Prośba o podpisy od innych osób

Ostatnia aktualizacja 28 kwi 2025

Spostrzeżenie

W tym artykule opisano nowy interfejs Poproś o podpisy dostępny na stronie Wyślij. (Wydanie z listopada 2023 r.).

Ten nowy interfejs jest włączony domyślnie dla kont indywidualnych i włączany przez administratora dla wszystkich innych poziomów usługi. Konta wielu użytkowników mają również opcję włączenia łącza przełączania, które umożliwia użytkownikom przełączanie się między klasycznym a nowym interfejsem. Nowe doświadczenie ma większość funkcji, z których korzysta większość nadawców, jednak nie dorównuje ono klasycznej wersji.

Klasyczny podgląd strony Wyślij jest nadal dostępny i pozostanie dostępny do wydania z lipca 2025 r.

Wysyłanie dokumentów w celu zebrania podpisów od jednej lub większej liczby stron.

Omówienie

Adobe Acrobat Sign ułatwia przesyłanie dokumentów, dodawanie pól i wysyłanie ich w celu zebrania podpisów.

Niniejszy dokument opisuje proces wysyłania umowy poprzez dodawanie i porządkowanie plików, dodawanie i porządkowanie odbiorców oraz umieszczanie pól podpisu. W zależności od sposobu skonfigurowania grup Acrobat Sign niektóre opcje mogą nie być dostępne, a w przypadku korzystania z szablonów lub skonfigurowanych plików może nie być konieczne umieszczanie pól. W miarę wysyłania większej liczby umów warto komunikować się z administratorem, aby zalecić zmianę wartości domyślnych dla niektórych funkcji lub tworzenie szablonów w celu skrócenia czasu poszczególnych konfiguracji.

Tworzenie nowej umowy to czteroetapowy proces krok po kroku, który jest łatwy do przyjęcia dla nadawcy.

Konfiguracja umowy

Wybierz kartę Wyślij na górnym pasku nawigacyjnym.

Spowoduje to automatyczne uruchomienie pierwszego etapu procesu polegającego na zebraniu plików do umowy.
Wybierz właściwą grupę, z której ma zostać wysłana umowa (jeśli jest dostępna). Jeśli selektor grupy jest wyszarzony, masz dostęp tylko do jednej grupy.

Selektor grupy pozostaje aktywny przez cały proces konfigurowania umowy, więc zawsze można zmienić grupę. Jednakże:
- Zmiana grupy spowoduje odrzucenie wszystkich konfiguracji i konieczność rozpoczęcia od nowa.
- Zmiana grupy nie powoduje zmiany logo na ekranie nadawcy. Kolejne wiadomości e-mail i podpisywanie używają prawidłowego logo dla grupy, z której wysyłana jest umowa.
Wskazówka
Grupy zapewniają dostęp do szablonów i obiegów pracy, więc wybranie odpowiedniej grupy z góry zapewnia dostęp do najczęściej używanych dokumentów. Dodatkowo grupy definiują:

Domyślne wartości wprowadzone w procesie tworzenia

Opcje dostępne dla odbiorcy podczas projektowania

Bezpieczeństwo dokumentu po zakończeniu cyklu podpisywania.

Jeśli okaże się, że spędzasz dużo czasu na konfigurowaniu poszczególnych umów w ten sam sposób, podejmij współpracę z administratorem grupy, aby ustalić odpowiednie wartości domyślne tam, gdzie możesz.
Przeciągnij i upuść plik z lokalnego systemu do polaDodaj plik lub kliknij łącze Wybierz pliki. Spowoduje to otwarcie selektora plików.
Wybierz plik, którego chcesz użyć w umowie, z systemu lokalnego, biblioteki szablonów lub dysku synchronizowanego Microsoft OneDrive.
- Wybranie pliku z systemu lokalnego powoduje natychmiastowe przejście do etapu drugiego.
- Korzystanie z szablonów umożliwia wybranie wielu plików.
  
