Przejdź do rekordu jednostki (takiego jak Szansa lub Konto) w ramach Dynamics CRM i wybierz, aby go otworzyć.
Ostatnia aktualizacja
30 kwi 2024
Omówienie
Integracja Adobe Acrobat Sign z usługą Microsoft Dynamics oferuje gotowe rozwiązanie do zbierania podpisów w formularzach, umowach, porozumieniach czy dowolnych dokumentach. Integracja Adobe Acrobat Sign z systemem Dynamics 365 CRM zapewnia następujące korzyści:
- Wbudowaną funkcjonalność Acrobat Sign w rekordach CRM, takich jak kontakty, konta, potencjalni klienci, możliwości, zamówienia, faktury, oferty, umowy i dowolne niestandardowe jednostki CRM zgodnie z definicjami administratorów.
- Przyspieszenie procesu od oferty do gotówki dzięki natychmiastowemu wysyłaniu porozumień z systemu Dynamics.
- Łączenie danych z encji Dynamics (takich jak konta i kontakty) z umowami oraz przesyłanie danych zebranych od osób podpisujących w trakcie procesu podpisywania z powrotem do systemu Dynamics.
- Włączenie na urządzeniach przenośnych za pośrednictwem centrum sprzedaży (dostępne w systemie Dynamics 365 w wersji 9.0 i nowszych).
- Elastyczność podpisywania, która umożliwia odbiorcom podpisywanie w dowolnym miejscu, czasie i na dowolnym urządzeniu.
- Śledzenie dokumentów wysłanych do podpisu z poziomu systemu Dynamics.
- Eliminuje ręczne kroki w całym procesie.
Adobe Acrobat Sign dla usługi Microsoft Dynamics Online: Podręcznik użytkownika wyjaśnia, jak używać integracji Acrobat Sign dla systemu Microsoft Dynamics CRM (wersja 9.0 online i nowsze). Zawiera instrukcje dotyczące:
Usługa Acrobat Sign jest instalowana przez administratora systemu Dynamics, a dostęp jest przyznawany za pomocą ról zabezpieczeń.
Strona główna usługi Acrobat Sign zapewnia dostęp do ważnych funkcji i możliwości.
Baner powitalny zawiera link Dowiedz się więcej, który otwiera Podręcznik użytkownika (ten dokument) i jest dostępny do momentu rozpoczęcia generowania porozumień przez użytkownika.
Podczas tworzenia umowy wiadomość powitalna i link Dowiedz się więcej są zastępowane linkami do filtrów umów.
Można wyświetlać bieżące porozumienia lub wysłać nowe porozumienie do podpisu, korzystając z następujących opcji:
- Porozumienia w toku — wyświetla listę wszystkich porozumień utworzonych przez użytkownika, które są obecnie w toku.
- Oczekuje na Ciebie — Wyświetla listę umów aktualnie oczekujących na Twoją uwagę jako odbiorcy.
- Poproś o podpisy — Pozwala utworzyć nową umowę i wysłać ją do podpisania.
Uwaga: Jeśli opcja Adobe Acrobat Sign nie jest widoczna na stronie głównej, skontaktuj się z administratorem Dynamics, aby poprosić o dostęp użytkownika.
Administratorzy Microsoft Dynamics mają dostęp do następujących narzędzi administratora na stronie głównej:
- Utwórz mapowanie danych — Skrót do strony tworzenia mapowań danych
- Utwórz szablon wielokrotnego użytku — Skrót do strony tworzenia szablonu umowy
- Udziel użytkownikowi dostępu — Skrót do sekcji Role zabezpieczeń przewodnika instalacji
Wyświetl wiadomości, ostrzeżenia i komunikaty o błędach
Strona główna Acrobat Sign raportuje wiadomości, ostrzeżenia i błędy, gdy ma to zastosowanie. Można wyświetlić szczegóły wiadomości i odrzucić wiadomości.
