Zaloguj się do usługi Acrobat Sign jako administrator na poziomie konta.
Ostatnia aktualizacja
6 gru 2023
Konta usługi Adobe Acrobat Sign
Konta usługi są narzędziem umożliwiającym użytkownikom konta na poziomie Enterprise wysyłanie umów na podstawie identyfikatora użytkownika wygenerowanego w tym celu (w przeciwieństwie do korzystania z osobistego identyfikatora użytkownika).
Można na przykład utworzyć konto usługi w celu wysyłania dokumentów prawnych. Profil użytkownika można zaprojektować w taki sposób, aby zawierał funkcjonalną nazwę i adres e-mail, które identyfikują dział prawny, a nie pojedynczego nadawcę. Wszyscy użytkownicy, którzy muszą wysyłać umowy o zachowaniu poufności (na przykład), mogą przełączyć się na konto usługi prawnej i wysyłać dokumenty w ramach tego profilu, nadając transakcji bardziej spójny i autorytatywny wygląd. Dodatkowo umowy o specyficznym charakterze mogą być ograniczone do grupy konta usługi, ograniczając wszystkie umowy danego typu do tego jednego użytkownika, a nie do całej bazy użytkowników.
Konta usługi są dostępne dla klientów korporacyjnych, którzy włączyli zaawansowane udostępnianie i zarządzają swoimi kontami za pośrednictwem Adobe Admin Console.
Spostrzeżenie
Poniższy proces opisuje użycie kont usługi, do których użytkownicy uzyskują dostęp ręcznie ze środowiska Acrobat Sign. Organizacje, które chcą włączyć API do wysyłania umów w imieniu strony scentralizowanej, powinny zapoznać się z sekcją Konta techniczne dokumentacji API.
Wymagania wstępne
Aby włączyć konto usługi, konto Acrobat Sign musi:
- posiadać usługę ETLA na poziomie Enterprise;
- zarządzać użytkownikami w Adobe Admin Console*;
- mieć włączoną funkcję Zaawansowanego udostępnianie konta z włączonymi uprawnieniami do wysyłania.
- Użytkownicy w wielu grupach (zdecydowanie zalecane).
* Uwaga dotycząca Adobe Admin Console
Adobe Admin Console udostępnia strukturę do zarządzania użytkownikami i przydzielania licencji. Większość klientów ma tylko jedną konsolę Admin Console.
Jednak niektórzy klienci ze złożonymi wymaganiami dotyczącymi użytkowników i licencji mogą mieć wiele konsol Admin Console, co może stać się mylące w procesie takim jak tworzenie konta usługi, gdzie jedna konsola Admin Console może zarządzać sfederowanym zarządzaniem użytkownikami, a inna zarządza licencjonowaniem Acrobat Sign.
Jeśli wiesz, że posiadasz wiele kont lub nie masz pewności — przeczytaj poniższe informacje:
Trudność z wieloma konsolami Admin Console polega na upewnieniu się, że znajdujesz się w odpowiedniej konsoli dla działań, które próbujesz wykonać.
Aby sprawdzić, czy masz wiele konsol Admin Console:
1. Zaloguj się do konsoli Admin Console.
2. W prawym górnym rogu konsoli kliknij nazwę organizacji.
Jeśli masz rozwijane menu z wieloma organizacjami, to masz wiele konsol Admin Console.
Jeśli istnieje tylko jedna konsola Admin Console, operacje tworzenia i licencjonowania użytkowników są wykonywane w tej samej organizacji i nie trzeba się martwić o przełączanie pomiędzy konsolami.
Jeśli masz wiele konsol Admin Console, poświęć chwilę na określenie, która organizacja zarządza federacyjnym tworzeniem użytkowników i która zarządza przydzielaniem licencji Acrobat Sign.
Firmy z wieloma konsolami Admin Console mogą wdrażać usługę Acrobat Sign z więcej niż jednego źródła. Należy określić właściwą konsolę administratora, w której ma zostać utworzone konto usługi.
Należy skontrolować każdą organizację, aby określić, która powinna zawierać konto usługi.
- Wybierz organizację.
- Wybierz Produkty z górnej listy opcji.
- Wyszukaj kartę produktu Adobe Sign — Enterprise.
Na potrzeby tego dokumentu nazwiemy go Konsola Admin Console licencjonowania. Jest to organizacja, w której tworzone i zarządzane jest Twoje konto usługi.
Organizacje, które korzystają z federacyjnego zarządzania użytkownikami, muszą zsynchronizować rozwiązanie federacyjne, aby utworzyć konto usługi poza środowiskiem federacyjnym.
