Możliwość przenoszenia zawartości pól do nowego dokumentu biblioteki wymaga dostępu do zaawansowanych mechanizmów formularzy dostępnych w usłudze na poziomie Team, Business i Enterprise.
Przenoszenie pól do nowej wersji dokumentu
W niektórych sytuacjach może się okazać, że tekst dokumentu wymaga zmiany, natomiast pola istniejące w bieżącym szablonie nie wymagają żadnych zmian.
Aplikacja Adobe Acrobat Sign pomaga wykorzystać taki dokument biblioteki i zapisać go jako szablon nakładki z polami formularza. Następnie umożliwia nałożenie tej nakładki z polami na uaktualniony dokument.
Jeśli struktura zawartości pliku jest taka sama (lub bardzo podobna), wystarczy tylko dostosować położenie pól do własnych potrzeb, bez konieczności ręcznego tworzenia wszystkich pól od nowa.
Proces ten w żadnym razie nie powoduje uszkodzenia istniejącego dokumentu biblioteki, a jeśli położenie pól jest takie samo jak w poprzednim szablonie, nakładka powinna być dobrze dopasowana.
Edytowanie starego szablonu w celu zapisania warstwy z polami
W tym celu musisz być właścicielem oryginalnego dokumentu. Jeśli jesteś, wśród opcji po prawej stronie karty Zarządzaj znajduje się łącze Edytuj szablon.
Kliknij łącze Edytuj szablon, aby otworzyć dokument w środowisku tworzenia.
1. Kliknij menu rozwijane Template Properties w prawym panelu
2. Ustaw typ szablonu na Both (Celem jest utworzenie warstwy pól formularza)
◘ Warto zmienić nazwę szablonu, tak aby wyraźnie oznaczyć go jako „starą” wersję.
◘ Jeśli wersja dokumentu jest istotna, a bieżący szablon nie powinien być już używany, warto wybrać ustawienie Tylko ja dla opcji KTO MOŻE KORZYSTAĆ.
3. Zapisz zmiany u dołu strony i zapamiętaj nazwę szablonu.
Utwórz nowy szablon
1. Prześlij nowy plik jako nowy szablon. Nadaj mu nową nazwę, aby nie pomylić wersji.
2. Gdy dokument zostanie załadowany do środowiska autorskiego, sprawdź dokument pod kątem istniejących pól i usuń je
◘ Założenie jest takie, że wszystkie poprzednie pola zostały sformatowane zgodnie z Twoją specyfikacją, ale zaimportowane pola nie.
3. Otwórz opcję Field Templates w lewym górnym rogu okna.
4. Wybierz szablon warstwy pól formularza z menu rozwijanego Field Templates i kliknij Apply.
Warstwa z polami zostanie zastosowana do nowego dokumentu.
5. Dopasuj wszystkie pola, które wymagają ponownego wyrównania
6. Zapisz nowy szablon
Zaleca się zapisywanie nowych szablonów z ustawieniem Tylko ja dla opcji KTO MOŻE KORZYSTAĆ, dopóki dokładnie nie sprawdzisz dokumentu.
Testowanie i wdrażanie
Nowy szablon stanie się natychmiast dostępny w Bibliotece.
Zaleca się sprawdzenie dokumentu, wysyłając go na adres e-mail znanej Ci osoby, aby móc obserwować zachowanie pól podczas wypełniania formularza.
Jeśli konieczne jest dostosowanie położenia pól lub ich weryfikacji bądź zachowania, można tego dokonać, klikając łącze Edytuj szablon na stronie Zarządzaj.
Po pomyślnym sprawdzeniu szablonu:
1. Kliknij Edit Template na stronie Zarządzanie
2. Otwórz Template Properties
3. Zmień Wartość WHO CAN USE na:
○ Dowolny użytkownik w mojej grupie — tylko użytkownicy aplikacji Acrobat Sign należący do tej samej grupy co twórca szablonu będą widzieć dokument w swojej bibliotece.
► Konta na poziomie Team obejmują tylko jedną grupę, dlatego ich właściciele nie będą widzieć tej opcji.
○ Każdy użytkownik w mojej organizacji — wszyscy użytkownicy aplikacji Acrobat Sign w całej firmie będą widzieć dokument w swojej bibliotece.
4. Zapisz szablon.
Usprawnij pracę z usługą Acrobat Sign
Szybkie i łatwe zarządzanie dokumentami i podpisywanie ich w Internecie.
