Veri yönetiminin, tamamlanan sözleşmelerin Adobe Sign sistemlerinden otomatik olarak silineceği şekilde yapılandırılması


Veri Yönetimi/Veri Saklama Konusuna Genel Bakış

Adobe Sign, hesap etkin olduğu sürece varsayılan olarak hizmet dahilindeki tüm müşteri belgelerini güvenle saklar.

Müşteri, sözleşmeleri açık bir şekilde silmek için harekete geçene kadar işlem bilgileri sistemde kalır.

  • Adobe Sign hizmeti, veri güvenliği ve kullanılabilirliğine yönelik PCI DSS 3.0, HIPAA, SOC 2 Type II ve ISO 27001 gibi pek çok sektör standardıyla uyumludur.
Not:

Bir Müşterinin Adobe Sign lisansının süresinin dolması veya sonlandırılmasının ardından Adobe; Müşterinin sözleşmelerini, denetim raporlarını veya diğer Müşteri verilerini saklama yükümlülüğü altında değildir.

Ancak Adobe bu tür verileri saklarsa veriler Müşterinin etkin bir Adobe Sign lisansına sahip olduğu sırada tanımlanan saklama ilkelerine uygun olarak silinir.

Sözleşme kayıtlarını kendi sistemlerinde saklamayı tercih eden ve orijinal belgeleri Adobe Sign sistemlerinden silmek isteyen müşteriler için Adobe Sign'ın işlemi ne kadar süre saklaması gerektiğini belirten bir "saklama politikası" tanımlanabilir ve bu süre dolduktan sonra sözleşmeyi (ve isteğe bağlı olarak destekleyici denetimi/kişisel verileri) Adobe Sign'dan otomatik olarak silebilir.

Saklama kuralları, yönetici menüsünün Data Governance (Veri Yönetimi) bölümünde hesap düzeyinde bir yönetici tarafından tanımlanır.

  • Grup düzeyindeki yöneticiler, saklama kurallarını oluşturma veya devre dışı bırakma yetkisine sahip değildir
  • Hesap düzeyindeki ayarlar, hesaptaki tüm gruplar tarafından varsayılan değer olarak devralınır
    • Hesap düzeyi ayarından farklı olmaları durumunda gruplar tek tek yapılandırılmalıdır
    • Grup düzeyindeki ayarlar, hesap düzeyindeki ayarları her zaman geçersiz kılar
Veri Yönetimine gidin

Belgeler/dosyalar/ekler - Sözleşmeler - İşlemler

  • Belgeler/dosyalar/ekler, Adobe Sign sistemine yüklenen ayrı dosyalardır. Sözleşmeyi oluşturan malzemelerdir.
  • Sözleşmeler, Adobe Sign'ın yüklenen dosyalardan oluşturduğu ve alıcıların doldurduğu ve/veya imzaladığı müşteriye yönelik nesnelerdir. "Sözleşme", hem imza alma sürecindeki nesneyi hem de oluşturulan son PDF'yi tanımlamak için kullanılan terimdir.
  • İşlemler, Sözleşmeyi ve süreç sırasında sözleşme için/sözleşme tarafından oluşturulan ilgili tüm günlük kayıtlarını ve belgeleri kapsar. (ör. denetim raporları, kimlik doğrulama sonuçları, alan düzeyi veri .csv sayfaları)

 

Kural - RuleID

Kural terimi (bu makale bağlamında) önceden belirlenmiş bir işlemi tanımlar. Bu durumda, bir sözleşmenin Adobe Sign sisteminden ne zaman silineceğini yöneten işlemdir. Başka bir nesneye (bu durumda sözleşmelere) değişken bir koşulu (sözleşmenin ne zaman silineceği) uygulama fikrini ifade etmek için kullanılan genel bir terimdir.

RuleID terimi, yapılandırılmış belirli bir kuralı açıklamak için kullanılır. Bir kural oluşturulduğunda, diğer tüm kurallardan ayırt edilebilmesi için kurala benzersiz bir ID (yani RuleID) atanır. Yapılandırılan ruleID, sözleşmeyle ilişkili olan değişmez nesnedir

 

Sözleşme İçin Sonlandırma Durumu

Sözleşme "sonlandırma durumuna" ulaştığında saklama kuralları tetiklenir.

