באמצעות החלונית ‎Data Merge ב-InDesign, תוכל ליצור בקלות גרסאות מרובות של המסמך על-ידי מיזוג קובץ של מקור נתונים (קובץ CSV או TXT) עם מסמך InDesign. לדוגמה, השתמש בפונקציונליות מיזוג הנתונים כדי ליצור מאות וריאציות של אותיות, מעטפות או תוויות דיוור במהירות ובדייקנות. מיזוג נתונים מכונה גם מיזוג דואר.

תנאים מוקדמים

כל מה שאתה צריך למיזוג נתונים הוא קובץ מקור נתונים ומסמך יעד. 

  • קובץ מקור הנתונים כולל את המידע שמשתנה בכל איטרציה של מסמך היעד, כגון השמות והכתובות של הנמענים של מכתב סטנדרטי. קובץ מקור נתונים כולל שדות וכן רשומות. שדות הם קבוצות של מידע ספציפי, כגון שמות חברה או מיקוד, ואילו רשומות הן שורות של ערכות מידע מלאות, כגון שם חברה, כתובת, עיר, מדינה ומיקוד. קובץ מקור נתונים יכול להיות קובץ טקסט המופרד בפסיקים (csv.) או טאבים (txt.). הנתונים בקובץ יופרדו זה מזה בפסיקים או בטאבים, בהתאמה.
  • מסמך יעד הוא מסמך InDesign שמכיל את מצייני המיקום לשדות הנתונים, וכן את כל נתוני התבנית הקבועה, הטקסט ופריטים אחרים שנשארים כמות שהם בכל איטרציה של המסמך הממוזג.

מסמך ממוזג הוא מסמך InDesign חדש שמכיל את נתוני התבנית הקבועה ממסמך היעד, שחוזר על עצמו. מספר החזרות נקבע לפי מספר הרשומות במקור הנתונים.

מיזוג נתונים
מיזוג נתונים

A. קובץ מקור נתונים B. מסמך יעד C. מסמך ממוזג 

החלונית Data Merge

ניתן לגשת לחלונית Data Merge תחת Window >‏ Utilities. השם והסוג של כל שדה נתונים מוצגים בחלונית. אם הכנסת את שדות הנתונים במסמך, יוצגו גם מספרי העמודים שבהם ממוקם שדה הנתונים.

החלונית Data Merge
החלונית Data Merge

A. תפריט Data Merge‎ B. ‏צור מסמך ממוזג C. מספר העמוד שבו נמצא שדה הנתונים D. תצוגה מקדימה של הרשומה האחרונה E. תצוגה מקדימה של הרשומה הבאה F. עבור לרשומה G. תצוגה מקדימה של הרשומה הקודמת H. תצוגה מקדימה של הרשומה הראשונה I. תצוגה מקדימה של רשומות J. שם וסוג שדה נתונים K. מקור נתונים 

צעדים בסיסיים למיזוג נתונים

1. יש לתכנן ולקבוע מראש מהם שדות הנתונים שייעשה בהם שימוש במסמך המקור ובמסמך היעד.

קבע כיצד ייראה המסמך הסופי, כך שתדע אילו שדות נחוצים להשלמת המיזוג. לדוגמה, בשעת יצירת גלויה שנשלחת ללקוחות, ניתן להשתמש בשדות הנתונים הבאים:

<<שם חברה>><<כתובת>><<עיר>>, <<מדינה>><<מיקוד>>

גיליון הנתונים או מסד הנתונים עשוי להיראות כך:

דוגמה לקובץ נתונים
דוגמה לקובץ נתונים

2. שמור את קובץ מקור הנתונים – בדרך כלל גיליון נתונים או קובץ מסד נתונים – כקובץ טקסט המופרד בפסיקים (csv.) או טאבים (txt.).

יש לוודא שקובץ מקור הנתונים נבנה באופן שיאפשר לכלול את השדות המתאימים במסמך היעד. לדוגמה, השורה העליונה בגיליון נתונים צריכה להכיל את שמות השדות שבהם ייעשה שימוש במסמך היעד, כגון "שם חברה" ו"כתובת".

למידע נוסף, ראה אודות קובצי מקורות נתונים.

3. צור מסמך יעד שמכיל טקסט ופריטים אחרים שיישארו ללא שינוי בכל הגרסאות של מסמך היעד.

למידע נוסף, ראה אודות מסמכי יעד.

4. בחר במקור הנתונים מהחלונית Data Merge.

למידע נוסף, ראה בחירת מקור נתונים.

5. הוסף שדות מהחלונית Data Merge למסמך היעד.

