Skonfiguruj dostęp dla użytkowników do tworzenia szablonów bibliotek wielokrotnego użytku i udostępniania ich grupie lub kontu.
Przegląd
Dla użytkowników, którzy często wysyłają wzorcowe umowy, możliwość tworzenia szablonu może oznaczać znaczne zwiększenie szybkości tworzenia umów i spójności wynikowej umowy po zastosowaniu podpisów.
Szablony umożliwiają użytkownikowi wstępnie zdefiniowanie pól i lokalizacji podpisu, co zmniejsza (lub eliminuje) czas potrzebny na dostosowanie umowy dla każdego klienta.
Poświęcenie czasu na pełne zdefiniowanie szablonu z prawidłowo nazwanymi i potwierdzonymi polami ma wiele zalet, zwłaszcza jeśli eksport danych służy do zrozumienia trendów danych w formularzach.
Dostępność:
Szablony bibliotek są domyślnie włączone dla kont indywidualnych i licencjonowanych przez zespół
Plany licencyjne dla przedsiębiorstw mogą udostępniać użytkownikom tworzenie szablonów lub zachować tę możliwość tylko dla administratorów.
Zakres konfiguracji:
Funkcję tę można włączyć na poziomie konta i grupy.
Korzystanie
Gdy użytkownik ma dostęp do tworzenia szablonów bibliotek, na jego karcie Strona główna pojawi się kafelek Utwórz szablon wielokrotnego użytku.
Ten kafelek rozpoczyna proces konfiguracji, zapewniając dostęp do interfejsu, który akceptuje podstawowe pliki, na których ma zostać zbudowany szablon.
Sprawdzone metody
W przypadku kont, które włączyły opcję Użytkownicy w wielu grupach, rozważ utworzenie jednej grupy przeznaczonej do tworzenia szablonów. Następnie podaj ograniczoną liczbę użytkowników z członkostwem w tej grupie, aby mogli zaprojektować dokumenty biblioteki wymagane przez inne grupy.
- Umożliwienie każdemu tworzenia własnych szablonów otwiera drzwi do zależnych od użytkownika wersji wzorcowych dokumentów i braku kontroli wersji.
- Ponadto, jeśli zbyt wielu użytkowników może tworzyć i udostępniać szablony, występuje ryzyko wielu wersji tego samego dokumentu i ogólnego zwiększenia rozmiaru biblioteki.
- Posiadanie mniejszej dedykowanej grupy użytkowników projektujących wszystkie szablony ostatecznie zapewnia spójność w sposobie tworzenia szablonów w odniesieniu do konfiguracji pól, co znacznie poprawia raportowanie
Konfigurowalne opcje to:
Gdy ta opcja jest włączona dla grupy, opcja Utwórz szablon wielokrotnego użytku staje się widoczna na stronie głównej użytkownika.
Jeśli opcja jest wyłączona, kafelek Utwórz szablon wielokrotnego użytku jest ukryty. Nie ma to wpływu na istniejące szablony, zablokuje tylko tworzenie nowych szablonów.
Umożliwiając użytkownikom udostępnianie ich szablonów na konto, możesz wykorzystać zainwestowane wysiłki użytkownika w celu utworzenia własnych szablonów dla całej organizacji.
Gdy ta opcja jest wyłączona, użytkownicy niebędący administratorami mogą tworzyć umowy tylko dla siebie lub swoich grup.
Gdy to ustawienie jest włączone, administratorzy mogą udostępniać szablon wielu grupom, w tym grupom, których nie są członkami. Współdzielony szablon działa jako szablon nadrzędny, dostępny dla wszystkich przypisanych grup.Wszelkie aktualizacje szablonu nadrzędnego mają zastosowanie do wszystkich grup, które mają dostęp.
Gdy ta opcja jest wyłączona, administratorzy mogą przyznać użytkowanie tylko dla siebie, jednej grupy, której są członkami, lub organizacji.
Gdy ta opcja jest włączona, użytkownicy niebędący administratorami mogą udostępniać utworzone szablony jednej lub kilku grupom w organizacji.Nie jest wymagane członkostwo w grupie.
Gdy ta funkcja jest wyłączona, użytkownicy niebędący administratorami mogą przyznawać dostęp tylko dla siebie, jednej z grup, których są członkami, lub organizacji.
Usprawnij pracę z usługą Acrobat Sign
Szybkie i łatwe zarządzanie dokumentami i podpisywanie ich w Internecie.
