עבודה עם קבצים ותבניות

ניתן לשפר את הביצועים ולמנוע בעיות רבות על-ידי יצירת תהליכי עבודה מוצלחים לשימוש ב-Adobe InDesign.

שמירה על מערכת מחשבים נקייה

במהלך הזמן מתרחשים שינויים בתוכנה ובחומרה שעלולים לגרום לפגיעה בביצועים ולבעיות במערכת. איחוי דיסק קשיח, הסרת גרסאות תוכנה ישנות, עדכון מנהלי התקנים, מיטוב הזיכרון, הפעלת כלים להגנה מפני וירוסים וביצוע משימות תחזוקה אחרות יכולים למנוע נזק ליישומים ולקבצים. ביצוע משימות אלה בקביעות מסייע להבטיח ש- InDesign ייפתח, יציג וידפיס מסמכים כצפוי.

יצירת תיקייה לפרוייקט

לפני תחילת פרוייקט, קבע מהם הקבצים הדרושים וכיצד לאחסנם. אם נתקלת בבעיות של קישורים מנותקים, שקול לאחסן את הקבצים המקושרים באותה תיקייה שבה מאוחסן המסמך. InDesign שומר על קישורים לקבצים שתציב במסמך, אך אם קישור ינותק, InDesign יחפש את הקובץ בתיקיית המסמך. אחסון מסמך והקבצים המקושרים אליו באותה תיקייה מקל על העברת הקבצים ממחשב למחשב. אחסון קבצים בתיקייה אחת גם מבטיח ש- InDesign ימצא את הגרפיקה המקורית בעת הדפסת מסמך. אם If InDesign אינו יכול לאתר גרפיקה מקושרת, הוא לא ישקף שינויים שתבצע בגרפיקה המקורית, וייתכן שהגרפיקה תודפס באיכות ירודה או שלא תודפס כלל.

אם הפרוייקט שלך כולל מסמכים מרובים (לדוגמה, פרקים בספר), תוכל להיעזר בכך אם תיצור תיקיית פרוייקט הכוללת תיקייה לכל מסמך והקבצים המקושרים אליו.

שקול להשתמש בתבנית

השתמש בתבנית אם אתה יוצר פרוייקטים דומים לעתים תכופות. תבניות מאפשרות ליצור מסמכים עקביים במהירות רבה יותר, תוך כדי הגנה על קובץ המקור. לדוגמה, אם אתה יוצר ידיעון חודשי, התבנית עשויה לכלול קווי עזר בסרגל, מספרי עמוד, את הכותרת הראשית של הידיעון וסגנונות שברצונך להשתמש בהם בכל גיליון. ‏(ראה שימוש בתבניות מסמכים.)

פתיחת מסמכים במחשב המקומי

לפני שתפתח מסמך המאוחסן ברשת או באמצעי אחסון ניתן להסרה, העתק את המסמך ואת הגרפיקה המקושרת אליו לדיסק הקשיח המקומי. זמן הגישה וקצב העברת הנתונים הם איטיים יותר ברשת או מאמצעי אחסון ניתן להסרה, ועלולים לגרום לאובדן נתונים או לפגיעה בנתונים, באופן העלול לגרום נזק למסמך. עם זאת, היה מודע לכך שאתה עלול לדרוס עבודה של משתמש אחר אם תעתיק את הקבצים המקומיים בחזרה לשרת רשת.

פתרון בעיות לפני המרת קובץ

קבצים של ‏®Adobe PageMaker או של QuarkXPress שניזוקו נשארים פגומים כשהם נפתחים ב- InDesign. אם חלה שגיאה או התנהגות לא צפויה אחרת בקובץ שעבר המרה, פתח את קובץ המקור ביישום המקורי ותקן את הבעיה.

אם אתה נתקל בבעיות בקובץ שעבר המרה, יצא אותו אל תבנית IDML, פתח את קובץ ה- IDML ושמור אותו כמסמך InDesign.

