Adobe Acrobat Sign dla NetSuite: przewodnik instalacji i dostosowywania (v4.0.7)

W NetSuite przejdź do strony listy Adobe Sign Config.

Na stronie Listy Adobe Sign Config wybierz Wyświetl dla rekordu Używanie OAuth do dostępu do interfejsów API Adobe Sign.

Na stronie Adobe Acrobat Sign Config wybierz Zaloguj się za pomocą Adobe Acrobat Sign.

Gdy pojawi się strona logowania w usłudze AdobeAcrobat Sign, wprowadź dane uwierzytelniające.

Na stronie Confirm Access (dla OAuth), która się wyświetli, wybierz Allow Access.

Po zakończeniu autoryzacji nastąpi przekierowanie z powrotem na stronę Adobe Acrobat Sign Config w NetSuite, jak pokazano poniżej:

Przejdź do Dostosowywanie > Listy, rekordy i pliki > Typy rekordów, następnie znajdź Adobe Acrobat
Sign Agreement. (Można również użyć wyszukiwania globalnego).

Kliknij link Wyszukaj po prawej stronie.

W obszarze Status wybierz Out for Signature, a następnie wybierz Prześlij.

Zanotuj liczbę rekordów, aby oszacować czas aktualizacji.

Przejdź do Dostosowywanie > SuiteBundler > Wyszukaj i zainstaluj > Lista.

Znajdź swój bieżący pakiet zgodnie z poniższym obrazem.

Z listy rozwijanej Akcja wybierz Aktualizuj.

Na stronie Podgląd aktualizacji pakietu kliknij Zaktualizuj pakiet bez zmieniania wartości domyślnych wyświetlanych na stronie.

Uwaga: Podczas aktualizacji pakietu może zostać wyświetlone następujące ostrzeżenie. Jeśli nie dostosowywano rekordów podpisu elektronicznego NetSuite, można kontynuować. W przypadku braku pewności sugerujemy zainstalowanie pakietu na koncie Sandbox w celu przetestowania go przed aktualizacją pakietu na koncie produkcyjnym.

Podczas procesu instalacji aktualizacji status pakietu jest wyświetlany jako Oczekujący.

Aby wyświetlić zaktualizowany status, kliknij Odśwież.

Po zakończeniu aktualizacji pakietu Adobe Acrobat Sign dla NetSuite wyświetla się na stronie Zainstalowane pakiety.

Przejdź do Ustawienia > Firma > Preferencje ogólne.

Przewiń stronę w dół i wybierz podkartę Preferencje niestandardowe.

Włącz i skonfiguruj preferencje Acrobat Sign zgodnie z potrzebami:

