מיזוג נתונים

באמצעות החלונית ‎Data Merge ב-InDesign, תוכל ליצור בקלות גרסאות מרובות של המסמך על-ידי מיזוג קובץ של מקור נתונים (קובץ CSV או TXT) עם מסמך InDesign. לדוגמה, השתמש בפונקציונליות מיזוג הנתונים כדי ליצור מאות וריאציות של אותיות, מעטפות או תוויות דיוור במהירות ובדייקנות. מיזוג נתונים מכונה גם מיזוג דואר.

תנאים מוקדמים

כל מה שאתה צריך למיזוג נתונים הוא קובץ מקור נתונים ומסמך יעד. 

• קובץ מקור הנתונים כולל את המידע שמשתנה בכל איטרציה של מסמך היעד, כגון השמות והכתובות של הנמענים של מכתב סטנדרטי. קובץ מקור נתונים כולל שדות וכן רשומות. שדות הם קבוצות של מידע ספציפי, כגון שמות חברה או מיקוד, ואילו רשומות הן שורות של ערכות מידע מלאות, כגון שם חברה, כתובת, עיר, מדינה ומיקוד. קובץ מקור של נתונים יכול גם להיות קובץ מופרד באמצעות פסיק (.csv), באמצעות טאבים (.txt) או באמצעות נקודה-פסיק, שבו כל נתון מופרד בפסיק או טאב, בהתאמה.

• מסמך יעד הוא מסמך InDesign שמכיל את מצייני המיקום לשדות הנתונים, וכן את כל נתוני התבנית הקבועה, הטקסט ופריטים אחרים שנשארים כפי שהם בכל איטרציה של המסמך הממוזג.

מסמך ממוזג הוא מסמך InDesign חדש שמכיל את נתוני התבנית הקבועה ממסמך היעד, שחוזר על עצמו. מספר החזרות נקבע לפי מספר הרשומות במקור הנתונים.

החלונית Data Merge

ניתן לגשת לחלונית Data Merge תחת Window >‏ Utilities. השם והסוג של כל שדה נתונים מוצגים בחלונית. אם הכנסת את שדות הנתונים במסמך, יוצגו גם מספרי הדפים שבהם ממוקם שדה הנתונים.

צעדים בסיסיים למיזוג נתונים

1. ניתן לתכנן ולקבוע מראש מהם שדות הנתונים שישמשו אותך במסמך המקור ובמסמך היעד.

הגדר איך ייראה המסמך הסופי, כדי לדעת אילו שדות נחוצים להשלמת המיזוג. לדוגמה, במקרה של יצירת גלויה שנשלחת ללקוחות ניתן להשתמש בשדות הנתונים הבאים:

<<שם חברה>><<כתובת>><<עיר>>, <<מדינה>><<מיקוד>>

גיליון הנתונים או מסד הנתונים עשוי להיראות כך:

2. שמור את קובץ מקור הנתונים - בדרך כלל גיליון אלקטרוני או קובץ של מסד נתונים - כקובץ טקסט מופרד באמצעות פסיק (.csv), באמצעות טאבים (.txt) או באמצעות נקודה-פסיק.

יש לוודא שקובץ מקור הנתונים נבנה באופן שיאפשר לכלול את השדות המתאימים במסמך היעד. לדוגמה, השורה העליונה בגיליון נתונים צריכה להכיל את שמות השדות שבהם ייעשה שימוש במסמך היעד, כמו "שם חברה" ו"כתובת".

למידע נוסף: על קובצי מקורות נתונים.

3. יש ליצור מסמך יעד שמכיל טקסט ופריטים אחרים שלא ישתנו בכל הגרסאות של מסמך היעד.

למידע נוסף: על מסמכי יעד.

4. יש לבחור את מקור הנתונים מהחלונית Data Merge.

למידע נוסף: בחירת מקור נתונים.

5. יש להכניס שדות מהחלונית Data Merge למסמך היעד.

ניתן להוסיף שדות נתונים לדף מסמך או לדף מאסטר. הוספת שדות נתונים לדף מאסטר פותחת אפשרויות נוספות.

