Konfigurer underskrivelsesworkflows

Workflow Designer bruges til oprette workflows, der skræddersyr underskrivelsesprocesserne efter dine specifikke forretningsbehov. Med dette nye værktøj kan administratorer nemt designe og administrere workflow-skabeloner med en intuitiv træk og slip-editor. Det er nemt at specificere de dokumenter, der inkluderes i en aftale – deltagernes karakteristika, herunder prædefinerede navne, roller og distributioner – de formularfelter, der skal forudfyldes af afsenderen – mails, der skal sendes til deltagerne – indstillingerne for aftalens udløb og adgangskode – og meget mere.

Workflows gør det også nemt for dine brugere at sende, så der foretages de samme trin hver gang. Afsendere, der bruges en workflow-skabelon, guides gennem afsendelsesprocessen med individuelle instruktioner og felter, så afsendelsesprocessen bliver nemmere at bruge og med færre fejl.

 

Se videoen

Oprettelse af et brugerdefineret workflow

Kun administratorer kan oprette workflows. Kontoadministratorer kan oprette workflows til hele deres konto eller til specifikke grupper på deres konto. Gruppeadministratorer vil kunne se alle arbejdsforløb, men kan kun redigere dem i deres egen gruppe.

Oprettelse af et workflow indebærer at definere følgende oplysninger:

  • Workflow-oplysninger – definer selve workflowet, hvilket indebærer at navngive det, angive brugerdefinerede instruktioner til afsendere, der bruger det, samt give tilladelser til at bruge det.
  • Oplysninger om aftale – definer og tilpas oplysninger om aftalen, der vises på siden Send.
  • Modtagere – opret en distribution ved at tilføje modtagere (underskrivere og godkendere) i den rette rækkefølge.
  • Mails – angiv mails, der skal sendes til forskellige deltagere i forskellige trin af signaturprocessen.
  • Dokumenter – angiv, hvilke dokumenter der skal inkluderes i workflowet.
  • Inputfelter for afsender – definer felter, som afsendere kan bruge til at angive oplysninger, når de sender aftalen. Angivne afsendelsesoplysninger flettes ind i aftalen, før den sendes til underskrivere og godkendere.

Obligatoriske felter identificeres med en rød asterisk. Visse feltetiketter kan redigeres, hvilket indikeres af
blyantikonet, f.eks. Aftalenavn:

Klik på blyantikonet for at angive en brugerdefineret etiket. Denne etiket vises på siden Send, når workflowet bruges til at sende et dokument. Klik på tilbageikonet for at gå tilbage til den originale etiket.

Bemærk:

Eksplicit brugerdefinerede workflow-indstillinger tilsidesætter gruppens eller kontoens standardindstillinger (hvis konfigureret).  

  1. Log på som kontoadministrator, og gå til: Konto > Workflows 

  2. Klik på knappen Opret et nyt workflow for at åbne Workflow Designer. 

  3. Workflow Designer åbnes, og panelet Workflow-oplysninger vises:

    Workflow-oplysninger

    I Workflow Designer-banneret vises workflowets standardnavn (f.eks. Nyt workflow).

    Prikken ud for workflowets navn indikerer, om workflowet er kladde/inaktivt (grå prik) eller aktivt
    (grøn prik).

    Følgende knapper findes i højre side:

    • Lukklik for at lukke workflowet
    • Gem – klik for at gemme dine ændringer
    • Aktivér/deaktiver – klik for at aktivere (eller deaktivere) workflowet for den valgte gruppe

     

    På siden Workflow-oplysninger skal du angive følgende oplysninger:

    • Workflow-navn – skriv et navn til dit workflow. Navnet vises i Workflow Designer-banneret, på rullelisten Brug et workflow på siden Hjem og øverst på siden Send, når workflowet bruges til at sende en aftale. 
    • Instruktioner til afsenderen – skriv instruktioner i brug af workflowet. Disse instruktioner vises oven over siden Send, når workflowet bruges til at sende en aftale. 
    Bemærk:

    Instruktioner kan tilføjes ved hjælp af HTML-tags. Følgende HTML-tags og deres attributter kan bruges i instruktionssektionen: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src="fully qualified path"> og <a href="fully qualified path">.