שמירת מסמכים

שמור מסמכים לעתים קרובות, והכן גיבויים לקבצים חשובים. ניתן להסיר נתונים שאינם נחוצים ממסמך בעזרת הפקודה Save As. כאשר אתה משתמש בפקודה Save‏, InDesign מצרף מידע חדש למסמך אך אינו מסיר נתונים ישנים, כגון מידע על גרפיקה שנמחקה. אך כשמשתמשים בפקודה Save As, ‏InDesign דורס לגמרי את המסמך, וכולל במסמך רק מידע על האובייקטים והעמודים הנוכחיים במסמך. מסמךהכולל רק נתונים הכרחיים תופס פחות מקום בדיסק הקשיח, וכן מבצע רענון והדפסה במהירות רבה יותר.

אמץ לעצמך מנהגי עיצוב מוצלחים

• צור סגנונות במסמך. יצירת סגנונות ללא מסמך פתוח עלולה לגרום לסגנונות כפולים להופיע בעת יצירת מסמך חדש. לשיתוף סגנונות בין מסמכים, שמור את הסגנונות וטען אותם.

• השתמש בגופנים מתאימים בעת בחירת גופנים למסמך, חשוב כיצד בכוונתך לעצב ולהדפיס את הטקסט. InDesign פועל באופן הטוב ביותר עם גופני OpenType‎®‎‎‏ Type 1 (הנקראים גם PostScript), וגופני TrueType. גופנים שניזוקו או הבנויים בצורה לא מוצלחת עלולים לגרום נזק למסמך InDesign או לגרום לתוצאות לא צפויות בהדפסה, ולכן עליך להשתמש בגופנים אמינים של ספקי גופנים ידועים. אם אתה עובד עם ספק שירות, ברר מהן דרישות הגופנים שלו.

• הימנע משימוש במסגרות טקסט רבות מדי השתמש במספר הקטן ביותר האפשרי של מסגרות טקסט כדי לשמור על גודל קובץ קטן יותר ועל טיפול קל יותר בפריסה.

הפעל שיקולים נבונים לגבי גרפיקה

• השתמש בתבנית קובץ הגרפיקה המתאימה. בעת יצירת גרפיקה לפרוייקט, חשוב כיצד בכוונתך להדפיס את המסמך. אם בכוונתך להדפיס את המסמך דרך ספק שירות, שאל את ספק השירות אילו תבניות גרפיות מתאימות ביותר להתקן הפלט שלו. ספק השירות יכול גם לייעץ לך לגבי הרזולוציה המיטבית לתמונות.

• אחסן גרפיקה באמצעי אחסון חיצוניים. בעת ייבוא קובץ גרפיקה, InDesign יוצר קישור לגרפיקה כברירת מחדל. הקישור מסייע להקטין למינימום את גודל המסמך ולשפר את הביצועים של InDesign. בעת הדפסת המסמך, הקובץ הגרפי המקורי חייב להיות זמין ומקושר. אם InDesign אינו מוצא את קובץ המקור, ייתכן שהגרפיקה תודפס כתצוגה מקדימה ברזולוציה נמוכה או כתיבה אפורה.

אימות קישורים וגופנים לפני ההדפסה

כדי לוודא שמסמך יודפס כהלכה, ודא שכל הקישורים מוגדרים כהלכה ושכל הגופנים זמינים. קישור ינותק אם תמחק, תעביר או תשנה שם של גרפיקה מקורית. השתמש בתכונות Preflight ו- Package לפני מסירת קבצים לספק שירות.

פתיחת מסמכי InDesign

באופן כללי, פתיחה של קובצי מסמכים ותבניות מתבצעת כמו בתוכניות אחרות. בעת פתיחת תבנית InDesign, היא נפתחת כברירת מחדל כמסמך חדש ללא כותרת. קובצי מסמכים משתמשים בסיומת INDD, קובצי תבניות משתמשים בסיומת INDT, קובצי גזירים משתמשים בסיומת IDMS, קובצי ספרייה משתמשים בסיומת INDL, קובצי Interchange משתמשים בסיומת INX, קובצי סימון משתמשים בסיומת IDML וקובצי ספרים משתמשים בסיומת INDB.

ניתן גם להשתמש בפקודה File‏ > Open לפתיחת קבצים מגרסאות קודמות של InDesign, קובצי InDesign Interchange (.inx)‎, קובצי InDesign Markup (.idml)‎, קובצי Adobe PageMaker 6.0ואילך, קובצי QuarkXPress 3.3 ו- 4.1 וקובצי QuarkXPress Passport 4.1. בנוסף, ייתכן שספקי תוכנה מסוימים יספקו תוספי תוכנה שיאפשרו לפתוח גם תבניות קבצים אחרות.