למידע נוסף: הכנסת שדות נתונים וגם הוספת מצייני מקום של שדות נתונים לדפי מאסטר.

6. יש לבדוק את התצוגה המקדימה של הרשומות כדי לוודא שמסמך היעד ייראה כפי שרצית.

למידע נוסף: תצוגה מקדימה של רשומות במסמך היעד.

7. יש למזג את מסמך היעד עם קובץ מקור הנתונים או לייצא אל PDF.

למידע נוסף: מיזוג רשומות.

אודות קובצי מקור נתונים

בדרך כלל, מקור הנתונים נוצר באמצעות יישום של גיליון אלקטרוני או מסד נתונים, אך ניתן ליצור קובץ מקור נתונים גם באמצעות InDesign או כל עורך טקסט אחר. יש לשמור את קובצי מקור הנתונים כקובצי טקסט מופרד באמצעות פסיק (.csv), באמצעות טאבים (.txt) או באמצעות נקודה-פסיק. מידע נוסף על ייצוא לפורמטים אלה נמצא במדריך למשתמש של יישום המקור.

בקובץ טקסט שמופרד בפסיק, טאבים או נקודה-פסיק, רשומות מופרדות באמצעות מעברי פסקה; שדות מופרדים באמצעות פסיקים או טאבים. קובץ מקור נתונים יכול להכיל גם טקסט או נתיבים שמציגים תמונות שבדיסק הקשיח.

דוגמה לקובץ מקור נתונים המופרד בפסיקים

לא ניתן להוסיף מעבר שורה בתוך שדה בקובץ מקור הנתונים. אם צריך לפצל שדה בין מספר שורות, יש ליצור שני שדות שונים, כמו <<כתובת 1>> ו<<כתובת 2>>.

ניתן לבחור Remove Blank Lines For Empty Fields בעת מיזוג המסמך כדי למנוע שורות ריקות. עם זאת, אם תווים כלשהם, כולל רווחים, מופיעים בשורה, השורה לא נמחקת.

הוספת שדות תמונה לקובץ מקור הנתונים

ע"י הוספת שדות תמונה לקובץ מקור הנתונים, ניתן להציג תמונה שונה בכל רשומה ממוזגת. לדוגמה, בעת מיזוג מסמכים שכוללים מידע מחברות שונות, ניתן לכלול תמונות של כל אחד מסמלי הלוגו של החברות כחלק מהמיזוג.

דוגמה להפניות לתמונות בקובץ מקור נתונים:

אודות מסמכי יעד

לאחר יצירת קובץ מקור הנתונים, יש להגדיר את מסמך היעד ולהכניס את השדות מקובץ מקור הנתונים. מסמך היעד מכיל את הטקסט והגרפיקה של מציין המיקום של שדה הנתונים, כמו למשל העיצוב שרוצים להציג בכל גלויה. שדות אלה הופכים להיות זמינים אחרי בחירת מקור נתונים.

כשממזגים נתונים, InDesign יוצר מסמך חדש שמחליף את השדות בנתונים שנבחרו בקובץ מקור הנתונים. ניתן לשים שדות נתונים בדף מאסטר או בדף מסמך.

בחירת מקור נתונים

לפני הוספת שדות למסמך היעד, יש לבחור מקור נתונים בחלונית Data Merge. ניתן לבחור מקור נתונים אחד בלבד לכל מסמך יעד.

אחרי שבוחרים מקור נתונים והשדות נטענים לחלונית Data Merge, כל השינויים שיוכנסו במקור הנתונים לא ישתקפו במסמך היעד, עד שמעדכנים את מקור הנתונים.

הכנסת שדות נתונים

כשבוחרים מקור הנתונים, רשימה של שמות שדות הנתונים מופיעה בחלונית Data Merge.‏ שמות אלה זהים לכותרות העמודות בקובץ מקור הנתונים. סמלים מציינים אם השדה הוא שדה טקסט או שדה תמונה. כשנוספים שדות נתונים למסמך, הם הופכים למצייני מיקום של שדה, כמו <<שם חברה>>. ניתן לבחור ולעצב את מצייני המיקום באותו אופן כמו כל טקסט או גרפיקה.