ניתן להוסיף שדות נתונים לעמוד במסמך או לעמוד מאסטר. כשמוסיפים שדות נתונים לעמוד מאסטר, ניתן לבחור אפשרויות נוספות.

למידע נוסף, ראה הוספת שדות נתונים והוספת מצייני מיקום של שדות נתונים לעמודי מאסטר.

6. הצג תצוגה מקדימה של הרשומות כדי לוודא שמסמך היעד ייראה כפי שאתה מעוניין שייראה.

7. מזג את מסמך היעד עם קובץ מקור הנתונים, או יצא ל-PDF.

למידע נוסף, ראה מיזוג רשומות.

אודות קובצי מקור נתונים

בדרך כלל, מקור הנתונים נוצר באמצעות יישום של גיליון אלקטרוני או מסד נתונים, אך ניתן ליצור קובץ מקור נתונים גם באמצעות InDesign או כל עורך טקסט אחר. יש לשמור קובצי מקור נתונים בתבנית טקסט המופרד בפסיקים (csv.) או טאבים (txt.). למידע נוסף על ייצוא לתבניות אלה, ראה המדריך למשתמש של יישום המקור.

בקובץ טקסט שמופרד בפסיקים או טאבים, הרשומות מופרדות זו מזו באמצעות מעברי פסקה. השדות מופרדים זה מזה באמצעות פסיקים או טאבים. קובץ מקור נתונים יכול להכיל גם טקסט או נתיבים שמציגים תמונות שבדיסק הקשיח.

דוגמה לקובץ מקור נתונים המופרד בפסיקים

Name,Company Name,State 
Bill Tucker,CoreVent Labs,Nevada 
Dat Nguyen,"Brady, Hunt, and Baxter, Inc",Delaware 
Maria Ruiz,"Brinquist Enterprises, Inc.",California

הערה:

כדי לשלב פסיק או מרכאות בקובץ טקסט שמופרד בפסיקים, יש לתחום את הטקסט במרכאות. לדוגמה, "ברקוביץ', אפשטיין וזהבי בע"מ". אם לא תתחום את הטקסט במרכאות, InDesign יתייחס לכל שם כאל שדה נפרד.

לא ניתן להוסיף מעבר שורה בתוך שדה בקובץ מקור הנתונים. אם יש צורך לפצל שדה בין מספר שורות, צור שני שדות שונים, כגון <<כתובת 1>> ו<<כתובת 2>>.

ניתן לבחור Remove Blank Lines For Empty Fields בשעת מיזוג המסמך כדי למנוע שורות ריקות. עם זאת, אם תווים כלשהם, לרבות רווחים, מופיעים בשורה, השורה אינה נמחקת.

הוספת שדות תמונה לקובץ מקור הנתונים

באמצעות הוספת שדות תמונה לקובץ מקור הנתונים, ניתן להציג תמונה שונה בכל רשומה ממוזגת. לדוגמה, בשעת מיזוג מסמכים שכוללים מידע מחברות שונות, ניתן לכלול תמונות של כל אחד מסמלי הלוגו של החברות כחלק מהמיזוג.

  1. פתח את קובץ מקור הנתונים.
  2. להוספת טקסט או נתיבים לקבצים שמתייחסים לקובצי תמונה, הקלד את הסמל @ בתחילת שם שדה הנתונים.

    יש להקליד את הסמל @ רק בשורה הראשונה. השורות הבאות יכילו את הנתיבים לקובצי התמונה. שמות נתיבים רגישים לאותיות גדולות וקטנות וחייבים להתאים לכללי שמות הקבצים של מערכות ההפעלה שבהן הם נשמרים.

    הערה:

    אם מתקבלת הודעת שגיאה בשעת הקלדת הסמל @ בתחילת השדה, יש להקליד גרש (') לפני הסמל @ (לדוגמה ‎'@Photos) כדי שהתכונה תפעל כהלכה. יש יישומים, כגון Microsoft Excel, שמשתמשים בסמל @ להפעלת פונקציות.

‏(Windows) דוגמה להפניות לתמונה בקובץ מקור נתונים

שם

גיל

@תמונות

ישראל ישראלי

36

C:\Photos\BillTucker.jpg

חזי מצליח

53

C:\MyDocuments\dat.gif

גלעד צמח

26

C:\Photos\Zemach.psd

‏(Mac OS) דוגמה להפניות לתמונה בקובץ מקור נתונים

שם

גיל

@תמונות

ישראל ישראלי

36

jpg.ישראלישראלי:Mac HD:Photos

חזי מצליח

53

gif.חזי:Mac HD:Family

גלעד צמח

26

psd.צמח:Mac HD:Photos

הערה:

ניתן להשתמש ב-InDesign כדי להציג נתיב של תמונה במערכת ההפעלה שלך. הוסף תמונה במסמך InDesign, והשתמש בחלונית Links כדי לצפות במיקום של התמונה. כשהתמונה נבחרה, בחר Copy Info‏ ‏> Copy Full Path מתפריט החלונית Links. ייתכן שתרצה לערוך את הנתיב לאחר שתדביק אותו במקור הנתונים. שיטה זו שימושית במיוחד לתמונות המאוחסנות בשרת.