• Wprowadź klucz API EchoSign dla konta — nie dodawaj ani nie edytuj żadnej wartości w tym polu.
• Użyj kontaktu rekordu nadrzędnego jako osoby podpisującej—Jeśli jest włączone, kontakt rekordu nadrzędnego domyślnie staje się pierwszą osobą podpisującą podczas tworzenia umów.Nadawca może usunąć lub edytować domyślną osobę podpisującą lub dodać dodatkowe osoby podpisujące do umowy przed wysłaniem.
• Użyj Trans. Kontakt jako osoba podpisująca, jeśli jest obecny — Jest prawidłowy tylko wtedy, gdy preferencja Użyj kontaktu rekordu wzorca jako osoby podpisującej jest również włączona. Jeśli jest włączone, podczas generowania umowy z rekordu transakcji, takiego jak oferta, główny kontakt transakcji domyślnie staje się pierwszą osobą podpisującą. Więcej informacji można znaleźć w sekcji Rekordy transakcji.Jeśli nie ma głównego kontaktu transakcji lub w przypadku wysyłania z rekordu obiektu NetSuite, takiego jak rekord klienta lub rekord partnera, domyślnym odbiorcą będzie główny kontakt dla adresu e-mail klienta. Nadawca może usunąć lub edytować domyślnego sygnatariusza lub dodać dodatkowych sygnatariuszy do umowy przed wysłaniem.
• Zezwól na oznaczanie odbiorców jako osób zatwierdzających – Jeśli opcja jest włączona, nadawcy mogą oznaczać odbiorców jako osoby zatwierdzające.Odbiorcy oznaczeni jako osoby zatwierdzające mogą przeglądać i zatwierdzać umowy, ale nie są zobowiązani do ich podpisywania. Osoby zatwierdzające mogą być zobowiązane do wprowadzenia danych w pola podczas procesu zatwierdzania.
• Identyfikator preferowanego folderu umów—Używany do określenia folderu, w którym będą przechowywane ostatecznie podpisane umowy. Jeśli nie ustawisz wartości dla tego pola, ostatecznie podpisane umowy są domyślnie zapisywane w tym samym folderze co oryginalny plik dokumentu. Identyfikator folderu musi być liczbą.
• Automatyczne dołączanie pliku PDF transakcji—Jeśli włączone, pliki PDF transakcji są automatycznie dołączane do umów podczas tworzenia nowych umów z rekordów transakcji.
• Dodaj podpisany plik PDF jako (załącznik lub link)—Jeśli z menu rozwijanego wybrano Lista, podpisany plik PDF jest automatycznie dodawany jako link do pliku. Jeśli z menu rozwijanego wybrano Załącznik, podpisany plik PDF jest przechowywany w NetSuite jako załącznik w rekordzie umowy.
• Dołącz plik PDF ze ścieżką audytu do umowy—Jeśli włączone, pliki PDF ze ścieżką audytu są automatycznie dołączane do rekordów umów po podpisaniu umów.
• Metoda weryfikacji tożsamości dotyczy— Pozwala na stosowanie metod weryfikacji tożsamości do wybranych odbiorców. Opcje to Wszyscy sygnatariusze, Tylko sygnatariusze zewnętrzni lub Tylko sygnatariusze wewnętrzni.
• Włączone metody weryfikacji tożsamości można wybrać podczas tworzenia umowy. Jeśli włączono tutaj więcej niż jedną metodę weryfikacji tożsamości, opcja Zweryfikuj tożsamość sygnatariusza wyświetla się na stronie Umowy Adobe Acrobat Sign.

► Włącz wymagane hasło do podpisu—Wymagaj od sygnatariuszy wprowadzenia jednorazowego hasła, które określisz.

► Włącz uwierzytelnianie oparte na wiedzy—Wymagaj od sygnatariuszy podania nazwiska, adresu i opcjonalnie ostatnich czterech cyfr numeru SSN, a następnie odpowiedzi na listę pytań weryfikujących podane przez nich informacje. Dostępne tylko w Stanach Zjednoczonych.

► Włącz uwierzytelnianie tożsamości internetowej—Wymagaj od sygnatariuszy weryfikacji tożsamości przez zalogowanie się na jedną z następujących stron: Facebook, Google, LinkedIn, Microsoft Live, Twitter lub Yahoo!.

• Automatyczne tworzenie konta użytkownika w Adobe Acrobat Sign—Jeśli włączone, użytkownicy, którzy wysyłają umowy w NetSuite, automatycznie otrzymują konto użytkownika Adobe Acrobat Sign.

Aby zapisać preferencje, wybierz Zapisz u góry lub u dołu strony.

Przejdź do Setup > Company > Enable Features.

Wybierz zakładkę podrzędną SuiteCloud.

Włącz następujące opcje:

• W sekcji SuiteBuilder włącz opcję Custom Records.
• W sekcji SuiteScript włącz opcje Client SuiteScript i Server SuiteScript oraz zaakceptuj warunki usługi dla obu.

Kliknij przycisk Zapisz.

Opcje powinny być ustawione zgodnie z obrazem poniżej:

Przejdź do Dostosowywanie > Tworzenie skryptów > Skrypty.

Wyświetlana jest strona listy Skrypty.

Na stronie listy Skrypty znajdź skrypt, który należy wdrożyć, a następnie wybierz Wyświetl.

• Aby dodać przycisk Wyślij do podpisu, wybierz skrypt Adobe Acrobat Sign Estimate Button.
• Aby dodać kartę Umowy, wybierz skrypt Adobe Acrobat Sign Agreement Loader .

Na stronie Skrypt wybierz Wdróż skrypt.