Sözleşmenin tamamlanması için alıcıların başka bir işlem gerçekleştirmesine gerek kalmadığında sözleşme sonlandırma durumuna ulaşır.  Üç sonlandırma durumu vardır:

  • Tamamlandı: Sözleşmenin tüm alıcılarla ilgili tüm işlemleri başarıyla tamamladığında elde edilir.
  • İptal Edildi: İptal edilen sözleşmeler, açık bir işlem ile durdurulmuştur. Bu işlem birkaç kaynaktan gelebilir:
    • Gönderici tarafından iptal edilir
    • Alıcı tarafından reddedilir
    • Alıcı kimlik doğrulama hatası nedeniyle başarısız olur
    • Sistem hatası nedeniyle başarısız olur
  • Süresi Doldu: Tanımlanan süre içinde eylemsizliğe bağlı olarak son kullanma tarihine ulaşan sözleşmelerdir.


Nasıl çalışır?

Sözleşme sonlandırma durumuna girdiğinde:

  • Adobe Sign, sözleşmeyi oluşturan kullanıcının grup düzeyindeki saklama kurallarını kontrol eder (sözleşme, sonlandırma durumuna geldiğinde kullanıcının dahil olduğu grup)
    • Uygulanmakta olan grup düzeyinde bir kural yoksa hesap düzeyindeki kural kullanılır
    • Hesap düzeyindeki kural da tanımlanmamışsa saklama kuralları tanımlanmaz ve sözleşmeye bir silinme tarihi atanmaz

 

Sözleşmeye bir saklama kuralı uygulanırsa:

  • Sözleşmenin kural parametreleri uyarınca silinmesi planlanır
  • Silme işlemi sırasında doğru kuralın uygulanmasını sağlamak için uygulanan kuralın RuleID'si işlemle ilişkilendirilir

 

Sonlandırma durumuna gelen sözleşme, belirlenen silme zamanına kadar bekletilir.

  • Silme işlemine kalan gün sayısı değişmez. 
    • Örneğin: 14 gün tanımlanmışsa sözleşmenin sonlandırma durumuna gelmesinden tam olarak 14 gün (saniyesine kadar) sonra silme işlemi tetiklenir

 

Silme zamanı geldiğinde Adobe Sign kuralın Devre dışı olup olmadığını belirlemek için RuleID'yi kontrol eder

  • Kural Devre dışıysa herhangi bir işlem yapılmaz
  • Kural Devre dışı bırakılmamışsa sözleşme silinir
    • Denetim raporunu ve kişisel bilgileri (PII) silme seçeneği etkinse bu belgeler için tanımlanan zaman aralığına göre aynı işlem geçerlidir
      • Resmi Kurum Kimliği kimlik doğrulama yöntemini kullanan hesaplar, kişisel bilgilerin bir parçası olarak imzalayan kimliği raporunu (alınmışsa) siler


Yapılandırma

Saklama kurallarını hesap düzeyinde yapılandırma

Öncelikle hesap düzeyindeki saklama işlemini (varsa) yapılandırın.

Tüm gruplar hesap düzeyindeki ayarları otomatik olarak devralır. Böylece amacınız tüm gruplar için tek bir politika uygulamaksa bu hedefe ulaşılmış olur:

  • Account > Account Settings > Data Governance (Hesap > Hesap Ayarları > Veri Yönetimi) alanına gidin
  • Artı simgesini tıklatın
Kural oluşturun

Create Retention Rule (Saklama Kuralı Oluştur) penceresinde şunlar görüntülenir:

  • Sözleşmenin sonlandırma durumuna geldikten sonra kaç gün saklanacağını tanımlayın
    • Minimum değer 1 gündür
    • Maksimum değer 5475 gündür (15 yıl)
  • İsteğe bağlı olarak sözleşme denetim kaydı ve sözleşmeye dahil olan tarafların ilgili kişisel bilgileri için bir saklama süresi belirleyin
    • Denetim kaydı ve kişisel bilgiler, en az sözleşmenin saklandığı süre kadar ve mümkünse daha uzun süre saklanmalıdır
    • Bu seçenek etkinleştirilmezse denetim kaydı ve kişisel bilgiler, başka bir yöntemle (ör. GDPR silme) silinene kadar saklanır
Saklama kuralı oluştur

İlk kural (yığının en üst kısmında bulunan ve Bitiş Tarihi olmayan) uygulanan geçerli kuraldır.  Aynı anda herhangi bir grup için yalnızca bir kural uygulanabilir.

