Omówienie
Opcja Wyślij zbiorczo umożliwia użytkownikom tworzenie umowy szablonu „nadrzędnego” w celu wygenerowania maksymalnie 1000 umów „podrzędnych”. Każda umowa podrzędna używa tych samych plików, pól i właściwości umowy nadrzędnej szablonu, ale pozostaje niezależna ze wszystkimi zabezpieczeniami i prywatnością indywidualnie utworzonej umowy.
Opcja Wyślij zbiorczo umożliwia ręczne wprowadzanie odbiorców lub przesłanie listy wiadomości e-mail odbiorców za pomocą pliku CSV. Plik CSV zapewnia nadawcy dodatkowe funkcje, takie jak obsługa wielu odbiorców, przypisania ról, opcje uwierzytelniania i wartości pól domyślnych, które mogą spersonalizować poszczególne umowy podczas ich tworzenia.
Korzystanie
Użytkownicy z włączoną funkcją Wyślij zbiorczo w grupie podstawowej mogą uzyskać dostęp do funkcji na stronie głównej przez kafelek Wyślij zbiorczo.
Interfejs umożliwia przesyłanie plików w celu zdefiniowania dokumentacji podstawowej umowy szablonu nadrzędnego. Wszystkie dokumenty są zawarte w każdej umowie podrzędnej utworzonej w partii Wyślij zbiorczo.
Adresy e-mail odbiorców są dodawane ręcznie lub za pomocą pliku CSV. Po ręcznym wprowadzeniu każda wiadomość e-mail otrzyma własną, niezależnie wygenerowaną umowę podrzędną. W przypadku użycia pliku CSV każdy wiersz w pliku CSV jest stosowany do umowy podrzędnej. We wszystkich przypadkach indywidualni odbiorcy nie mają wglądu w inne umowy. Każda umowa jest bezpieczna i osobista.
Każdą umową podrzędną można zarządzać niezależnie na stronie Zarządzaj z wykorzystaniem filtrów W toku / Ukończone / Anulowane / Wygasłe.
Szablon nadrzędny Wyślij zbiorczo używany do generowania umów podrzędnych może być zarządzany na stronie Zarządzaj w filtrze Wysyłanie zbiorcze. Szablon nadrzędny ma trzy ważne cechy:
Szablon nadrzędny zawiera tabelę podsumowania w polu Operacje listy dla wszystkich umów podrzędnych. Tabela określa liczbę umów w każdym stanie. Kliknięcie tabeli podsumowania powoduje otwarcie widoku sortowalnego poszczególnych umów podrzędnych.
Opcja Wyświetl raport aktywności w polu Operacje zawiera Raport sporządzenia dokumentu. Ten raport zawiera bardziej szczegółowe (i możliwe do wydrukowania) podsumowanie umów podrzędnych według stanu.
Operacja Pobierz dane pola formularza spowoduje pobranie danych pól dla wszystkich umów podrzędnych utworzonych przez szablon nadrzędny.
Sprawdzone metody
Zastanów się, jak używać funkcji Wyślij zbiorczo w organizacji. Jeśli nie oczekujesz, że wszyscy użytkownicy indywidualni będą generować zbiorcze zdarzenia umów, wyłączenie dostępu na poziomie konta jest najlepszym rozwiązaniem, aby wszystkie grupy dziedziczyły naturalnie tę funkcję jako wyłączoną. Umożliwia jednoznaczne włączenie określonych grup o możliwym do zidentyfikowania użyciu (np. kadry) lub — jeśli można przypisać użytkowników do wielu grup — specjalne utworzenie grupy dla użytkowników Wyślij zbiorczo, aby służyli jako ich grupa podstawowa.
Włączenie importowania pliku CSV znacznie zwiększa użyteczność tej funkcji. Zdecydowanie zaleca się włączenie przesyłania pliku CSV, chyba że istnieją istotne powody, aby ręcznie wprowadzić dane wszystkich użytkowników.