    Hvis du vil bruge stierne src eller href, skal stierne være hvidlistet. Send URL-adresserne til din Customer Success Manager

    • Hvem kan bruge dette workflow – angiver, hvem der kan bruge workflowet. Mulighederne er:
      • Valgt gruppe – en rulleliste, der viser alle grupper, som opretteren har adgang til.
        • Når der kun er valgt en gruppe, har alle brugere, der er medlem af denne gruppe, adgang til at sende aftalen.
        • Når Brugere i flere grupper er aktiveret for kontoen, kan gruppeadministratorer oprette workflows for alle grupper, de er medlem af (ikke begrænset til deres primære gruppe).
        • Administratorer på gruppeniveau har beføjelse til at redigere alle workflows, der deles med en gruppe, hvor de har administrativ myndighed. (Kontoniveauadministratorer har også bemyndigelse til at redigere gruppedelte workflows, og de har bemyndigelse over alle grupper.)
      • Alle brugere i min organisation – Alle brugere på Acrobat Sign-kontoen kan benytte workflowet.
        • Kontoadministratorer kan redigere alle workflows, der deles på kontoniveau.

     

    Nedenfor vises et eksempel på Workflow-oplysninger

    Eksempel på oplysninger om workflow

  1. Klik på Aftaleoplysninger i venstre side

  2. 2. I sektionen Oplysninger om aftale skal du definere aftaleoplysningerne, som du ønsker, at de skal vises på siden Send for afsenderen:

    • Aftalenavn – skriv et navn til aftalen. Navnet vises på siden Send, når workflowet bruges til at sende en aftale og til overskriften i mailen "Underskriv/godkend". Dette felt skal udfyldes, og etiketten kan redigeres.
    • Besked – skriv en besked til modtagerne. Denne besked vises på siden Send, når workflowet bruges til at sende et dokument. Dette felt skal udfyldes, og etiketten kan redigeres.
    • Cc – angiv om nødvendigt mailadresserne til cc-parter. Mailadresser skal adskilles med enten komma eller semikolon.
      • Minimum – angiv minimumantallet af mailadresser, der kan angives som cc.
      • Maksimum – angiv det maksimale antal mailadresser, der kan vælges som cc.
      • Redigerbar – aktivér denne indstilling, hvis afsendere skal kunne redigere workflowets cc-adresser på siden Send.
    • Modtagers sprog – afsenderen kan bruge dette til at angive modtagerens sprog.  Denne indstilling definerer, hvorvidt sprogvalget skal vises på siden Send, og i så fald hvilket sprog der som standard skal vises.
    • Indstillinger for afsendelse
      • Angiv adgangskode for at åbne downloadede PDF-filer – aktivér denne mulighed for at give afsenderen mulighed for at angive en adgangskode til en downloadet PDF.
        • Hvis denne indstilling aktiveres, indstilles Underskriverbekræftelse til Adgangskode, og den samme adgangskodeværdi anvendes.
        • Obligatorisk – aktivér denne indstilling, hvis der altid skal angives en adgangskode for den downloadede PDF. Hvis denne indstilling er til, kan afsendere ikke deaktivere den på siden Send og skal derfor angive en adgangskode.
      • Deadline for udfyldelse – aktivér denne indstilling, hvis deadlinen for fuldførelse skal kunne angives på siden Send.
        • dage til at udfylde aftalen – vælg standardantallet af dage, som modtageren/modtagerne har til at fuldføre underskrivelsesprocessen. Antallet af dage, der er angivet, kan altid redigeres på siden Send.
      • Tillad dokumentoprettelse før afsendelse – aktivér denne indstilling for at give afsendere mulighed for at redigere dokumenters formularfelter i oprettelsesmiljøet på siden Send.
        • Aktivér oprettelse som standard – aktivér denne indstilling for automatisk at aktivere indstillingen Eksempel på siden Send.

