Log på som kontoadministrator, og gå til: Konto > Workflows
Workflow Designer bruges til oprette workflows, der skræddersyr underskrivelsesprocesserne efter dine specifikke forretningsbehov. Med dette nye værktøj kan administratorer nemt designe og administrere workflow-skabeloner med en intuitiv træk og slip-editor. Det er nemt at specificere de dokumenter, der inkluderes i en aftale – deltagernes karakteristika, herunder prædefinerede navne, roller og distributioner – de formularfelter, der skal forudfyldes af afsenderen – mails, der skal sendes til deltagerne – indstillingerne for aftalens udløb og adgangskode – og meget mere.
Workflows gør det også nemt for dine brugere at sende, så der foretages de samme trin hver gang. Afsendere, der bruges en workflow-skabelon, guides gennem afsendelsesprocessen med individuelle instruktioner og felter, så afsendelsesprocessen bliver nemmere at bruge og med færre fejl.
Kun administratorer kan oprette workflows. Kontoadministratorer kan oprette workflows til hele deres konto eller til specifikke grupper på deres konto. Gruppeadministratorer vil kunne se alle arbejdsforløb, men kan kun redigere dem i deres egen gruppe.
Oprettelse af et workflow indebærer at definere følgende oplysninger:
Obligatoriske felter identificeres med en rød asterisk. Visse feltetiketter kan redigeres, hvilket indikeres af
blyantikonet, f.eks. Aftalenavn:
Klik på blyantikonet for at angive en brugerdefineret etiket. Denne etiket vises på siden Send, når workflowet bruges til at sende et dokument. Klik på tilbageikonet for at gå tilbage til den originale etiket.
Eksplicit brugerdefinerede workflow-indstillinger tilsidesætter gruppens eller kontoens standardindstillinger (hvis konfigureret).
Log på som kontoadministrator, og gå til: Konto > Workflows
Klik på knappen Opret et nyt workflow for at åbne Workflow Designer.
Workflow Designer åbnes, og panelet Workflow-oplysninger vises:
I Workflow Designer-banneret vises workflowets standardnavn (f.eks. Nyt workflow).
Prikken ud for workflowets navn indikerer, om workflowet er kladde/inaktivt (grå prik) eller aktivt
(grøn prik).
Følgende knapper findes i højre side:
På siden Workflow-oplysninger skal du angive følgende oplysninger:
Instruktioner kan tilføjes ved hjælp af HTML-tags. Følgende HTML-tags og deres attributter kan bruges i instruktionssektionen: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src="fully qualified path"> og <a href="fully qualified path">.
Hvis du vil bruge stierne src eller href, skal stierne være hvidlistet. Send URL-adresserne til din Customer Success Manager
Nedenfor vises et eksempel på Workflow-oplysninger:
Klik på Aftaleoplysninger i venstre side
2. I sektionen Oplysninger om aftale skal du definere aftaleoplysningerne, som du ønsker, at de skal vises på siden Send for afsenderen:
Nedenfor vises et eksempel på Oplysninger om aftale:
Klik på Modtagere til venstre for at gå til sektionen Distribution af modtagere
I sektionen Distribution af modtagere kan du angive modtagerne og afsendelsesrækkefølgen som ønsket. Du kan oprette meget komplekse workflows med seriel, parallel, hybrid eller indlejret distribution. Følgende instruktioner fremhæver den funktionalitet, der er tilgængelig for Distribution af modtagere.
Når du redigerer en modtager, kan du konfigurere følgende:
Brug af adgangskode som identitetsbekræftelse vil føje samme adgangskode til Dokumentsikkerhed, hvilket forhindrer visning af PDF'en, indtil adgangskoden angives.
Husk at klikke på Gem for at gemme udførte modtagerkonfigurationer.
Nedenfor er et eksempel på oplysninger om Modtagere og en distribution, hvor etiketterne for begge underskrivere (køber og salgsdirektør) og for godkenderen (salgschef) er blevet tilpasset.
