Adobe Acrobat Sign, hesap etkin olduğu sürece varsayılan olarak hizmet dahilindeki tüm müşteri belgelerini güvenle saklar.
Müşteri, sözleşmeleri açık bir şekilde silmek için harekete geçene kadar işlem bilgileri sistemde kalır.
Bir Müşterinin Acrobat Sign lisansının süresinin dolması veya sonlandırılmasının ardından Adobe; Müşterinin sözleşmelerini, denetim raporlarını veya diğer Müşteri verilerini saklama yükümlülüğü altında değildir.
Ancak Adobe bu tür verileri saklarsa veriler Müşterinin etkin bir Acrobat Sign lisansına sahip olduğu sırada tanımlanan saklama ilkelerine uygun olarak silinir.
Sözleşme kayıtlarını kendi sistemlerinde saklamayı tercih eden ve orijinal belgeleri Acrobat Sign sistemlerinden silmek isteyen müşteriler için Acrobat Sign'ın işlemi ne kadar süre saklaması gerektiğini belirten bir "saklama politikası" tanımlanabilir ve bu süre dolduktan sonra sözleşmeyi (ve isteğe bağlı olarak destekleyici denetimi/kişisel verileri) Acrobat Sign'dan otomatik olarak silebilir.
Saklama kuralları, yönetici menüsünün Data Governance (Veri Yönetimi) bölümünde hesap düzeyinde bir yönetici tarafından tanımlanır.
Belgeler/dosyalar/ekler - Sözleşmeler - İşlemler
Kural - RuleID
Kural terimi (bu makale bağlamında) önceden belirlenmiş bir işlemi tanımlar. Bu durumda, bir sözleşmenin Acrobat Sign sisteminden ne zaman silineceğini yöneten işlemdir. Başka bir nesneye (bu durumda sözleşmelere) değişken bir koşulu (sözleşmenin ne zaman silineceği) uygulama fikrini ifade etmek için kullanılan genel bir terimdir.
RuleID terimi, yapılandırılmış belirli bir kuralı açıklamak için kullanılır. Bir kural oluşturulduğunda, diğer tüm kurallardan ayırt edilebilmesi için kurala benzersiz bir ID (yani RuleID) atanır. Yapılandırılan ruleID, sözleşmeyle ilişkili olan değişmez nesnedir
Sözleşme İçin Sonlandırma Durumu
Sözleşme "sonlandırma durumuna" ulaştığında saklama kuralları tetiklenir.
Sözleşmenin tamamlanması için alıcıların başka bir işlem gerçekleştirmesine gerek kalmadığında sözleşme sonlandırma durumuna ulaşır. Üç sonlandırma durumu vardır:
Sözleşme sonlandırma durumuna girdiğinde:
Sözleşmeye bir saklama kuralı uygulanırsa:
Sonlandırma durumuna gelen sözleşme, belirlenen silme zamanına kadar bekletilir.
Silme zamanı geldiğinde Acrobat Sign kuralın Devre dışı olup olmadığını belirlemek için RuleID'yi kontrol eder
Öncelikle hesap düzeyindeki saklama işlemini (varsa) yapılandırın.
Tüm gruplar hesap düzeyindeki ayarları otomatik olarak devralır. Böylece amacınız tüm gruplar için tek bir politika uygulamaksa bu hedefe ulaşılmış olur:
Create Retention Rule (Saklama Kuralı Oluştur) penceresinde şunlar görüntülenir:
İlk kural (yığının en üst kısmında bulunan ve Bitiş Tarihi olmayan) uygulanan geçerli kuraldır. Aynı anda herhangi bir grup için yalnızca bir kural uygulanabilir.
Yeni bir kural oluşturulmuşsa:
Grup düzeyinde saklama kurallarını yapılandırarak, gruptaki geçerli kullanıcılar için devralınan hesap düzeyindeki kuralları geçersiz kılarsınız.
