Preferencje dotyczące podpisu!

Dostępnych jest wiele opcji, dlatego warto się z nimi zapoznać.

Wybierz kolejno Konto > Preferencje dotyczące podpisu.

Pierwsze dwa ustawienia odpowiadają za automatyczne formatowanie linii, na której znajduje się podpis oraz datę podpisu, wstawianą pod linię:

• Użyj dobrze sformatowanych podpisów i inicjałów.
  • Włączenie tej opcji spowoduje umieszczenie linii oraz treści podpisu pod nią.
  • Wyłączenie tej opcji spowoduje usunięcie oznaczeń wskazujących, że podpis jest elektroniczny.
• Dostosuj dynamicznie linię pod podpisem i inicjałami. 
  • Włączenie tej opcji spowoduje dynamiczne dostosowanie linii pod podpisem, tak aby była tylko o kilka pikseli dłuższa niż faktyczny podpis/inicjały.
  • Włączenie tej opcji spowoduje drukowanie pełnej linii o długości oryginalnego pola podpisu.

Zezwalaj odbiorcom na podpisywanie i umieszczanie inicjałów przez:

Następna sekcji określa, w jaki sposób odbiorcy mogą stosować swój podpis. Zazwyczaj, o ile nie masz wyraźnego celu biznesowego w ograniczeniu tych opcji, zaleca się zezwalanie użytkownikom na stosowanie swojego podpisu w dowolny sposób.

Dostępne są trzy opcje:

• Wpisywanie imienia i nazwiska oraz inicjałów – wpisanie nazwiska to najłatwiejszy proces dla większości sygnatariuszy, ponieważ nie wymaga dodatkowych operacji. Odbiorca wpisuje swoje imię i nazwisko, a zostaje zastosowana czcionka przypominająca pismo odręczne.
  • Wybierz dynamicznie czcionkę podpisywania — w systemie Acrobat Sign dostępnych jest wiele czcionek przypominających pismo odręczne. Domyślnie są one stosowane w ustalonej kolejności.  Jeśli ta opcja jest włączona, punkt początkowy dla listy czcionek jest ustalany losowo.
• Rysowanie odręcznego podpisu i inicjałów na ekranie za pomocą myszy, rysika lub palca — jeśli ta opcja jest włączona, odbiorcy będą mogli fizycznie narysować swój podpis.
• Przesyłanie obrazu podpisu i inicjałów — jeśli ta opcja jest włączona, odbiorcy mogą przesłać obraz podpisu ze swojego lokalnego systemu.

Zezwalaj odbiorcom na korzystanie z zapisanych podpisów

Ta sekcja opcji określa, czy odbiorcy mogą wykorzystać istniejący zapisany podpis (zapisywane są podpisy biometryczne i oparte na obrazie).  Jeśli nie zezwolisz na używanie zapisanych podpisów, odbiorca musi wpisać, narysować lub przesłać swój podpis w zależności od dozwolonego typu podpisu.

Dostępne są następujące opcje:

• Wszyscy odbiorcy — jeśli wybrano, wszyscy odbiorcy będą mogli używać swoich zapisanych podpisów.
• Odbiorcy wewnętrzni — ta opcja zezwoli na używanie zapisanych podpisów wyłącznie odbiorcom, którzy istnieją również jako użytkownicy na Twoim koncie Acrobat Sign.
• Nikt — ta opcja uniemożliwia używanie zapisanego podpisu wszystkim odbiorcom.

W tej sekcji znajduje się dodatkowe pole wyboru:

• Zezwalaj użytkownikom na moim koncie na przesyłanie i zapisywanie obrazu w swoich profilach jako podpisu i inicjałów — włączenie tej opcji zezwala użytkownikom na Twoim koncie Acrobat Sign na przesłanie obrazu podpisu w sekcji Preferencje osobiste.

Dodanie znaku firmowego to wygodny sposób na spersonalizowanie usługi Acrobat Sign dla użytkowników na Twoim koncie, a także dla sygnatariuszy.

Nazwa firmy i adres URL nazwy hosta

W tej sekcji można określić nazwę firmy oraz hosta dla Twojego konta. Są to podstawowe dane, ale personalizują Twoje konto. 