Włącz nowe działanie operacji Wyślij zbiorczo. Pliki CSV używane w środowisku klasycznym nadal działają, więc nie jest wymagana ponowna konfiguracja, a nowe opcje znacznie rozszerzają korzystanie z tej funkcji.
Konfiguracja
Dostępność:
Opcja Wyślij zbiorczo jest dostępna dla planów licencyjnych zespołu i przedsiębiorstwa.
Zakres konfiguracji:
Konta na poziomie zespołu mają domyślnie włączoną opcję Wyślij zbiorczo, a opcja przesyłania pliku CSV jest włączona. W interfejsie administratora nie są dostępne żadne elementy sterujące.
Opcję Wyślij zbiorczo można włączyć na poziomie konta i grupy dla kont z licencją dla przedsiębiorstw.
Elementy sterujące dla tej funkcji można ocenić, przechodząc do menu Ustawienia ogólne > Wyślij zbiorczo
Konfigurowalne opcje to:
Gdy funkcja Wyślij zbiorczo jest włączona, na karcie Strona główna pojawia się kafelek umożliwiający użytkownikom dostęp do tej funkcji.
Konta, które mają włączoną funkcję Użytkownicy w wielu grupach, powinny pamiętać, że funkcja jest dostępna tylko dla użytkowników, którzy mają ją włączoną w swojej grupie głównej.
Użytkownik, który jest członkiem grupy, w której włączona jest funkcja Wyślij zbiorczo (ale nie należy do grupy głównej użytkownika), zobaczy kafelek, ale nie będzie mógł korzystać z interfejsu.
Zdecydowanie zalecana jest opcja przesyłania listy odbiorców w pliku CSV.
Tworzenie listy odbiorców w postaci pliku CSV zapewnia lepszą kontrolę i widoczność listy w porównaniu z wpisywaniem adresów e-mail bezpośrednio w polu Do:.
Ponadto plik CSV może zawierać kolumny danych, które mogą definiować role odbiorców, opcje uwierzytelniania i wartości pól, personalizować umowę dla każdego odbiorcy oraz poprawiać jakość obsługi odbiorcy i współczynnik ukończenia.
Gdy ta opcja jest włączona, łącze Importuj plik CSV jest wstawione w polu Do::
Gdy ta opcja jest włączona, nowe środowisko Wyślij zbiorczo jest udostępniane użytkownikom w grupie.
Łącze przełączające jest włączone, aby użytkownicy mogli wrócić do klasycznego działania w razie takiej chęci.
Nowe środowisko włącza wszystkie nowe funkcje CSV, ale zachowuje zgodność wsteczną ze starym formatem CSV. Jeśli więc plik CSV został utworzony w formacie klasycznym, można go używać bez problemów.
Jeśli nowe środowisko jest wyłączone, użytkownicy będą mogli uzyskiwać dostęp do klasycznego interfejsu i korzystać z niego w dotychczasowy sposób.
Ważne kwestie
- Aby użytkownik miał dostęp do interfejsu Wyślij zbiorczo, funkcja musi być włączona w jego grupie podstawowej.
- Liczba transakcji, które można wygenerować przy użyciu funkcji Wyślij zbiorczo, jest ograniczona w zależności od poziomu usługi:
- Klienci na poziomie dla przedsiębiorstw i firm mogą wygenerować maks. 1 000 transakcji.
- Klienci usługi Acrobat Pro z zaawansowaną funkcją podpisu elektronicznego dla zespołów i Adobe Acrobat Sign Professional mogą wygenerować maks. 50 transakcji.
- Klienci usługi Acrobat Pro z zaawansowaną funkcją podpisu elektronicznego mogą wygenerować maks. 50 transakcji.
- Klienci usługi wersja próbna dla małych firm/zespołu mogą wygenerować maks. 5 transakcji.
- Klienci usługi wersja próbna dla przedsiębiorstw mogą wygenerować maks. 3 transakcje.
Usprawnij pracę z usługą Acrobat Sign
Szybkie i łatwe zarządzanie dokumentami i podpisywanie ich w Internecie.