Można tworzyć i wysyłać umowy do podpisania na jeden z następujących sposobów:
- Za pośrednictwem encji Dynamics
- Za pośrednictwem menu + (Nowy)
- Za pośrednictwem strony Umowy
Aby wysłać umowy za pośrednictwem encji Dynamics:
Z górnego menu wybierz 
(menu więcej poleceń) > Poproś o podpisy.
Otwiera rekord jednostki jako nową umowę.
Na otwierającej się stronie Nowa umowa skonfiguruj szczegóły umowy zgodnie z opisem w poniższych krokach.
W sekcji Adresaci:
- Aby dodać jednego lub więcej sygnatariuszy, wybierz + Dodaj adresata.
- W oknie dialogowym Szybkie tworzenie: Adresat, które się otwiera:
- W polu Typ adresata wybierz jeden z następujących typów adresatów:
Nowy — gdy adresat nie jest znaną wartością w systemie Dynamics
Kontakt — dla adresatów zdefiniowanych jako jednostki kontaktowe w systemie Dynamics
Potencjalny klient — dla adresatów zdefiniowanych jako potencjalni klienci w systemie Dynamics
Użytkownik — dotyczy wewnętrznych użytkowników środowiska Dynamics - W przypadku nowych adresatów podaj pełne imię i nazwisko, adres e-mail oraz rolę adresata.
- W razie potrzeby określ metodę weryfikacji tożsamości.
- Po zakończeniu wybierz Zapisz i zamknij.
- W polu Typ adresata wybierz jeden z następujących typów adresatów:
- Aby dodać siebie jako sygnatariusza, wybierz + Dodaj mnie.Spowoduje to dodanie wiersza adresata z danymi użytkownika.
- W polu Rola adresata wybierz jedną z następujących ról dla każdego adresata:
- Sygnatariusz (domyślnie): Sygnatariusze muszą zastosować co najmniej jeden podpis do umowy.
- Osoba zatwierdzająca: Osoby zatwierdzające nie mają obowiązku podpisywania umowy (chociaż mogą to zrobić, jeśli przewidziano pola na podpis), ale muszą aktywnie „zatwierdzić” umowę, co jest zdarzeniem rejestrowanym w systemie.
- DW: Strony otrzymujące kopię (DW) są włączone w proces powiadomień o umowie, ale nie mają żadnej interakcji z umową ani cyklem podpisywania.
- W polu Uwierzytelnienie wybierz jedną z następujących metod uwierzytelniania dla każdego adresata:
- E-mail: Jest to wartość domyślna i wymaga, aby odbiorca uzyskał dostęp do umowy za pośrednictwem linku e-mail.
- Adobe Acrobat Sign: Wymaga od adresata uwierzytelnienia w systemie tożsamości Adobe.Umowy podpisywane tylko przez nadawcę muszą mieć ustawioną Weryfikację tożsamości na Acrobat Sign.
- Telefon: Wysyła wiadomość do adresata z kodem, który musi wprowadzić. Nadawca musi podać numer telefonu adresata w momencie konfigurowania adresata.
- Hasło: Nadawca musi osobno udostępnić informacje o haśle adresatowi, aby mógł zweryfikować swoją tożsamość.
- Baza wiedzy: Użytkownicy z USA mogą zweryfikować publiczne informacje adresata (i opcjonalnie ich amerykański numer ubezpieczenia społecznego), aby zadać serię pytań.
- Aby ustawić kolejność sekwencyjną podpisywania dla adresatów, zaznacz pole wyboru Podpisz w kolejności. Wysyła umowę w kolejności, w jakiej adresaci są wymienieni w sekcji Adresaci.
Aby zmienić kolejność podpisywania odbiorcy, wybierz pole Kolejność podpisu w wierszu odbiorcy, a następnie edytuj wartość kolejności.Automatycznie dostosowuje kolejność dla pozostałych adresatów. - Po zakończeniu wybierz Zapisz.
W sekcji pliki wybierz + Dodaj pliki i wybierz wymagany plik z jednej z następujących lokalizacji:
- Mój komputer.
- Szablony: Zapewnia dostęp do szablonów przesłanych na konto Acrobat Sign.