אודות מסמכי יעד

לאחר יצירת קובץ מקור הנתונים, יש להגדיר את מסמך היעד ולהכניס את השדות מקובץ מקור הנתונים. מסמך היעד מכיל את הטקסט והגרפיקה של מציין המיקום של שדה הנתונים. לדוגמה, העיצוב שברצונך להציג בכל גלויה. שדות אלה הופכים להיות זמינים לאחר שתבחר מקור נתונים.

מסמך היעד כולל שדות ממקור הנתונים
מסמך היעד מכיל שדות ממקור הנתונים, כולל תצוגת הטקסט של מציין מיקום השדה.

בשעת מיזוג נתונים, InDesign יוצר מסמך חדש שמחליף את השדות בנתונים שנבחרו בקובץ מקור הנתונים. ניתן למקם שדות נתונים על גבי עמוד מאסטר או על גבי עמוד מסמך.

בחירת מקור נתונים

לפני הוספת שדות למסמך היעד, יש לבחור מקור נתונים בחלונית Data Merge. ניתן לבחור מקור נתונים אחד בלבד לכל מסמך יעד.

  1. צור או פתח את המסמך שישמש כמסמך היעד.
  2. בחר Window ‏>‏ Utilities ‏>‏ Data Merge.

  3. בחר Select Data Source מתפריט החלונית Data Merge.

  4. לשינוי אפשרויות הפרדת טקסט, בחר Show Import Options.

    בדרך כלל, InDesign מזהה אוטומטית את סוג ההפרדה והקידוד שנעשה בהם שימוש בקובץ מקור הנתונים, כך שאין צורך להציג את אפשרויות הייבוא. עם זאת, ניתן לבחור באפשרויות הפרדה וקידוד אחרות, אם אינך סבור שהן זוהו כהלכה.

  5. אתר את קובץ מקור הנתונים ולחץ על Open.

  6. אם בחרת באפשרות Show Import Options, שנה את אפשרויות התו המפריד והקידוד בהתאם לצורך ולחץ על OK. שדות הנתונים מופיעים בחלונית Data Merge.

הערה:

אם מופיעה אזהרה המציינת שלא ניתן לפתוח את הקובץ, או אם שדות שגויים מופיעים ברשימה, יש לערוך את קובץ גיליון הנתונים או מסד הנתונים ולשמור אותו כקובץ טקסט המופרד בפסיקים או בטאבים.

ברגע שבוחרים מקור נתונים והשדות נטענים לחלונית Data Merge, כל השינויים שיוכנסו במקור הנתונים לא ישתקפו במסמך היעד, עד שתעדכן את מקור הנתונים.

הוספת שדות נתונים

בשעת בחירה במקור הנתונים, רשימה של שמות שדות הנתונים מופיעה בחלונית Data Merge.‏ שמות אלה זהים לכותרות העמודות בקובץ מקור הנתונים. סמלים מציינים אם השדה הוא שדה טקסט או שדה תמונה. בשעת הוספת שדות נתונים למסמך, הם הופכים למצייני מיקום של שדה. לדוגמה <<שם חברה>>. ניתן לבחור ולסגנן את מצייני המיקום באותו אופן כמו כל טקסט או גרפיקה.

ניתן להקצות שדה תמונה למסגרת קיימת כדי ליצור תמונה צפה. לחלופין, אם נקודת ההכנסה נמצאת בתוך מסגרת טקסט או שהטקסט נבחר בשעת הוספת שדה תמונה, יופיע מציין מיקום קטן כמסגרת בתוך שורה. ניתן לשנות את גודל מציין המיקום של התמונה כדי לקבוע את גודל התמונות הממוזגות.

לאחר הוספת שדה נתונים, InDesign יזכור את מקור הנתונים. כל שגיאה ברשימת השדות, כגון שגיאת הקלדה, שדות ריקים ושדות שלא הוגדר להם סוג, יש לתקן ביישום המקור ולעדכן לאחר מכן בחלונית Data Merge.

הוספת שדה נתוני טקסט במסמך היעד

  1. צור מסגרת טקסט בעמוד מסמך או בעמוד מאסטר.