  Wybierz opcję Potwierdź, jeśli używasz szablonów, aby przejść do etapu drugiego.
- Przechowywanie w chmurze umożliwia wybranie wielu plików z połączonego konta OneDrive użytkownika.
Drugim etapem tworzenia umowy jest uzupełnienie lub weryfikacja szczegółów i ustawień umowy.

Zacznij od upewnienia się, że wszystkie pliki zostały dołączone do umowy w odpowiedniej kolejności.
Umowy z wieloma plikami łączą wszystkie pliki w jeden plik PDF. Kolejność wyświetlania plików na liście w polu plików określa kolejność, w jakie są wyświetlane w ostatecznym pliku PDF.

Jeśli trzeba dodać więcej plików, można je przeciągnąć i upuścić w polu Dodaj plik lubwybrać łącze Wybierz więcej plików, aby otworzyć selektor plików.

Zmień kolejność plików, klikając i przeciągając plik na właściwą pozycję na liście plików.
Zweryfikuj lub zaktualizuj pole Nazwa umowy.

W polu Nazwa umowy początkowo wprowadzana jest nazwa pierwszego pliku, który ma zostać dołączony do umowy.

Pole to można edytować, klikając je i wprowadzając dowolną wartość.
Należy pamiętać, że nazwa umowy jest wstawiana do tematu wiadomości e-mail odbiorcy i jest najbardziej widocznym polem wyświetlanym na stronie Zarządzaj.
Zaktualizuj pole Wiadomość.

Pole wiadomości jest wprowadzane w treści wiadomości e-mail wysyłanej do wszystkich odbiorców. Powinna to być globalna wiadomość powitalna, zestaw instrukcji lub cokolwiek, co uważasz za najlepsze do przekazania wszystkim odbiorcom.
- Maksymalna długość wiadomości wynosi 10 000 znaków.
- Poziomy przedsiębiorstwa i firmy zezwalają na używanie aktywnych łączy w tekście wiadomości.
  
  Aktywne łącza zawiera też tekst wiadomości widoczny na stronach Podpisy elektroniczne i Zarządzaj.
  
  Formaty łączy, które są automatycznie konwertowane:
  
  W pełni kwalifikowane adresy URL: https://adobe.com
  
  Adresy URL zawierające tylko domenę: adobe.com
  
  Adresy URL zawierające ścieżkę: adobe.com/foo
  
  Adresy URL z parametrami kwerendy i hash: adobe.com/foo?bar=1#baz
  
  Adresy e-mail: echosign@adobe.com
  
  Łącza URL po wybraniu otwierają nową kartę przeglądarki dla odbiorcy.
  
  Łącza do poczty e-mail otwierają nową wiadomość e-mail przy użyciu klienta poczty e-mail lokalnego systemu. W polu Do: automatycznie wprowadzany jest adres e-mail.
Skonfiguruj ustawienia umowy.
W zależności od charakteru umowy termin jej zawarcia może, ale nie musi być określony.

W przypadku użycia:

Domyślny okres obowiązywania umów jest definiowany na poziomie grupy. Jeśli musisz często edytować tę wartość, porozmawiaj z administratorem, aby sprawdzić, czy można zmienić domyślną wartość.

Nadawca może zmienić ten termin podczas tworzenia umowy (jeśli pozwalają na to ustawienia grupy).

Terminy może modyfikować na stronie Zarządzaj pierwotny nadawca (jeśli pozwalają na to ustawienia grupy).

Wewnętrzni sygnatariusze mogą zostać wykluczeni z anulowania terminu (jeśli taka jest konfiguracja w ustawieniach grupy).

Umowa automatycznie wygasa po przekroczeniu terminu i nie może zostać podpisana ani uzupełniona. Należy utworzyć nową umowę.

Edytuj Termin zakończenia, wybierając ikonę edycji Ustawienia umowy i wybierając nowy termin z kalendarza.