ניתן להקצות שדה תמונה למסגרת קיימת כדי ליצור תמונה צפה. לחלופין, אם נקודת ההכנסה נמצאת בתוך מסגרת טקסט או שהטקסט נבחר כשמכניסים שדה תמונה, יופיע מציין מיקום קטן כמסגרת בתוך שורה. ניתן לשנות את גודל מציין המיקום של התמונה כדי לקבוע את גודל התמונות הממוזגות.

לאחר הוספת שדה נתונים, InDesign יזכור את מקור הנתונים. כל שגיאה ברשימת השדות, כמו שגיאת הקלדה, שדות ריקים ושדות שלא הוגדר להם סוג, יש לתקן ביישום המקור ואז לעדכן בחלונית Data Merge.

הוספת שדה נתוני טקסט במסמך היעד

מצייני מיקום של שדות טקסט מופיעים ביישום היעד בתוך סוגריים מיוחדים (כמו <<שם>>) תוך שימוש בתכונות העיצוב הנוכחיות (כמו גופן וגודל).

הכנסת שדה נתונים של תמונה במסמך היעד

• להכנסה של מציין מיקום חדש שמכיל גרפיקה בתוך שורה, יש לגרור שדה תמונה לתוך מסגרת טקסט, או לשים את נקודת ההכנסה בתוך מסגרת הטקסט וללחוץ על שדה התמונה.
• להוספת גרפיקה צפה חדשה, יש לגרור שדה תמונה לתוך מסגרת ריקה או לתוך מסגרת גרפית קיימת. אם גוררים שדה תמונה לתוך מסגרת ריקה, המסגרת הריקה הופכת למסגרת גרפית.
• להכנסת שדה לפריטים בקבוצה, לתאי טבלה או לפריטים מקוננים, יש לגרור את שדה התמונה ליעד הרצוי.

  מצייני מיקום של שדות תמונה מופיעים כמסגרות שמכילות את שם השדה.

הוסף קוד QR

ניתן לשלב קוד QR במסמך הממוזג. להלן הסוגים השונים של שדות קוד QR שניתן להוסיף באמצעות תהליך העבודה Data Merge:

• טקסט רגיל
• היפר-קישור באינטרנט
• מסרון SMS
• דוא"ל
• כרטיס ביקור

כדי ליצור קודי QR, ערכי הנתונים בקובצי ‎.txt או ‎.csv המשמשים כמקור נתונים צריכים להיות בתבנית הבאה עם סמל # בשם העמודה:

• טקסט רגיל: בעמודת קוד QR‏ הזן את הטקסט כפי שהוא.
• Web Hyperlink: ‎URL:<url>‎ (לדוגמה: URL:http://www.google.com)
• Text Message: SMSTO:<מספר טלפון>:<הודעה> (לדוגמה: “SMSTO:9818143551:Hi”)
• Email:‏ MATMSG:\nTo:<כתובת דוא"ל> (לדוגמה: “MATMSG:\nTO:johndoe@adobe.com\nSUB:Hi;\nBODY:;;”‎)
• Business Card: "BEGIN:VCARD\nVERSION:2.1\nN:Smith;John\nFN:John Smith\nORG:Adobe\nTITLE:Engineer\nTEL;CELL:+919876543210\nTEL;WORK;VOICE:123456789\nADR;WORK:;;Street ABC;Seattle;Washington;98101;US\nEMAIL;WORK;INTERNET:abc@adobe.com\nURL:www.adobe.com\nEND:VCARD"

ערכי הנתונים יכולים להיות שילוב של דוא"ל, SMS, היפר-קישור או סוג טקסט רגיל. כדי ליצור קודי QR, פעל בהתאם להנחיות אלה:

הוספת מצייני מיקום של שדות נתונים לדפי מאסטר

יש מספר יתרונות להכנסה של מצייני מיקום של שדות נתונים לדפי מאסטר, לעומת הכנסה של מצייני מיקום לדפי מסמך:

• המסמך הממוזג שנוצר מכיל את מצייני המיקום המקוריים בדפי המאסטר שלו, וכולל את תוצאות המיזוג בדפי מסמך כפריטים של דף מאסטר שנעקפו.