     

    Nedenfor vises et eksempel på Oplysninger om aftale:

  1. Klik på Modtagere til venstre for at gå til sektionen Distribution af modtagere

  2. I sektionen Distribution af modtagere kan du angive modtagerne og afsendelsesrækkefølgen som ønsket. Du kan oprette meget komplekse workflows med seriel, parallel, hybrid eller indlejret distribution.  Følgende instruktioner fremhæver den funktionalitet, der er tilgængelig for Distribution af modtagere.

    • Sådan tilføjer du en anden modtager før eller efter en eksisterende modtager:
      • Klik på tilføjelsesikonet
      • Vælg den rolle (alle roller, der er aktiveret for kontoen, vil være tilgængelige), som du vil indsætte.

     

    • Du kan angive en parallel gren ved at klikke på tilføjelsesikonet over en modtager og vælge Parallelle grene

     

    • Du kan slette en modtager ved at holde markøren over modtagerboblen og klikke på sletteikonet

     

    • Du kan tilpasse en modtager ved at holde markøren over boblen og klikke på redigeringsikonet
    Modtagerkonfiguration

    Når du redigerer en modtager, kan du konfigurere følgende:

    • Modtageretiket – tilpas etiketten til modtageren. Skift eksempelvis modtagerens standardetiket til Køber. 
      • Modtagernes labels skal være entydige i et workflow.
    • Mail – angiv modtagerens mailadresse.
    • Denne modtager er afsenderen – hvis markeret, indsættes afsenderen som modtageren.
    • Markér som modtagergruppe – når det er markeret, føjes en modtagergruppe til workflowet i stedet for en standardmodtagermailpost. Modtagergruppen kan efterlades tom eller udfyldes med én eller flere mailadresser fra feltet Mail (kommaseparerede).
    • Rolle – opdater modtagerens rolle (underskriver eller godkender).
    • Obligatorisk – aktivér denne indstilling, hvis der skal kræves en signatur fra modtageren.
    • Redigerbar – aktivér denne indstilling for at give afsenderen mulighed for at opdatere denne modtagers mailadresse på siden Send.
    • Identitetsbekræftelse – vælg, hvilken type identitetsbekræftelse der skal gælde for underskriveren.
      • Ingen, Acrobat Sign, Telefon, KBA, Adgangskode og Webidentitet kan vælges.
      • Det er kun de muligheder, der er aktiveret for Acrobat Sign-kontoen, som vil være synlige.
    Bemærk:

    Brug af adgangskode som identitetsbekræftelse vil føje samme adgangskode til Dokumentsikkerhed, hvilket forhindrer visning af PDF'en, indtil adgangskoden angives.

  3. Husk at klikke på Gem for at gemme udførte modtagerkonfigurationer.

     

    Nedenfor er et eksempel på oplysninger om Modtagere og en distribution, hvor etiketterne for begge underskrivere (køber og salgsdirektør) og for godkenderen (salgschef) er blevet tilpasset. 

  1. Klik på Mails til venstre for at gå til sektionen Mails

    • I sektionen Mails kan du styre, hvilke mails der sendes under signatur- og godkendelsesprocessen, baseret på diverse hændelser. 
    • Du kan f.eks. angive, at der sendes notifikationsmails til modtagere og cc-modtagere, når en aftale annulleres. 