Spostrzeżenie

Wszystkie umowy wygasają po 365 dniach trwania, jeśli nie zostaną zakończone. Terminu wygaśnięcia nie można zmienić ani wyłączyć.
Częstotliwość przypomnień definiuje cykl, w którym przypomnienia są wysyłane pocztą e-mail do aktualnie aktywnych odbiorców umowy.

Domyślna iteracja przypomnienia jest zdefiniowana w ustawieniach grupy.

Domyślną wiadomość z przypomnieniem można skonfigurować w ustawieniach grupy.

Domyślne przypomnienie można edytować podczas tworzenia umowy (jeśli zezwalają na to ustawienia grupy).

Przypomnienia wywoływane codziennie mają 10-dniowy okres ważności. Wszystkie pozostałe przypomnienia mają 60-dniowy okres ważności. Długości ważności przypomnienia nie można zmienić.

Wiadomości e-mail z przypomnieniem są wysyłane o tej samej porze dnia, o której umowa została pierwotnie wysłana.

Przypomnienia można skonfigurować na stronie Zarządzaj po wysłaniu umowy.

Odbiorcy są powiadamiani tylko wtedy, gdy są aktywnymi uczestnikami umowy. Nie są oni powiadamiani ani przed, ani po zawarciu umowy (z wyjątkiem powiadomienia końcowego zawierającego wypełniony plik PDF z umową).

Edytuj Częstotliwość przypomnień, wybierając ikonę edycji Ustawienia umowy i wybierając nową częstotliwość z listy rozwijanej.
Hasło wprowadzone w tym polu służy wyłącznie do wyświetlania pliku PDF.

Hasło do wyświetlenia ostatecznego pliku PDF umowy można skonfigurować jako pole wymagane, opcjonalne lub takie, którego nie można użyć w ustawieniach grupy.

Siła hasła (liczba znaków i złożoność) jest zdefiniowana w ustawieniach grupy.

Nie można zdefiniować domyślnej wartości hasła. Musi ją podać nadawca podczas tworzenia umowy.

Po dodaniu hasło to jest osadzane w pliku PDF jako parametr zabezpieczeń i nie można go usunąć bez podania hasła.

Hasło nie jest przechowywane nigdzie w systemie Acrobat Sign i nie może go odzyskać pomoc techniczna.

Aby ustawić zabezpieczenie hasłem podczas przeglądania pliku PDF umowy, wybierz ikonę edycji Ustawienia umowy i wpisz hasło w polu.
Wartość w polu Język wskazuje lokalizację wszystkich elementów szablonu Acrobat Sign, takich jak etykiety i instrukcje, w wiadomości e-mail od odbiorcy i na stronie podpisywania elektronicznego.

Domyślna lokalizacja jest zdefiniowana w ustawieniach grupy.

Wartość domyślną można edytować (jeśli pozwalają na to ustawienia grupy).

Język lokalizacji jest odrębnym ustawieniem od ustawień interfejsu użytkownika. Możliwe jest ustawienie języka interfejsu użytkownika grupy na amerykański angielski, a domyślnego języka podpisywania grupy na japoński.

Edytuj Język odbiorcy, wybierając ikonę edycji Ustawienia umowy i wybierając nowy język z listy rozwijanej.

Spostrzeżenie

Wybrana lokalizacja jest stosowana tylko do elementów szablonu wiadomości e-mail i strony podpisu elektronicznego. Nie tłumaczy ona nazwy umowy ani wiadomości dostarczonej przez nadawcę.
Nadawcy mogą oznaczyć umowę jako Ograniczony dostęp, co oznacza, że umowa nie będzie widoczna podczas przeglądania kont Acrobat Sign nadawcy lub odbiorcy za pośrednictwem udostępniania przez użytkowników lub grupy. Pomaga to zapobiegać nieumyślnemu ujawnieniu danych osobowych za pośrednictwem udostępniania przez użytkowników lub grupy.

