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個別の契約書の共有

 

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共有相手がまだ契約書に関連付けられていない場合、文書の送信者は、他の電子メールアドレスと個別の契約書を共有することができます。

この機能は、ユーザーが個別のトランザクションを表示する必要があるが、ユーザーの契約書のリスト全体を永続的に表示する必要がない場合に、契約書を共有するのに役立ちます。(ユーザーまたはグループの契約書のリスト全体の永続的な表示を作成する必要がある場合は、 アカウントの共有を参照してください。)

契約書を共有すると、受信者には現在の状態の契約書の PDF コピーが電子メールで送信されます(例えば、処理中の契約書では、以前の受領者が提供したコンテンツを含む PDF が配信されます)。

社内ユーザーと契約書を共有すると、共有ユーザーの管理ページにも契約書が表示されます。このページでは、契約書の進行状況を確認および監視できます。

注意:
  • 契約書は、次のステータスの場合にのみ共有できます。
    • 処理中
    • あなたの処理待ち
    • 完了
  • この共有は、管理ページビューでトランザクションを非表示にした後も維持されます。
  • 既にその契約書の参加者であるユーザーの電子メールアドレスと契約書を共有しようとすると、1 人または複数の共有先が既に契約書の参加者であるため、契約書を共有できないことを示すエラーメッセージが生成されます。

個別の契約書を共有するには、次の手順に従います。

  1. 契約書の送信者として管理ページに移動し、共有する契約書を選択します。

    ウィンドウの右側に、アクションウィンドウが開きます。

  2. 共有」アクションを選択します。

    共有」オプションが表示されない場合は、契約書の送信元グループがアクションを拒否しています。アカウント管理者またはグループ管理者に連絡して、制御を評価してください

  3. 契約書を共有するユーザーの電子メールアドレスを入力します。

    通知メールに含める任意のメッセージを追加します。

    共有」ボタンをクリックします。

    「共有」アクションがハイライト表示され、結果の「契約書を共有」ポップアップが表示されている管理ページ

    共有が完了すると、成功メッセージが配信されます。

    成功メッセージ

契約書の共有時には、

  • 受信者に、現在の状態の契約書の PDF が電子メールで送信されます。
  • 管理ページの契約書の表示が更新され、契約書を共有しているユーザーのリストが表示されます。
  • アクティビティレコードと監査レポートが共有のレコードで更新されます。
  • 共有」アクションでは「共有解除」オプションが付加され、ログインユーザーによって契約書が共有された合計回数を反映した数値が表示されます。
    • その後、他のユーザーが契約書を共有した場合、この数値は、「共有先:」セクションに反映された共有の合計数と一致しない場合があります。
  • 共有されている社内ユーザーは、それぞれの管理ページで契約書にアクセスできます。契約書を共有したユーザーは、契約書のタイトルの下に記されます。
注意:

共有する外部受信者は、電子メールアドレスのみが記録されます。

内部受信者は、プロファイル名と電子メールアドレスが表示されます。

外部電子メールアドレスとの契約書の共有

外部電子メールアドレスは、自分の Adobe Acrobat Sign アカウントの範囲外の電子メールとして定義されます。これには、異なる Acrobat Sign アカウントに登録されている社内ユーザー、またはアカウントを持っていない他の社内ユーザーが含まれる場合があります。

  • 外部電子メールアドレスと契約書を共有できる回数は、共有者が属しているサービスレベルに基づいて制限されます。
    • 体験版レベル:5 回
    • 個人版:10 回
    • 小規模法人版:10 回
    • 法人版:20 回
    • エンタープライズ版レベル:20 回
  • 外部電子メールアドレスとの合計共有回数は、契約書ごとに異なります。
  • 内部ユーザーとの契約書の共有は無制限であり、外部アドレスとの合計共有回数には加算されません。
  • 外部ユーザーとの契約書の最大共有回数に達すると、次のエラーが発生します。
「共有が多すぎます」エラー

内部ユーザーとの契約書の共有

内部電子メールアドレス(自分の Acrobat Sign アカウント内の任意の電子メールアドレス)と契約書を共有すると、管理ページに、契約書と電子メールで送信された PDF コピーが表示されます。これにより、確認を目的とするトランザクションへのリアルタイムのアクセスが許可されます。

共有された契約書の管理ページビューでは、読み取り専用のアクセスが許可されます。契約書を編集またはキャンセルする権限は、個別の契約書の共有では付与されません。

契約書のタイトルの下の薄い灰色の「共有者」テキストは、契約書が共有トランザクションであることをユーザーに示します。

共有相手であった他のユーザーに関する情報は、完全な監査レポートとともに、共有された関係者に公開されます。

共有ユーザーには、次の権限が付与されます。

  • 現在の状態の契約書を開いて確認
  • 現在の状態の契約書の PDF をダウンロード
  • 現在の状態の監査レポートをダウンロード
  • 管理ページビューで契約書を非表示
  • 契約書を他のユーザーと共有
  • 個人メモを追加
  • 受信者の役割と認証方法に関して、受信者を確認
  • アクティビティレコードにアクセス

共有ユーザーは、ステータス、文書、受信者、または認証方法を変更するために、トランザクションを変更することはできません。共有ユーザーが持つ唯一の重要な権限は、契約書をさらに他のユーザーと共有することです。

内部ユーザーと共有しても、外部ユーザーとの共有に適用される制限には影響しません。

メタデータとアクティビティが公開されている共有契約書を表示した管理ページ

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