  2. Markér felterne for de hændelser, du ønsker skal udløse en mailnotifikation

  1. Klik på Dokumenter til venstre for at gå til sektionen Dokumenter

  2. I sektionen Dokumenter kan du konfigurere følgende

    • Dokumenttitel – skriv en titel til dokumentet. Titlen vises i området Dokumenter på siden Send, når du sender ved hjælp af workflowet
    • Filer – klik på ikonet Tilføj fil for at vedhæfte et dokument fra dit Acrobat Sign-bibliotek. Dokumentet vedhæftes automatisk, når du sender ved hjælp af dette workflow
      • Hvis der ikke er valgt nogen fil, kan afsenderen vedhæfte en fil, når aftalen sendes
      • Hvis et dokument er markeret som Krævet, vedhæftes det automatisk til aftalen, når workflowet igangsættes
      • Slet fil – hvis du vedhæfter den forkerte fil, kan du klikke på sletteikonet (X) ud for filnavnet for at fjerne den
    • Dokumentnavn – skriv et meningsfuldt navn, der identificerer dokumenter for afsenderen. Navnet på det uploadede biblioteksdokument er standard, men kan overskrives
    • Obligatorisk – angiver, om dokumentet kræves
    • Tilføj dokument – klik på knappen Tilføj dokument for at tilføje rækker for flere dokumenter
      •  Dokumenttitler skal være unikke værdier
    • Slet række – klik på ikonet Slet række (X) for at slette hele rækken
  3. Nedenfor er et eksempel på en konfigureret sektion for Dokumenter:

  1. Klik på Inputfelter for afsender til venstre for at gå til sektionen Inputfelter for afsender.

    Disse inputfelter er tilknyttet formularfelter, der er defineret i de dokumenter, som vedhæftes (enten som del af workflowets design eller som fil uploadet af afsenderen).

    Afsenderen kan bruge disse felter til at præudfylde indhold, før aftalen sendes til modtageren.

  2. I panelet Inputfelter for afsender skal du klikke på Tilføj felt

    Derefter kan du konfigurere følgende for hver tilføjet række:

    • Felttitel – skriv en titel til feltet. Værdien vises på siden Send, hvor afsenderen kan se den
    • Dokumentfeltets navn – skriv feltnavnet til et felt på det vedhæftede biblioteksdokument
      • Feltnavnet, der angives her, skal matche formularfeltnavnet i dokumentet
    • Standardværdi – angiv en standardværdi (valgfrit).
    • Obligatorisk – aktivér denne indstilling, hvis en værdi til dette felt skal angives, før aftalen sendes
    • Redigerbar – aktivér denne indstilling, hvis aftalens afsender skal kunne redigere standardværdien
    • Klik på ikonet Slet række (X) for at slette hele rækken

     

    Nedenfor er et eksempel på Inputfelter for afsender

Afsendelse ved hjælp af et brugerdefineret workflow

At sende en aftale med et workflow begynder på Startsiden ved at vælge knappen Start fra bibliotek og derefter vælge det workflow, du vil bruge.

Når du vælger et workflow, vises en ændret Send-side, der viser den tilpassede modtagerordre, eventuelle brugerdefinerede instruktioner, vedhæftede filer og så videre.

1. Fra Startsiden:

  • Vælg Start fra bibliotek
  • Vælg Workflows i indstillingerne til højre
  • Vælg det workflow, du vil bruge
  • Klik på Start
Send et workflow fra startsiden

 

Siden Send viser:

I dette eksempel med siden Send vist ovenfor, viser følgende tilpasninger:

A. Fra sektionen Oplysninger om workflows:

○ Navn på workflow (GlobalCorp Service Contract <50K) øverst

○ Instruktioner til afsenderen (Dette workflow bruges til kontrakter under 50K...)

B. Fra sektionen Oplysninger om aftale:

○ Brugerdefineret aftalenavn (GlobalCorp Service Contract for 2018)

○ Beskeden (Servicekontrakten er vedhæftet...)

○ Beskyt det underskrevne dokument med adgangskode (tilladt, men ikke defineret)

C. Fra sektionen Modtagere:

○ De brugerdefinerede navne til modtagerne (Underskriver og Medunderskriver) og for de certificerede modtagere (Juridisk team) vises

○ Mailadresserne er skjult, når afsenderen er en af underskriverne, så "Mig selv" vises i stedet

○ Mailadresserne for modtagergruppen (Juridisk team). Modtagergruppen kan enten være tom, så afsenderen kan udfylde den, eller forudkonfigureret i workflowskabelonen.