Bir kullanıcı, sözleşmeler devam ederken başka gruba geçecek olursa bu grupta sonlandırma durumuna giren tüm sözleşmeler için yeni grubun saklama kuralları geçerli olur.
Sözleşmeyi oluşturan kullanıcıyı yeni bir gruba taşımadan önce bir saklama kuralına sahip olan ve sonlandırma durumunda olan sözleşmelerde, uygulanan kuralın silme işleminden önce devre dışı bırakılmaması koşuluyla bu kuralın silme tarihi uygulanacaktır.
Yukarıdakiler dikkate alınarak, grup düzeyinde saklama kurallarının yapılandırılması yalnızca iki şekilde farklılık gösterir:
Bir grubun veri yönetimi sekmesine erişmek için:
Kurallar gruplarda oluşturulduktan sonra, grup düzeyindeki bu saklama kurallarına hesap düzeyinde Data Governance (Veri Yönetimi) sekmesinden erişebilirsiniz:
Grup düzeyindeki kuralları yapılandırırken Retain all agreements for this group (Bu grubun tüm sözleşmelerini sakla) seçeneği de kullanılabilir.
Bu seçenek, bir grubun hesap düzeyindeki bir saklama kuralını geçersiz kılmasına ve tüm sözleşmeleri (gruptaki kullanıcılar için) süresiz olarak saklamasına olanak tanır.
Enabled (Etkin): Kural uygulanırken sonlandırma durumuna giren sözleşmeler için hala geçerli olan kurallar
Disabled (Devre dışı): Devre dışı bırakılan kurallar artık uygulanmaz. Bir sözleşme, devre dışı bırakılmış bir kurala tabiyken sonlandırma durumuna ulaşırsa hedef silme gününde silinmez
Expired (Süresi doldu): Süresi dolan kuralların, silinmeyi bekleyen sonlandırma durumunda sözleşmeleri yoktur
Legacy (Eski): Eski arka uç ayarıyla yönetilen saklama politikasına sahip müşteriler, bu politikanın Eski saklama kuralı olarak yansımasını deneyimleyecektir.
Saklama kuralları listesi, tablonun sağ üst köşesindeki "hamburger" simgesi tıklatılarak filtrelenebilir.
Bu seçenek kümesi aşağıdakilere göre filtreleme yapmanızı sağlar:
Ayrıca sayfa başına 15, 30 veya 50 kayıt getirme seçeneğine de sahipsiniz.
Bir kuralın devre dışı bırakılması işlemi geri alınamaz.
Bir kuralın devre dışı bırakılması, kurala tabi olan tüm sözleşmeler için herhangi bir silinme tarihininuygulanmamasına yol açar.
Bu durumda, bu sözleşmelerin GDPR araçları kullanılarak silinmesi gerekir.
Bir kuralı devre dışı bırakmak için:
Saklama, grup düzeyindeki ayarları temel alır (açık bir şekilde ayarlanır veya hesap düzeyindeki ayarlardan devralınır).
Uygulanan saklama kurallarının gelecekte denetlenebilmesi için kural geçmişinin korunması gerekir.
Bu nedenle GroupID tamamen silinmez. Bunun yerine, gerekli ayarlar korunur ve hesap düzeyindeki yöneticinin Gruplara erişimi üzerinden incelenebilir/düzenlenebilir.
Silinen gruplar, Groups (Gruplar) sayfasında "hamburger" simgesini tıklatarak ve Show Only Deleted Groups (Yalnızca Silinen Grupları Göster) seçeneği belirlenerek görüntülenebilir
Düzenlenecek grubu bir kez tıklatın ve Group Settings (Grup Ayarları) bağlantısını tıklatın.
İsteğe bağlı saklama özelliği, müşteri yöneticilerinin belgeleri tek tek kaldırmak için Acrobat Sign API'sini kullanma imkanına sahip olduğu durumlarda etkinleştirilebilir.
Bu seçeneği etkinleştirmek için Destek ekibiyle iletişime geçin.
Hesabınıza giriş yapın