Te dwa ustawienia mają zastosowanie dla całego Konta i nie można ich dostosować na poziomie Grupy.

Zaloguj się jako administrator konta i wybierz kolejno: Konto > Ustawienia konta > Konfiguracja konta.

Nazwa firmy

Wartość wprowadzona w tym polu jest automatycznie wypełniana w polu Nazwa firmy dla nowych użytkowników tworzonych na koncie.

Domyślnie usługa Acrobat Sign umożliwia użytkownikom edytowanie własnych ustawień, które obejmują wartość Nazwa firmy dla poszczególnych użytkowników.

Aby zaktualizować wartość Nazwa firmy w profilu wszystkich użytkowników na koncie:

• Zaznacz pole wyboru Ustaw nazwę firmy dla wszystkich użytkowników konta.
• Kliknij przycisk Zapisz.

Wszystkie profile użytkowników przyjmują wartość w polu Nazwa firmy jako wartość Firma w swoich profilach użytkowników.

Nazwa hosta

Ustawienie nazwy hosta dla Twojego konta powoduje zmianę adresu URL, na który logują się Twoi użytkownicy oraz adresu URL, pod którym są przechowywane umowy dla sygnatariuszy.

Rezultatem jest niestandardowy adres URL z nazwą hosta.

Sekcja Ustawienia ogólne na karcie Konto jest jedną z bardziej rozbudowanych sekcji, a wszystkie zawarte w niej ustawienia zależą od przypadku ich wykorzystania.

Poniżej zawarto krótki opis każdej z opcji oraz rady dotyczące ich wykorzystania. Prawdopodobne jest jednak, że indywidualne zastosowanie funkcji różnić się będzie od najpopularniejszego sposobu jej wykorzystania.

Wybierz kolejno Konto > Ustawienia konta > Ustawienia ogólne.

• Załącz plik CSV z danymi formularza do wiadomości e-mail z podpisanymi umowami nadawcy
  Jeżeli korzystasz z formularzy i chcesz otrzymywać plik CSV z danymi pól dla każdego podpisanego dokumentu, zaznacz to pole wyboru. Jednak oddzielne pliki CSV dla każdej transakcji mogą być nieco kłopotliwe.
  
  Jeśli musisz zbierać dane lub przesyłać dane z powrotem do swojego CRM, lepszym rozwiązaniem może być poświęcenie czasu na stworzenie rozwiązania API.
  


• Ograniczona widoczność dokumentu
  Ta funkcja umożliwia ujawnianie różnym sygnatariuszom wskazanych plików transakcji. Aby maksymalnie wykorzystać funkcję ograniczonej widoczności dokumentu, musisz dobrze rozumieć przepływ podpisów w odniesieniu do wysyłanych dokumentów i sposób załączania tych dokumentów.
  
  Jeśli myślisz o wysłaniu dużej, wieloplikowej transakcji do wielu signatariuszy i chcesz ukryć części tego dokumentu przed jednym lub większą liczbą signatariuszy, to to ustawienie jest dla Ciebie! Oto krótki film, który może pomóc w podjęciu decyzji.

• Załącz kopię PDF podpisanego dokumentu w wysyłanych wiadomościach e-mail
  Po zakończeniu transakcji każda ze stron otrzymuje domyślnie kopię dokumentów. To ustawienie pozwala zmienić sposób wysyłania kopii: tylko wewnętrznie, tylko zewnętrznie, w obu przypadkach lub wcale.
  
  Sposób skonfigurowania tego ustawienia prawdopodobnie będzie zależeć od charakteru dokumentów.Jeżeli gromadzone są poufne informacje, warto sprawić, by kopie podpisanych dokumentów nie były rozsyłane. Jest to najbezpieczniejsza opcja, jednak może ona sprawić, że klienci będą prosić o kopie dokumentów. W takim przypadku zaleca się rejestrację darmowego konta sygnatariusza w usłudze Acrobat Sign i pobranie kopii dokumentów bezpośrednio z usługi.
  


• Załącz raport inspekcji do gotowych dokumentów
  Jeżeli chcesz otrzymywać raporty kontroli załączone do kopii podpisanego dokumentu przesyłanej w wiadomości e-mail, włącz tę opcję przynajmniej dla nadawcy.
  