• הקשר בין המסמך הממוזג למקור הנתונים נשמר, כך שבעת שינוי רשומות במקור הנתונים ניתן לעדכן את תוכן המסמך הממוזג באמצעות בחירה של Update Content In Data Fields. אפשרות זו יכולה להיות שימושית במיוחד כשעליך להוסיף נתונים חדשים ממקור הנתונים לאחר ששינית את הפריסה במסמך הממוזג.

• ההגדרות בתיבת הדו-שיח Create Merged Document זהות להגדרות שנעשה בהן שימוש במסמך היעד. כך ניתן ליצור את המסמך הנוכחי מחדש במהירות תוך שמירה על מראה המסמך. כמו כן, ניתן להשתמש בהגדרות המשותפות ליצירת מסמך זהה עם מקור נתונים אחר, או ליצירת מסמך חדש עם שינויי פריסה קלים.

לא ניתן לשים שדות נתונים גם בדפי מאסטר וגם בדפי מסמך. למיזוג תקין, יש להחיל דף מאסטר שמכיל שדות נתונים על הדף הראשון במסמך.

עדכון, הסרה או החלפה של קובצי מקור נתונים

• לעדכון קובצי מקור נתונים, ערוך ושמור אותם בפורמט מופרד פסיק, טאבים או נקודה-פסיק, ואז בחר Update Data Source מהחלונית Data Merge.

  השינויים יופיעו בחלונית Data Merge. אם השינויים אינם מופיעים במסמך לאחר העדכון, בטל את הבחירה באפשרות Preview, ולאחר מכן בחר שוב באפשרות Preview כדי להפעילה מחדש.

• להסרת החיבור לקובץ מקור הנתונים בחר Remove Data Source מתפריט החלונית Data Merge.
• כדי לעבור לקובץ מקור נתונים חדש, בחר באפשרות Select Data Source מתפריט החלונית Data Merge, ולאחר מכן הגדר את קובץ מקור הנתונים החדש. ייתכן ש-InDesign לא יזהה את כל השדות. במקרה כזה, מומלץ למחוק ולהוסיף מחדש שדות מצייני מיקום.

תצוגה מקדימה של רשומות במסמך היעד

לפני מיזוג מסמך היעד וקובץ מקור הנתונים, מומלץ להציג תצוגה מקדימה של הרשומות כדי לוודא שנתוני השדה יופיעו כהלכה בשעת מיזוג המידע. בשעת צפייה בתצוגה מקדימה של הרשומות, החלונית Data Merge מציגה את הנתונים הממשיים מקובץ מקור הנתונים במקום את מצייני המיקום של השדות. לדוגמה, במקום לראות <<חברה>>, אתה עלול לראות Adobe ‎. ניתן להשתמש בלחצני הניווט בחלונית Data Merge כדי לדפדף ברשומות.

במקרה של בעיה ברשומות, כגון שגיאות הקלדה או רווחים מיותרים, מומלץ לערוך את קובץ המקור ביישום המקורי שבו הוא נוצר. ‏(ראה אודות קובצי מקור נתונים).

הפעלה או ביטול של התצוגה המקדימה

שינוי מצב התצוגה המקדימה עלול לגרום בעיות או לפתור בעיות. יש לזכור את הדברים הבאים:

• מצייני מיקום מחליפים את תוכן התצוגה המקדימה כאשר האפשרות Preview Record לא מסומנת. אם מוחקים תמונה יחד עם המסגרת שמכילה את התמונה, או מוחקים מחרוזת טקסט שלמה, ביטול הבחירה באפשרות Preview Record יגרום למצייני המיקום להיעלם, כי גם הם יוסרו.

