Omówienie
Wiele umów (np. dokumenty podatkowe, księgi wieczyste, pełnomocnictwa, transfery aktywów itp.) wymaga, aby odbiorca podpisał umowę w obecności osoby poświadczającej. Osobą poświadczającą może być niemal każda osoba fizycznie obecna przy składaniu podpisu przeze sygnatariusza.
Program Acrobat Sign udostępnia wybieraną „rolę” w procesie konfiguracji, która wstawia odbiorcę „sygnatariusza” z powiązanym odbiorcą „osobą poświadczającą” do określenia przez sygnatariusza.
- Aby sygnatariusz mógł zapoznać się z umową, musi podać imię i nazwisko oraz adres e-mail osoby poświadczającej.
- Po zakończeniu procesu składania podpisu przez sygnatariusza osoba poświadczająca otrzymuje wiadomość e-mail z prośbą o poświadczenie procesu składania podpisu. Osoba poświadczająca jest proszona o sprawdzenie swojego imienia i nazwiska oraz adresu e-mail, zanim będzie mogła wejść w interakcję z umową.
- Do osoby poświadczającej można przypisać dodatkowe pola, aby przechwycić wszelkie informacje wymagane przez przepisy.
Dostępność:
Rola Podpisz z osobą poświadczającą jest dostępna tylko dla planów licencyjnych dla przedsiębiorstw.
Zakres konfiguracji:
Rolę osoby poświadczającej można włączyć na poziomie konta i grupy.
„Osoba poświadczająca” różni się od „notariusza”.
„Osobą poświadczającą” może być każda osoba, która jest:
- pełnoletnia;
- zdrowa na umyśle;
- niezależną osobą, która nie jest stroną umowy;
- fizycznie obecna w momencie złożenia podpisu przez sygnatariusza w umowie.
Osoby poświadczające nie mogą otrzymywać wynagrodzenia za udział w procesie składania podpisu.
„Notariusz” to zazwyczaj rodzaj osoby poświadczającej, który jest zlecany przez organ zarządzający (np. państwo). Proces notarialny jest zwykle znacznie bardziej formalny pod względem dokumentowania tożsamości osoby podpisującej i zwykle wymaga opłaty za przetwarzanie.
W usłudze Acrobat Sign usługi notarialne również są dostępne.
Skontaktuj się ze swoim działem prawnym, aby potwierdzić, czy do zapewnienia zgodności z przepisami wymagana jest osoba poświadczająca lub notariusz.
Dodawanie osoby poświadczającej do umowy przez nadawcę
Po jej uprzednim włączeniu nadawcy mogą znaleźć rolę Podpisz z osobą poświadczającą wymienioną w selektorze Rola na stronie Redaguj.
Gdy sygnatariusz wybierze rolę Podpisz z osobą poświadczającą, pod rekordem odbiorcy zostanie dodany dodatkowy rekord w celu wskazania, że wymagany jest świadek i że sygnatariusz poda dane świadka.
Ze względu na charakter procesu obserwowania i sposób indeksowania świadków, obsługiwany jest tylko sekwencyjny obieg podpisów.
Opcja Podpisz z osobą poświadczającą nie jest obecnie dostępna w nowym środowisku Poproś o podpis .
Uwierzytelnianie telefoniczne jest dostępne w przypadku, gdy wymagane jest drugie hasło jednorazowe (OTP) dla osoby poświadczającej (np. akty HMLR).
Uwierzytelnianie telefoniczne jest konfigurowane przez nadawcę podczas tworzenia umowy, ale nadawca nie jest proszony o podanie numeru telefonu osoby poświadczającej. Sygnatariusz podaje numer telefonu osoby poświadczającej podczas jego identyfikacji.
Osoba poświadczająca musi użyć telefonu komórkowego do uwierzytelnienia. Dostarczana jest wiadomość tekstowa (opcja połączenia telefonicznego jest wyłączona).
W przypadku użycia telefonu stacjonarnego, wyświetlany jest błąd informujący osobę poświadczającą, że musi użyć telefonu komórkowego.
Funkcja weryfikacji, czy telefon jest urządzeniem mobilnym, jest w fazie rozwoju i oczekuje się, że będzie dostępna w wydaniu z marca 2024 roku.
Uwierzytelnianie za pomocą drugiego hasła jednorazowego (OTP) jest opcjonalne w interfejsie nadawcy, ale może być wymagane do użytku biznesowego. Skontaktuj się ze swoim zespołem prawnym, aby poznać swoje obowiązki w zakresie zgodności z przepisami.