    אם אתה מוסיף שדות נתונים לעמוד מאסטר, ראה הוספת מצייני מיקום לשדות נתונים בעמודי מאסטר.

  2. מקם את נקודת ההכנסה במקום שברצונך להציג בו את מציין המיקום של השדה בתוך מסגרת הטקסט, או בחר בטקסט שברצונך להחליף.
  3. להוספת מציין מיקום של שדה, בצע אחת מהפעולות הבאות:
    • לחץ על שדה ברשימה שבחלונית Data Merge.

    • כדי להוסיף את מציין המיקום, גרור שם שדה מהרשימה בחלונית Data Merge, ושחרר אותו בתוך מסגרת הטקסט. אם תגרור שדה טקסט לתוך מסגרת ריקה, המסגרת הריקה תהפוך למסגרת טקסט.

מצייני מיקום של שדות טקסט מופיעים ביישום היעד בתוך סוגריים מיוחדים (כגון <<שם>>) תוך שימוש בתכונות העיצוב הנוכחיות (כגון גופן וגודל).

הערה:

לא ניתן ליצור שדה חוקי באמצעות הקלדת שם השדה או עריכת שדה קיים. יש להוסיף את השדה מהחלונית Data Merge.

הוספת שדה נתונים של תמונה במסמך היעד

  • להוספת מציין מיקום חדש שמכיל גרפיקה בתוך שורה, גרור שדה תמונה לתוך מסגרת טקסט, או מקם את נקודת ההכנסה בתוך מסגרת הטקסט ולחץ על שדה התמונה.
  • להוספת גרפיקה צפה חדשה, גרור שדה תמונה לתוך מסגרת ריקה או לתוך מסגרת גרפית קיימת. אם תגרור שדה תמונה לתוך מסגרת ריקה, המסגרת הריקה תהפוך למסגרת גרפית.
  • להוספת שדה לפריטים בקבוצה, לתאי טבלה או לפריטים מקוננים, גרור את שדה התמונה ליעד הרצוי.

    מצייני מיקום של שדות תמונה מופיעים כמסגרות שמכילות את שם השדה.

הוסף קוד QR

ניתן לשלב קוד QR במסמך הממוזג. להלן הסוגים השונים של שדות קוד QR שניתן להוסיף באמצעות תהליך העבודה Data Merge:

  • Plain Text
  • Web Hyperlink
  • Text Message
  • Email
  • Business Card

כדי ליצור את קודי ה-QR ערכי הנתונים בקבצי ה-‎.txt או ה-‎.csv, המשמשים כמקור נתונים, צריכים להיות בתבנית הבאה:

  • Plain Text: בקוד ה- QR‏ Column הזן את הטקסט כפי שהוא.
  • Web Hyperlink: ‎URL:<url>‎ (לדוגמה “URL:http://www.google.com”)
  • Text Message: SMSTO:<מספר טלפון>:<הודעה> (לדוגמה: “SMSTO:9818143551:Hi”)
  • Email:‏ MATMSG:\nTo:<כתובת דוא"ל> (לדוגמה: “MATMSG:\nTO:johndoe@adobe.com\nSUB:Hi;\nBODY:;;”‎)
  • Business Card: BEGIN:VCARD\nVERSION:2.1\nN:Smith;John\nFN:John Smith\nORG:Adobe\nTITLE:Engineer\nTEL;CELL:+919876543210\nTEL;WORK;VOICE:123456789\nADR;WORK:;;Street ABC;Seattle;Washington;98101;US\nEMAIL;WORK;INTERNET:abc@adobe.com\nURL:www.adobe.com\nEND:VCARD

עם זאת, ערכי הנתונים יכולים להיות שילוב של דואר אלקטרוני, SMS, היפר-קישור או סוג טקסט רגיל. הזן אותם בקובץ ה-‎.csv וה-‎txt בתבנית שצוינה לעיל עם סימן # בשם העמודה שלהם. כדי ליצור קודי QR, פעל בהתאם להנחיות אלה:

  1. בחר Windows > Utilities > Data Merge.

  2. מהתפריט הנשלף, בחר Select Data Source.

  3. בחר את קובץ הנתונים עם פרטי שדה ה-QR. לחץ על Open.

  4. בחר את מציין המיקום במסמך.

  5. לחץ על הסמל Create Merged Document כדי ליצור מסמך ממוזג.

אודות מצייני מיקום של שדות נתונים בעמודי מאסטר

יש מספר יתרונות להוספת מצייני מיקום של שדות נתונים לעמודי מאסטר לעומת הוספת מצייני מיקום לעמודי מסמך:

  • עמודי המאסטר של המסמך הממוזג החדש מכילים את מצייני המיקום המקוריים, ועמודי המסמך כוללים את התוצאות הממוזגות כפריטי עמוד מאסטר שנדרסו.

