Utwórz hybrydowy obieg pracy dla odbiorców

Połącz routing sekwencyjny z uczestnictwem równoległym, aby złożone umowy przechodziły przez odpowiednie osoby we właściwym czasie.

Hybrydowe obiegi pracy odbiorców pomagają nadawcom tworzyć umowy, w których niektórzy odbiorcy działają kolejno, a inni działają podczas tego samego etapu routingu. Używaj tego obiegu pracy, gdy jeden odbiorca musi zakończyć swoje działanie, zanim grupa może działać, lub gdy kilku odbiorców musi działać, zanim umowa przejdzie do następnego etapu.

Adobe Acrobat Sign obsługuje hybrydowe obiegi pracy poprzez łączenie routingu sekwencyjnego z grupami odbiorców. Grupa odbiorców reprezentuje jeden etap odbiorców w kolejności routingu i zawiera wielu odbiorców, którzy otrzymują dostęp do umowy w tym samym czasie. Umowa jest przekazywana dalej po tym, jak grupa odbiorców wykona wymagane działanie.

Zanim zaczniesz

• Hybrydowy routing odbiorców musi zostać włączony przez administratora.
• Rozpocznij umowę jako sekwencyjny obieg podpisywania przed dodaniem etapu grupy odbiorców równoległych.
• Potwierdź kolejność odbiorców przed wysłaniem umowy.
• Aby uzyskać optymalną wydajność i łatwość zarządzania, utrzymuj hybrydowe obiegi pracy poniżej 50 uczestników łącznie.
• Pieczęcie elektroniczne nie są obsługiwane w hybrydowych obiegach pracy podpisów.

Jak działają hybrydowe obiegi pracy odbiorców

Hybrydowy obieg pracy rozpoczyna się od struktury kierowania sekwencyjnego. Jeden lub więcej etapów w tej sekwencji może zawierać grupę odbiorców, umożliwiając wielu odbiorcom działanie podczas tego samego etapu.

Na przykład hybrydowy obieg pracy może przebiegać w następujący sposób:

• Odbiorcy 1–3 to równoległa grupa podpisujących składająca się z trzech członków. 
  • Trzej użytkownicy grupy są powiadamiani w tym samym czasie i mogą wykonywać swoje działania w dowolnej kolejności w grupie.
  • Wszyscy użytkownicy muszą wykonać swoje działania, zanim przepływ podpisów przejdzie do następnego odbiorcy   
• Odbiorca 4 to Użytkownik indywidualny.
• Odbiorca 5 to grupa odbiorców z trzema użytkownikami.  
  • Wszyscy trzej użytkownicy grupy są powiadamiani w tym samym czasie. 
  • Wystarczy, że pierwszy użytkownik wykona działanie grupy, aby przepływ podpisów przeszedł do następnego odbiorcy.
• Odbiorca 6 to Użytkownik indywidualny.

(Zobacz wzorek 3 poniżej)

Utwórz hybrydowy obieg pracy

Hybrydowy obieg pracy rozpoczyna się od sekwencyjnej kolejności podpisywania. Po włączeniu kolejności podpisywania każdy krok routingu może zawierać pojedynczego adresata, równoległą grupę adresatów lub grupę adresatów.
Użyj kroku grupowego wszędzie tam, gdzie wiele osób musi działać, zanim umowa zostanie przeniesiona dalej.

Przejrzyj liczbę uczestników przed wysłaniem

Aby uzyskać optymalną wydajność, hybrydowe obiegi pracy powinny zawierać łącznie mniej niż 50 uczestników. Policz każdego indywidualnego odbiorcę i każdego członka grupy odbiorców do sumy całkowitej.

Na przykład:

• 5 użytkowników indywidualnych = 5 uczestników.
• 1 grupa adresatów z 10 użytkownikami = 10 uczestników.
• 1 grupa równoległa z 3 użytkownikami = 3 uczestników.
• 5 użytkowników indywidualnych plus jedna 10-osobowa grupa adresatów plus jedna 3-osobowa grupa równoległa = łącznie 18 uczestników.

Większe hybrydowe obiegi pracy mogą być trudniejsze do przeglądania, modyfikowania i rozwiązywania problemów. Mogą również wymagać dłuższego przetwarzania, szczególnie jeśli umowa zostanie zmodyfikowana po wysłaniu.

Jeśli obieg pracy wymaga 50 lub więcej uczestników, rozważ podzielenie procesu na oddzielne umowy lub uproszczenie struktury routingu przed wysłaniem.

Sprawdzone metody

• Używaj hybrydowych obiegów pracy, gdy kolejność podpisywania ma znaczenie, ale wielu adresatów musi działać podczas tego samego etapu.
• Używaj grupy adresatów równoległych, gdy każdy adresat w kroku musi wykonać swoje działanie.
• Używaj grupy adresatów, gdy dowolny dozwolony użytkownik grupy może działać dla jednego kroku adresata.
• Używaj jasnych nazw grup, aby nadawcy i administratorzy mogli później zrozumieć sekwencję routingu.
• Zachowuj liczbę uczestników poniżej 50, kiedy tylko jest to możliwe.
• Sprawdź kolejność adresatów przed wysłaniem.
• Używaj niestandardowych obiegów pracy wysyłania dla powtarzalnych, krytycznych dla biznesu wzorców routingu, które nie powinny być odbudowywane ręcznie za każdym razem.
• Unikaj dodawania dużych grup, chyba że użytkownicy naprawdę muszą uczestniczyć w tym samym kroku umowy.

Co warto wiedzieć przed wysłaniem

• Hybrydowy obieg pracy musi rozpocząć się jako sekwencyjny obieg podpisywania.
• Grupa adresatów równoległych zawiera wielu użytkowników indywidualnych w tym samym kroku routingu. Wszyscy adresaci w grupie adresatów równoległych muszą zakończyć, zanim umowa przejdzie dalej.
• Użytkownicy grupy adresatów równoległych mogą wykonywać swoje działania w dowolnej kolejności.
• Grupa adresatów to jeden etap odbiorcy z wieloma członkami grupy.
• Ukończenie grupy adresatów zależy od konfiguracji grupy. Jeśli wymagany jest tylko jeden użytkownik, umowa przechodzi dalej po tym, jak jeden użytkownik ukończy działanie grupy.
• Hybrydowy obieg pracy może zawierać jedną lub więcej grup adresatów równoległych lub grup adresatów, w zależności od potrzeb routingu umowy.
• Licz każdego pojedynczego adresata i każdego użytkownika grupy adresatów podczas przeglądania całkowitej liczby uczestników.
• Wytyczna dotycząca mniej niż 50 uczestników to zalecenie wynikające z dobrych praktyk w zakresie wydajności i zarządzalności, a nie sztywny limit systemowy.
• Większe hybrydowe obiegi pracy mogą być trudniejsze do przeglądania, modyfikacji i rozwiązywania problemów, szczególnie po wysłaniu.
• Pieczęcie elektroniczne nie są obsługiwane w hybrydowych obiegach pracy podpisów.