Możliwe jest również dodanie prywatnych wiadomości dla osoby poświadczającej:
Projektowanie niestandardowych obiegów pracy
Użytkownicy, którzy projektują niestandardowe obiegi pracy wysyłania, mogą znaleźć opcję Sygnatariusz z osobą poświadczającą podczas wybierania nowego odbiorcy na schemacie obiegu odbiorców.
Ustawienie roli Sygnatariusz z osobą poświadczającą instaluje zarówno obiekty sygnatariusza (odbiorcy), jak i osoby poświadczającej (odbiorcy-osoby poświadczającej).
Konfiguracja osób poświadczających powinna być dostępna w kreatorze obiegów pracy już w wersji z marca 2024 roku. Obecna wersja w ramach programu Insider Access nie obsługuje jeszcze tej funkcji.
Upewnij się, że na umowie znajdują się wymagane pola dla osoby poświadczającej
W dokumencie, w którym wymagany jest podpis osoby poświadczającej, muszą znajdować się odpowiednie pola. Jeśli pole podpisu dla osoby poświadczającej nie zostanie wstawione, zostanie ono automatycznie umieszczone na końcu dokumentu.
W niektórych przypadkach osoby poświadczające muszą podać dodatkowe informacje w celu ukończenia procesu. Wraz ze swoim zespołem prawnym ustal, jakie informacje są potrzebne. Dodaj pola, aby zarejestrować te dane, przypisz je do osoby poświadczającej i oznacz pola jako wymagane.
Zasady ograniczonej widoczności dokumentów mają zastosowanie do osób poświadczających jak do wszystkich innych uczestników. Można przeglądać tylko pliki zawierające pola dla osób poświadczających.
Redagowanie w aplikacji: przypisywanie pól do osoby poświadczającej
Środowisko redagowania w aplikacji identyfikuje osoby poświadczające w kolejności obiegu podpisu i zapewnia dla nich kolorowe identyfikatory na liście odbiorców.
Znaczniki tekstowe
W ramach indeksacji uczestników osoby poświadczające są odbiorcami. Jeśli masz dwóch odbiorców, z których każdy wymaga osoby poświadczającej, to:
- Pierwszym sygnatariuszem jest _es:signer1.
- Osoba poświadczająca dołączona do pierwszego sygnatariusza to _es:signer2.
- Drugim sygnatariuszem jest _es:signer3.
- Osoba poświadczająca dołączona do drugiego sygnatariusza to _es:signer4
Przypisanie identyfikatorów znaczników tekstowych jest zgodne z obiegiem podpisu umowy. Jednak indeksowanie na stronie redagowania nie uwzględnia osób poświadczających w interfejsie. (Osoby poświadczające są wskazywane poprzez zapis pomocniczy danego odbiorcy).
Poświęć czas na dokładne zaprojektowanie i przetestowanie formularzy, aby upewnić się, że obieg podpisów jest prawidłowo przetwarzany, a uczestnicy mają dostęp do właściwych pól.
Interfejs odbiorcy w procesie podpisywania
Proces sygnatariusza rozpoczyna się od powiadomienia e-mail informującego o tym, że umowa została do niego wysłana i że wymaga ona udziału osoby poświadczającej.
Po wybraniu przycisku Sprawdź i podpisz i zaakceptowaniu Warunków użytkowania sygnatariusz musi podać dane osoby poświadczającej. Dostęp do umowy można uzyskać dopiero po przekazaniu informacji o osobie poświadczającej.
Żądane informacje o osobie poświadczającej:
- Imię i nazwisko
- Adres e-mail
- Opcjonalnie: numer telefonu komórkowego (jeśli skonfigurowano uwierzytelnianie dwuskładnikowe dla osoby poświadczającej).
- Numery telefonów stacjonarnych spowodują błąd u osoby poświadczającej.
Jeśli proces podpisu zostanie przerwany przed jego zakończeniem i podpis musi zostać ponownie uruchomiony, informacje o osobie poświadczającej zostaną utracone i muszą zostać wprowadzone ponownie.
Należy pamiętać, że pole Potwierdź adres e-mail nie akceptuje wklejonej wartości. Adres e-mail należy wpisać ręcznie.
Obsługa z perspektywy osoby poświadczającej
Gdy sygnatariusz złoży swój podpis, na adres e-mail osoby poświadczającej zostanie wysłana wiadomość e-mail.