• Scal wiele dokumentów w jeden dokument po podpisaniu
  Kiedy przesyłasz wiele plików do jednej transakcji, Acrobat Sign łączy te pliki w jeden plik PDF przed wysłaniem do podpisania.
  
  To ustawienie określa, czy Twoje wiadomości e-mail Podpisane i Zarchiwizowane zawierają jeden duży plik PDF, czy dokument zostanie podzielony z powrotem na kilka plików.
  

• Wyślij dodatkową kopię każdej podpisanej umowy na te adresy e-mail

Jest to ponownie Archiwum zewnętrzne, jednak to ustawienie można skonfigurować z poziomu grupy (dla klientów usługi na poziomach Business i Enterprise), co pozwala na przekierowanie wypełnionych kontraktów sprzedaży do działu księgowości lub umów dotyczących poufności do działu prawnego (na przykład).

• Przekaż podpisany dokument
  Jeśli chcesz umożliwić sygnatariuszowi wydrukowanie dokumentu, podpisanie i przefaksowanie go z powrotem, należy włączyć tę opcję. Jeżeli kiedykolwiek ktoś wydrukuje dokument i odeśle go z powrotem w wiadomości e-mail, a opcja ta będzie wyłączona, zamknięcie transakcji w usłudze Acrobat Sign będzie niemożliwe.
  
• Delegacje dla użytkowników w moim koncie
  Delegacja oznacza w tym przypadku zezwolenie innemu sygnatariuszowi (adres e-mail) na podpisanie dokumentu w imieniu użytkownika. Delegowanie nie usuwa dostępu pierwotnej stronie, tylko przyznaje innemu użytkownikowi uprawnienia do podpisywania.
  
  Ogólnie rzecz biorąc, opowiadamy się za tym, aby proces podpisywania był jak najprostszy, a to oznacza umożliwienie delegowania.W niektórych przypadkach ważne jest jednak, by dokument podpisała wskazana osoba.
  

• Delegacje dla użytkowników spoza mojego konta
  Działa tak jak powyższe ustawienie, z tym, że funkcja ta ma zastosowanie tylko wobec użytkowników spoza konta usługi Acrobat Sign użytkownika.
• Uprawnienia do podpisywania
  To ustawienie określa domyślne uprawnienia do podpisywania dokumentów dla użytkowników konta Acrobat Sign.
  Ogólnie zalecamy domyślne umożliwienie podpisywania wszystkim.Jeśli zamierzasz używać Acrobat Sign do jakichkolwiek celów typu HR, zdecydowanie musisz pozwolić wszystkim podpisywać.
  Jeśli zdecydujesz się domyślnie odmówić wszystkim uprawnień do podpisywania, będziesz musiał jawnie włączyć signatariuszy, którzy potrzebują podpisywać.
  Wskazówka: Jako Administrator nie jesteś automatycznie włączony jako osoba podpisująca.Dlatego też, jeśli konieczne jest podpisanie dokumentów, a uprawnienia do podpisywania są domyślnie wyłączone, kolejną rzeczą, jaką należy zrobić, jest przejście do Grup użytkowników, kliknięcie adresu e-mail użytkownika i włączenie uprawnień do podpisywania.
• Ustaw domyślną strefę czasową do użycia dla umów utworzonych przez użytkowników na tym koncie
  To ustawia strefę czasową dla znaczników czasu/daty na Twoich transakcjach.
  
• Ustawienia związane z administratorem grupy
  Klienci na poziomie usług dla firm i przedsiębiorstw mogą mieć grupy, a jeśli masz grupy, możesz chcieć wyznaczyć administratorów tylko dla tych grup.
  Te ustawienia pozwolą administratorom grup na dodawanie nowych użytkowników lub zmianę ustawień poziomu grupy w celu dostosowania sposobu, w jaki użytkownicy w ich grupach mogą konfigurować umowy.
  

Opcje zawarte na stronie „Ustawienia wysyłania” dotyczą funkcji dostępnych dla nadawców na karcie Wyślij. Niniejsza sekcja poświęcona jest wszystkim ustawieniom dostępnym na stronie.

Podobnie jak w przypadku Ustawień ogólnych, konfiguracja zależna jest od indywidualnych przypadków stosowania funkcji.

