Veri yönetiminin, tamamlanan sözleşmelerin Adobe Acrobat Sign sistemlerinden otomatik olarak silineceği şekilde yapılandırılması

Adobe Acrobat Sign, hesap etkin olduğu sürece varsayılan olarak hizmet dahilindeki tüm müşteri belgelerini güvenle saklar.

Müşteri, sözleşmeleri açık bir şekilde silmek için harekete geçene kadar işlem bilgileri sistemde kalır.

• Acrobat Sign hizmeti, veri güvenliği ve kullanılabilirliğine yönelik PCI DSS 3.0, HIPAA, SOC 2 Type II ve ISO 27001 gibi pek çok sektör standardıyla uyumludur.

Sözleşme kayıtlarını kendi sistemlerinde saklamayı tercih eden ve orijinal belgeleri Acrobat Sign sistemlerinden silmek isteyen müşteriler için Acrobat Sign'ın işlemi ne kadar süre saklaması gerektiğini belirten bir "saklama politikası" tanımlanabilir ve bu süre dolduktan sonra sözleşmeyi (ve isteğe bağlı olarak destekleyici denetimi/kişisel verileri) Acrobat Sign'dan otomatik olarak silebilir.

Saklama kuralları, yönetici menüsünün Data Governance (Veri Yönetimi) bölümünde hesap düzeyinde bir yönetici tarafından tanımlanır.

• Grup düzeyindeki yöneticiler, saklama kurallarını oluşturma veya devre dışı bırakma yetkisine sahip değildir
• Hesap düzeyindeki ayarlar, hesaptaki tüm gruplar tarafından varsayılan değer olarak devralınır
  • Hesap düzeyi ayarından farklı olmaları durumunda gruplar tek tek yapılandırılmalıdır
  • Grup düzeyindeki ayarlar, hesap düzeyindeki ayarları her zaman geçersiz kılar

Nasıl çalışır

Sözleşme sonlandırma durumuna girdiğinde:

• Acrobat Sign, sözleşmeyi oluşturan kullanıcının grup düzeyindeki saklama kurallarını kontrol eder (sözleşme, sonlandırma durumuna geldiğinde kullanıcının dahil olduğu grup)
  • Uygulanmakta olan grup düzeyinde bir kural yoksa hesap düzeyindeki kural kullanılır
  • Hesap düzeyindeki kural da tanımlanmamışsa saklama kuralları tanımlanmaz ve sözleşmeye bir silinme tarihi atanmaz
    • Sonlandırma durumuna geldiklerinde silinme tarihi atanmayan sözleşmeleri, GDPR araçlarıyla silmek hala mümkündür

Sözleşmeye bir saklama kuralı uygulanırsa:

• Sözleşmenin kural parametreleri uyarınca silinmesi planlanır
• Silme işlemi sırasında doğru kuralın uygulanmasını sağlamak için uygulanan kuralın RuleID'si işlemle ilişkilendirilir

Sonlandırma durumuna gelen sözleşme, belirlenen silme zamanına kadar bekletilir.

• Silme işlemine kalan gün sayısı değişmez. 
  • Örneğin: 14 gün tanımlanmışsa sözleşmenin sonlandırma durumuna gelmesinden tam olarak 14 gün (saniyesine kadar) sonra silme işlemi tetiklenir

Silme zamanı geldiğinde Acrobat Sign kuralın Devre dışı olup olmadığını belirlemek için RuleID'yi kontrol eder

• Kural Devre dışıysa herhangi bir işlem yapılmaz
• Kural Devre dışı bırakılmamışsa sözleşme silinir
  • Denetim raporunu ve kişisel bilgileri (PII) silme seçeneği etkinse bu belgeler için tanımlanan zaman aralığına göre aynı işlem geçerlidir
    • Resmi Kurum Kimliği kimlik doğrulama yöntemini kullanan hesaplar, kişisel bilgilerin bir parçası olarak imzalayan kimliği raporunu (alınmışsa) siler

Yapılandırma

Saklama kurallarını hesap düzeyinde yapılandırma

Öncelikle hesap düzeyindeki saklama işlemini (varsa) yapılandırın.