Aby to uczynić, musisz sprawdzić każdą organizację, aby znaleźć tę, która kontroluje domeny umożliwiające federacyjną relację zaufania. Wiele konsol Admin Console może zaufać domenie, ale tylko jeden aktywnie ją kontroluje.
- Wybierz organizację
- Wybierz Ustawienia z górnej listy opcji.
- Wybierz Tożsamość z lewej listy opcji.
- Jeśli na liście znajdują się katalogi, których Typ to Sfederowany identyfikator, a Status to Zaufany, kliknij wiersz, w którym znajduje się katalog, aby wyświetlić organizację będącą właścicielem.
Konsola Organizacji będącej właścicielem jest właściwą konsolą Admin Console do manipulowania elementami sterującymi synchronizacji sfederowanego identyfikatora.
- Jeśli nie masz obecnie dostępu, otrzymasz wiadomość e-mail dla administratora konsoli.
Jeśli Typ to Sfederowany identyfikator i Status to Aktywny, kliknij nazwę katalogu, aby otworzyć ustawienia katalogu.
Na stronie ustawień wybierz kartę Synchronizacja, która otwiera kartę Synchronizacja danych IDP.
Na potrzeby tego dokumentu nazwiemy go Sfederowana konsola Admin Console.
Spostrzeżenie
Jeśli karta Synchronizacja nie jest widoczna, to konto może mieć niedostępną globalną konsolę Admin Console.
Aby uzyskać dostęp, należy skontaktować się z wewnętrznymi administratorami Adobe.
Organizacje, które
- wykorzystują narzędzie Synchronizacja użytkowników (UST) do automatycznej synchronizacji użytkowników między firmą Adobe a usługą Active Directory,
- nie pozwalają na ręczne dodawanie lub tworzenie użytkowników w Acrobat Sign,
muszą utworzyć grupę „wyjątek” dla wszystkich identyfikatorów użytkowników kont usługi. Wszystkie identyfikatory użytkowników kont usługi muszą być utworzone w tej zwolnionej grupie, aby zapewnić, że nie zostaną dezaktywowane i nie zostaną usunięte ich licencje przez automatyczną synchronizację użytkowników.
Grupa wyjątków musi być skonfigurowana jako zwolniona z synchronizacji w ramach konfiguracji UST.
W przypadkach, gdy Adobe hostuje UST w imieniu organizacji klienta, administrator klienta musi przekazać nazwę grupy swojemu menedżerowi ds. sukcesów klienta, menedżerowi ds. konta technicznego lub przedstawicielowi konta, aby mogli oni współpracować z zespołem ds. rozwiązań klientów firmy Adobe w celu zapewnienia zwolnienia tej grupy z synchronizacji.
Omówienie
Tworzenie konta usługi to proces wieloetapowy, który wymaga dostępu na poziomie administratora do konsoli Adobe Acrobat oraz uprawnień administratora na poziomie konta w usłudze Acrobat Sign.
Administrator musi wykonać następujące czynności:
- (Opcjonalnie) Utworzenie nowej grupy w systemie Acrobat Sign.
- Utworzenie dedykowanej grupy dla konta usługi umożliwia bardzo ścisłą konfigurację właściwości umowy, które mogą być zbyt rygorystyczne lub różnić się od innych konfiguracji grupy.
- Utworzenie nowego konta usługi w Adobe Admin Console.
- Spowoduje to utworzenie konta usługi, na które inni użytkownicy mogą się przełączać (za pomocą zaawansowanego udostępniania konta) i wysyłać umowy.
- Spowoduje to utworzenie konta usługi, na które inni użytkownicy mogą się przełączać (za pomocą zaawansowanego udostępniania konta) i wysyłać umowy.
- Udostępnienie konta usługi użytkownikom i grupom, które powinny mieć możliwość korzystania z konta usługi.
- Udostępnienie konta usługi innym użytkownikom i grupom umożliwia tym użytkownikom przełączenie się na konto usługi i wygenerowanie nowych umów, które zostaną wysłane w ramach tego profilu identyfikatorów użytkownika.
Generowanie unikalnej grupy dla aplikacji w usłudze Acrobat Sign
Dodanie konta usługi do unikalnej grupy umożliwia funkcji konta usługi dyktowanie parametrów wysyłania i podpisywania grupy, a także dostępnych obiegów pracy, szablonów i funkcji raportowania.