Yeni bir kural oluşturulmuşsa:

  • Yeni kural, uygulanan geçerli kural haline gelir
    • Yeni kural, kuralın oluşturulduğu Başlangıç Tarihi ile birlikte ve Bitiş Tarihi olmadan listenin en üst kısmına eklenir
  • Yeni kural oluşturulduğunda önceden mevcut olan ve aktif olarak uygulanan bir kural varsa:
    • Önceden mevcut olan kuralın, yeni sonlandırma durumuna gelmiş sözleşmeler için uygulanması sona erer
    • Önceden mevcut olan kural, yeni (geçerli) kuralın hemen altına gelecek şekilde listede aşağı taşınır
    • Önceden mevcut olan kurala, yeni (geçerli) kuralın Başlangıç Tarihi ile uyumlu olan bir Bitiş Tarihi değeri otomatik olarak uygulanır
Yeni Kural


Saklama kurallarını grup düzeyinde yapılandırma

Grup düzeyinde saklama kurallarını yapılandırarak, gruptaki geçerli kullanıcılar için devralınan hesap düzeyindeki kuralları geçersiz kılarsınız.

Bir kullanıcı, sözleşmeler devam ederken başka gruba geçecek olursa bu grupta sonlandırma durumuna giren tüm sözleşmeler için yeni grubun saklama kuralları geçerli olur.

Sözleşmeyi oluşturan kullanıcıyı yeni bir gruba taşımadan önce bir saklama kuralına sahip olan ve sonlandırma durumunda olan sözleşmelerde, uygulanan kuralın silme işleminden önce devre dışı bırakılmaması koşuluyla bu kuralın silme tarihi uygulanacaktır.

 

Yukarıdakiler dikkate alınarak, grup düzeyinde saklama kurallarının yapılandırılması yalnızca iki şekilde farklılık gösterir:

Bir grubun veri yönetimi sekmesine erişmek için:

  • Account > Groups (Hesap > Gruplar) alanına gidin
  • Düzenlemek istediğiniz grubu bir kez tıklatın
  • Group Settings (Grup Ayarları) öğesini seçin
Grup ayarlarına gidin

 

  • Soldaki bölümden Data Governance (Veri Yönetimi) seçeneğini belirleyin
    • Grup düzeyinde saklama kurallarının uygulanmaması, hesap düzeyinde kuralların geçerli olduğunu açıkça gösterir
Grup düzeyinde veri yönetimi

  • Artı simgesini tıklatarak yeni kurallar oluşturun (hesap düzeyinde arabirim için olduğu gibi)
Not:

Kurallar gruplarda oluşturulduktan sonra, grup düzeyindeki bu saklama kurallarına hesap düzeyinde Data Governance (Veri Yönetimi) sekmesinden erişebilirsiniz:

  • Account > Account Settings > Data Governance (Hesap > Hesap Ayarları > Veri Yönetimi) alanına gidin
  • Groups with Retention Rules (Saklama Kurallarına Sahip Gruplar) sekmesini tıklatın
  • Düzenlemek istediğiniz grubun adını bir kez tıklatın
  • View Group Retention Rules (Grup Saklama Kurallarını Görüntüle) seçeneğini belirlediğinizde, grup düzeyinde Data Governance (Veri Yönetimi) sayfası açılır
Grup ayarlarına Hesap düzeyinde veri yönetimi aracılığıyla erişme

Grup düzeyindeki kuralları yapılandırırken Retain all agreements for this group (Bu grubun tüm sözleşmelerini sakla) seçeneği de kullanılabilir.

Bu seçenek, bir grubun hesap düzeyindeki bir saklama kuralını geçersiz kılmasına ve tüm sözleşmeleri (gruptaki kullanıcılar için) süresiz olarak saklamasına olanak tanır.

Tüm sözleşmeleri saklama


Saklama kuralı durumu

Enabled (Etkin): Kural uygulanırken sonlandırma durumuna giren sözleşmeler için hala geçerli olan kurallar

  • Uygulanan geçerli kural her zaman listenin en üst kısmında yer alır ve Bitiş Tarihi içermez

Disabled (Devre dışı): Devre dışı bırakılan kurallar artık uygulanmaz.  Bir sözleşme, devre dışı bırakılmış bir kurala tabiyken sonlandırma durumuna ulaşırsa hedef silme gününde silinmez

  • Devre dışı bırakılan kurallar gri renktedir
  • Devre dışı bırakılan kurallar yeniden etkinleştirilemeyebilir

Expired (Süresi doldu): Süresi dolan kuralların, silinmeyi bekleyen sonlandırma durumunda sözleşmeleri yoktur

  • Örneğin, bitiş tarihi 10 Mart olan 14 günlük bir kural varsa kural kapsamındaki tüm sözleşmeler zaten silindiği için kuralın süresi 24 Mart gününün sonunda dolacaktır

Legacy (Eski): Eski arka uç ayarıyla yönetilen saklama politikasına sahip müşteriler, bu politikanın Eski saklama kuralı olarak yansımasını deneyimleyecektir.