- Dołącz plik z biblioteki Adobe Acrobat Sign: Ta opcja jest dostępna tylko podczas tworzenia nowego dokumentu umowy i nie jest dostępna podczas tworzenia szablonu. Tylko administratorzy mogą dodawać dokumenty do biblioteki.
Uwaga: Wszystkie dołączone pliki są scalane w jeden PDF do procesu podpisywania. Kolejność dokumentów zależy od kolejności, w jakiej umieszczasz je w sekcji Załączniki. Aby zmienić kolejność dokumentów, wybierz pole Kolejność i ręcznie zaktualizuj numer dokumentu.
W sekcji Wiadomość wypełnij następujące pola:
- Temat — Temat jest wyróżniony w procesie powiadamiania, pojawia się w temacie wiadomości e-mail, pogrubioną czcionką w treści wiadomości e-mail i mniejszą czcionką w całym opisie standardowym (pokazane żółtym wyróżnieniem poniżej).
- Wiadomość — Pole Wiadomość to otwarte pole tekstowe, w którym można wstawić dowolną wiadomość lub instrukcje dla podpisującego (pokazane zielonym wyróżnieniem poniżej).
W sekcji Opcje można włączyć dowolne z następujących ustawień zgodnie z potrzebami:
- Podgląd i pozycjonowanie podpisów przed wysłaniem: Automatycznie otwiera umowę w trybie tworzenia, aby umożliwić umieszczenie pól formularza.
- Termin zakończenia: Ustawia datę zakończenia umowy.
- Dni do wygaśnięcia umowy: Określa liczbę dni, przez które umowa pozostaje możliwa do podpisania, gdy włączona jest funkcja Wygaśnięcie umowy.
- Wymagaj podpisu złożonego osobiście: Wymaga od odbiorcy podpisania osobiście na lokalnym systemie lub tablecie nadawcy bez angażowania poczty e-mail.
Uwaga: Uwierzytelnienie KBA, Adobe Sign i telefoniczne wymagają włączenia plików cookie stron trzecich w przeglądarce.
- Dodaj stronę docelową po podpisaniu: Umożliwia ustawienie adresu URL, na który odbiorca zostanie przekierowany po zakończeniu interakcji z umową.
- Strona docelowa po podpisaniu: To pole zawiera adres URL strony, na którą chcesz przekierować odbiorców, gdy Dodaj stronę docelową po podpisaniu jest włączone.
- Opóźnienie w sekundach dla przekierowania: Wymagane, gdy zdefiniowana jest Strona docelowa po podpisaniu, to ustawienie określa, jak długie opóźnienie powinno być zachowane po złożeniu podpisu i przed przekierowaniem odbiorcy na wyznaczoną stronę docelową.
- Przypomnienie dla odbiorcy: Określa cykl przypomnień (dzienny lub tygodniowy) dla transakcji.
- Typ podpisu: Możesz ustawić typy podpisu elektronicznego lub pisemnego dla swojej umowy.
Administratorzy mogą włączyć opcję umożliwiającą odbiorcom wybór podpisu pisemnego zamiast podpisu elektronicznego lub na odwrót.
W przypadku podpisów pisemnych odbiorca musi pobrać dokument, fizycznie go podpisać, a następnie przesłać zeskanowany obraz tego podpisanego dokumentu. - Język odbiorcy: Ta opcja określa język używany w interfejsie e‑mail i internetowym dla odbiorcy.
- Ochrona hasłem: Umożliwia zastosowanie hasła do dokumentu końcowego w celu zapobiegania nieautoryzowanemu dostępowi.
Po podaniu wszystkich wymaganych szczegółów, z górnego paska menu wybierz Wyślij umowę.
Aby wysłać umowy za pomocą Dynamics Entity przy użyciu szablonów
Administratorzy Microsoft Dynamics mogą tworzyć szablony wielokrotnego użytku dla wszystkich powtarzających się procesów, które mają przewidywalny obieg pracy. Te szablony są wymienione alfabetycznie w podmenu Żądania podpisów.
Gdy używasz szablonu umowy, wstępnie zdefiniowane pola automatycznie się wypełniają i musisz tylko podać szczegóły dotyczące odbiorców umowy, nazwy umowy oraz dodać dokument do podpisania.
