Przypadki użycia obiegu pracy podpisu elektronicznego

Tworzenie obiegów pracy podpisu elektronicznego za pomocą Adobe Sign dla Zapier pozwala na usprawnienie procesów podpisu z łatwością i elastycznością. Można tworzyć zautomatyzowane obiegi pracy dla różnych scenariuszy, takich jak wewnętrzne zatwierdzenia, umowy kontraktowe i wieloetapowe podpisy, zapewniając jednocześnie bezpieczne i prawnie wiążące podpisy.

Aby skonfigurować każdy obieg pracy, należy:

1. Wybierz zdarzenie akcji: Wybierz żądane zdarzenie akcji z listy.
2. Połącz z programem Acrobat Sign: Połącz obieg pracy z kontem programu Acrobat Sign, którego chcesz użyć.
3. Skonfiguruj obieg pracy: Wypełnij wymagane pola, aby skonfigurować obieg pracy akcji.
4. Przetestuj obieg pracy: Opcjonalnie można przetestować obieg pracy, wykonując przebieg testowy, aby upewnić się, że wszystko działa prawidłowo.

Ten proces zapewnia, że obiegi pracy są prawidłowo skonfigurowane i gotowe do użycia.

Na przykład konfigurowanie obiegu pracy do tworzenia dokumentu z umowy wymaga wypełnienia następujących pól: Identyfikator umowy i Identyfikator dokumentu

Obsługiwane obiegi pracy podpisu elektronicznego

Można łatwo tworzyć zautomatyzowane obiegi pracy podpisu elektronicznego w programie Acrobat Sign dla Zapier dla dowolnego z następujących przypadków użycia:

Automatyzacja oparta na wyzwalaczach

Acrobat Sign udostępnia kilka natywnych wyzwalaczy, takich jak gdy umowa jest tworzona, wysyłana do podpisu, ukończona, anulowana lub aktualizowana.Te wyzwalacze mogą pomóc tworzyć inteligentne obiegi pracy, które natychmiast reagują na ważne punkty kontrolne w procesie podpisu elektronicznego. Te automatyzacje oparte na zdarzeniach pomagają zapewnić terminowe kontynuacje i poprawę efektywności operacyjnej bez ręcznej interwencji.

Gdy umowa zostanie ukończona w programie Adobe Acrobat Sign, Zap może automatycznie przesłać podpisany PDF do określonego folderu Google Drive i zaktualizować Arkusz Google ze statusem i adresem URL podpisywania.

Automatyzacja tworzenia umów

Można tworzyć umowy na podstawie dowolnego z następujących wyzwalaczy i powiadamiać podpisujących.Przepływy pracy tworzenia umów w programie Acrobat Sign pozwalają wybrać metody uwierzytelniania, dodać użytkowników i zdefiniować ich role.Można powiadamiać podpisujących, wysyłając adresy URL podpisywania przez WhatsApp, SMS lub Slack.

Akcje:

• Utwórz umowę z szablonu biblioteki i wyślij do podpisu
• Utwórz umowę z przesłanego dokumentu i wyślij do podpisu

Zarządzaj dokumentami

Możesz uprościć proces zarządzania dokumentami dzięki następującym zautomatyzowanym obiegom pracy w programie Acrobat Sign dla Zapier:

• Utwórz pliki PDF podpisanych umów: Zautomatyzuj konwersję ukończonych umów na pliki PDF, aby zapewnić łatwe przechowywanie i późniejsze wykorzystanie.Po podpisaniu umowy system może automatycznie wygenerować wysokiej jakości plik PDF dokumentu, przechowując go bezpiecznie i czyniąc łatwo dostępnym.

• Otrzymaj identyfikator dokumentu: Możesz przesłać dowolny dokument, aby pobrać jego unikalny identyfikator dokumentu. Ułatwia to szybkie śledzenie, organizowanie i pobieranie dokumentów w bazie danych. 

• Sprawdź status umowy: Możesz podać identyfikator dokumentu lub adres URL podpisu elektronicznego i natychmiast sprawdzić, czy umowa jest oczekująca, podpisana lub ukończona. Pomaga na bieżąco śledzić postęp umowy bez konieczności kontaktowania się z innymi stronami.

• Znajdź adres URL podpisywania umowy: Możesz szybko zlokalizować adres URL podpisywania konkretnej umowy i ponownie go wysłać do podpisującego w razie potrzeby.Program Acrobat Sign generuje i przechowuje adres URL po utworzeniu dokumentu, umożliwiając łatwy dostęp do płynnego ponownego udostępniania i kontynuacji działań.

Akcje:

• Utwórz plik PDF podpisanej umowy
• Prześlij dokument, aby otrzymać identyfikator dokumentu
• Znajdź status umowy
• Znajdź adres URL podpisywania

Import i synchronizacja śladów audytu umowy

Po zakończeniu ceremonii podpisywania możesz pobrać ślad audytu podpisanej umowy i przesłać go w wybrane miejsce, takie jak Google Drive lub OneDrive.

Akcja:

• Utwórz plik PDF śladu audytu umowy

Import i mapowanie pól formularza

Możesz pobrać listę pól formularza z podpisanych umów i użyć ich do mapowania danych na inne źródła. Na przykład, jeśli umowa zawiera pole tekstowe „Imię", podpisujący wprowadzi swoje imię i podpisze dokument. Po zakończeniu procesu podpisywania osoba zlecająca może pobrać dane pól formularza, a imię można zapisać w kolumnie programu Excel lub innym źródle danych.

Operacja:

• Znajdowanie danych pól formularza umowy w formacie JSON

Pobierz dokumenty

Można pobrać listy wszystkich umów i identyfikatorów ich dokumentów.

Działania:

• Znajdowanie listy wszystkich umów
• Znajdowanie listy wszystkich identyfikatorów dokumentów umowy