Tüm gruplar hesap düzeyindeki ayarları otomatik olarak devralır. Böylece amacınız tüm gruplar için tek bir politika uygulamaksa bu hedefe ulaşılmış olur:

• Account > Account Settings > Data Governance (Hesap > Hesap Ayarları > Veri Yönetimi) alanına gidin
• Artı simgesini tıklatın

Create Retention Rule (Saklama Kuralı Oluştur) penceresinde şunlar görüntülenir:

• Sözleşmenin sonlandırma durumuna geldikten sonra kaç gün saklanacağını tanımlayın
  • Minimum değer 1 gündür
  • Maksimum değer 5475 gündür (15 yıl)
• İsteğe bağlı olarak sözleşme denetim kaydı ve sözleşmeye dahil olan tarafların ilgili kişisel bilgileri için bir saklama süresi belirleyin
  • Denetim kaydı ve kişisel bilgiler, en az sözleşmenin saklandığı süre kadar ve mümkünse daha uzun süre saklanmalıdır
  • Bu seçenek etkinleştirilmezse denetim kaydı ve kişisel bilgiler, başka bir yöntemle (ör. GDPR silme) silinene kadar saklanır

İlk kural (yığının en üst kısmında bulunan ve Bitiş Tarihi olmayan) uygulanan geçerli kuraldır.  Aynı anda herhangi bir grup için yalnızca bir kural uygulanabilir.

Yeni bir kural oluşturulmuşsa:

• Yeni kural, uygulanan geçerli kural haline gelir
  • Yeni kural, kuralın oluşturulduğu Başlangıç Tarihi ile birlikte ve Bitiş Tarihi olmadan listenin en üst kısmına eklenir
• Yeni kural oluşturulduğunda önceden mevcut olan ve aktif olarak uygulanan bir kural varsa:
  • Önceden mevcut olan kuralın, yeni sonlandırma durumuna gelmiş sözleşmeler için uygulanması sona erer
  • Önceden mevcut olan kural, yeni (geçerli) kuralın hemen altına gelecek şekilde listede aşağı taşınır
  • Önceden mevcut olan kurala, yeni (geçerli) kuralın Başlangıç Tarihi ile uyumlu olan bir Bitiş Tarihi değeri otomatik olarak uygulanır

Saklama kurallarını grup düzeyinde yapılandırma

Grup düzeyinde saklama kurallarını yapılandırarak, gruptaki geçerli kullanıcılar için devralınan hesap düzeyindeki kuralları geçersiz kılarsınız.

Bir kullanıcı, sözleşmeler devam ederken başka gruba geçecek olursa bu grupta sonlandırma durumuna giren tüm sözleşmeler için yeni grubun saklama kuralları geçerli olur.

Sözleşmeyi oluşturan kullanıcıyı yeni bir gruba taşımadan önce bir saklama kuralına sahip olan ve sonlandırma durumunda olan sözleşmelerde, uygulanan kuralın silme işleminden önce devre dışı bırakılmaması koşuluyla bu kuralın silme tarihi uygulanacaktır.

Yukarıdakiler dikkate alınarak, grup düzeyinde saklama kurallarının yapılandırılması yalnızca iki şekilde farklılık gösterir:

Saklama kuralı durumu

Enabled (Etkin): Kural uygulanırken sonlandırma durumuna giren sözleşmeler için hala geçerli olan kurallar

• Uygulanan geçerli kural her zaman listenin en üst kısmında yer alır ve Bitiş Tarihi içermez

Disabled (Devre dışı): Devre dışı bırakılan kurallar artık uygulanmaz.  Bir sözleşme, devre dışı bırakılmış bir kurala tabiyken sonlandırma durumuna ulaşırsa hedef silme gününde silinmez

• Devre dışı bırakılan kurallar gri renktedir
• Devre dışı bırakılan kurallar yeniden etkinleştirilemeyebilir

Expired (Süresi doldu): Süresi dolan kuralların, silinmeyi bekleyen sonlandırma durumunda sözleşmeleri yoktur

• Örneğin, bitiş tarihi 10 Mart olan 14 günlük bir kural varsa kural kapsamındaki tüm sözleşmeler zaten silindiği için kuralın süresi 24 Mart gününün sonunda dolacaktır

Legacy (Eski): Eski arka uç ayarıyla yönetilen saklama politikasına sahip müşteriler, bu politikanın Eski saklama kuralı olarak yansımasını deneyimleyecektir.