W przykładzie konta usługi przeznaczonego dla transakcji prawnych grupa może zdefiniować domyślne wymagania uwierzytelniania, datę wygaśnięcia, automatyczne strony DW i reguły załączników PDF, które prawdopodobnie nie będą odpowiednie dla transakcji sprzedaży.
Ponadto ograniczenie określonych szablonów biblioteki do grupy konta usługi zapewnia, że wszystkie umowy korzystające z tego szablonu są powiązane tylko z kontem usługi i nie są rozpowszechniane w całej bazie użytkowników.
Aby utworzyć odrębną grupę:
Spostrzeżenie
Jeśli Twoja organizacja
- wykorzystuje narzędzie Synchronizacja użytkowników (UST) do automatycznej synchronizacji użytkowników między firmą Adobe a usługą Active Directory,
- nie pozwala na ręczne dodawanie lub tworzenie użytkowników w Acrobat Sign,
należy utworzyć grupę wyjątków, która będzie grupą podstawową dla wszystkich identyfikatorów użytkowników konta usługi.
Nazwa grupy zostanie dodana do konfiguracji narzędzia UST, aby zagwarantować, że proces synchronizacji nie wpłynie na identyfikatory użytkowników, powodując ich dezaktywację lub usunięcie uprawnień.
Spostrzeżenie
Przed utworzeniem nowego konta usługi musisz określić adres e-mail, którego można użyć w przypadku odpowiedzi/pytań przychodzących od odbiorców. (np. umowy_prawne@moja_domena.pl)
Aby utworzyć nowe konto usługi:
-
Zaloguj się do swojej konsoli Admin Console (sfederowana synchronizacja) jako administrator.
-
Wybierz opcję Włącz edytowanie.
Gdy opcja edycji jest włączona, Adobe Admin Console umożliwia modyfikowanie danych użytkowników tylko w ramach niej samej. Edycja nie obejmuje aktualizacji usługi IdP.
SpostrzeżenieEdycja pozostanie włączona tylko przez godzinę lub do momentu jej ręcznego wyłączenia.
-
Zaloguj się do konsoli Admin Console licencjonowania (w przypadku pracy z wieloma konsolami Admin Console).
-
Skonfiguruj nowe konto usługi przy użyciu następujących elementów:
- Adres e-mail lub nazwa użytkownika: użyj adresu e-mail, na który chcesz otrzymywać wiadomości e-mail z odpowiedziami od odbiorców.
- Typ identyfikatora: identyfikator sfederowany
- Imię/nazwisko: ta wartość używana jest w systemie Acrobat Sign i jest odzwierciedlana w raporcie kontroli. Użyj wartości zapewniającej kontekst. np.: Dział prawny
- Nazwa użytkownika SSO: użyj tej samej wartości adresu e-mail.
- Kraj/region: wybierz odpowiedni kraj lub region dla firmy.
- Wybierz profil produktowy Acrobat Sign.
- Ustaw rolę użytkowników na Użytkownik.
Na koniec kliknij przycisk Zapisz.
Udostępnianie konta usługi grupom lub użytkownikom uprawnionym do korzystania z niego
Utworzenie udziału w grupie ustanawia połączenie udostępniania ze wszystkimi użytkownikami w grupie, umożliwiając w ten sposób użytkownikom grupy przejście do interfejsu konta usługi i utworzenie umów.
Udostępnianie bezpośrednio jednemu użytkownikowi nawiązuje połączenie tylko z tym użytkownikiem.
-
Wybierz grupę lub użytkownika, któremu ma zostać udostępnione konto usługi:
- Kliknij ikonę trzech linii po prawej stronie pola wyszukiwania.
- Kliknij ikonę plusa
obok grupy lub użytkownika.- Pojedynczych użytkowników można dodać, rozwijając grupę, a następnie wybierając pojedynczego użytkownika z tej grupy.
- Włącz Wysyłanie w opcjach Dodatkowe uprawnienie poza wyświetlaniem.
- Kliknij przycisk Zapisz.
Testowanie nowego konta usługi
Aby sprawdzić, czy użytkownicy mogą uzyskać dostęp do konta usługi:
-
Widok użytkownika zostanie odświeżony, aby pokazać interfejs konta usługi.
- Można to rozpoznać po niebieskim banerze.
Przejdź do strony Wyślij i wyślij umowę do siebie.
- Należy pamiętać, że wszelkie szablony przypisane bezpośrednio do grupy, w której znajduje się konto usługi, są dostępne do wysłania.
Usprawnij pracę z usługą Acrobat Sign
Szybkie i łatwe zarządzanie dokumentami i podpisywanie ich w Internecie.