To ustawienie jest widoczne tylko wtedy, gdy administrator grupy skonfigurował tę funkcję tak, aby umożliwić nadawcy edycję flagi ograniczenia dla umowy.
Spostrzeżenie

Inne opcje mogą być dostępne w sekcji Ustawienia umowy w zależności od sposobu konfiguracji konta lub dostępności zintegrowanych usług (np. jeśli konto jest skonfigurowane z uwzględnieniem elektronicznej archiwizacji, istnieje opcja aktywowania archiwizowania lub nie).
Etap trzeci — zrozumienie cyklu podpisów i dodanie odbiorców.

Sekcja odbiorcy definiuje cykl podpisywania, uczestników objętych umową, sposób interakcji z umową, jakiego się od nich oczekuje, oraz sposób ich reprezentacji w dzienniku audytu umowy. Jest to prostsze, niż się wydaje, ale wymaga zrozumienia oczekiwanego obiegu podpisów (np. podpis klienta > kontrasygnata wewnętrzna > zatwierdzenie wewnętrzne przez kierownika > certyfikowany odbiorca w ramach obsługi).

Po zrozumieniu obiegu podpisywania zacznij dodawać odbiorców.
Definiowanie obiegu podpisu — sekwencyjny lub równoległy.

Obieg podpisów dyktowany jest przez pole wyboru Odbiorcy muszą podpisywać w kolejności.
- Po zaznaczeniu przestrzegany jest obieg sekwencyjny. Odbiorcy są powiadamiani pojedynczo, w miarę przechodzenia umowy przez cykl podpisywania przez rekordy odbiorców. Umowa zostaje zakończona, gdy ostatni odbiorca kończy swoje działanie.
  
  Obieg hybrydowy wymaga obiegu sekwencyjnego.
  
  Użyj obiegu sekwencyjnego, jeśli nie masz pewności lub czujesz, że obieg hybrydowy może być potrzebny.
- Gdy pole nie jest zaznaczone, używany jest obieg równoległy. Wszyscy odbiorcy są powiadamiani jednocześnie, a umowa zostaje zakończona, gdy wszyscy odbiorcy złożą podpisy.
Zdefiniuj rekord odbiorcy.

Odbiorca jest zdefiniowany w jednym wierszu (rekordzie) zawierającym kilka opcji konfigurowalnych. Akceptowalne jest używanie wielu rekordów odbiorców (np. rodzina z trzema sygnatariuszami, ale dzieląca ten sam adres e-mail). Program Acrobat Sign traktuje każdy rekord odbiorcy jako unikatowego uczestnika.

Aby zdefiniować odbiorcę:
- Podaj adres e-mail odbiorcy.
  
  Podczas wpisywania adresu e-mail rozwijana lista wyświetli adresy w książce adresowej, które pasują do wpisanego adresu. Możesz wybrać wiadomość e-mail z tej listy w dowolnym momencie, aby uzupełnić adres w polu odbiorcy.
- Przypisz mu rolę. Role zapewniają kontekst i jasność w instrukcjach dla odbiorcy i w raporcie z audytu. Niektóre role ograniczają aktywność odbiorcy (np. role Delegujący, które mogą tylko delegować).
- Wybierz metodę dostawy. Łącza do podpisu mogą być dostarczane za pośrednictwem poczty e-mail lub wiadomości SMS na smartfona, lub obu. Należy pamiętać, że dostawa w wiadomości SMS jest usługą premium i musi być opłacona z góry.
  
  Jeśli wybrano SMS, nadawca musi podać numer telefonu odbiorcy.
Spostrzeżenie

Istnieje kilka konfigurowalnych opcji, które mogą wstawić pole Nazwa do rekordu obok adresu e-mail. Pola te mogą być wymagane, a gdy tak jest — obok etykiety pola stosowana jest gwiazdka, aby wskazać wymagany status.
Zdefiniuj ustawienia odbiorcy dla każdego odbiorcy.