Na stronie Wdrażanie skryptu wykonaj następujące czynności:

• Z listy Dotyczy wybierz typ rekordu.
• Opcjonalnie wprowadź identyfikator wdrażania skryptu. (Więcej informacji zawiera temat Tworzenie niestandardowego identyfikatora wdrażania skryptu w Centrum pomocy NetSuite.)Jeśli nie wprowadzisz identyfikatora, zostanie on wygenerowany.
• Zaznacz pole wyboru Wdrożone.

• Ustaw Status na Opublikowany.
  • Nie musisz określać typu zdarzenia ani poziomu dziennika.
• Z listy rozwijanej Wykonaj jako rola wybierz Wykonaj jako administrator.
• Gdy podkarta Odbiorcy jest aktywna (jest aktywna domyślnie), wybierz określone role lub użytkowników, którym chcesz udzielić dostępu.Jeśli chcesz udzielić dostępu wszystkim rolom i użytkownikom, włącz odpowiednie opcje Wybierz wszystkie .
• Kliknij przycisk Zapisz. Gdy wyświetli się potwierdzenie zmiany, kliknij Wróć.

W górnej części strony wdrażania skryptu wybierz Lista.

Powraca to do strony listy Skrypty .

Powtórz kroki 2 i 3 powyżej dla drugiego skryptu.

Przejdź do Dostosowanie > Listy, rekordy i pliki > Typy rekordów.

Na stronie Typy rekordów kliknij Adobe Acrobat Sign Agreement , aby go wybrać.

Na stronie Niestandardowy typ rekordu wybierz Użyj listy uprawnień z listy rozwijanej Typ dostępu .

Wybierz podkartę Uprawnienia.

Wyświetla listę ról i uprawnień.

Ustaw uprawnienia w następujący sposób dla dodatkowych ról niestandardowych dodanych do typu rekordu „Adobe Acrobat Sign Agreement":

1. Wybierz rolę z listy Rola.
2. Ustaw Poziom na Pełny.
3. Ustaw Formularz domyślny na Niestandardowy formularz Adobe Acrobat Sign Agreement.
4. Zaznacz pole wyboru Ogranicz formularz.
5. Aby zapisać zmiany w wierszu roli, wybierz Dodaj.
6. Powtórz kroki od 1 do 5 powyżej dla wszystkich dodatkowych ról niestandardowych.
7. Gdy uprawnienia dla wszystkich ról zostaną ustawione, wybierz Zapisz na stronie Niestandardowy typ rekordu. Strona Typ rekordu klienta zostanie wyświetlona ponownie.

Powtórz kroki od 1 do 3 powyżej, aby ustawić Typ dostępu dla wszystkich innych typów rekordów Adobe Acrobat Sign na

Nie są wymagane uprawnienia. Dotyczy to następujących typów rekordów:

• Adobe Acrobat Sign Config
• Adobe Acrobat Sign Document
• Adobe Acrobat Sign Event
• Adobe Acrobat Sign Language
• Adobe Acrobat Sign Script Errors
• Adobe Acrobat Sign Signed Agreement
• Osoba podpisująca Acrobat Sign

Przejdź do Dostosowywanie > Tworzenie skryptów > Skrypty.

Zostanie wyświetlona strona listy Skrypty.

• W razie potrzeby użyj filtrów, aby zlokalizować skrypty Adobe Acrobat Sign.

Na stronie Skrypty zlokalizuj skrypt Adobe Acrobat Sign Estimate Button (steruje przyciskiem Wyślij do podpisu ), a następnie kliknij Wyświetl.

Na stronie Skrypt:

1. Wybierz kartę podrzędną Wdrożenia .
2. W sekcji „Dotyczy" wybierz łącze dla jednostki, którą chcesz zmodyfikować [Oferta w tym przykładzie].
3. Na stronie Wdrożenie skryptu wybierz Edytuj.
4. Z aktywną kartą podrzędną Odbiorcy wybierz określone role lub użytkowników, którym chcesz przyznać dostęp. 
5. Aby przyznać dostęp wszystkim rolom i użytkownikom, włącz odpowiednie opcje Wybierz wszystko.
6. Wybierz opcję Zapisz.