Klik på Mails til venstre for at gå til sektionen Mails
Markér felterne for de hændelser, du ønsker skal udløse en mailnotifikation
Klik på Dokumenter til venstre for at gå til sektionen Dokumenter
I sektionen Dokumenter kan du konfigurere følgende
Nedenfor er et eksempel på en konfigureret sektion for Dokumenter:
Klik på Inputfelter for afsender til venstre for at gå til sektionen Inputfelter for afsender.
Disse inputfelter er tilknyttet formularfelter, der er defineret i de dokumenter, som vedhæftes (enten som del af workflowets design eller som fil uploadet af afsenderen).
Afsenderen kan bruge disse felter til at præudfylde indhold, før aftalen sendes til modtageren.
I panelet Inputfelter for afsender skal du klikke på Tilføj felt
Derefter kan du konfigurere følgende for hver tilføjet række:
Nedenfor er et eksempel på Inputfelter for afsender:
At sende en aftale med et workflow begynder på Startsiden ved at vælge knappen Start fra bibliotek og derefter vælge det workflow, du vil bruge.
Når du vælger et workflow, vises en ændret Send-side, der viser den tilpassede modtagerordre, eventuelle brugerdefinerede instruktioner, vedhæftede filer og så videre.
1. Fra Startsiden:
Siden Send viser:
I dette eksempel med siden Send vist ovenfor, viser følgende tilpasninger:
A. Fra sektionen Oplysninger om workflows:
○ Navn på workflow (GlobalCorp Service Contract <50K) øverst
○ Instruktioner til afsenderen (Dette workflow bruges til kontrakter under 50K...)
B. Fra sektionen Oplysninger om aftale:
○ Brugerdefineret aftalenavn (GlobalCorp Service Contract for 2018)
○ Beskeden (Servicekontrakten er vedhæftet...)
○ Beskyt det underskrevne dokument med adgangskode (tilladt, men ikke defineret)
C. Fra sektionen Modtagere:
○ De brugerdefinerede navne til modtagerne (Underskriver og Medunderskriver) og for de certificerede modtagere (Juridisk team) vises
○ Mailadresserne er skjult, når afsenderen er en af underskriverne, så "Mig selv" vises i stedet
○ Mailadresserne for modtagergruppen (Juridisk team). Modtagergruppen kan enten være tom, så afsenderen kan udfylde den, eller forudkonfigureret i workflowskabelonen.
D. Fra sektionen Dokumenter:
○ Navnet på den forhåndsvedhæftede kontrakt (Servicekontrakt) vises i området Dokumenter
○ Navnet på den fil, som afsenderen skal uploade, Henvisningsdokument, vises også
E. Fra sektionen Inputfelter for afsender:
○ De definerede felter vises i området Felter
○ Standardværdien importeres, men kan redigeres
2. Udfyld de felter, der kræves af dit workflow.
I ovenstående eksempel vil det være:
3. Klik på Send.
4. I oprettelsesmiljøet kan du valgfrit ændre felter efter behov og derefter klikke på Send
Brugerdefinerede arbejdsprocesser understøtter ikke en skrevet underskriftstype.
Hvis en aftale oprettes via REST API med signatureType=Skrevet, oprettes aftalen stadig og sendes til elektronisk underskrivelse.
Workflow-aftalen sendes i den rækkefølge, der blev angivet under distribution. Underskrivere og godkendere kan underskrive via linket i mailen Underskriv/godkend eller via deres Administrer-sider, hvis de er registrerede Acrobat Sign-brugere. Dette fungerer på samme måde som standardprocessen for afsendelse.
Der er adgang til historik- og revisionsrapporten for workflow-aftalen på siden Administrer. Mens aftalen behandles, kan du tilføje påmindelser og udføre andre opgaver.
Log på som kontoadministrator, og gå til: Konto > Workflows
På listen Workflows skal du klikke for at vælge et workflow
I genvejsmenuen skal du klikke på Åbn. Workflow Designer vises
Når Workflow Designer er åben, er workflowet fuldt redigerbart. Alle sektioner kan ændres som nødvendigt, og der gemmes ikke nogen ændringer, før der klikkes på knappen Opdater.
I Workflow Designer kan du foretage følgende ændringer:
Brugerdefinerede workflows har fået tilføjet betydelige forbedringer, som er styret af kontrolelementer i admin-menuen.
