Użyj opcji Uprawnienia do udostępniania konta, aby kontrolować, w jaki sposób użytkownicy w Twojej organizacji udostępniają zawartość i zarządzają umowami w imieniu innych osób.
Ten zestaw kontrolek jest widoczny w menu administratora tylko wtedy, gdy włączona jest opcja Zaawansowane udostępnianie konta.
Uprawnienia do udostępniania konta pozwalają administratorom:
- Kontrolować, czy użytkownicy mogą udostępniać wewnętrznym lub zewnętrznym uczestnikom.
- Określać, co mogą robić użytkownicy, którym udostępniono zawartość — na przykład wysyłać lub modyfikować umowy.
- Ograniczyć udostępniony dostęp tylko do umów wysłanych z grupy (z wyłączeniem tych wysłanych do grupy).
Te ustawienia mają zastosowanie do udostępniania inicjowanego przez użytkowników lub administratorów.
W przeciwieństwie do Udostępniania umów, które jest zawsze włączone i służy do udostępniania pojedynczych umów przez e-mail, Udostępnianie konta kontroluje dostęp użytkowników i grup do udostępnionej zawartości.
Konfiguracja
Dostępność:
- Acrobat Standard i Acrobat Pro: niedostępne
- Acrobat Sign Solutions: obsługiwane; dostępne, gdy włączona jest opcja Zaawansowane udostępnianie konta
- Acrobat Sign dla instytucji rządowych: obsługiwane; dostępne, gdy włączona jest opcja Zaawansowane udostępnianie konta
Zakres konfiguracji:
Administratorzy mogą konfigurować uprawnienia udostępniania konta na poziomie konta i grupy.
Ustawienia są stosowane poprzez główną grupę każdego użytkownika.
Dostęp do tej funkcji można uzyskać, przechodząc w menu konfiguracji administratora do pozycji Ustawienia zabezpieczeń > Uprawnienia udostępniania konta.
Uprawnienia udostępniania
Określanie komu użytkownicy mogą udostępniać treści
Administratorzy mogą zezwalać na udostępnianie lub ograniczyć je dla następujących podmiotów:
- Użytkownicy lub grupy wewnętrzne — użytkownicy tego samego konta Acrobat Sign.
- Użytkownicy zewnętrzni — wszyscy użytkownicy spoza konta, w tym osób z tej samej domeny, które nie są częścią organizacji.
Te opcje są niezależne i można je włączać lub wyłączać oddzielnie.
Określ, co mogą robić użytkownicy, którym udostępniono treść (tylko użytkownicy wewnętrzni)
Gdy włączone jest udostępnianie wewnętrzne, administratorzy mogą włączyć opcje dla użytkowników, którym udostępniono treść w następującym celu:
- Wysyłanie umów — tworzenie i wysyłanie nowych umów w imieniu właściciela.
- Modyfikowanie istniejących umów — edycja umów będących już w toku, tak jakby użytkownik był oryginalnym nadawcą.
Aby przyznać dostęp do tych działań:
- Relacja udostępniania musi je wyraźnie umożliwiać.
- Użytkownik, któremu udostępniono treść, musi przełączyć się na profil właściciela w Acrobat Sign.
Po przełączeniu użytkownik, któremu udostępniono treść, ma dostęp do kart Strona główna, Wyślij i Zarządzaj właściciela.
Ogranicz widoczność umów dla udostępnionych grup
Domyślnie, gdy grupa jest udostępniana, użytkownik lub grupa, której udostępniono, może zobaczyć:
- Umowy wysłane z grupy
- Umowy wysłane do grupy od innych użytkowników
Administratorzy mogą ograniczyć ten widok, aby pokazywać tylko umowy wychodzące (wysłane z grupy), poprawiając prywatność wrażliwych umów przychodzących — takich jak oferty osobiste lub komunikacja HR.
To ustawienie ma zastosowanie tylko przy udostępnianiu Grupy. Jeśli użytkownik jawnie udostępni swoje konto innemu użytkownikowi lub grupie, lista umów nie jest filtrowana.
Środowisko pracy użytkownika
- Gdy udostępnianie jest dozwolone, odbiorca otrzymuje zaproszenie e-mail.
- Jeśli udostępnianie jest zablokowane, nadawca widzi błąd wyjaśniający, że udostępnianie jest wyłączone.
- Użytkownik, którym udostępniono treść, musi przełączyć profil, aby działać w imieniu właściciela.
Sprawdzone metody
- Ogranicz udostępnianie zewnętrzne.Większość organizacji nie potrzebuje udostępniania poza swoim kontem. Jeśli jednak zajdzie taka potrzeba:
- Włącz tymczasowo udostępnianie zewnętrzne.
- Skonfiguruj udostępnianie.
- Wyłącz je ponownie po zakończeniu.
- Nadawaj uprawnienia do wysyłania lub modyfikowania tylko zaufanym użytkownikom wewnętrznym.
- Udostępniaj tylko umowy wysłane z grupy, chyba że zaistnieje uzasadniona potrzeba śledzenia umów przychodzących.