Ten fragment jest też stosunkowo długi. Wybierz kolejno Konto > Ustawienia konta > Ustawienia wysyłania.

• Pokaż stronę wysyłania po zalogowaniu
  To ustawienie przekieruje użytkowników na kartę Wyślij po zalogowaniu się do Acrobat Sign (zamiast na kartę Główna).
  Jeśli występują irytujące opóźnienia przy pierwszym logowaniu, prawdopodobnie jest to spowodowane skryptami uruchamianymi na karcie Główna, które sprawiają, że te fajne tarcze raportów odzwierciedlają dokładne dane.Jeżeli użytkownicy pragną od razu przejść do procesu wysyłania bez przeglądania danych na stronie głównej, funkcja ta jest doskonałym rozwiązaniem.
  
• Role odbiorców
  Czy obieg pracy wymaga zatwierdzenia przez jedną lub więcej osób, czy też masz odbiorcę, który ma wypełnić zawartość formularza bez konieczności składania podpisu? Włączenie ról odbiorców pozwala budować złożone obiegi pracy ze zdefiniowanymi wyspecjalizowanymi rolami.
  

• Załączanie dokumentów
  To ustawienie pozwala włączyć różne kanały umożliwiające użytkownikowi załączanie dokumentu. Jeśli istnieje duża potrzeba kontroli wersji dokumentów, prawdopodobnie będziesz chciał wyłączyć wszystko oprócz biblioteki, w której znajdują się bieżące wersje formularzy.
  
• Języki
  To ustawienie pozwala użytkownikom na konfigurację języka podpisywania zewnętrznych sygnatariuszy na stronie Wyślij.
  

• Szablony komunikatów
  Opcja pozwalająca zaoszczędzić dużo czasu osobom wysyłającym dużą liczbę dokumentów. Szablony komunikatów pozwalają ustawić domyślną wiadomość oraz zdefiniować wybór innych, niestandardowych szablonów komunikatów. Jeśli okazuje się, że wysyłasz te same dokumenty z tą samą wiadomością wiele razy dziennie, poświęć trochę czasu na skonfigurowanie tego.
  
• Wiadomości prywatne do odbiorców
  Opcja ta umożliwia zawieranie prywatnych wiadomości dla poszczególnych odbiorców.
  
• Dopuszczalne typy podpisu
  Domyślnie włączony jest tylko podpis elektroniczny. Na świecie jest jednak sporo osób, które wolą wydrukować dokument i przesłać go z powrotem za pośrednictwem faksu. Jeśli możesz mieć niektórych klientów, którzy czują się w ten sposób, włącz opcję Podpis faksem.
  
• Ustawienia podpisu nadawcy
  Ustawienia te zaprojektowano z myślą o przypadku, gdy nadawca będzie kontrsygnatariuszem dokumentu. A jeśli pozwalasz nadawcom na kontrpodpisanie, warto skonfigurować wartości domyślne zgodnie z obiegiem pracy, aby zminimalizować liczbę dostosowań, które nadawcy muszą wykonać w każdej transakcji.
  
• Przypomnienia
  Jeśli proces wymaga konfiguracji przypomnień, to ustawienie pozwala skonfigurować domyślną iterację przypomnienia i wiadomość, co dodatkowo skraca czas cyklu dla nadawców.
  
• Ochrona hasłem podpisanego dokumentu
  Po włączeniu tej opcji użytkownik musiałby wprowadzić hasło przed otwarciem podpisanego pliku PDF lub wyświetleniem go online.
  To niewielka niedogodność, ale dobra ochrona.
  
• Opcje identyfikacji osoby podpisującej
  Acrobat Sign umożliwia kilka metod dwuskładnikowego uwierzytelniania dla osób podpisujących. W zależności od przypadku zastosowania można włączyć jedną lub kilka opcji oraz zdecydować, czy nadawcy mogą wybierać własną metodę.
  

• Wygasanie dokumentu
  Jeśli przypadek użycia obejmuje „okna możliwości", takie jak specjalna cena dostępna tylko przez następne XX dni, można zdefiniować to okno i wymusić wygaśnięcie dokumentu, jeśli nie zostanie podpisany w wymaganym czasie.
  Jeśli włączysz tę opcję, zaleca się rozważenie włączenia opcji Zezwalaj na modyfikację ustawień wygasania po wysłaniu dokumentu. Nie trzeba wydłużać ostatecznego terminu, ale warto mieć taką możliwość.
  
