo – Anna tarvittaessa oletusarvo.
- Pakollinen – Ota tämä asetus käyttöön, jos tälle kentälle on annettava arvo ennen sopimuksen lähettämistä
- Muokattava – Ota tämä asetus käyttöön, jos haluat sallia, että sopimuksen lähettäjä muokkaa oletusarvoa
- Napsauttamalla rivinpoistopainiketta (X) voit poistaa kokonaisen rivin
Alla on esimerkki Lähettäjän syöttökentät -sivusta: