Przejdź do strony Microsoft AppSource pakietu Adobe Acrobat Sign dla Microsoft Dynamics 365 i wybierz Pobierz teraz.
Ostatnia aktualizacja
2 cze 2025
Omówienie
Acrobat Sign oferuje gotowe rozwiązanie integracji z programem Microsoft Dynamics CRM, które zapewnia następujące korzyści:
- Przyspiesza proces od oferty do płatności poprzez wysyłanie umów, takich jak kontrakty i dokumenty sprzedażowe.
- Automatycznie łączy dane z jednostek Dynamics (takich jak konta i kontakty) z umowami i przesyła dane zebrane od osób podpisujących w trakcie procesu podpisywania z powrotem do Dynamics.
- Umożliwia funkcjonalność mobilną za pośrednictwem Sales Hub.Ta funkcjonalność jest dostępna tylko dla instalacji w systemie Dynamics 365 9.x i nowszych.
- Umożliwia odbiorcom łatwe podpisywanie wszędzie, w każdej chwili i z dowolnego urządzenia.
- Umożliwiają nadawcom śledzenie dokumentów wysłanych do podpisu z poziomu Dynamics.
- Eliminuje ręczne kroki w całym procesie.
Adobe Acrobat Sign dla usługi Microsoft Dynamics 365 online: Przewodnik instalacji zawiera instrukcje dotyczące:
- Instalowania Acrobat Sign dla usługi Microsoft Dynamics 365
- Konfigurowania Acrobat Sign dla usługi Microsoft Dynamics 365
- Implementacja ustawień opcjonalnych
- Dodawania niestandardowych jednostek CRM do Acrobat Sign
Dodatkowe zasoby
Aby zaktualizować już zainstalowany pakiet Adobe Acrobat Sign dla usługi Microsoft Dynamics 365 do najnowszej wersji, zapoznaj się z przewodnikiem aktualizacji.
- Jeśli korzystasz z Microsoft Dynamics 365 On-Premise, zapoznaj się z przewodnikiem instalacji v9 On-Premise.
- Najnowsze aktualizacje wersji można znaleźć w informacjach o wersji.
- Aby dowiedzieć się, jak używać programu Acrobat Sign w usłudze Microsoft 365 online, zobacz Podręcznik użytkownika.
- Aby dowiedzieć się, jak dostosowywać i automatyzować obiegi pracy podpisywania, zapoznaj się z przewodnikiem procesów i obiegów pracy.
Skontaktuj się z obsługą klienta, jeśli masz pytania lub wątpliwości dotyczące procesu instalacji.
Wymagania wstępne
Aby pomyślnie zainstalować i używać rozwiązania Adobe Acrobat Sign w usłudze Microsoft Dynamics 365, należy upewnić się, że:
- Wymagane pakiety językowe są zainstalowane w Dynamics 365.
- Użytkownik ma licencjonowane konto Adobe Acrobat Sign na poziomie przedsiębiorstwa.
Adres e-mail administratora Acrobat Sign musi być taki sam jak adres administratora instalującego Dynamics CRM.Jeśli administrator na poziomie grupy tworzy klucz integracji, użytkownicy muszą być członkami głównej grupy tego administratora, aby móc uzyskać dostęp do aplikacji.
- Uwzględniono wszystkie możliwe domeny użytkowników. Nie dołączaj domen publicznych, takich jak gmail.com, yahoo.com i innych.
- Musisz uzyskać listę wszystkich użytkowników w systemie Acrobat Sign przy użyciu domen będących Twoją własnością i zażądać przeniesienia ważnych użytkowników do konta Acrobat Sign połączonego z systemem CRM.
Uwaga: Wszystkie adresy e-mail użytkowników muszą być zgodne z głównym adresem e-mail użytkownika CRM.W przeciwnym przypadku należy zmienić wartość adresu e-mail Acrobat Sign. - Użytkownicy i administratorzy programu Acrobat Sign mają przypisane licencje CRM Cal z uprawnieniami odczytu/zapisu w środowisku Dynamics.
- CRM konfiguruje limit rozmiaru przekazywanych plików (wartość domyślna to 5 MB). Jeśli użytkownik spróbuje dołączyć plik większy od skonfigurowanej wartości, pojawi się błąd. Jeśli podpisany plik PDF jest większy niż skonfigurowana wartość, system Dynamics uniemożliwia dołączanie pliku do jednostki nadrzędnej (lub mapowanej).
Spostrzeżenie
Użytkownik może mieć licencjonowane konto Acrobat Sign na poziomie przedsiębiorstwa lub konto wersji próbnej na poziomie przedsiębiorstwa.
Obsługiwane przeglądarki
- Chrome — bieżąca wersja
- Firefox — bieżąca wersja
- Safari — bieżąca wersja
- Edge — bieżąca wersja
Przeglądarki Edge
Aby program Microsoft Dynamics działał bezproblemowo w przeglądarce Microsoft Edge, musisz zaufać poniższym witrynom w konfiguracji zabezpieczeń przeglądarki:
- https://*.adobesigncdn.com
- https://*.adobesign.com
- https://*.echocdn.com
- https://*.echosign.com
- https://cc-api-data.adobe.io
- W przypadku korzystania z systemu zarządzania tożsamością innego producenta, należy dodać również adres URL tego systemu.
W wyświetlonym oknie dialogowym Potwierdź dane sprawdź dane użytkownika i przejrzyj szczegóły uprawnień. Po zakończeniu wybierz Pobierz teraz.
W otwartym oknie dialogowym Zainstaluj Adobe Acrobat Sign dla Microsoft Dynamics 365 :
- Z listy rozwijanej „Wybierz środowisko" wybierz odpowiednie środowisko, w którym chcesz zainstalować Acrobat Sign.
- Zaznacz pole wyboru „Zgadzam się z warunkami prawnymi i oświadczeniem o ochronie prywatności firmy Microsoft".
- Zaznacz pole wyboru „Zgadzam się z oświadczeniem o ochronie prywatności i warunkami prawnymi dotyczącymi importowania pakietów do Dynamics 365".
- Wybierz opcję Zainstaluj.
Spostrzeżenie
Jeśli poprzedni pakiet Adobe Acrobat Sign dla Dynamics jest już zainstalowany, to pakiet zostanie uaktualniony do nowej wersji.
Na otwartej stronie centrum administracyjnego Power Platform sprawdź postęp instalacji. Może to zająć około 30 minut. Odśwież stronę, aby zaktualizować status.
Spostrzeżenie
Aby uzyskać bezpłatną wersję próbną Adobe Acrobat Sign, poproś o 30-dniową bezpłatną wersję próbną Adobe Acrobat Sign do Dynamics CRM.
Po zainstalowaniu pakietu Acrobat Sign for Microsoft Dynamics 365 należy wdrożyć następujące ustawienia konfiguracji:
Podczas pierwszej instalacji Acrobat Sign for Microsoft Dynamics 365 online należy wygenerować klucz integracji w programie Acrobat Sign i wprowadzić go do środowiska Dynamics 365 online.Klucz integracji to token dostępu, który uwierzytelnia środowiska Acrobat Sign i Dynamics, aby mogły sobie ufać i udostępniać zawartość.
Aby wygenerować klucz integracji w programie Acrobat Sign:
Zaloguj się do Microsoft Dynamics 365, używając poświadczeń konta administratora.
Konto administratora w programie Acrobat Sign zawiera klucz integracji.
Przejdź do Konto > Acrobat Sign API > Informacje o interfejsie API.Następnie wybierz Klucz integracji.
Spostrzeżenie
Jeśli nie widzisz łącza Integration Key na stronie Informacje o interfejsie API, skontaktuj się z Obsługą klienta, aby zmodyfikować ustawienia konta w celu udostępnienia tej wymaganej funkcjonalności.
W interfejsie Utwórz klucz integracji:
- Podaj intuicyjną nazwę klucza, na przykład Dynamics CRM.
- Włącz następujące elementy:
- user_read
- user_write
- user_login
- agreement_read
- agreement_write
- agreement_send
- library_read
- library_write
- Wybierz Zapisz.
Na otwierającej się stronie Access Tokens:
- Wybierz klucz, który został właśnie utworzony.Powoduje to wyświetlenie łącza Integration Key, jak pokazano poniżej.
- Wybierz klucz integracji.
- Skopiuj ten klucz i zapisz go na potrzeby następnego kroku.
- Wybierz opcję OK.
Wróć do środowiska Dynamics CRM i wykonaj następujące kroki:
- Przejdź do Adobe Acrobat Sign > Strona główna.
- W polu Klucz integracji wklej klucz skopiowany wcześniej, a następnie wybierz Waliduj.
Na stronie Strona główna usługi Acrobat Sign, która się pojawi:
- Wklej klucz do pola Klucz integracji.
- Wybierz Waliduj.
Po odświeżeniu strony klucz integracji zostaje zablokowany (zielony znacznik wyboru oznacza pomyślną instalację), a przycisk Waliduj zmienia się na Uruchom Adobe Acrobat Sign.
W oknie dialogowym Włącz aktywności usługi Adobe Acrobat Sign, które się otworzy, można wybrać opcję Włącz, aby włączyć aktywności usługi Adobe Acrobat Sign.
Aktywności można ręcznie włączyć lub wyłączyć na stronie Ustawienia administratora > Konfiguracja.
Aby korzystać z usługi Acrobat Sign, należy wyłączyć starsze renderowanie formularzy.W tym celu:
Na stronie Dynamics 365 CRM wybierz Ustawienia > Administracja (w sekcji System).
W oknie dialogowym Ustawienia systemu sprawdź, czy ustawienie Użyj starszego renderowania formularzy ma wartość Nie.Następnie wybierz OK.
Każdy użytkownik systemu Dynamics, który ma korzystać z aplikacji Acrobat Sign, musi mieć przypisaną jedną z następujących ról zabezpieczeń skonfigurowanych w środowisku Dynamics:
- Czytelnik Acrobat Sign — Umożliwia użytkownikowi dostęp tylko do odczytu do rekordów umów.
- Użytkownik Acrobat Sign — Umożliwia użytkownikowi pracę z umowami i innymi obiektami aplikacji.Ta rola pozwala użytkownikowi wyświetlać tylko własne rekordy i umożliwia dostęp na poziomie użytkownika do wbudowanych rekordów CRM, takich jak kontakty, konta, potencjalni klienci, możliwości, zamówienia, faktury i oferty.
- Administrator Acrobat Sign — Ta rola obejmuje dodatkowe uprawnienia oprócz roli użytkownika Acrobat Sign, takie jak dostosowywanie ustawień globalnych, migrację danych oraz zapewnienie widoczności wszystkich umów w całej aplikacji.
Aby skonfigurować role zabezpieczeń:
Na stronie Dynamics 365 CRM wybierz Ustawienia > Zabezpieczenia (w sekcji System).
Na otwierającej się stronie Zabezpieczenia wybierz Użytkownicy.
Na otwierającej się stronie Użytkownicy:
- Wybierz wszystkich użytkowników, których chcesz awansować na jeden typ roli zabezpieczeń.
- Z górnego menu wybierz Zarządzaj rolami.
- W otwierającym się oknie dialogowym Zarządzaj rolami użytkowników zaznacz pole wyboru żądanej roli zabezpieczeń.
- Wybierz OK.
Można włączyć funkcję „Automatyczne aktualizacje statusu w czasie rzeczywistym", która używa elementów webhook Acrobat Sign do wyzwalania przepływu Power Automate przy każdej zmianie statusu umowy.
Aby włączyć aktualizacje stanu umowy w czasie rzeczywistym:
Na stronie Dynamics 365 wybierz program uruchamiający aplikacje w prawym górnym rogu, a następnie wybierz Power Automate.
Na otwierającej się stronie Power Automate:
- Z lewego panelu wybierz Łączniki.
- Na pasku wyszukiwania łącznika wyszukaj Adobe Acrobat Sign, a następnie wybierz Adobe Acrobat Sign z listy dostępnych opcji.
Dodaje łącznik Adobe Acrobat Sign do listy łączników Power Automate.
Z lewego panelu wybierz Szablony, a następnie użyj paska wyszukiwania, aby znaleźć i dodać szablon Aktualizuj rekord umowy Dynamics przy zmianie stanu umowy w Adobe Acrobat Sign.
Uwierzytelnij się w następujących usługach szablonów:
- Common Data Service — jest to usługa Common Data w systemie Dynamics. Administratorzy mogą się uwierzytelnić, wybierając ikonę + obok nazwy usługi.
Musisz się uwierzytelnić przy użyciu identyfikatora użytkownika administratora Dynamics, jeśli nie nastąpiło automatyczne uwierzytelnienie. - Adobe Acrobat Sign — Otwiera uwierzytelnianie OAuth w usłudze Adobe Acrobat Sign. Upewnij się, że uwierzytelniasz się tym samym administratorskim adresem e-mail na poziomie konta, który został użyty do utworzenia klucza integracji.
Po pomyślnym uwierzytelnieniu w usługach obok uwierzytelnionej usługi pojawia się zielony znacznik wyboru.Po zakończeniu wybierz Kontynuuj.
Na stronie szczegółów szablonu, która się otwiera:
- W sekcji 'Gdy zmienia się stan umowy' , w polu Nazwa, wprowadź nazwę wyzwalacza.
- W sekcji 'Aktualizuj rekord' wybierz odpowiednie środowisko (z zainstalowanym Acrobat Sign).
- Wybierz opcję Zapisz.
Można tworzyć szablony, mapować dane i tworzyć niestandardowe przepływy pracy za pomocą narzędzi administracyjnych i ustawień konfiguracji dostępnych na stronie Ustawienia administratora programu Acrobat Sign.
Aby uzyskać dostęp do ustawień i je zmodyfikować:
Przejdź do Adobe Acrobat Sign > Ustawienia administratora.
Na stronie Ustawienia administratora przejdź do wymaganych narzędzi w różnych kartach zgodnie z opisem w następujących krokach.
W sekcji Konto i konfiguracja można:
- Uzyskaj dostęp do klucza integracji do wstępnej konfiguracji konta.
- Sprawdzić stan konfiguracji konta.
- Wyświetlić następującą listę kontrolną konfiguracji konta:
- Połącz Adobe Sign z Dynamics 365 — wyświetla zielony znacznik wyboru po pomyślnym zainstalowaniu klucza integracji.
- Wyświetl starsze renderowanie formularzy w Dynamics 365 — wyświetla zielony znacznik wyboru po wyłączeniu starszego renderowania formularzy.
- Automatyczne aktualizacje stanu w czasie rzeczywistym za pomocą Power Automate — wyświetla zielony znacznik wyboru po skonfigurowaniu aktualizacji w czasie rzeczywistym.
W sekcji Konfiguracja administratorzy mogą włączać lub wyłączać następujące Ustawienia:
- Włącz automatyczne przydzielanie użytkowników — automatycznie przydziela wszystkich nowych użytkowników, którzy uzyskują dostęp do jednostki Adobe Acrobat Sign przy pierwszym użyciu.Przydzielanie opiera się na głównym adresie e-mail użytkownika, a nie na nazwie użytkownika, i odbywa się w tle bez dalszych działań ze strony użytkownika lub administratora konta.
Nowi użytkownicy, którzy są automatycznie przydzielani w programie Acrobat Sign, mają losowo wygenerowane hasło.Ponieważ integracja działa jako uwierzytelniona aplikacja za pośrednictwem interfejsu API, nie ma problemów funkcjonalnych w środowisku Dynamics.Jeśli jednak użytkownik chce zalogować się do programu Acrobat Sign, musi zresetować hasło za pomocą linku „Zapomniałem hasła" na stronie głównej Acrobat Sign. - Dołącz podpisane dokumenty do jednostki umów — przesyła kopię PDF ukończonego dokumentu z powrotem do Dynamics, dołączoną do rekordu umowy (w sekcji Notatki).Autorytatywny dokument oryginalny jest przechowywany na serwerach Acrobat Sign.
- Dołącz połączony dziennik audytu z podpisaną umową — dołącza plik PDF dziennika audytu Acrobat Sign do rekordu umowy (w sekcji Notatki) po podpisaniu i ukończeniu umowy.Dziennik audytu jawnie wylicza zdarzenia (wyświetlone, podpisane i delegowane) umowy, oś czasu tych zdarzeń oraz adres IP, pod którym zdarzenia zostały wykonane.
- Dołącz dziennik audytu — dołącza raport audytu do rekordu umowy (w sekcji Notatki) jako osobny plik.
- Wyświetl obrazy podglądu dokumentu — dołącza obraz podpisanego lub ukończonego dokumentu do rekordu w celu łatwego przeglądania bez konieczności pobierania i otwierania pliku PDF.Dołączony obraz pojawia się na dole rekordu umowy.
- Włącz kanały aktywności w jednostce umowy Adobe — włącza kanały aktywności dla jednostki umowy.
- Blokuj dostęp do dokumentu umowy — po włączeniu uniemożliwia zapisanie kopii podpisanego dokumentu w Microsoft Dynamics i zapobiega podglądowi lub pobieraniu kopii przez użytkowników ze środowiska Dynamics.
Spostrzeżenie
Po włączeniu Ustawienia „Blokuj dostęp do dokumentu umowy":
- Automatycznie wyłącza następujące ustawienia:
- Dołącz podpisane dokumenty do jednostki umów
- Dołącz połączony dziennik audytu z podpisaną umową
- Wyświetl obrazy podglądu dokumentu
- Nie zmienia statusu istniejących umów.Ustawienie jest stosowane tylko do umów podpisanych po włączeniu ustawienia.
- Nie usuwa istniejących umów ze środowiska Microsoft Dynamics.
Aby włączyć wymagane metody uwierzytelniania tożsamości użytkownika na koncie Acrobat Sign:
- Zaloguj się na konto Acrobat Sign przy użyciu danych logowania administratora.
- Przejdź do Konto > Ustawienia konta > Ustawienia wysyłania.
- Na stronie Ustawienia wysyłania, która zostanie otwarta, przewiń w dół do sekcji Opcje identyfikacji osoby podpisującej i wybierz pola wyboru dla metod uwierzytelniania tożsamości, które chcesz włączyć.
- Wybierz opcję Zapisz.
Dowiedz się więcej o metodach uwierzytelniania Acrobat Sign.
Jeśli proces pracy wymaga podpisów zgodnych z CFR 21 część 11, należy skonfigurować ustawienia Bio-Pharma na koncie Adobe Acrobat Sign.Aby to zrobić:
- Zaloguj się na konto Acrobat Sign przy użyciu danych logowania administratora.
- Przejdź do Konto > Ustawienia konta > Ustawienia Bio-Pharma.
- Na stronie Ustawienia Bio-Pharma wybierz pola wyboru dla ustawień, które chcesz włączyć.
- Wybierz opcję Zapisz.
Aby dowiedzieć się więcej o ustawieniach Bio-pharma, zobacz Konfigurowanie ustawień bio-pharma.
Można usunąć bieżący klucz integracji ze środowiska Dynamics, aby przerwać relację zaufania między programem Dynamics CRM a programem Adobe Acrobat Sign, zatrzymując w ten sposób wszystkie nowe transakcje i aktualizacje istniejących transakcji.Po usunięciu klucza można go ponownie zastosować w dowolnym momencie, aby wznowić interakcję między dwoma systemami.
Aby usunąć klucz rejestru:
- Przejdź do Adobe Acrobat Sign > Ustawienia administratora.
- Na górnym pasku wybierz Usuń klucz.
Można również cofnąć klucz integracji z konta Acrobat Sign.Cofnięcie klucza trwale wyłącza możliwość użycia klucza w programie Acrobat Sign.
Aby wycofać klucz:
- Zaloguj się jako użytkownik administracyjny na konto Adobe Acrobat Sign.
- Przejdź do Konto > Preferencje osobiste > Tokeny dostępu.
- Wybierz definicję klucza dla klucza integracyjnego, który chcesz unieważnić.Zostanie wyświetlony link Unieważnij.
- Wybierz Cofnij.
- Po pojawieniu się monitu wybierz opcję Tak.
Mapowania danych można używać w celu:
- Usprawnij proces generowania umów i zapewnij, aby dokumenty zawierały odpowiednią zawartość w polach dzięki pobieraniu wartości pól bezpośrednio z systemu Dynamics CRM.
- Przesyłaj nową zawartość z ukończonych umów z powrotem do systemu Dynamics, umożliwiając cenne aktualizacje w systemie CRM bez konieczności ręcznej manipulacji danymi.
Aby mapowanie danych przebiegło pomyślnie, konieczne jest posiadanie wstępnie utworzonych formularzy ze zdefiniowanymi nazwami pól, które umożliwią logiczne powiązanie pola CRM z polem formularza Adobe Acrobat Sign.
Poniżej przedstawiono prosty formularz. Pola są definiowane parami okrągłych nawiasów po obu stronach (określającymi szerokość pola) i nazwą pola (ciąg znaków między okrągłymi nawiasami).
Znaczniki tekstowe mogą zawierać dodatkowe argumenty po wartości nazwy, w tym zatwierdzenia, obliczenia i wyrażenia regularne.
Zobacz, jak tworzyć formularze i usprawniać jakość danych zbieranych podczas procesu podpisywania.
Zobacz, jak tworzyć formularze w formacie PDF.
Spostrzeżenie
Funkcja skracania znacznika tekstowego może być przydatna przy tworzeniu formularzy i mapowaniu pól poprzez przyjęcie standardu dla nazw pól, które powtarzają się w każdym dokumencie (pozwala zaoszczędzić czas, eliminując konieczność odtwarzania znacznika formalnego). Znacznie usprawnia ona mapowanie danych w wielu formularzach i tworzy zakotwiczenie dla przyszłych formularzy.
Aby zdefiniować szablon mapowania danych, można zastosować jeden z dwóch poniższych sposobów:
- Za pomocą strony Mapowania danych
- Przejdź do Adobe Acrobat Sign > Mapowanie danych.
- Na stronie Mapowania danych można przeglądać, edytować lub usuwać istniejące mapy danych.
- W prawym górnym rogu wybierz +Nowy, aby uzyskać dostęp do strony Nowe mapowanie danych.
- Na stronie Ustawienia administratora
- Na stronie Ustawienia administratora wybierz Utwórz nowe mapowanie danych.
- Wprowadź intuicyjną nazwę mapy danych.
- Można ustawić to mapowanie danych jako domyślne.
- Z menu rozwijanego Jednostka wybierz jednostkę
CRM. Ogranicza to pola dostępne do mapowania tylko do zdefiniowanej jednostki. Można mieć wiele map danych na jednostkę. Po ustawieniu wartości jednostki nie można jej zmienić. Po ustawieniu wartości jednostki zostanie wyświetlona karta Mapowanie danych. - Wybierz opcję Mapowanie danych, aby uzyskać dostęp do narzędzi mapowania pól.
Powiąż pola danych Dynamics CRM z nazwami pól Acrobat Sign
Można tworzyć relacje między nazwami pól Dynamics CRM a nazwami pól formularza Acrobat Sign, które zostały zdefiniowane.Mapowania danych są konfigurowane na podstawie sposobu przepływu danych:
- MAPOWANIE DANYCH CRM DO UMOWY ADOBE ACROBAT SIGN — Wstępnie wypełnia pola w formularzu przy użyciu wartości pól powiązanych ze zdefiniowaną jednostką Dynamics.
Można utworzyć „grupę wyszukiwania" alternatywnych wartości pól CRM w celu wypełnienia pola formularza Acrobat Sign.Każdy członek grupy jest wypróbowywany w kolejności, aż zostanie znaleziona wartość niepusta i wstawiona.(Patrz poniżej) - MAPUJ DANE UMOWY ADOBE ACROBAT SIGN NA DANE CRM — Wypełnia puste pola jednostki Dynamics przy użyciu wartości pól formularza uzyskanych w procesie podpisywania (po zakończeniu umowy).
Domyślnie Acrobat Sign nie przekazuje nowej wartości do pola CRM z zawartością.
Można zdefiniować relację na mapie danych, aby pominąć ochronę zawartości i zastąpić istniejące wartości pól nową zawartością z podpisanego formularza.
Obsługiwane typy danych
- Mapowanie danych Adobe Acrobat Sign obsługuje następujące typy danych:
- Tekst — Pola formularza tekstowego są obsługiwane jako pojedyncza linia tekstu w CRM.
- Wartość logiczna (dwie opcje) — Pola wyboru są obsługiwane dla pól logicznych CRM.
Jeśli pola formularza listy rozwijanej lub przycisków opcji są używane dla pól logicznych CRM, mapowanie z CRM na Acrobat Sign może się nie powieść; jednak mapowanie z Acrobat Sign na CRM powinno działać. - Zestaw opcji — Listy rozwijane i pola formularza przycisków opcji są obsługiwane dla pól zestawu opcji CRM
Aby powiązać pola danych CRM z polami umowy Acrobat Sign:
- Z menu rozwijanego Atrybut wybierz pole CRM.
- W polu Pole umowy wpisz nazwę pola formularza Adobe Acrobat Sign.
- (Opcjonalnie) Zaznacz pole Dodaj mapowanie w kierunku przeciwnym, jeśli chcesz również powiązać te pola, mapując z Acrobat Sign na CRM.
- (Opcjonalnie) Zaznacz pole Zastąp, jeśli chcesz, aby ten szablon ignorował istniejącą zawartość w polu CRM i wymuszał wypełnienie pola nową zawartością z pola Adobe Acrobat Sign.
- Wybierz opcję Dodaj.
Po przetworzeniu nowej relacji pól pojawia się ona w ustawieniach konfiguracji.
Jeśli dodano mapowanie kierunku przeciwnego, nowa relacja pojawi się również w polach konfiguracji Acrobat Sign do CRM .
Jeśli wybrano opcję Zastąp ochronę zawartości, będzie to wskazane w rekordzie relacji.
Aby powiązać pola umowy Acrobat Sign z polami danych CRM:
Proces dyskretnego tworzenia mapowania z Adobe na CRM jest taki sam jak powyżej, z wyjątkiem tego, że nie ma opcji Dodaj mapowanie w kierunku przeciwnym.
Aby usunąć zmapowane relacje
Można usunąć jedną lub więcej zmapowanych relacji przez:
- Wybierz rekordy do usunięcia, zaznaczając pole wyboru obok rekordu.
- Na górnym pasku wybierz ikonę Więcej poleceń, a następnie wybierz Usuń.
Aby utworzyć alternatywne relacje mapowania pól (Hunt Group)
Jeśli zdefiniujesz pole w formularzu Adobe Acrobat Sign, które może być wypełnione przez jedno z kilku pól CRM, możesz utworzyć uporządkowaną listę (grupę wyszukiwania) atrybutów CRM, które będą próbowały wypełnić pole Adobe Acrobat Sign.
Na przykład pole CRM Imię może być zmapowane do pola formularza o nazwie FName, a następnie pole CRM Yomi Imię może być zmapowane do tego samego pola formularza. Aplikacja najpierw spróbuje wypełnić pole zawartością z pola First Name, a jeśli żadna zawartość nie zostanie znaleziona, Adobe Acrobat Sign spróbuje użyć zawartości z pola Yomi First Name. Jeśli w żadnym elemencie grupy wyszukiwania nie zostanie odnaleziona żadna zawartość, pole pozostanie puste.
Aby zdefiniować grupę wyszukiwania:
- Utwórz relację między CRM a Adobe Acrobat Sign między głównym atrybutem CRM a nazwą pola formularza Acrobat Sign.
- Po utworzeniu pierwszego rekordu zmień atrybut CRM na pomocniczy atrybut CRM i dodaj tę relację.
- Po wyświetleniu polecenia wybierz OK.