שימוש בפקודה Open

בעת פתיחת מסמך InDesign, ייתכן שתיתקל באחת מההודעות הבאות:

הודעה לציון גרסה עדכנית יותר של InDesign

ב-InDesign CS6 וב-InDesign CC ניתן לשלוח מסמכים לכל אדם באמצעות גרסאות קודמות של InDesign, ללא שלבים נוספים כמו ייצוא ידני ל-IDML. התאימות היא מובנית, כך שהמסמכים שלך תמיד נפתחים כצפוי.

בעת פתיחת מסמך שנוצר בגרסה עדכנית יותר של InDesign, מוצגת הודעת שמציינת את הגרסה השונה. כדי להמיר את המסמך לגרסה הנוכחית של InDesign, בצע את הפעולות הבאות:

הודעה לציון הגדרות צבע במסמך ששונות מהגדרות הצבע ביישום

אם מוצגת אזהרה שהגדרות הצבע במסמך שונות מהגדרות הצבע ביישום, בחר אפשרות ולחץ על OK.

הודעה לציון קישורים חסרים או קישורים שהשתנו

אם מוצגת אזהרה שהמסמך מכיל קישורים חסרים או קישורים שהשתנו, השתמש בחלונית Links לתיקון הקישורים. למידע נוסף: עדכון, שחזור והחלפת קישורים

הודעה לציון גופנים חסרים

אם מוצגת אזהרה שהמסמך מכיל גופנים חסרים, בצע אחת מהפעולות הבאות:

• לחץ על OK. InDesign יעצב את הטקסט עם גופן חלופי.

• לחץ על Find Font לחיפוש ולהצגת הגופנים המשמשים בכל המסמך.

  למידע נוסף על חיפוש גופנים חסרים, ראה חיפוש והחלפה של גופנים.

פתיחת מסמך אחרון

כדי לציין כמה מסמכים אחרונים יוצגו, בחר Edit‏ > Preferences‏ > ‏File Handling‏ (Windows), או InDesign‏ > Preferences‏ > ‏File Handling, וציין את המספר עבור Number Of Recent Items ‏To Display. המספר המרבי הוא 30.

בחירת רשימות מילים ‏בעת פתיחת מסמכים

בעת פתיחת מסמך, ייתכן שתוצג שאלה אם ברצונך להשתמש ברשימת המילים במסמך או ברשימת מילים חריגות במילון המשתמש. רשימת מילים חריגות כוללת מילים שנוספו למילון המשתמש במהלך העבודה על המסמך. אם ידוע לך באיזו רשימת מילים חריגות להשתמש, לחץ על לחצן הרשימה. אם אינך בטוח, לחץ על אחד הלחצנים, בחר Edit‏ > ‏Spelling‏ > Dictionary כדי לבדוק את רשימות המילים, ואם יש צורך בכך, בחר Edit‏ > Preferences‏ > Dictionary‏ (Windows) או InDesign‏ > Preferences‏> ‏Dictionary‏ (Mac OS) כדי לאפס את רשימת המילים המשמשת לחיבור. ראה מילוני מיקוף ובדיקת איות

שימוש ב- Adobe Bridge עם InDesign

Adobe Bridge הוא יישום לפלטפורמות שונות הנכלל ברכיבי Adobe Creative Cloud‎ ומסייע לך באיתור, ארגון ועיון במשאבים הדרושים כדי ליצור תוכן להדפסה, לאינטרנט, לווידאו ולשמע. ניתן להפעיל את Adobe Bridge מכל רכיב Creative Cloud‎ (למעט Adobe Acrobat®‎), ולהשתמש בו כדי לגשת לסוגי נכסים של Adobe ולסוגי נכסים שאינם של Adobe.

מתוך Adobe Bridge ניתן:

• לנהל קובצי תמונות, וידאו ושמע: להציג בתצוגה מקדימה, לחפש, למיין ולעבד קבצים ב- Adobe Bridge מבלי לפתוח יישומים נפרדים. ניתן גם לערוך מטא-נתונים של קבצים ולהשתמש ב- Adobe Bridge כדי להציב את הקבצים במסמכים, בפרוייקטים או בעורכי טקסט.