  • הקשר בין המסמך הממוזג למקור הנתונים נשמר, כך שבעת שינוי רשומות במקור הנתונים, ניתן לעדכן את תוכן המסמך הממוזג על-ידי בחירה באפשרות Update Content In Data Fields. אפשרות זו יכולה להיות שימושית במיוחד כשעליך להוסיף נתונים חדשים ממקור הנתונים לאחר ששינית את הפריסה במסמך הממוזג.

  • ההגדרות בתיבת הדו-שיח Create Merged Document זהות להגדרות שנעשה בהן שימוש במסמך היעד. כך ניתן ליצור את המסמך הנוכחי מחדש במהירות תוך שמירה על מראה המסמך. כמו כן, ניתן להשתמש בהגדרות המשותפות ליצירת מסמך זהה עם מקור נתונים אחר, או ליצירת מסמך חדש עם שינויי פריסה קלים.

הערה:

אם אתה מוסיף שדות נתונים בעמוד מאסטר, ודא שמסגרת הטקסט הכוללת את שדות הנתונים מתירה דריסות של פריט מאסטר. בחר במסגרת הטקסט בעמוד המאסטר ובחר Allow Master Item Overrides On Selection מתפריט החלונית Pages. אם לא בוחרים באפשרות זו, מיזוג הנתונים לא יתבצע. ראה יצירת מאסטרים).

לא ניתן למקם שדות נתונים גם בעמודי מאסטר וגם בעמודי מסמך. כדי לבצע מיזוג כהלכה, יש להחיל עמוד מאסטר שמכיל שדות נתונים על העמוד הראשון במסמך.

הערה:

אם מופיעה הודעת שגיאה שמציינת שלא ניתן למזג את המסמך מכיוון שלא נמצאו מצייני מיקום, ייתכן שהוספת את מצייני המיקום לעמוד המאסטר השמאלי במסמך שמכיל עמוד בודד. עמוד 1 מבוסס על עמוד המאסטר הימני, כך שיש להוסיף את מצייני המיקום לעמוד המאסטר הימני.

עדכון, הסרה או החלפה של קובצי מקור נתונים

  • לעדכון קובצי מקור נתונים, יש לערוך ולשמור את קובץ מקור הנתונים בתבנית של טקסט המופרד בפסיקים או טאבים, ולאחר מכן לבחור באפשרות Update Data Source מן החלונית Data Merge.

    השינויים יופיעו בחלונית Data Merge. אם השינויים אינם מופיעים במסמך לאחר העדכון, בטל את הבחירה באפשרות Preview, ולאחר מכן בחר שוב באפשרות Preview כדי להפעילה מחדש.

  • כדי לנתק את החיבור לקובץ מקור הנתונים, בחר באפשרות Remove Data Source מתפריט החלונית Data Merge.
  • כדי לעבור לקובץ מקור נתונים חדש, בחר באפשרות Select Data Source מתפריט החלונית Data Merge, ולאחר מכן הגדר את קובץ מקור הנתונים החדש. ייתכן ש-InDesign לא יזהה את כל השדות. במקרה כזה, מומלץ למחוק ולהוסיף מחדש שדות מצייני מיקום.

הערה:

בשעת הפקת מסמך ממוזג ממסמך יעד ששדות הנתונים שבו מופיעים בעמודי מאסטר, ניתן לעדכן את שדות הנתונים במסמך הממוזג.

תצוגה מקדימה של רשומות במסמך היעד

לפני מיזוג מסמך היעד וקובץ מקור הנתונים, מומלץ להציג תצוגה מקדימה של הרשומות כדי לוודא שנתוני השדה יופיעו כהלכה בשעת מיזוג המידע. בשעת צפייה בתצוגה מקדימה של הרשומות, החלונית Data Merge מציגה את הנתונים הממשיים מקובץ מקור הנתונים במקום את מצייני המיקום של השדות. לדוגמה, במקום לראות <<חברה>>, אתה עלול לראות Adobe ‎. ניתן להשתמש בלחצני הניווט בחלונית Data Merge כדי לדפדף ברשומות.

במקרה של בעיה ברשומות, כגון שגיאות הקלדה או רווחים מיותרים, מומלץ לערוך את קובץ המקור ביישום המקורי שבו הוא נוצר. ‏(ראה אודות קובצי מקור נתונים).

  1. לחץ על Preview בתחתית החלונית Data Merge, או בחר באפשרות Preview מתפריט החלונית Data Merge.

  2. לחץ על לחצני הניווט כדי לדפדף ולהציג נתונים מרשומות שונות.