Ustawienie uwierzytelniania wieloskładnikowego pozwala nadawcy określić metodę uwierzytelniania, którą ma zastosować dla odbiorcy.
Wymienione będą tylko opcje uwierzytelniania włączone w konfiguracji grupy wysyłającej.

Dla odbiorcy może być dołączona wiadomość prywatna. Żaden inny uczestnik umowy nie może zobaczyć prywatnej wiadomości innej osoby.

Nadawcy mogą wybrać typy podpisów, z których może korzystać każdy odbiorca. Dostępne są tylko typy podpisów włączone dla danej grupy, a wszystkie dostępne opcje są domyślnie zaznaczone.

Każdy odbiorca może mieć jedną lub więcej stron DW dołączonych do rekordu odbiorcy. Powiadomienia wysyłane do odbiorcy będą również wysyłane do stron DW, dzięki czemu Twój zespół może być na bieżąco.
Opcjonalnie można dodać dodatkowych odbiorców i dostosować ich kolejność.

Jeśli masz więcej niż jednego odbiorcę w swoim strumieniu podpisów, dodaj ich, wybierając ikonę plusa tuż pod listą odbiorców.

Rekordy odbiorców można dodać jako:
- Ja — dodaje nadawcę jako następny rekord odbiorcy.
- Indywidualny — jeden osobny odbiorca zidentyfikowany na podstawie adresu e-mail.
- Grupa — grupa odbiorców lub grupa podpisu równoległego (używana do definiowania obiegów podpisu hybrydowego).
- Pieczęć elektroniczna — jeśli nadawca ma dostęp do umieszczenia pieczęci elektronicznych, opcja jest widoczna i może być umieszczona tak, jak odbiorca ludzki.
- DW — ta opcja dodaje użytkownika jako uczestnika „globalnego” DW. Strony DW nie wchodzą w interakcję z umową; są powiadamiane raz, gdy jest ona wysyłana i raz, gdy jest zakończona.
Zdefiniuj każdy rekord odbiorcy z adresem e-mail, rolą, metodą uwierzytelniania i prywatną wiadomością zgodnie z potrzebami.

Rekord odbiorcy można usunąć, wybierając kosz po prawej stronie rekordu.
W razie potrzeby dostosuj kolejność podpisów.

Jeśli wybrano sekwencyjny obiegu podpisu, numeryczny indeks podpisywania jest widoczny tuż przed selektorem ról w rekordzie odbiorcy.

Aby dostosować rekord odbiorcy, użyj strzałek w górę i w dół, aby przesunąć rekord odbiorcy w górę lub w dół na liście odbiorców. Indeks podpisywania zostanie odpowiednio zaktualizowany.

Spostrzeżenie

Strony DW nie biorą udziału w cyklu podpisywania. Są one powiadamiane pod wrunkiem, gdy że umowa została wstępnie utworzona i kiedy została zakończona.
Wyświetl podgląd umowy i dodaj pola podpisu.

Po dodaniu wszystkich odbiorców wybierz przycisk Wyświetl podgląd i dodaj pola, aby otworzyć środowisko tworzenia.

Jeśli korzystasz z szablonów dokumentów z już skonfigurowanymi polami i masz pewność, że rozmieszczenie pól jest prawidłowo mapowane na listę odbiorców, możesz wybrać opcję Wyślij teraz, aby natychmiast wysłać umowę.
Etap czwarty — tworzenie

Spostrzeżenie

Dodawanie pól do dokumentu (pola tworzone lub po prostu „tworzenie”) jest tematem zbyt złożonym jak na objętość tego artykułu. Poniżej znajduje się skrócona wersja procesu.
Środowisko tworzenia typu „kliknij i umieść” automatycznie próbuje wykryć pola i inteligentnie je umieścić. Względny sukces tego procesu zależy od struktury dokumentu.
- Wszystkie umieszczone pola są domyślnie polami tekstowymi.
- Wszystkie umieszczone pola są domyślnie przypisane do pierwszego odbiorcy.
- Prawdopodobnie niektóre pola będą wymagały usunięcia, przeniesienia, zmiany rozmiaru, ponownego przypisania lub zmiany na nowy typ pola.
Zacznij od wyczyszczenia wszystkich automatycznie umieszczonych pól, a następnie umieść nowe pola w razie potrzeby.