Przejdź do Dostosowywanie > Tworzenie skryptów > Skrypty

Na stronie Skrypty znajdź skrypt Adobe Acrobat Sign Agreement Loader i wybierz Wyświetl.

Na stronie Skrypt wykonaj następujące czynności:

1. Wybierz podkartę Wdrożenia
2. W sekcji „Dotyczy" kliknij łącze dla jednostki, dla której chcesz zmodyfikować dostęp.
3. Na stronie Wdrażanie skryptu wybierz Edytuj.
4. Z aktywną podkartą Odbiorcy (jest aktywna domyślnie), wybierz określone role lub użytkowników, którym chcesz udzielić dostępu. 
5. Aby udzielić dostępu wszystkim rolom i użytkownikom, włącz odpowiednie opcje Zaznacz wszystko .
6. Wybierz opcję Zapisz.

Wybierz lub utwórz rekord klienta, z którego chcesz wysłać umowę, lub wybierz inny typ rekordu NetSuite z włączoną kartą Umowy.

Wybierz Nowa umowa.

Na stronie Umowa Adobe Acrobat Sign wybierz Edytuj.

Określ opcje umowy w następujący sposób:

• Nazwa umowy—Wprowadź nazwę umowy.
• Wiadomość—Wprowadź niestandardową wiadomość dla odbiorcy.
• Typ podpisu—Wybierz typ podpisu akceptowanego w dokumencie. Dostępne opcje to podpis elektroniczny i podpis faksowy.
• Należy również podpisać tę umowę—Włącz tę opcję, aby wskazać, że nadawca również musi podpisać umowę.
• Kolejność podpisów—Jeśli opcja Muszę również podpisać tę umowę jest włączona, wybierz kolejność, w jakiej nadawca i odbiorcy powinni podpisać. Dostępne opcje to „Ja podpisuję, następnie odbiorcy podpisują", „Odbiorcy podpisują, następnie ja podpisuję" i „Brak".
• Podgląd dokumentu lub pozycjonowanie podpisów (lub pól formularza)—Włącz tę opcję, aby umożliwić nadawcom podgląd umowy oraz dodawanie pól (przeciągnij i upuść pola podpisu, inicjałów i inne pola formularza) do umowy przed wysłaniem do odbiorców.
• Weryfikuj tożsamość osoby podpisującej—Włącz tę opcję, a następnie wybierz jedną z następujących opcji weryfikacji tożsamości:
  • Hasło wymagane do podpisania: Wymagaj od osób podpisujących wprowadzenia jednorazowego hasła, które określisz.
  • Uwierzytelnianie oparte na wiedzy: Wymagaj od osób podpisujących podania nazwiska, adresu i opcjonalnie ostatnich czterech cyfr numeru SSN, a następnie udzielenia odpowiedzi na pytania weryfikujące podane przez nich informacje.Dostępne tylko w Stanach Zjednoczonych.
  • Uwierzytelnianie tożsamości internetowej: Wymagaj od osób podpisujących weryfikacji tożsamości poprzez zalogowanie do jednej z następujących witryn: Facebook, Google, LinkedIn, Twitter, Yahoo! lub Microsoft Live.
• Hasło wymagane do wyświetlenia PDF—Włącz tę opcję, aby wymagać od odbiorcy wprowadzenia hasła przed otwarciem pliku PDF umowy lub podpisanej umowy. Plik PDF wysłany do wszystkich zostanie zaszyfrowany i to hasło będzie wymagane do jego otwarcia. Nie zgub hasła, ponieważ nie można go odzyskać. Jeśli zgubisz hasło, musisz usunąć tę transakcję i rozpocząć ponownie.
• Hasło/Potwierdź hasło—Jeśli opcja Hasło wymagane do wyświetlenia PDF jest włączona, wprowadź hasło, które powinno być używane do wyświetlenia umowy.
• Przypomnij odbiorcom o podpisaniu—Określ, czy i jak często przypomnienia są wysyłane do odbiorców. Dostępne opcje to Nigdy, Codziennie, lub Co tydzień.
• Język—Określ, jak strona podpisywania i powiadomienia e-mail będą wyświetlane odbiorcom.
• Przeprowadź podpis złożony osobiście dla pierwszej osoby podpisującej—Włącz tę opcję, aby umożliwić nadawcy przeprowadzenie podpisu złożonego osobiście dla pierwszej osoby podpisującej.