הערה:

כדי לעבור לרשומה מסוימת, לחץ על לחצני הניווט בתחתית החלונית. כמו כן, ניתן להקליד את מספר הרשומה שברצונך להציג בתיבת הניווט שבתחתית החלונית, ולאחר מכן להקיש Enter או Return.

הפעלה או ביטול של התצוגה המקדימה

שינוי מצב התצוגה המקדימה עלול לגרום בעיות או לפתור בעיות. זכור:

  • מצייני מיקום מחליפים את תוכן התצוגה המקדימה כאשר האפשרות Preview Record אינה מסומנת. בשעת מחיקת תמונה יחד עם המסגרת שמכילה את התמונה, או בשעת מחיקת מחרוזת טקסט שלמה, ביטול הבחירה באפשרות Preview Record יגרום למצייני המיקום להיעלם מכיוון שגם הם יוסרו.

  • שינויים בתיבת הדו-שיח Content Placement Options לא יוצגו עד שתלחץ על הלחצן OK. כמו כן, כאשר האפשרות Preview Record מסומנת, הנתונים לא ישתקפו בהגדרות המיקום המעודכנות עד שתבטל את הבחירה באפשרות ותפעיל אותה מחדש.

  • אם תנסה לשמור את המסמך במצב תצוגה מקדימה, תופיע הודעה שתבקש ממך לבטל את מצב התצוגה המקדימה לפני שמירת המסמך.

עריכת מצייני מיקום של שדות נתונים

בשעת הוספת שדה נתוני טקסט למסמך, תכונות הסגנון (כמו גופן וגודל) של טקסט מציין המיקום של השדה יהיו זהות לתכונות הסגנון הפעילות בנקודת ההכנסה. לאחר מכן ניתן לערוך את התכונות של טקסט מציין המיקום כדי לשנות את מראה הנתונים הממשיים.

  1. בצע אחת מהפעולות הבאות:
    • לשינוי תכונות מציין המיקום, בחר בטקסט מציין המיקום ולאחר מכן שנה את תכונות הסגנון כמו בכל טקסט אחר.

    • לשינוי מציין מיקום, בחר במציין המיקום או בנתונים הממשיים, ולאחר מכן בחר בשם שדה אחר בחלונית Data Merge.

    • כדי למחוק מציין מיקום, בחר בו והקש Backspace או Delete.

הערה:

בתצוגת Story Editor, מצייני המיקום של הטקסט מוצגים כהיפר-קישורים. חלק מהאפשרויות בחלונית Data Merge אינן זמינות בתצוגת Story Editor.

אפשרויות הגדרת מיקום תוכן

השתמש בתיבת הדו-שיח Content Placement Options כדי לציין את הגדרות ברירת המחדל של המסמך הנוכחי, או של כל פרוייקט מיזוג נתונים שתבצע בעתיד. ניתן להגדיר את אופן מיקום התמונה, אם התמונות יקושרו או יוטבעו, אם להסיר שורות ללא תוכן בשדות ריקים ואת מספר הרשומות המרבי בכל מסמך ממוזג.

  1. בצע אחת מהפעולות הבאות:
    • כדי להשפיע על המסמך הנוכחי בלבד, פתח את מסמך היעד.

    • כדי להשפיע על כל המסמכים שתיצור בעתיד, סגור את כל המסמכים.

  2. בחר Window ‏>‏ Utilities ‏>‏ Data Merge.

  3. בחר באפשרות Content Placement Options מתפריט החלונית Data Merge.

  4. שנה את אפשרויות מיקום התוכן. ‏(ראה אפשרויות מיקום תוכן).
  5. לחץ על OK.

מיזוג רשומות

לאחר עיצוב מסמך היעד והוספת השדות מקובץ מקור הנתונים, ניתן למזג את המידע ממקור הנתונים עם מסמך היעד. ניתן למזג את הרשומות למסמך אחר של InDesign או ישירות ל-PDF. בשעת המיזוג, InDesign יוצר מסמך חדש או PDF שמבוסס על מסמך היעד, ומחליף את השדות ממסמך היעד במידע המתאים מקובץ מקור הנתונים.

בשעת מיזוג מסמך שמכיל מצייני מיקום של שדות נתונים בעמוד מאסטר, פריטים אלה יועתקו מעמוד המאסטר לעמודי המאסטר במסמך החדש.

מיזוג רשומה בודדת או מספר רשומות

  1. כשמסמך היעד פתוח, בצע אחת מהפעולות הבאות:
    • בחר Create Merged Document מתפריט החלונית Data Merge, או לחץ על הלחצן Create Merged Document .

    • בחר Export To PDF מתפריט החלונית Data Merge.