• Wyświetl/ustaw podpisy lub dodaj pola formularza
  Jeśli do dokumentów na szybko dodawane są pola formularzy, warto rozważyć domyślne włączenie narzędzia do dodawania pól z funkcją przeciągania i upuszczania. Jednak jeśli pracujesz z dokumentami z kontrolą wersji, prawdopodobnie będziesz chciał usunąć opcję dostosowywania pól przez użytkowników.
  
• Kolejność podpisywania
  Większość dokumentów, z którymi mamy na co dzień do czynienia, podpisywanych jest przez sygnatariuszy w odpowiedniej kolejności i taka też jest domyślna wartość tej opcji. Jeśli jednak okaże się, że najczęściej używany obieg pracy wykorzystuje równoległy proces podpisywania, w którym wszyscy są proszeni o podpisanie w tym samym czasie, można to skonfigurować tutaj.
  Masz również możliwość zezwolenia nadawcy na wybór obiegu pracy, który najlepiej odpowiada jego transakcjom, jeśli masz stopę w obu światach.

Ustawienia zabezpieczeń usługi Acrobat Sign łączą ogólne ustawienia haseł dla różnych zastosowań z kilkoma ustawieniami dotyczącymi dokumentów.

Aby skonfigurować zabezpieczenia, wybierz kolejno Konto > Ustawienia konta > Ustawienia zabezpieczeń.

• Ustawienia pojedynczego logowania
  Czy użytkownicy logują się za pomocą danych użytkowników Adobe lub Google? Jeżeli tak, należy włączyć odpowiednie ustawienie oraz wyłączyć te, które nie będą używane.
  
• Ustawienia zapamiętywania
  Pozwala skonfigurować zapamiętywanie danych logowania użytkownika przez określony czas. Wybierz okres czasu z listy rozwijanej.
  
• Zasady hasła logowania — dla użytkowników uwierzytelniających się w starszym systemie tożsamości Adobe Acrobat Sign
  To ustawienie określa parametry częstotliwości resetowania hasła oraz liczbę historycznych haseł, które Adobe Acrobat Sign będzie pamiętać, aby zapobiec ponownemu używaniu powtarzających się haseł.
  
• Siła hasła logowania — dla użytkowników uwierzytelniających się w starszym systemie tożsamości Acrobat Sign
  Wymagana siła haseł jest kluczowa dla zapewnienia bezpieczeństwa konta i zalecamy ustawienie tej wartości tak wysoko, jak użytkownicy będą tolerować.
  
• Typ szyfrowania PDF
  Kluczem do ustawienia odpowiedniego poziomu szyfrowania dokumentu PDF jest znajomość wersji programu Reader zainstalowanego na komputerach sygnatariuszy. Bardziej zaawansowane szyfrowania wymagają nowszych wersji programu Reader.
  Ogólnie rzecz biorąc, jeśli docelowa osoba podpisująca ma marginalne umiejętności techniczne, można całkiem bezpiecznie ustawić tę wartość na 128-bitowy AES. Program Acrobat 7 został wydany na początku 2005 r., a większość użytkowników zdążyła od tamtej pory dokonać aktualizacji.
  
• API
  Pozwala niecertyfikowanym aplikacjom partnerskim na dostęp do danych na koncie. Zezwala także użytkownikom, którzy nie są administratorami konta, na tworzenie aplikacji korzystających z interfejsów API Acrobat Sign.
  
• Dopuszczalne zakresy IP
  Jeżeli obawiasz się dostępu osób trzecich do kont użytkowników, ograniczenie zakresu adresów IP jest doskonały środkiem zaradczym. Tylko upewnij się, że nikt nie musi pracować z domu ani na urządzeniu mobilnym poza sieciami będącymi własnością firmy.
  
• Udostępnianie konta
  Udostępnianie konta wyjątkowa funkcja służąca do zarządzania podległymi pracownikami. Rozsądne może być jednak kontrolowanie tego, komu udostępniają oni swoje konta. Wielu administratorów decyduje się udostępnić konto tylko podczas tworzenia nowych użytkowników oraz wyłączyć opcję udostępniania na całym koncie.
  