• שינויים בתיבת הדו-שיח Content Placement Options לא יוצגו עד הלחיצה על הלחצן OK. בנוסף, כשהאפשרות Preview Record מסומנת, הנתונים לא ישתקפו בהגדרות ההשמה המעודכנות, עד שמבטלים את הבחירה באפשרות ומפעילים אותה מחדש.

• אם מנסים לשמור את המסמך במצב תצוגה מקדימה, תופיע הודעה שתבקש לבטל את מצב התצוגה המקדימה לפני שמירת המסמך.

עריכת מצייני מיקום של שדות נתונים

כשמוסיפים שדה נתוני טקסט למסמך, תכונות העיצוב (כמו גופן וגודל) של טקסט מציין המיקום של השדה יהיו זהות לתכונות העיצוב הפעילות בנקודת ההכנסה. אז ניתן לערוך את התכונות של טקסט מציין המיקום כדי לשנות את מראה הנתונים בפועל.

קביעת אפשרויות של השמת תוכן

יש להשתמש בתיבת הדו-שיח Content Placement Options כדי לציין את הגדרות ברירת המחדל של המסמך הנוכחי, או של כל פרויקט מיזוג נתונים עתידי. ניתן לציין את אופן השמת התמונה, אם התמונות יקושרו או יוטבעו, אם להסיר שורות בלי תוכן בשדות ריקים, ואת מספר הרשומות המרבי בכל מסמך ממוזג.

מיזוג רשומות

לאחר עיצוב מסמך היעד והוספת השדות מקובץ מקור הנתונים, ניתן למזג את המידע ממקור הנתונים עם מסמך היעד. ניתן למזג את הרשומות למסמך אחר של InDesign או ישירות ל-PDF. בשעת המיזוג, InDesign יוצר מסמך חדש או PDF שמבוסס על מסמך היעד, ומחליף את השדות ממסמך היעד במידע המתאים מקובץ מקור הנתונים.

מיזוג מסמך שכולל מצייני מקום של שדות נתונים בדפי מאסטר, גורם להעתקה של פריטי דף מאסטר אלה לתוך המסמך החדש שנוצר.

מיזוג רשומה בודדת או מספר רשומות

אם קובץ מקור הנתונים מצביע על סוגי קבצים שלא נתמכים או על תמונות שלא זמינות, יש לתקן את קובץ מקור הנתונים כך שיצביע על סוג קובץ נתמך, לתקן את נתיב הקובץ לקבצים חסרים או להעביר את הקובץ לתיקייה הנכונה כך ש-InDesign יוכל לאתר ולשים אותו.

מגבלות במיזוג רשומות מרובות

בחר באפשרות Multiple Records כדי ליצור יותר מרשומה אחת בכל עמוד. לדוגמה, בשעת הדפסת תוויות דיוור, ניתן להדפיס יותר מתווית אחת בכל עמוד. האופן שבו מוצגות הרשומות בפרסום שמוזג תלוי בעיקר באפשרויות הפריסה. להלן רשימת מגבלות שאתה עלול להיתקל בהן בשעת שימוש באפשרות Multiple Records.

• לא ניתן למזג רשומות מרובות אם שדות הנתונים מופיעים בדף מסמך במסמך בעל דפים מרובים, או אם שדות הנתונים מופיעים בדפי מאסטר מרובים.

• מיזוג נתונים מאפשר גודל אחד בלבד של מציין מיקום.

• מחיקת רשומה בפרסום שמוזג לא תזרים מחדש את הרשומות שנותרו למציין המיקום הריק.

מיזוג לקובץ PDF

כשממזגים לקובץ PDF, כל האפשרויות זהות לאפשרויות של יצירת מסמך InDesign. קובץ PDF שנוצר מנצל PDF XObjects לחלקים סטטיים בדף, באופן היוצר קובץ PDF בנפח קטן יותר.