    צור מסמך ממוזג
    צור מסמך ממוזג
  2. בכרטיסייה Records, עבור Records To Merge, בחר באפשרות All Records כדי למזג את כל הרשומות בקובץ מקור הנתונים, בחר Single Record כדי למזג רשומה מסוימת, או בחר Range לציון טווח הרשומות שברצונך למזג.

  3. עבור Records Per Document Page, בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • בחר באפשרות Single Record כדי שכל רשומה תתחיל בראש העמוד הבא.

    • בחר באפשרות Multiple Records כדי ליצור יותר מרשומה אחת בכל עמוד. ‏(לדוגמה, להדפסת תוויות דיוור).

      לא ניתן למזג רשומות מרובות אם שדות הנתונים מופיעים בעמוד מסמך הכולל עמודים מרובים, או אם שדות הנתונים מופיעים בעמודי אב מרובים.

  4. בחר Generate Overset Text Report With Document Creation לפתיחה אוטומטית של דוח שעוקב אחר תנאי עודף הטקסט שנוצרו במהלך מיזוג הנתונים במסמך InDesign. ‏(ראה דוחות על עודף טקסט).

  5. בחר Alert When Images Are Missing כדי להציג התראת קישור חסר כאשר תמונה אחת או יותר אינן זמינות.

  6. אם בחרת באפשרות Multiple Records בכרטיסייה Records, לחץ על הכרטיסייה Multiple Record Layout וציין את הפריטים הבאים:

    • באזור Margins, הקלד ערכים לציון המרחק בין קווי העזר של השוליים לכל אחד מקצות העמוד.

    • עבור Layout Of Records, בחר באפשרות Rows First או באפשרות Columns First, ולאחר מכן ציין את הריווח בין העמודות והשורות.

  7. אם בחרת באפשרות Multiple Records, בחר Preview Multiple Record Layout כדי להציג את השינויים שערכת בתיבת הדו-שיח Create Merge Records. ניתן ללחוץ על לחצני העמוד לניווט בין הרשומות.

  8. לחץ על הכרטיסייה Options וציין את אפשרויות המיקום. ‏(ראה אפשרויות מיקום תוכן).

  9. לאחר שתסיים, לחץ על OK.

  10. אם אתה מייצא ישירות ל-PDF, ציין אפשרויות PDF ולחץ על Export. לאחר מכן ציין את שם הקובץ והמיקום ולחץ על Save. ‏‏(ראה אפשרויות Adobe PDF).

אם קובץ מקור הנתונים מצביע על סוגי קבצים שאינם נתמכים או על תמונות שאינן זמינות, תקן את קובץ מקור הנתונים כך שיצביע על סוג קובץ נתמך, תקן את נתיב הקובץ לקבצים חסרים או העבר את הקובץ לתיקייה הנכונה כך ש-InDesign יוכל לאתר ולמקם אותו.

מגבלות במיזוג רשומות מרובות

בחר באפשרות Multiple Records כדי ליצור יותר מרשומה אחת בכל עמוד. לדוגמה, בשעת הדפסת תוויות דיוור, ניתן להדפיס יותר מתווית אחת בכל עמוד. האופן שבו מוצגות הרשומות בפרסום שמוזג תלוי בעיקר באפשרויות הפריסה. להלן רשימת מגבלות שאתה עלול להיתקל בהן בשעת שימוש באפשרות Multiple Records.

  • לא ניתן למזג רשומות מרובות אם שדות הנתונים מופיעים בעמוד מסמך הכולל עמודים מרובים, או אם שדות הנתונים מופיעים בעמודי אב מרובים.

  • מיזוג נתונים מאפשר גודל אחד בלבד של מציין מיקום.

  • מחיקת רשומה בפרסום שמוזג לא תזרים מחדש את הרשומות שנותרו למציין המיקום הריק.

מיזוג לקובץ PDF

בשעת מיזוג קובץ PDF, כל האפשרויות זהות לאפשרויות כשיוצרים מסמך InDesign. קובץ PDF שנוצר מנצל PDF XObjects לחלקים סטטיים בעמוד, באופן היוצר קובץ PDF בנפח קטן יותר.

עדכון שדות נתונים

לאחר מיזוג מסמך שמכיל מצייני מיקום של נתונים בעמודי מאסטר, ניתן לעדכן את ערכי שדות הנתונים במקור הנתונים גם לאחר שינוי פריסת המסמך הממוזג. לעדכון שדות הנתונים תוך שמירה על פריסת המסמך, השתמש בפקודה Update Data Fields. ניתן לבחור באפשרות זו רק במסמך ממוזג שבו מצייני המיקום של הנתונים מופיעים בעמודי מאסטר.