Usuń niechciane pola.
1. Kliknij pole, aby uruchomić menu kontekstowe.
2. Wybierz ikonę usuwania.
Przesuń wszystkie pola, które wymagają zmiany położenia.

Najedź kursorem na pole, aż zobaczysz strzałkę z czterema punktami, a następnie kliknij i przeciągnij pole w odpowiednie miejsce.

W razie potrzeby zmień rozmiar pól.

Wybierz pole, najedź kursorem na dowolną krawędź lub narożnik, aż zobaczysz dwupunktową strzałkę, a następnie kliknij i przeciągnij krawędź pola do żądanego rozmiaru pola.

Zmień przypisanie odbiorcy pola (gdy istnieje wielu odbiorców).

System Adobe Sign musi wiedzieć, które pola udostępnić odbiorcom. Odbywa się to poprzez przypisanie każdego pola do odbiorcy (lub dowolnej osoby, ale musisz wyraźnie określić Każdy jako odbiorcę). Jak wspomniano, automatycznie wykrywane pola są przypisywane do pierwszego odbiorcy.
Zwróć uwagę, że pola dla każdego odbiorcy są oznaczone kolorami, co ułatwia ich identyfikację.
- Otwarcie listy odbiorców w lewym górnym rogu powoduje wyświetlenie wszystkich odbiorców z kolorową kropką obok ich adresu e-mail.
- Wybrane pole odbiorcy wyświetla jego kolor w ramce wokół nazwy/adresu e-mail odbiorcy.
- Pola wymienione w panelu po lewej stronie przybierają kolor (lekko wyblakły) wybranego odbiorcy.
W razie potrzeby zmień typ pola.

Biorąc pod uwagę fakt, że wszystkie automatycznie wykrywane pola to pola tekstowe, może być konieczna zmiana niektórych pól na pola innego typu.
Umieść wszystkie pola, które są wymagane.

Upewnij się, że każdy odbiorca, który musi podpisać dokument, ma przypisane co najmniej jedno pole podpisu.

Jeśli istnieją inne pola do obsługi podpisu lub zbierania dodatkowych informacji, należy je umieścić w formularzu.

Aby umieścić pole:
1. Wybierz odbiorcę z listy rozwijanej Odbiorca. Jest to odbiorca, któremu zostaną przypisane wszystkie pola, które później umieścisz.
2. W lewym panelu wybierz pole.
3. Na dokumencie kliknij miejsce, w którym chcesz umieścić pole. (Możesz też przeciągnąć i upuścić pole).
4. W razie potrzeby dostosuj rozmiar i położenie pola.
5. Powtórz ten proces dla każdego odbiorcy, dopóki wszystkie wymagane pola nie zostaną umieszczone.
Wskazówka

Tworzenie formularzy od podstaw dla każdej umowy może być czasochłonne. Jeśli regularnie wysyłasz te same dokumenty, rozważ utworzenie szablonów bibliotek. Szablony eliminują potrzebę ponownego tworzenia pól za każdym razem i pomagają usprawnić obieg pracy.

Szablony można tworzyć bezpośrednio z wysłanych umów na stronie Zarządzaj.
Zapisz lub Wyślij umowę.
- Zapisz — przechowuje umowę w stanie Wersja robocza na stronie Zarządzaj i zachowuje wszystkie konfiguracje pól.
- Wyślij — rozpoczyna proces podpisywania, wysyłając wiadomość e-mail do pierwszego odbiorcy (lub wszystkich odbiorców, jeśli korzysta się z równoległego obiegu podpisywania).