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契約書からフォームデータを収集する

 

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概要

契約書の送信者がお客様の文書や署名プロセスの主要連絡先になることは珍しくありません。そのため多くの場合、主要連絡先担当者は、お客様から提供される文書内の情報にアクセスできる必要があります。

契約書からフォームデータを収集」グループのコントロールを使用すると、送信担当者に次のような項目が表示されます。

  • フォームを操作するときに、受信者のフィールド入力をリアルタイムで表示するオプション。これは、署名者が受信者に連絡して、各フィールドに正しい情報を追加する場合に役立ちます。
  • 契約の完了時に、すべてのフィールドの内容が含まれた CSV レポート。送信者が、送信した契約書から抽出したデータを収集して報告する必要がある場合に役立ちます。
注意:

フォームデータを収集するためのコントロールでは、フィールドデータへのアクセス権は契約書の送信者のみが付与されます。契約書の他の参加者は、これらのオプションを使用できません。

利用対象:

フォームフィールドデータを収集して送信者に公開するコントロールは、Acrobat Sign Solutions ライセンスプランで使用できます。

設定範囲:

この機能は、アカウントレベルとグループレベルで有効にすることができます。

使用方法

以下 2 つのコントロールがあります。

  • フォームデータを含む CSV を送信者の署名済み契約書の電子メールに添付 — この設定では、送信者が CSV ファイル添付ファイルを受信するかどうかをグループレベルで設定します。送信者は、CSV ファイルを添付するオプションと直接やり取りする必要はありません(また、設定は許可されていません)。
  • 受信者が入力した場合、送信者がフォームフィールドデータを表示可能 — この設定では、現在の受信者が追加された文書のフィールドとコンテンツのみを動的に表示します。送信者は、「管理」ページからこの表示にアクセスし、各フィールドに入力されているコンテンツを確認できます。
  1. 送信者として Acrobat Sign にログインします。

  2. 「管理」ページに移動し、目的の契約書を選択します。

    これにより、契約書リストの右側に「アクション」パネルが開きます。

  3. アクションリストの下に、受信者リストが表示されます。

    契約書にフィールドコンテンツを追加した各受信者には、受信者レコードの右側にアイコンが表示されます。

    • アイコンが表示されていない場合、受信者はまだフィールド情報を入力していません。
    • 鉛筆アイコンのみが表示されている場合、受信者はフィールド情報を入力中です。
    • 鉛筆アイコンの横にチェックマークアイコンが表示されている場合、受信者は契約書の操作を完了しています。

    レビューする受信者を選択します。

    受信者の詳細が展開され、「進行状況を表示」ボタンがハイライト表示された管理ページ。

    注意:

    フィールドデータは、受信者がフォームに最初の値を入力した後に表示できるようになります。それまでは、「進行状況を表示」ボタン(およびアイコン)は非表示になります。
    これは、受信者が契約書読んでいないことを意味するのではなく、フィールドコンテンツを追加していないことを示します。

    署名フィールドと署名関連フィールド(役職、会社、名前、電子メール、署名日など)は、このコンテキストではフォームフィールドとみなされないために表示されず、署名関連フィールドのみが表示される場合、「進行状況を表示」ボタンとアイコンは表示されません。

  4. 進行状況を表示」ボタンまたは「データ」ボタンを選択します。

    これにより、左側にフォームフィールド名、右側に現在のフィールド値を含むフィールドのスクロールリストを示すオーバーレイが開きます。

    現在の値が表示されたフィールドのリスト

    注意:

    受信者は、フィールドコンテンツを操作したり編集したりすることはできません。これは、フィールド値の読み取り専用表示です。

  5. 完了したら、「OK」を選択してオーバーレイを閉じます。

ベストプラクティス

これらのコントロールを有効にする前に、契約書で収集している情報の種類を十分に認識し、この情報を契約書の送信者に公開することが適切かどうかを理解してください。個人情報または請求情報を収集する場合、この情報を送信者に公開することはベストプラクティスではない可能性があります。

警告:

フィールドがフィールドコンテンツをマスクするように指定されていても、送信者に公開されたフィールドコンテンツはマスクされません。これは、マスクされていないフィールドコンテンツの情報を必要としている内部ユーザー(送信者)に配信する方法です。

設定

機能コントロールを確認して編集するには、次の手順を実行します。

  1. 管理者としてログインし、「アカウント設定」タブに移動して、「グローバル設定」サブメニュータブを選択します。
「契約書からフォームデータを収集」設定がハイライト表示されている「グローバル設定」管理メニュー

設定可能なオプションは次のとおりです。

知っておくべきこと

  • マスクされたフィールド値は、これらのコントロールが有効になっている場合、送信者に対してマスクされません。
  • 契約書が完了した後も、「フォームデータを表示」オプションは引き続き使用できます。
「フォームデータを表示」アイコンがハイライト表示されている完了済みの契約書の受信者リスト

  • キャンセルまたは期限切れの契約書では、フィールドデータは保持されません。
  • このコンテキストでは、署名および署名関連フィールドは「フォームフィールド」とはみなされません。フィールドリストには表示されず、「進行状況を表示」ボタンまたはアイコンが表示されることはありません。
  • 署名フローで受信者が置き換えられた場合、置き換えの際にフィールドデータが失われるため、置き換えられた受信者は進行状況には表示されません。新しい受信者が代替署名者として追加された場合、元の受信者の進行状況は引き続き表示されます。

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