Osoba poświadczająca otrzymuje wiadomość e-mail, która określa wniosek o poświadczenie umowy i wskazuje sygnatariusza, który go wyznaczył.
Po wybraniu przez osobę poświadczającą przycisku Sprawdź i podpisz i zaakceptowaniu Warunków użytkowania, zostanie ona poproszona o zweryfikowanie swoich danych, aby uzyskać dostęp do interakcji z umową.
Po przyznaniu dostępu do umowy osoba poświadczająca może wypełnić wszystkie wymagane pola i złożyć swój podpis.
Podczas procesu podpisywania osoba poświadczająca nie może zmienić wartości nazwy podanej przez nominującego sygnatariusza.
Osoba poświadczająca nie ma możliwości pobrania umowy ani nie może uzyskać do niej dostępu po zakończeniu procesu. Osoba poświadczająca nie otrzymuje załącznika e-mail, a jeśli posiada konto Acrobat Sign, umowa nie pojawia się także na jej stronie Zarządzaj.
W dokumencie, w którym wymagany jest podpis osoby poświadczającej, muszą znajdować się odpowiednie pola. Jeśli pole podpisu dla osoby poświadczającej nie zostanie wstawione, zostanie ono automatycznie umieszczone na końcu dokumentu.
Jeśli zawód i adres osoby poświadczającej nie są gromadzone w wyskakującym okienku weryfikacji, należy dodać je do osoby poświadczającej jako pola wymagane. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować nieprzestrzeganiem przepisów dotyczących osób poświadczających umowy.
Zasady ograniczonej widoczności dokumentów mają zastosowanie do osób poświadczających jak do wszystkich innych uczestników. Można przeglądać tylko pliki zawierające pola dla osób poświadczających.
Redagowanie w aplikacji: przypisywanie pól do osoby poświadczającej
Środowisko redagowania w aplikacji identyfikuje osoby poświadczające w kolejności obiegu podpisu i zapewnia dla nich kolorowe identyfikatory na liście odbiorców.
Znaczniki tekstowe
W ramach indeksacji uczestników osoby poświadczające są odbiorcami. Jeśli masz dwóch odbiorców, z których każdy wymaga osoby poświadczającej, to:
- Pierwszym sygnatariuszem jest _es:signer1.
- Osoba poświadczająca dołączona do pierwszego sygnatariusza to _es:signer2.
- Drugim sygnatariuszem jest _es:signer3.
- Osoba poświadczająca dołączona do drugiego sygnatariusza to _es:signer4
Przypisanie identyfikatorów znaczników tekstowych jest zgodne z obiegiem podpisu umowy. Jednak indeksowanie na stronie redagowania nie uwzględnia osób poświadczających w interfejsie. (Osoby poświadczające są wskazywane poprzez zapis podrzędny danego odbiorcy).
Poświęć czas na dokładne zaprojektowanie i przetestowanie formularzy, aby upewnić się, że obieg podpisów jest prawidłowo przetwarzany, a uczestnicy mają dostęp do właściwych pól.
Konfiguracja
Elementy sterujące dla tej funkcji można sprawdzić, przechodząc do menu Ustawienia konta > Ustawienia wysyłania > Dozwolone role odbiorcy
.
Zaznacz pole wyboru Zezwalaj nadawcom na oznaczanie odbiorców jako sygnatariuszy z osobą poświadczającą.
Rola może być włączona, dając dostęp do roli, albo nie. Brak innych elementów sterujących.
Gdy element sterujący jest włączony, rola Podpisz z osobą poświadczającą jest widoczna na liście ról dostępnych dla nadawcy na stronie Redaguj i w narzędziu projektowania niestandardowego obiegu pracy wysyłania:
Stan strony Zarządzaj
Umowa na stronie Zarządzaj odzwierciedla stan Wysłany do poświadczenia, gdy cykl podpisu oczekuje na poświadczenie.
Należy pamiętać, że odbiorcy, którzy nie są osobami poświadczającymi, nadal wyświetlają stan odpowiedni dla ich roli w umowie (Wysłany do podpisania, Wysłany do zatwierdzenia itd.).
Lista Aktywność zawiera te same zdarzenia z raportu kontroli w skróconym formacie. Aktywności osoby poświadczającej są wyraźnie określone, ale zdarzenie sygnatariusza nie obejmuje ich wymogu dotyczącego osoby poświadczającej.
Usprawnij pracę z usługą Acrobat Sign
Szybkie i łatwe zarządzanie dokumentami i podpisywanie ich w Internecie.