D. Fra sektionen Dokumenter:

○ Navnet på den forhåndsvedhæftede kontrakt (Servicekontrakt) vises i området Dokumenter

○ Navnet på den fil, som afsenderen skal uploade, Henvisningsdokument, vises også

E. Fra sektionen Inputfelter for afsender:

○ De definerede felter vises i området Felter

○ Standardværdien importeres, men kan redigeres

 

2. Udfyld de felter, der kræves af dit workflow.

I ovenstående eksempel vil det være:

  • Det juridiske teams mailadresse
  • Alle cc-adresser (valgfrit)
  • Upload filen Henvisningsdokument
  • De krævede feltoplysninger (Produkt og Samlede omkostninger)
  • Beskyt det underskrevne dokument med adgangskode og Vis, placer signaturer, eller tilføj formularfelter, der begge er valgfrie for dette arbejdsforløb.

3. Klik på Send.

4. I oprettelsesmiljøet kan du valgfrit ændre felter efter behov og derefter klikke på Send

Underskrivelse og godkendelse af en workflow-aftale

Workflow-aftalen sendes i den rækkefølge, der blev angivet under distribution. Underskrivere og godkendere kan underskrive via linket i mailen Underskriv/godkend eller via deres Administrer-sider, hvis de er registrerede Acrobat Sign-brugere. Dette fungerer på samme måde som standardprocessen for afsendelse.

Der er adgang til historik- og revisionsrapporten for workflow-aftalen på siden Administrer. Mens aftalen behandles, kan du tilføje påmindelser og udføre andre opgaver.

Redigering af et brugerdefineret workflow

  1. Log på som kontoadministrator, og gå til: Konto > Workflows 

  2. På listen Workflows skal du klikke for at vælge et workflow

  3. I genvejsmenuen skal du klikke på Åbn. Workflow Designer vises

    Når Workflow Designer er åben, er workflowet fuldt redigerbart. Alle sektioner kan ændres som nødvendigt, og der gemmes ikke nogen ændringer, før der klikkes på knappen Opdater.

     

    I Workflow Designer kan du foretage følgende ændringer:

Konfigurationsindstillinger

Brugerdefinerede workflows har fået tilføjet betydelige forbedringer, som er styret af kontrolelementer i admin-menuen.

Kunder, der ønsker at aktivere workflows, opfordres til at aktivere de første tre muligheder nedenfor for at få den bedste oplevelse for deres brugere og modtagere.

For blot at have mulighed for at konfigurere workflows, skal funktionen være aktiveret.

Gå til Kontoindstillinger > Globale indstillinger > Tilpassede workflows, og aktiver adgangen for dine administratorer.

Indstil workflows, der skal vises for kontoen

Aktivering af den nyeste workflowoplevelser bringer workflows tættere på funktionaliteten i den manuelle Send-proces.

Funktioner aktiveret med denne indstilling:

  • Sidelayout, der kan tilpasses dynamisk
  • Bruge digitale signaturer for én eller flere af dine modtagere
  • Konfigurere modtagere til at bruge telefonbaseret modtagerbekræftelse (sms)
  • Konfigurere modtagergrupper under afsendelsesprocessen
  • Vedhæfte dokumenter fra alle aktiverede kilder under afsendelsesprocessen

For at aktivere den nyeste oplevelse skal du gå til: Kontoindstillinger > Send-indstillinger > Kontrol af brugerdefineret workflow

Konfigurer workflows for at bruge den nye oplevelse

Modtagers telefongodkendelse

I Workflow Designer vises alle aktiverede bekræftelsesmetoder i modtagerobjektet.

Bekræftelsesmetoderne er blevet opdateret, så de vises som afkrydsningsfelter, og dermed kan Workflow Designer tillade indstillinger for afsenderen. 

Hvis flere indstillinger er markeret i Designer, vil disse samme indstillinger være tilgængelige for afsenderen under afsendelsesprocessen.

Den nye sendeoplevelse tilføjer telefon (sms) som en mulighed i designeren.

Modtagergrupper

Modtagerobjekterne i Designer kan nu markeres som modtagergrupper.  Dette gør det muligt at angive en række mailadresser i feltet Mail (kommaseparerede), der har tilladelse til at underskrive for det ene signaturtrin.

Hvis du f.eks. skal have én af fem chefer til at kontraunderskrive, kan du angive alle fem mails, men kun én behøver at sætte sin signatur.