  • Eski kural kapsamında zaten silinmek üzere önceden programlanmış olan sözleşmelere (yeni kurallar uygulamaya koyulmadan önce), eski kuralın silme tarihi uygulanacaktır
Kural Durumları


Kuralları duruma göre filtreleme

Saklama kuralları listesi, tablonun sağ üst köşesindeki "hamburger" simgesi tıklatılarak filtrelenebilir.

Bu seçenek kümesi aşağıdakilere göre filtreleme yapmanızı sağlar:

  • Tüm kurallar: Varsayılan değer
  • Yalnızca etkin olan kurallar
  • Yalnızca devre dışı bırakılan kurallar
  • Yalnızca süresi dolan kurallar

Ayrıca sayfa başına 15, 30 veya 50 kayıt getirme seçeneğine de sahipsiniz.

Kural Filtreleri


Bir kuralı devre dışı bırakma

Dikkat:

Bir kuralın devre dışı bırakılması işlemi geri alınamaz.

Bir kuralın devre dışı bırakılması, kurala tabi olan tüm sözleşmeler için herhangi bir silinme tarihininuygulanmamasına yol açar.

Bu durumda, bu sözleşmelerin GDPR araçları kullanılarak silinmesi gerekir.

Bir kuralı devre dışı bırakmak için:

  • Kuralı seçin
  • Disable (Devre dışı bırak) bağlantısını tıklatın
Bir Kuralı Devre Dışı Bırakma


Silinen Gruplar

Saklama, grup düzeyindeki ayarları temel alır (açık bir şekilde ayarlanır veya hesap düzeyindeki ayarlardan devralınır).

Uygulanan saklama kurallarının gelecekte denetlenebilmesi için kural geçmişinin korunması gerekir.

Bu nedenle GroupID tamamen silinmez. Bunun yerine, gerekli ayarlar korunur ve hesap düzeyindeki yöneticinin Gruplara erişimi üzerinden incelenebilir/düzenlenebilir.

Silinen gruplar, Groups (Gruplar) sayfasında "hamburger" simgesini tıklatarak ve Show Only Deleted Groups (Yalnızca Silinen Grupları Göster) seçeneği belirlenerek görüntülenebilir

Silinen Grupları Göster

Düzenlenecek grubu bir kez tıklatın ve Group Settings (Grup Ayarları) bağlantısını tıklatın.

  • Kurallar, grup etkin olduğunda yapıldığı gibi oluşturulabilir ve devre dışı bırakılabilir
Silinen gruplar


API tabanlı Silme işlemi

İsteğe bağlı saklama özelliği, müşteri yöneticilerinin belgeleri tek tek kaldırmak için Adobe Sign API'sini kullanma imkanına sahip olduğu durumlarda etkinleştirilebilir.

Bu seçeneği etkinleştirmek için Destek ekibiyle iletişime geçin.


Hatırlanması gereken hususlar

  • Sözleşmeler sonlandırma durumuna ulaşırken yalnızca bir kural uygulanabilir
    • Hedef silme tarihi olan sözleşmeler (kural kapsamına göre) olduğu sürece kural etkin kaldığından, birden fazla kural Etkinleştirilebilir
  • Devre dışı bırakılan kurallar yeniden etkinleştirilemeyebilir. Devre dışı bırakma işlemi kalıcıdır
  • Saklama kuralları, sözleşme oluşturulduğunda değil, sonlandırma durumuna girdiğinde uygulanır
  • Uygulanan saklama kuralı, sözleşmeyi oluşturan kullanıcının sözleşme sonlandırma durumuna girdiği sırada bulunduğu grubu temel alır
  • Sözleşme sonlandırma durumuna girdikten sonra bir sözleşmeye uygulanan saklama kurallarını bekleme süresi için düzenlemek mümkün değildir
    • Sözleşmenin silinmesini önlemek için bir kuralı devre dışı bırakabilirsiniz ancak bu, kurala tabi olan ve henüz silinmemiş olan tüm sözleşmelerin silinmesini engeller
  • Bir sözleşmenin denetim raporunu kontrol ederek ve tamamlandığı tarihle çeşitli saklama kurallarınızın tarih aralıklarını karşılaştırarak bu sözleşme için hangi kuralın geçerli olduğunu belirleyebilirsiniz
  • Yükleme yapabileceğiniz maksimum saklama süresi 5475 gündür
Adobe logosu

Hesabınıza giriş yapın