• Weryfikacja tożsamości sygnatariusza
  Czy przed podpisaniem użytkownicy powinni się logować? W zależności od przypadku zastosowania dobrym pomysłem może być ustawienie zabezpieczeń.
  
• Hasło podpisywania umowy
  Umożliwia zastosowanie zasady hasła w przypadku ochrony podpisywania lub wyświetlania dokumentu.
  
• Siła hasła dokumentu
  Określ siłę hasła dla hasła podpisywania umowy.
  

Czy zamierzasz korzystać z API? Jeśli zatrudniasz deweloperów i chcesz integracji usługi Acrobat Sign z istniejącym systemem CRM (lub innymi aplikacjami korzystającymi z API), należy rozważyć skorzystanie z tej opcji.

Acrobat Sign obsługuje interfejs REST API:

Wybierz kolejno Konto > Acrobat Sign API.

Użycie interfejsów API Adobe Document Cloud w celu uzyskania dostępu do danych użytkownika wymaga tokenów OAuth.

Możesz utworzyć klucz integracji, jeśli masz starszą aplikację, która nie obsługuje OAuth.

Jeżeli łącze służące do utworzenia klucza integracji jest niewidoczne, skontaktuj się z obsługą techniczną.

Na tej stronie można znaleźć również:

• Łącze WSDL
• Łącze tokenów OAuth
• Łącze do dokumentacji metody
• Łącze do próbek interfejsu REST API

Dodatkowo po włączeniu API po lewej stronie widoczne będzie nowe łącze Dziennik żądań API. Dziennik ten zawiera przychodzące pliki XML dla zapytań API i może przydać się podczas rozwiązywania problemów związanych z kodem.

Interfejs API REST jest dostępny za pośrednictwem opcji Aplikacje API.

Po przejściu do strony kliknij łącze Utwórz nową aplikację, podaj nazwę aplikacji, a następnie kliknij przycisk Utwórz aplikację.

Nowy identyfikator i sekret aplikacji zostaną natychmiast wygenerowane i wyświetlone.

Podział użytkowników na grupy funkcyjne może być przydatny, szczególnie w przypadku, gdy grupy te mają różne wymagania dotyczące podpisów lub posiadają struktury raportowania, których należy przestrzegać.

Na szczęście tworzenie grup w usłudze Acrobat Sign jest niezwykle łatwe. Po prostu przejdź do
Konto > Grupy.

Na stronie Grupa kliknij symbol + w prawym górnym rogu strony i wprowadź nową nazwę grupy w polu.

Na stronie znajduje się również łącze pozwalające skonfigurować ustawienia grupy. Kliknij dany wiersz, aby wyświetlić łącze Ustawienia grupy. Ustawienia te są niemal identyczne do Ustawień ogólnych skonfigurowanych na poziomie konta, ale ponieważ grupy są elementami potomnymi konta, ustawienia grupy zastąpią ustawienia konta.

Można też zauważyć, że nazwę grupy można zawsze zmienić, dlatego też, gdy zaistnieje taka konieczność, nie będzie to stanowić problemu.

Czas dodać użytkowników!

Nowoczesne zarządzanie użytkownikami odbywa się w konsoli Adobe Admin Console i istnieje wiele metod wypełniania organizacji użytkownikami oraz nadawania im uprawnień do korzystania z Acrobat Sign.

Admin Console zostało opisane w szerszej dokumentacji zarządzania użytkownikami Adobe.Poniżej znajduje się kilka najistotniejszych stron, w zależności od tego, w jaki sposób zamierzasz skonfigurować swoją organizację

• Dodawanie użytkownika
• Zbiorcze dodawanie użytkowników
• Dodawanie użytkowników z katalogu
• Dodawanie użytkowników z katalogu MS Azure Active
• Zmiana nazwiska/adresu e-mail
• Awansuj użytkownika do roli administratora
• Typy identyfikatorów użytkowników i SSO
• Uwierzytelnianie użytkowników z użyciem usługi MS Azure
• Uwierzytelnianie użytkowników z użyciem usługi Google Federation
• Przełączanie tożsamości użytkownika
• Profile produktów