Konfigurer modtagergrupper i workflowskabelonen

Vedhæftede filer

I forbindelse med afsendelsesprocessen kan dokumenter vedhæftes fra alle de aktiverede Acrobat Sign-kilder.

 

Brugeroplevelsen under "ny "-indstillingen er blevet opdateret til et moderne, dynamisk tilpasset design, som f.eks. Send-siden.

Instruktionerne, der tidligere var til højre for modtagerlisten, er blevet flyttet til toppen af siden i et vindue, der kan udvides.

Skabelondefineret felttildeling

Skabelondefinerede tildelinger relaterer sig stærkt til modtagerlisten, som den er defineret i Workflow Designer, til de relevante felttildelinger på dine oprettede formularer.

Eksempler på brug:

  • En (kunde) underskriver skal underskrive først
    • En medunderskriver kan valgfrit underskrive som nummer to
  • En intern medsignatur anvendes af en salgsrepræsentant

Dette ville traditionelt set kræve to formularer pga. måden, hvorpå modtagerne blev indekseret på siden Send:

  • Én for scenariet med én underskriver, hvor den interne medsignatur tildeles som det sekundære underskriverindeks
  • Én for scenariet med medunderskriver, hvor medunderskriveren er det sekundære underskriverindeks, og medsignaturen er det tredje

I henhold til regelstrukturen "skabelondefineret" opretter du én fuldt aktiveret formular med alle mulige modtagerfelter defineret.

Indekset for modtagerunderskriver (som defineret i Workflow Designer) håndhæves strengt, og tilsidesætter felter, der er tildelt udeladte (valgfrie) modtagere, når aftalen sendes.

Så i ovenstående tilfælde er medunderskriveren altid underskriverindeks 2, men hvis medunderskriveren ikke er inkluderet på det tidspunkt, hvor aftalen sende, ignoreres underskriver2-felterne, og medunderskriveren (underskriverindeks 3) vil stadig kun have adgang til underskriver3-felterne.

Aktivér denne nye funktionalitet ved at gå til: Kontoindstillinger > Afsendelsesindstillinger > Brugerdefineret arbejdsforløb for afsendelse > Aktivér skabelondefineret signaturplacering

Indstil workflows til at bruge skabelondefineret signaturplacering

Bemærk:

Aktivering af funktionen for skabelondefineret signaturplacering vil deaktivere muligheden for at oprette aftalen under afsendelsesprocessen.

Forståelse af relationen mellem modtagere og felter

Hvor modtager, der er involveret i en aftale, er tildelt et underskriverindekstal. Dette indekstal kræves for at tilknytte modtageren til de felter, de har tilladelse til at føje indhold til (f.eks. et signaturfelt).

Modtagere henter deres indekstal baseret på stakkens rækkefølge på siden Send. Modtageren øverst på stakken er 1, den næste modtager er 2 osv. Dette indekstal kan ses, når aftalen er konfigureret til "Fuldfør i rækkefølge", men er stadig til stede, når workflowet er i "Fuldfør i en hvilken som helst rækkefølge."

 

Når der bygges et modtagerflow i Workflow Designer, tildeles underskriverindekset følgende regler:

  • Top til bund
    • Venstre til højre

I nedenstående eksempel er Underskriver og Medunderskriver øverst på stakken.

  • "Underskriver" er modtageren øverst til venstre og er tildelt indeks 1
  • "Medunderskriver" findes også øverst, men til højre for underskriveren, og er tildelt indeks 2

I dette brugseksempel betyder det ikke noget, hvem der fysisk underskriver først, så de indsættes i et parallelt signaturflow. Men signaturindekset håndhæves strengt for at sikre, at underskriveren giver sin samtykke til de korrekte "Underskriver"-felter, og medunderskriveren har kun adgang til sine tildelte "Medunderskriver"-felter.

"Salgsrepræsentanten" underskriver som nummer tre efter underskriveren og medunderskriveren.

"Chefens godkendelse" bliver anmodet som nummer fire, efter salgsrepræsentantens medsignatur er på plads.