עדכון שדות נתונים

לאחר מיזוג מסמך שכולל מצייני מקום של נתונים בדפי מאסטר, יש לך אפשרות לשנות את פריסת המסמך הממוזג ועדיין לעדכן את הערכים בשדות הנתונים במקור הנתונים. לעדכון שדות הנתונים תוך שמירה על פריסת המסמך יש להשתמש באפשרות Update Data Fields. אפשרות זו קיימת רק במסמך ממוזג שבו מצייני מיקום הנתונים מופיעים בדפי מאסטר.

השינויים שביצעת ע"י עדכון שדות הנתונים יופיעו בקובץ יומן.

Overset text reports

Overset Text Report מופיע בעת בחירת האפשרות Generate Overset Text Report בתיבת הדו-שיח Create Merged Document, אם לפחות אחד מהשדות מכיל עודף טקסט לאחר השלמת מיזוג הנתונים.

הדוח מציג כל אחד ממופעי עודף הטקסט ברשימה ממוספרת שכוללת את מספר הדף שבו מופיע הטקסט, את ספירת התווים/מילים בעודף הטקסט וגזיר של עודף הטקסט.

אם הדוח מוצג כשאתה יוצר מסמך ממוזג, השתמש בדוח לתיקון תנאי של עודף טקסט. לדוגמה, ייתכן שתרצה להגדיל את מסגרת הטקסט, להקטין את הגופן או לערוך את הטקסט.

אפשרויות מיקום תוכן

האפשרויות הבאות מופיעות בתיבת הדו-שיח Content Placement Options:

שומרת על יחס גובה-רוחב של התמונה, אך מתאימה את התמונה לגודל המסגרת (ברירת מחדל).

משנה את סדר גודל התמונה, כך שיחס גובה-רוחב של התמונה יהיה זהה ליחס גובה-רוחב של המסגרת.

שומרת על גודל התמונה, אך מתאימה את גודל המסגרת לגודל התמונה.

שם את התמונה בגודלה המקורי בתוך המסגרת, ומיישר אותה לפינה השמאלית העליונה של המסגרת. אם התמונה גדולה מהמסגרת, היא תיחתך.

שמה את התמונה כך שהיא תמלא את המסגרת לרוחב או לגובה, תוך חיתוך חלקי התמונה הנותרים.

אוטומטית מתאים את התמונה בתוך המסגרת, על בסיס תוכן התמונה וגודל המסגרת.

מחיל את אפשרות ההתאמה של המסגרת המסוימת הקיימת עבור מסגרות תמונה. אפשרות זו שימושית אם ברצונך לבחור התאמה קיימת במסגרת היעד.

מיישר את מרכז התמונה למרכז המסגרת. האפשרות מושבתת אם בחרת באפשרות ההתאמה Content-Aware Fit.

יוצרת קישור או נתיב קובץ לקובץ התמונה המקורי. אם לא בחרת באפשרות זו, כל נתוני התמונה יוטבעו במסמך InDesign.

Remove paragraph returns inserted for empty fields. אפשרות זו שימושית במיוחד בטפסי מכתבים שמכילים שדה כתובת אופציונלי. אפשרות זו מתעלמת ממעברי פסקה רכים. אם תווים כלשהם, לרבות רווחים, מופיעים בשורה, השורה לא נמחקת.

מגדיר את מספר הרשומות המרבי לכל מסמך ממוזג. כאשר מספר הרשומות מגיע לסף זה, נוצר מסמך חדש. מסמך זה כולל את מספר העמודים הדרוש כדי להכיל את הרשומות שנותרו המיועדות למיזוג (עד למספר הרשומות המרבי). אפשרות זו זמינה רק אם בחרת באפשרות Single Record.

מגדיר את מספר העמודים המרבי למסמך. כאשר מספר העמודים מגיע לסף שנקבע, InDesign יוצר מסמך חדש עם מספר העמודים הדרוש כדי לכלול את הרשומות שנותרו המיועדות למיזוג (עד למספר העמודים המרבי). ניתן לבחור באפשרות זו רק כשבוחרים באפשרות Multiple Records מתפריט Records Per Document Page בעת המיזוג.

פריטים דומים נוספים

• ייצוא אל Adobe PDF

יש לכם שאלה או רעיון?