Uwaga: KBA, Adobe Sign i uwierzytelnianie telefoniczne wymagają włączenia informacji cookie podmiotów zewnętrznych w przeglądarce.

• Dni do terminu podpisania—Wprowadź liczbę całkowitą, aby wskazać termin podpisania umowy (dzisiejsza data + liczba dni).
• Rekord nadrzędny—Opcjonalnie wybierz rekord nadrzędny, aby połączyć go z umową.

Wybierz kartę Dokumenty.

Na podkarcie Dokumenty dołącz istniejący dokument z katalogu plików, używając menu rozwijanego Adobe Acrobat Sign Document i klikając Dołącz.

Można też przesłać nowy dokument, klikając przycisk New Adobe Acrobat Sign Document, aby uzyskać dostęp do strony Adobe Acrobat Sign Document (pokazanej poniżej), gdzie można wpisać nazwę dokumentu w szafce plików NetSuite, wybrać pliki z rekordu transakcji (jeśli dotyczy) lub dołączyć nowy dokument.

Można dodać wiele dokumentów do umowy.

Kliknij podkartę Adresaci i wpisz następujące szczegóły:

• Określ adresata, wybierając z listy kontaktów lub wpisując adres e-mail.
• Przypisz każdemu adresatowi jedną z następujących ról:
  • Osoby podpisujące muszą podpisać umowę.
  • Osoby zatwierdzające muszą zatwierdzić umowę, ale jej nie podpisać, i mogą opcjonalnie dodać do niej dane.
  • Adresaci DW są powiadamiani o aktualizacjach umowy oraz gdy umowa zostanie podpisana i ukończona.Adresaci DW nie są stroną procesu podpisywania lub zatwierdzania.

Więcej informacji podano w Ustawianie niestandardowych preferencji.

• Jeśli niestandardowa preferencja Use Parent Record Contact as Signer jest włączona samodzielnie lub z Use Trans.Contact as Signer, pierwszy adresat jest ustawiony domyślnie, ale można go zmienić.
• Po wpisaniu każdego adresata wybierz Dodaj.

Aby zapisać umowę, wybierz Zapisz.

Przejdź do Dostosowywanie > Tworzenie skryptów > Skrypty.

Na stronie Skrypty znajdź skrypt Adobe Acrobat Sign Bundle Installation, a następnie kliknij Edytuj.

Na stronie Skrypt kliknij, aby wybrać zakładkę podrzędną Dziennik wykonywania.

Kliknij Odśwież.

Dziennik wykonywania zostanie zaktualizowany, aby odzwierciedlić status.Kolumna Szczegóły wyświetla postęp aktualizacji umów.

Sprawdź dziennik wykonywania wdrożenia dla skryptu Adobe Acrobat Sign External Update, aby sprawdzić, czy otrzymujesz wywołania z Adobe Acrobat Sign w następujący sposób:

1. Przejdź do Customization > Scripting > Script Deployments.
2. Na stronie Script Deployments znajdź skrypt Adobe Acrobat Sign External Update, a następnie kliknij Edit.
3. Na stronie Script Deployment kliknij, aby wybrać podkartę Execution Log.
   • Powinieneś zobaczyć wpis Updated Agreement Record dla każdego identyfikatora umowy.

Sprawdź dziennik wykonywania wdrożenia dla skryptu Adobe Acrobat Sign Update Agreements, aby sprawdzić, czy występują błędy:

1. Przejdź do Customization > Scripting > Script Deployments.
2. Na stronie Script Deployments znajdź skrypt Adobe Acrobat Sign Update Agreements ze statusem „Scheduled", a następnie kliknij Edit.
3. Na stronie Script Deployment kliknij, aby wybrać podkartę Execution Log
4. W obszarze Type wybierz Error, aby przefiltrować wyniki.

Na koniec sprawdź dziennik wykonywania dla skryptu Adobe Acrobat Sign Manager pod kątem błędów, postępując zgodnie z instrukcjami w kroku 2 powyżej.