• להציג את הקישורים במסמכי InDesign בתור תמונות ממוזערות כשאתה נמצא ב- Adobe Bridge, מבלי שתצטרך לפתוח את מסמך InDesign ב- InDesign.

• לגרור נכסים מ-Adobe Bridge לחלון מסמך של InDesign, או לגרור נכסים מחלון המסמך ל-Adobe Bridge כדי ליצור גזירים. ‏(ראה שימוש בגזירים.

• לבצע משימות אוטומטיות, כגון פקודות אצווה.

• לסנכרן הגדרות צבע של כל הרכיבים עם ניהול צבע של Creative Suite.

• להפעיל פורום בזמן אמת באינטרנט כדי לשתף בשולחן העבודה שלך ולבצע סקירות על מסמכים.

שימוש בתבניות מסמכים

תבניות שימושיות כנקודות התחלה למסמכים רגילים, מכיוון שניתן להשתמש בהן להגדרה מראש של פריסה, גרפיקה וטקסט. לדוגמה, אם אתה מכין ירחון, תוכל ליצור תבנית המכילה את הפריסה של גיליון אופייני, כולל קווי עזר בסרגל, קווי רשת, עמודי אב, סגנונות ודוגמיות צבע מותאמים אישית, מסגרות מצייני מיקום, שכבות וכל גרפיקה וטקסט רגילים. כך תוכל בכל חודש לפתוח את התבנית ולייבא לתוכה תוכן חדש.

יצירת תבנית דומה ליצירת מסמך רגיל; ההבדל היחיד הוא בשמירת המסמך. בעת הכנת תבנית לשימוש של אנשים אחרים, כדאי להוסיף שכבה המכילה הוראות לגבי התבנית ולהסתיר או למחוק שכבה זו לפני הדפסת המסמך. ראה שכבות.

שמירת מסמך כתבנית

יצירת מסמך חדש מתבנית

עריכת תבנית קיימת

סקירת מסמכי InDesign

Adobe מציע מספר שיטות לסקירת מסמכי InDesign.

מעקב אחר שינויי עריכה

כאשר אתה או אדם אחר עורכים את הטקסט, InDesign מדגיש טקסט שנוסף ומעביר קו חוצה לאורך טקסט שנמחק כאשר האפשרות Track Changes פועלת. שימוש ב-Story Editor להצגת שינויים. בעל המסמך יכול לעבור על העריכות ולקבל או לדחות שינויים. לפרטים: מעקב אחר שינויים ובדיקתם.

שימוש ב-Acrobat לסקירת קובץ PDF

ניתן לייצא את מסמך ה- InDesign ל- PDF ולהשתמש ב- Adobe Acrobat כדי להגדיר סקירה או סקירה משותפת של דואר אלקטרוני ב- Acrobat.com או בשרת אחר. סוקרים יכולים להוסיף הערות בעזרת הכלי Sticky Note ושיטות סימון נוספות. לאחר מכן בעל המסמך יוכל לעבור על הערות הסקירה של ה- PDF ולערוך את מסמך ה- InDesign המקורי. למידע נוסף, עיין בעזרה של Acrobat.

שימוש ב- CS Review

CS Review הוא שירות מנויים מקוון שמאפשר שיתוף של עיצובים באינטרנט כדי שניתן יהיה לקבל משוב מיידי מאנשים. בעת יצירת סקירה באמצעות החלונית CS Review תצלום בזק אחד או יותר של הקובץ יועלה לסביבת העבודה של Acrobat.com. סוקרים יכולים להוסיף הערות.

בעת יצירת סקירה,+ניתן לחלק אותה לחלקים שמספקים אזורים נפרדים להערות סקירה. סקירה יכולה לכלול חלקים מקבצים ויישומים שונים. במהלך הסקירה, ניתן להוסיף ולהסיר חלקי סקירה כחלק מתהליך סקירה דינאמי.

עיצוב לוחות שנה וכרטיסי ביקור מתבניות

דרך אחת ליצירת לוחות שנה, כרטיסי ביקור, קורות חיים ומסמכים מיוחדים אחרים היא שימוש בתבניות. Adobe מספקת מספר תבניות כדי ליצור אותם בקלות.