Kunder, der ønsker at aktivere workflows, opfordres til at aktivere de første tre muligheder nedenfor for at få den bedste oplevelse for deres brugere og modtagere.
For blot at have mulighed for at konfigurere workflows, skal funktionen være aktiveret.
Gå til Kontoindstillinger > Globale indstillinger > Tilpassede workflows, og aktiver adgangen for dine administratorer.
Aktivering af den nyeste workflowoplevelser bringer workflows tættere på funktionaliteten i den manuelle Send-proces.
Funktioner aktiveret med denne indstilling:
For at aktivere den nyeste oplevelse skal du gå til: Kontoindstillinger > Send-indstillinger > Kontrol af brugerdefineret workflow
I Workflow Designer vises alle aktiverede bekræftelsesmetoder i modtagerobjektet.
Bekræftelsesmetoderne er blevet opdateret, så de vises som afkrydsningsfelter, og dermed kan Workflow Designer tillade indstillinger for afsenderen.
Hvis flere indstillinger er markeret i Designer, vil disse samme indstillinger være tilgængelige for afsenderen under afsendelsesprocessen.
Den nye sendeoplevelse tilføjer telefon (sms) som en mulighed i designeren.
Modtagerobjekterne i Designer kan nu markeres som modtagergrupper. Dette gør det muligt at angive en række mailadresser i feltet Mail (kommaseparerede), der har tilladelse til at underskrive for det ene signaturtrin.
Hvis du f.eks. skal have én af fem chefer til at kontraunderskrive, kan du angive alle fem mails, men kun én behøver at sætte sin signatur.
I forbindelse med afsendelsesprocessen kan dokumenter vedhæftes fra alle de aktiverede Acrobat Sign-kilder.
Brugeroplevelsen under "ny "-indstillingen er blevet opdateret til et moderne, dynamisk tilpasset design, som f.eks. Send-siden.
Instruktionerne, der tidligere var til højre for modtagerlisten, er blevet flyttet til toppen af siden i et vindue, der kan udvides.
Skabelondefinerede tildelinger relaterer sig stærkt til modtagerlisten, som den er defineret i Workflow Designer, til de relevante felttildelinger på dine oprettede formularer.
Eksempler på brug:
Dette ville traditionelt set kræve to formularer pga. måden, hvorpå modtagerne blev indekseret på siden Send:
I henhold til regelstrukturen "skabelondefineret" opretter du én fuldt aktiveret formular med alle mulige modtagerfelter defineret.
Indekset for modtagerunderskriver (som defineret i Workflow Designer) håndhæves strengt, og tilsidesætter felter, der er tildelt udeladte (valgfrie) modtagere, når aftalen sendes.
Så i ovenstående tilfælde er medunderskriveren altid underskriverindeks 2, men hvis medunderskriveren ikke er inkluderet på det tidspunkt, hvor aftalen sende, ignoreres underskriver2-felterne, og medunderskriveren (underskriverindeks 3) vil stadig kun have adgang til underskriver3-felterne.
Aktivér denne nye funktionalitet ved at gå til: Kontoindstillinger > Afsendelsesindstillinger > Brugerdefineret arbejdsforløb for afsendelse > Aktivér skabelondefineret signaturplacering
Aktivering af funktionen for skabelondefineret signaturplacering vil deaktivere muligheden for at oprette aftalen under afsendelsesprocessen.
Hvor modtager, der er involveret i en aftale, er tildelt et underskriverindekstal. Dette indekstal kræves for at tilknytte modtageren til de felter, de har tilladelse til at føje indhold til (f.eks. et signaturfelt).
Modtagere henter deres indekstal baseret på stakkens rækkefølge på siden Send. Modtageren øverst på stakken er 1, den næste modtager er 2 osv. Dette indekstal kan ses, når aftalen er konfigureret til "Fuldfør i rækkefølge", men er stadig til stede, når workflowet er i "Fuldfør i en hvilken som helst rækkefølge."
Når der bygges et modtagerflow i Workflow Designer, tildeles underskriverindekset følgende regler:
I nedenstående eksempel er Underskriver og Medunderskriver øverst på stakken.