Po aktualizacji rekordu w systemie zobaczysz, że rekordy zostały zmienione i zawierają teraz prefiks przed Atrybutem Jednostki:
# będzie przed atrybutem głównym/domyślnym. To pole będzie zawsze pierwszym polem sprawdzanym pod kątem zawartości. Kolejne relacje będą numerowane 1-N. Pierwsza alternatywna relacja pola jest oznaczona (1) i zawsze będzie pierwszym sprawdzanym alternatywnym polem. (2) będzie drugim polem zastępczym itd.
Aby dodać załączniki do powiązanych Jednostek
Po pełnym podpisaniu i wykonaniu umowy Adobe Acrobat Sign wygeneruje kopię PDF dokumentu oraz dziennik audytu procesu podpisywania. Dokumenty te mogą być dołączone jako pliki PDF do dowolnej innej jednostki CRM, która jest powiązana z jednostką nadrzędną szablonu.
W sekcji MAPUJ PODPISANĄ UMOWĘ I REJESTR KONTROLNY DO JEDNOSTKI CRM na stronie szablonu znajdziesz trzy Typy dokumentów dostępne z menu rozwijanego:
- Podpisany plik PDF — pełny tekst podpisanego dokumentu. Jest to kopia autorytatywnego oryginału przechowywanego na serwerach Adobe Acrobat Sign.
- Audit Trail — pełne wyliczenie wszystkich głównych zdarzeń (podpisywanie, delegowanie itp.) oraz powiązanych metadanych (czas/data, adres IP itp.)
- Połączony plik PDF — oba dokumenty zostają połączone w jeden plik PDF i załączone.
Do dowolnej powiązanej jednostki można dołączyć co najmniej jeden plik, ale pliki należy jawnie mapować osobno.
Aby zmapować załącznik:
- Z menu rozwijanego wybierz Typ dokumentu.
- Wybierz jednostkę, w której chcesz opublikować dokument, korzystając z listy rozwijanej Dołącz do rekordu CRM. Wyświetlą się tylko jednostki ze zdefiniowaną relacją z jednostką nadrzędną.
- Wybierz Dodaj.
Relacje załączników będą wymienione w ustawieniach konfiguracji.
Aby usunąć załącznik
- Zaznacz pole wyboru dla rekordów, które chcesz usunąć.
- Wybierz ikonę Więcej poleceń, a następnie wybierz Usuń.
Jako administrator programu Adobe Acrobat Sign w środowisku Dynamics masz uprawnienia do tworzenia szablonów umów, które mogą wstępnie skonfigurować większość pól umowy, załączyć pliki i powiązać tę umowę z odpowiednim mapowaniem danych.
Szablony są powiązane z jednostką Dynamics i stają się dostępne dla umów wysyłanych z tej jednostki, gdy są oflagowane jako Aktywne.
Spostrzeżenie
Mapy danych znajdują się w centrum szablonów umów i powinny zostać zdefiniowane przed skonfigurowaniem szablonu umowy.
Użyj jednego z następujących sposobów, aby skonfigurować nowy szablon umowy:
Przez szablony umów
- Przejdź do Adobe Acrobat Sign > Szablony umów.
- Ładuje stronę Szablony umów, na której zostaną wyświetlone wszystkie istniejące szablony do przejrzenia, edycji lub usunięcia.
- W prawym górnym rogu wybierz +Nowy, aby rozpocząć nowy szablon.
Poprzez Ustawienia administratora
- W lewym panelu wybierz Ustawienia administratora.
- Wybierz kartę Konfiguracja, a następnie wybierz Utwórz nowy szablon umowy.
- Na stronie Nowy szablon umowy podaj intuicyjną nazwę szablonu i wybierz jednostkę, z którą szablon ma być powiązany.
Uwaga: Jednostki nie można zmienić później. Po wybraniu jednostki szablon zostaje zapisany i wczytuje się pełny szablon umowy.
Można skonfigurować szablon umowy, podając wymagane informacje w następujących czterech kartach:
- Szczegóły szablonu — określa relacje między głównymi obiektami oraz czy szablon jest aktywny.
- Adresaci — umożliwia wstępnie skonfigurowaną ścieżkę podpisu dla szablonu.
- Szczegóły umowy — zawiera elementy indywidualnej umowy.
- Powiązane — lista powiązanych obiektów.
Szczegóły szablonu
Szczegóły szablonu pokazują relację Szablon – Jednostka – Mapa danych dla tego szablonu. Zawiera następujące pola:
- Nazwa szablonu: nazwa szablonu. Jest identyczna z nazwą widoczną u góry strony.
- Jednostka główna: szablony są powiązane z pojedynczą jednostką w systemie Dynamics. Zadeklarowana jednostka to jedyna jednostka, która będzie wyświetlać ten szablon. Ta wartość jest zablokowana po utworzeniu umowy.
- Mapowanie danych: to pole wskazuje nazwę mapy danych powiązanej z szablonem.