Bemærk:

Modtagernavnene "Underskriver", "Medunderskriver", "Salgsrepræsentant" osv. har ingen betydning for felttildelingen. Disse er blot administratordefinerede navne, som bruges af klarhedshensyn for brugeren i workflowskabelonen. 

 

Ovenstående Designer-modtagerflow vil producere en Send-sideskabelon, der ligner nedenstående.

(På siden Send er stakrækkefølgen mere tydelig, selvom indekstallene ikke er vist.)

 

Ved oprettelse af en formular med felter tildeles hvert felt eksplicit til et underskrivelsesindeks (hvor "Alle"-felter ignoreres indtil videre).

I Acrobat Sign-oprettelsesmiljøet sker dette ved at vælge en Deltager og placere felter for den deltager.

Hver deltager er farvekodet for at lave en visuel adskillelse mellem hvilke felter, der er tildelt til hver enkelt deltager.

 

Hvis du bruger teksttags, leverer selve tagget et argument (f.eks. :signer1), som designerer feltet til underskriverindekset.

Konti, der ønsker at håndhæve specifikke workflows strengt for alle deres dokumenter og strømline processen med at sende til minimalt input fra brugeren kan fuldt ud definere alle deres dokument-workflows og begrænse brugere helt fra ad hoc-udsendelse.

Konti, der udnytter Brugere i flere grupper, kan udvide de konfigurerbare muligheder på indstillingerne på gruppeniveau og dermed sikre, at de korrekte underskriftsmuligheder og meddelelsesprocesser håndhæves strengt.

For at begrænse brugere til kun at sende med godkendte workflows skal du navigere til Kontoindstillinger > Globale indstillinger > Workflows og markere Aktivér afsendelse af aftaler kun med brug af workflows.   

Konfigurer arbejdsgange til at være den eneste metode til at sende aftaler


Fejlrapportering for almindelige problemer

Nogle elementer i den gamle workflowoplevelse vil give fejl under den nye grænseflade som et resultat af forbedret kontrol og sikkerhed i den nyeste oplevelse. Yderligere fejlhåndtering er implementeret for bedre at afsløre og forklare disse fejl, når de opstår.

Hvis kontoen er konfigureret til at bruge den moderne afsendelsesoplevelse, og der startes et problematisk workflow, får brugeren vist en rød banner med fejlen:

Hvis kontoen stadig er konfigureret til at bruge den klassiske oplevelse som standard, vil workflowet måske fortsætte med at virke under disse regler. 

Den moderne oplevelse viser fejl som registrerede. 

Hvis der findes mere end ét problem, vises alle fundne problemer.

For at gøre workflowet gyldigt under det nye grænsefladeregelsæt skal en administrator redigere workflowet og rette de fundne fejl:

Under det klassiske regelsæt kunne mailstrenge være misdannede eller forkert adskilt (f.eks. med mellemrum vs. kommaer).

Når denne fejl opstår, bør administratoren kontrollere:

  • Om cc-mailsene er korrekt adskilt

  • Enhver defineret mailstreng for at sikre, at den er korrekt defineret
    • (f.eks. name@domain.tld)
  •  
    • Den moderne oplevelse accepterer kommaer og semikolon

Den moderne oplevelse kræver unikke værdier for alle dokumenttitler på siden Dokumenter i Workflow Designer.

Flere detaljer for denne fejl kan findes her

Når der designes et workflow, kan en administrator vedhæfte en dokumentskabelon, der har et begrænset adgangsomfang.

Når en bruger, der er uden for dette omfang, forsøger at indlæse workflowet, kan dokumentet vedhæftes, og der udløses en sikkerhedsovertrædelse.

En administrator kan f.eks. oprette en ny dokumentskabelon med egenskaber, der begrænser adgang til kun at omfatte ejeren.  Administratoren kan vedhæfte dokumentet til workflowet, fordi denne er ejeren. 

Enhver anden bruger af systemet er ikke ejeren og er dermed uden for dokumentets omfang.

Når denne fejl udløses, vil administratoren skulle justere egenskaberne for den vedhæftede dokumentskabelon.

Trin til at gennemgå og justere skabelonegenskaber kan findes her

Adobe-logo

Log ind på din konto