  1. בצע את השינויים הרצויים בקובץ מקור הנתונים, ולאחר מכן שמור וסגור את קובץ מקור הנתונים.
  2. במסמך הממוזג, בחר בפקודה Update Data Fields.

השינויים שביצעת באמצעות עדכון שדות הנתונים יופיעו בקובץ יומן.

הערה:

אפשרות זו פועלת באופן הטוב ביותר בשעת עריכה או הוספה של רשומות בקובץ מקור הנתונים. אם הוספת שדות מצייני מיקום, הוספת שדות חדשים למקור הנתונים, או שינית את ההגדרות בתיבת הדו-שיח Create Merged Document, לחץ על הלחצן Create Merged Document להפקת מסמך ממוזג חדש.

דוחות על עודף טקסט

Overset Text Report מופיע כאשר בוחרים באפשרות Generate Overset Text Report בתיבת הדו-שיח Create Merged Document, אם לפחות אחד מהשדות מכיל עודף טקסט לאחר השלמת מיזוג הנתונים.

הדוח מציג כל אחד ממופעי עודף הטקסט ברשימה ממוספרת שכוללת את מספר העמוד שבו מופיע הטקסט, את ספירת התווים/מילים בעודף הטקסט וגזיר מעודף הטקסט.

אם הדוח מוצג כשאתה יוצר מסמך ממוזג, השתמש בדוח לתיקון תנאי של עודף טקסט. לדוגמה, ייתכן שתרצה להגדיל את מסגרת הטקסט, להקטין את הגופן או לערוך את הטקסט.

אפשרויות מיקום תוכן

האפשרויות הבאות מופיעות בתיבת הדו-שיח Content Placement Options:

Fit Images Proportionally

שומר על יחס גובה-רוחב של התמונה, אך מתאים את התמונה לגודל המסגרת (ברירת מחדל).

Fit Images To Frames

משנה את גודל התמונה כך שיחס גובה-רוחב של התמונה יהיה זהה ליחס גובה-רוחב של המסגרת.

Fit Frames To Images

שומר על גודל התמונה, אך מתאים את גודל המסגרת לגודל התמונה.

Preserve Frame And Image Sizes

ממקם את התמונה בגודלה המקורי בתוך המסגרת, ומיישר אותה לפינה השמאלית העליונה של המסגרת. אם התמונה גדולה מהמסגרת, היא תיחתך.

Fill Frames Proportionally

ממקם את התמונה כך שהיא תמלא את המסגרת לרוחב או לגובה, תוך חיתוך חלקי התמונה הנותרים.

Content-Aware Fit

מתאימה תמונה באופן אוטומטי בתוך מסגרת בהתבסס על תוכן התמונה וגודל המסגרת.

Center In Frame

מיישרת את מרכז התמונה למרכז המסגרת. האפשרות מבוטלת אם בחרת באפשרות ההתאמה Content-Aware Fit.

Link Images

יוצר קישור או נתיב קובץ לקובץ התמונה המקורי. אם לא תבחר באפשרות זו, כל נתוני התמונה יוטבעו במסמך InDesign.

Remove Blank Lines For Empty Fields

מסיר מעברי פסקה שהוכנסו לשדות ריקים. אפשרות זו שימושית במיוחד בשעת שימוש בטפסי מכתבים שמכילים שדה כתובת אופציונלי. אפשרות זו מתעלמת ממעברי פסקה רכים. אם תווים כלשהם, לרבות רווחים, מופיעים בשורה, השורה אינה נמחקת.

Record Limit Per Document

מגדיר את מספר הרשומות המרבי לכל מסמך ממוזג. כאשר מספר הרשומות מגיע לסף זה, נוצר מסמך חדש. מסמך זה כולל את מספר העמודים הדרוש כדי להכיל את הרשומות שנותרו המיועדות למיזוג (עד למספר הרשומות המרבי). אפשרות זו זמינה רק אם בחרת באפשרות Single Record.

Page Limit Per Document

מגדיר את מספר העמודים המרבי למסמך. כאשר מספר העמודים מגיע לסף שנקבע, InDesign יוצר מסמך חדש עם מספר העמודים הדרוש כדי לכלול את הרשומות שנותרו המיועדות למיזוג (עד למספר העמודים המרבי). ניתן לבחור באפשרות זו רק כשבוחרים באפשרות Multiple Records מתפריט Records Per Document Page בשעת המיזוג.

עבודה זו בוצעה ברישיון של Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  הודעות המתפרסמות ב- Twitter™‎ ו- Facebook אינן מכוסות בתנאי Creative Commons.

הצהרות משפטיות   |   מדיניות פרטיות מקוונת