I dette brugseksempel betyder det ikke noget, hvem der fysisk underskriver først, så de indsættes i et parallelt signaturflow. Men signaturindekset håndhæves strengt for at sikre, at underskriveren giver sin samtykke til de korrekte "Underskriver"-felter, og medunderskriveren har kun adgang til sine tildelte "Medunderskriver"-felter.
"Salgsrepræsentanten" underskriver som nummer tre efter underskriveren og medunderskriveren.
"Chefens godkendelse" bliver anmodet som nummer fire, efter salgsrepræsentantens medsignatur er på plads.
Modtagernavnene "Underskriver", "Medunderskriver", "Salgsrepræsentant" osv. har ingen betydning for felttildelingen. Disse er blot administratordefinerede navne, som bruges af klarhedshensyn for brugeren i workflowskabelonen.
Ovenstående Designer-modtagerflow vil producere en Send-sideskabelon, der ligner nedenstående.
(På siden Send er stakrækkefølgen mere tydelig, selvom indekstallene ikke er vist.)
Ved oprettelse af en formular med felter tildeles hvert felt eksplicit til et underskrivelsesindeks (hvor "Alle"-felter ignoreres indtil videre).
I Acrobat Sign-oprettelsesmiljøet sker dette ved at vælge en Deltager og placere felter for den deltager.
Hver deltager er farvekodet for at lave en visuel adskillelse mellem hvilke felter, der er tildelt til hver enkelt deltager.
Hvis du bruger teksttags, leverer selve tagget et argument (f.eks. :signer1), som designerer feltet til underskriverindekset.
Konti, der ønsker at håndhæve specifikke workflows strengt for alle deres dokumenter og strømline processen med at sende til minimalt input fra brugeren kan fuldt ud definere alle deres dokument-workflows og begrænse brugere helt fra ad hoc-udsendelse.
Konti, der udnytter Brugere i flere grupper, kan udvide de konfigurerbare muligheder på indstillingerne på gruppeniveau og dermed sikre, at de korrekte underskriftsmuligheder og meddelelsesprocesser håndhæves strengt.
For at begrænse brugere til kun at sende med godkendte workflows skal du navigere til Kontoindstillinger > Globale indstillinger > Workflows og markere Aktivér afsendelse af aftaler kun med brug af workflows.
Nogle elementer i den gamle workflowoplevelse vil give fejl under den nye grænseflade som et resultat af forbedret kontrol og sikkerhed i den nyeste oplevelse. Yderligere fejlhåndtering er implementeret for bedre at afsløre og forklare disse fejl, når de opstår.
Hvis kontoen er konfigureret til at bruge den moderne afsendelsesoplevelse, og der startes et problematisk workflow, får brugeren vist en rød banner med fejlen:
Hvis kontoen stadig er konfigureret til at bruge den klassiske oplevelse som standard, vil workflowet måske fortsætte med at virke under disse regler.
Den moderne oplevelse viser fejl som registrerede.
Hvis der findes mere end ét problem, vises alle fundne problemer.
For at gøre workflowet gyldigt under det nye grænsefladeregelsæt skal en administrator redigere workflowet og rette de fundne fejl:
Under det klassiske regelsæt kunne mailstrenge være misdannede eller forkert adskilt (f.eks. med mellemrum vs. kommaer).
Når denne fejl opstår, bør administratoren kontrollere:
Den moderne oplevelse kræver unikke værdier for alle dokumenttitler på siden Dokumenter i Workflow Designer.
Når der designes et workflow, kan en administrator vedhæfte en dokumentskabelon, der har et begrænset adgangsomfang.
Når en bruger, der er uden for dette omfang, forsøger at indlæse workflowet, kan dokumentet vedhæftes, og der udløses en sikkerhedsovertrædelse.
En administrator kan f.eks. oprette en ny dokumentskabelon med egenskaber, der begrænser adgang til kun at omfatte ejeren. Administratoren kan vedhæfte dokumentet til workflowet, fordi denne er ejeren.
Enhver anden bruger af systemet er ikke ejeren og er dermed uden for dokumentets omfang.
Når denne fejl udløses, vil administratoren skulle justere egenskaberne for den vedhæftede dokumentskabelon.
Trin til at gennemgå og justere skabelonegenskaber kan findes her
Log ind på din konto