• Eski kural kapsamında zaten silinmek üzere önceden programlanmış olan sözleşmelere (yeni kurallar uygulamaya koyulmadan önce), eski kuralın silme tarihi uygulanacaktır

Kuralları duruma göre filtreleme

Saklama kuralları listesi, tablonun sağ üst köşesindeki "hamburger" simgesi tıklatılarak filtrelenebilir.

Bu seçenek kümesi aşağıdakilere göre filtreleme yapmanızı sağlar:

• Tüm kurallar: Varsayılan değer
• Yalnızca etkin olan kurallar
• Yalnızca devre dışı bırakılan kurallar
• Yalnızca süresi dolan kurallar

Ayrıca sayfa başına 15, 30 veya 50 kayıt getirme seçeneğine de sahipsiniz.

Bir kuralı devre dışı bırakma

Bir kuralın devre dışı bırakılması, kurala tabi olan tüm sözleşmeler için herhangi bir silinme tarihininuygulanmamasına yol açar.

Bu durumda, bu sözleşmelerin GDPR araçları kullanılarak silinmesi gerekir.

Bir kuralı devre dışı bırakmak için:

• Kuralı seçin
• Disable (Devre dışı bırak) bağlantısını tıklatın

Silinen Gruplar

Saklama, grup düzeyindeki ayarları temel alır (açık bir şekilde ayarlanır veya hesap düzeyindeki ayarlardan devralınır).

Uygulanan saklama kurallarının gelecekte denetlenebilmesi için kural geçmişinin korunması gerekir.

Bu nedenle GroupID tamamen silinmez. Bunun yerine, gerekli ayarlar korunur ve hesap düzeyindeki yöneticinin Gruplara erişimi üzerinden incelenebilir/düzenlenebilir.

Silinen gruplar, Groups (Gruplar) sayfasında "hamburger" simgesini tıklatarak ve Show Only Deleted Groups (Yalnızca Silinen Grupları Göster) seçeneği belirlenerek görüntülenebilir

Düzenlenecek grubu bir kez tıklatın ve Group Settings (Grup Ayarları) bağlantısını tıklatın.

• Kurallar, grup etkin olduğunda yapıldığı gibi oluşturulabilir ve devre dışı bırakılabilir

API tabanlı Silme işlemi

İsteğe bağlı saklama özelliği, müşteri yöneticilerinin belgeleri tek tek kaldırmak için Acrobat Sign API'sini kullanma imkanına sahip olduğu durumlarda etkinleştirilebilir.

• Kullanılan API çağrısı: DELETE /agreements/{agreementId}/documents
  

Bu seçeneği etkinleştirmek için Destek ekibiyle iletişime geçin.

Hatırlanması gereken hususlar

• Sözleşmeler sonlandırma durumuna ulaşırken yalnızca bir kural uygulanabilir
  
  • Hedef silme tarihi olan sözleşmeler (kural kapsamına göre) olduğu sürece kural etkin kaldığından, birden fazla kural Etkinleştirilebilir
• Devre dışı bırakılan kurallar yeniden etkinleştirilemeyebilir. Devre dışı bırakma işlemi kalıcıdır
• Saklama kuralları, sözleşme oluşturulduğunda değil, sonlandırma durumuna girdiğinde uygulanır
• Uygulanan saklama kuralı, sözleşmeyi oluşturan kullanıcının sözleşme sonlandırma durumuna girdiği sırada bulunduğu grubu temel alır
• Sözleşme sonlandırma durumuna girdikten sonra bir sözleşmeye uygulanan saklama kurallarını bekleme süresi için düzenlemek mümkün değildir
  • Sözleşmenin silinmesini önlemek için bir kuralı devre dışı bırakabilirsiniz ancak bu, kurala tabi olan ve henüz silinmemiş olan tüm sözleşmelerin silinmesini engeller
• Bir sözleşmenin denetim raporunu kontrol ederek ve tamamlandığı tarihle çeşitli saklama kurallarınızın tarih aralıklarını karşılaştırarak bu sözleşme için hangi kuralın geçerli olduğunu belirleyebilirsiniz
• Yükleme yapabileceğiniz maksimum saklama süresi 5475 gündür