La page des paramètres Bio-Pharma d’Adobe Sign est disponible pour le niveau de service Enterprise.

Description de la fonction

La page Paramètres Bio-Pharma contient les éléments de signature importants obligatoires pour les entreprises désireuses de se conformer à la réglementation 21 CFR Part 11 de la FDA :

 

Pour faire apparaître cette page dans votre compte Enterprise, contactez le support technique ou votre responsable clientèle.


Utilisation

La page des paramètres Bio-Pharma peut être configurée au niveau du compte ou au niveau du groupe.

Une fois les paramètres configurés, tous les accords correspondants s’appliquent à ce qui est requis lors d’une signature.

Les expéditeurs n’ont pas besoin de modifier leur façon de faire, car les paramètres sont pris en compte lors du processus de signature.


Authentification d’identité imposée

L’authentification d’identité exige une seconde authentification des signataires chaque fois qu’une signature est apposée.

Lorsque l’on clique sur un champ de signature, une demande d’authentification apparaît.  Il existe deux options possibles :

  • L’authentification téléphonique : un SMS qui fournit un code à cinq chiffres que le signataire doit saisir avant d’ajouter sa signature
  • L’authentification Adobe Sign : une requête de fournir le mot de passe Adobe Sign du signataire
    • L’authentification Adobe Sign doit être activée par l’équipe de support technique ou par votre responsable clientèle.
phone_auth


Motifs de la signature

Lorsque la fonction Motif de la signature est activée, le signataire est invité à fournir le motif pour lequel il signe immédiatement après avoir saisi, dessiné ou téléchargé son image de signature.

La signature s’affiche dans un nouveau panneau avec deux possibilités :

  • Un champ de texte libre dans lequel le signataire peut saisir un motif personnalisé
  • Une liste déroulante de motifs acceptables (tels que définis dans Adobe Sign)
reason_pick-list

Remarque :

Lorsque les deux options sont activées, la liste déroulante comporte un élément de ligne permettant la saisie d’un motif personnalisé (comme illustré ci-dessus).


Options de configuration

La page des paramètres Bio-Pharma ne dispose pas d’options configurables. Elle apparaît ou n’apparaît pas.

Les options de configuration individuelles disponibles pour les deux fonctions sont décrites en détail dans leurs pages respectives :

 

Toutefois, voici quelques recommandations générales pour les clients souhaitant se conformer à la réglementation 21 CFR Part 11 de la FDA :

 

Conditions préalables

Pour que l’authentification d’identité imposée fonctionne, le signataire doit s’identifier via une des deux solutions ci-dessous :

  • l’authentification téléphonique (SMS)
  • l’authentification Adobe Sign

La méthode d’authentification est définie sur la page Paramètres d’envoi dans la section Méthodes d’authentification de l’identité.

 

Recommandations générales

Avec les conditions préalables ci-dessus à l’esprit, les Méthodes générales d’identité générales ci-dessous sont recommandées.

Ces paramètres garantissent que l’authentification d’identité imposée est appliquée à toutes les transactions, et que les agents d’envoi ne puissent pas désactiver la fonction.

    

Méthodes d’authentification de l’identité

  • Exiger des expéditeurs qu’ils spécifient l’une des méthodes d’authentification autorisées pour les destinataires : activer
    • Vous souhaitez exiger des destinataires qu’ils s’identifient.
  • Autoriser les méthodes d’authentification d’identité suivantes pour les destinataires : l’authentification téléphonique
    • La plupart des destinataires externes peuvent être amenés à avoir un téléphone qui prend en charge l’authentification par SMS.
    • En général, on ne sait pas si le destinataire possède un compte Adobe Sign avec lequel il puisse s’identifier.
  • Par défaut, utilisez la méthode d’authentification suivante : l’authentification téléphonique
    • Pour les raisons données ci-dessus.
  • Autoriser les expéditeurs à modifier la méthode d’authentification par défaut : désactiver
    • Cela garantit une expérience cohérente pour les signataires.

 

Authentification d’identité pour les destinataires internes

  • Autoriser différentes méthodes d’authentification d’identité pour les destinataires internes : activer (probable)
    • Activez cette option si les signataires internes disposent d’un compte Adobe Sign.
  • Activer la méthode d’authentification d’identité suivante pour les destinataires : authentification Adobe Sign
    • L’authentification avec la connexion à Adobe Sign est plus sûre que la solution par SMS.
  • Par défaut, utilisez la méthode suivante : authentification Adobe Sign
  • Autoriser les expéditeurs à modifier la méthode d’authentification par défaut : désactiver
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Activation et désactivation

L’accès à la page des paramètres Bio-Pharma doit être activé par le support technique ou par votre responsable clientèle.

 

Dès que la page est active au niveau du compte, tous les paramètres de la page Bio-Pharma peuvent être activés au niveau du compte par l’administrateur du compte Adobe Sign.

Les paramètres au niveau du groupe sont autorisés et remplaceront les valeurs au niveau du compte.

 

Pour accéder aux options, accédez à : Compte > Paramètres du compte > Paramètres Bio-Pharma

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