- Aktywny: określa, czy szablon jest dostępny do wyboru przez użytkowników podczas wysyłania z jednostki głównej.
- Wysyłanie jednym kliknięciem: jeśli opcja jest włączona, szablon automatycznie wysyła umowę po wybraniu szablonu.
Załóżmy, że masz szablon umowy o zachowaniu poufności zaprojektowany z kontaktem jako jednostką główną, a sekcja adresata jest skonfigurowana tak, aby importować adres e-mail kontaktu. Następnie wystarczy wybrać szablon NDA dla kontaktu, do którego ma zostać wysłany.Faza konfiguracji jest pomijana, a umowa zostaje wysłana bez dalszej interakcji.
Jeśli jednak nie skonfigurowano odbiorcy, One-click jest ignorowane, a umowa zostaje otwarta do ręcznej konfiguracji.
Odbiorcy
Sekcja Odbiorcy zawiera listę i kolejność podpisów odbiorców, których chcesz wstępnie skonfigurować dla szablonu.
Możesz ustalić listę odbiorców w szablonie, używając opcji + Nowy odbiorca. Domyślnie lista odbiorców pozostaje pusta, aby nadawca mógł ją ręcznie wypełnić podczas konfigurowania umowy.
Musisz jawnie dodać domyślnego odbiorcę przez opcję + Nowy odbiorca , a następnie zapisać domyślne wartości przedstawione z włączoną opcją Utwórz z głównej jednostki.
Opcja Zastąp domyślną weryfikację pozwala na ominięcie domyślnej metody weryfikacji (ustawionej w sekcji Zabezpieczenia ) i zastosowanie innej metody weryfikacji tylko dla tego odbiorcy.
Aby dodać dodatkowych odbiorców (na przykład do wewnętrznego procesu kontrapodpisu) lub odbiorców, którzy nie uczestniczą w procesie podpisywania, musisz odznaczyć pole wyboru Utwórz z głównej jednostki , a następnie zdefiniować odbiorcę. To doskonała opcja do wysyłania kopii do zespołów, które muszą tylko zarządzać finalnymi dokumentami.
Szczegóły umowy
Sekcja Szczegóły umowy zawiera cztery sekcje:
- Szczegóły wiadomości: Nazwa umowy i globalna wiadomość, którą każdy odbiorca widzi w e-mailu „Prosimy o podpis".
- Załączone pliki: Pliki wysyłane do podpisu.
- Opcje umowy: Opcje konfigurowania umowy.
- Opcje zabezpieczeń: Opcja zabezpieczenia PDF hasłem.
Można powiązać umowy z następującymi wbudowanymi jednostkami CRM zawartymi w pakiecie Adobe Acrobat Sign:
- Kontakty
- Konta
- Potencjalni klienci
- Okazje
- Wyceny
- Faktury
- Zamówienia
- Kontrakty
Jednostki niestandardowe mogą rozpocząć proces zawierania umowy tylko z pozycji menu Poproś o podpisy.Nie można używać systemu Szybkie tworzenie do rozpoczęcia umowy z poziomu jednostki niestandardowej.
Do tego zakresu można dodać niestandardową jednostkę CRM lub inną wbudowaną jednostkę CRM, wykonując proste kroki opisane poniżej. Przykładowa konfiguracja wyjaśnia, jak dodać niestandardową jednostkę CRM o nazwie „Klient".
Przejdź do Ustawienia > Dostosowywanie.
Na stronie Dostosowywanie wybierz Dostosuj system.
Na stronie Rozwiązanie domyślne, która się otwiera:
- W lewym panel pod Komponenty rozwiń listę Jednostki.
- Znajdź niestandardową jednostkę „Klient" (w tym przypadku) i rozwiń ją.
- Wybierz nazwę jednostki, aby wyświetlić pola i sterowanie.
- Skopiuj wartość z pola Nazwa. To jest wewnętrzna nazwa systemowa niestandardowej jednostki.
Z lewego panelu pod pozycją Jednostka niestandardowa wybierz Relacje 1:N, a następnie wybierz Nowa relacja jeden do wielu.
W oknie Nowa relacja , które się otwiera:
- W polu Powiązana jednostka wybierz Umowa.
Pole Nazwa zmienia się, aby wyświetlić {entityName}_adobe_agreement. - W polu Nazwa wyświetlana wklej nazwę niestandardowej jednostki („new_customer" w naszym przykładzie).
Pole Nazwa zmienia swoją wartość na „new_" + {entityName} + „Id". (new_new_customerID) - Wybierz Zapisz i zamknij.
Na stronie Relacje 1:N, która się otworzy, wybierz Opublikuj wszystkie dostosowania.
Usprawnij pracę z usługą Acrobat Sign
Szybkie i łatwe zarządzanie dokumentami i podpisywanie ich w Internecie.