Administratorzy systemu Dynamics mogą utworzyć co najmniej jeden szablon dla dowolnej jednostki systemu Dynamics (kontakt, okazja, konto), który wstępnie konfiguruje umowę, ograniczając ręczną konfigurację nadawcy.
Dostęp do szablonów jest możliwy za pośrednictwem ikony Więcej poleceń (...) na wstążce.
Aby wysłać umowy za pomocą menu + (Nowe)
Jeśli znasz typ jednostki, na której opiera się szablon, możesz szybko utworzyć i wysłać umowę z menu + Nowy. Aby to zrobić:
- Z górnego menu wybierz ikonę + (Nowy) > Umowa.
Otwiera panel Szybkie tworzenie: Umowa. - Wybierz jednostkę (na przykład Okazja w tym przypadku) która jest powiązana z szablonem, którego chcesz użyć.
Udostępnia to dwa wyszukiwania umożliwiające wybór konkretnego obiektu, z którym chcesz powiązać umowę, oraz szablonu, którego chcesz użyć. - Wybierz pole Wybierz okazję i wybierz rekord z dostępnych opcji.
- Wybierz pole Wybierz szablon i wybierz szablon z listy powiązanych szablonów.
- Wybierz Zapisz.
Tworzy umowę na podstawie wartości szablonu:
- Jeśli szablon nie ma dołączonego odbiorcy lub pliku, umowa jest tworzona w statusie Wersja robocza .
- Jeśli szablon ma dołączonego odbiorcę i plik, ale szablon nie ma włączonej opcji Wyślij jednym kliknięciem, umowa jest tworzona w statusie Wersja robocza .
- Jeśli szablon ma dołączonego odbiorcę i plik oraz opcja Wyślij jednym kliknięciem jest włączona, umowa jest automatycznie wysyłana do podpisania.
Spostrzeżenie
Możesz użyć systemu Szybkie tworzenie może być używany tylko przez następujące standardowe jednostki w Dynamics:
- Okazja
- Kontakt
- Potencjalny klient
- Konto
- Kontrakt
- Faktura
- Kolejność
- Wycena
- Użytkownik
Umowy wysłane z niestandardowych jednostek muszą rozpoczynać się od pozycji menu Request Signatures.
Jeśli firma wdrożyła Adobe Acrobat Sign dla Dynamics w wersji 9.2 lub nowszej, masz dostęp do funkcji Adobe Acrobat Sign w centrum sprzedaży Dynamics, centrum obsługi klienta i usługach terenowych.
Centra te oferują tę samą funkcjonalność z ulepszonym formatowaniem, umożliwiając bezpośredni dostęp z poziomu telefonów, tabletów i innych urządzeń przenośnych.
Można wyświetlać raporty graficzne umów powiązanych z kontem użytkownika za pomocą pulpitu nawigacyjnego Acrobat Sign. Pulpit nawigacyjny domyślnie wyświetla raporty w następujących trzech kategoriach:
- Umowy według stanu
- Stan umowy według miesiąca
- Umowy wysłane w tym tygodniu
Wykresy umożliwiają wyświetlanie szczegółowych informacji dla każdego elementu raportu. Aby to zrobić:
- Najedź kursorem na element, który chcesz przeanalizować szczegółowo.
- W wyświetlonym oknie dialogowym wybierz żądany atrybut i typ wykresu.
Wyświetla nowe wykresy specyficzne dla tego podzbioru danych.
Centrum umów służy do:
- Wyświetl pełną listę umów na koncie.
- Sortowania umów według metadanych, takich jak stan, data utworzenia, data podpisania i nie tylko.
- Utwórz nowe umowy.
- Zarządzaj umowami.
Dzięki dostępowi do mapowania danych można sortować, przeglądać i edytować istniejące mapowania danych lub tworzyć nowe mapy danych.
Użytkownicy z uprawnieniami systemowymi do szablonów mogą przeglądać, sortować i edytować istniejące szablony.Centrum szablonów umów można wykorzystać do tworzenia nowych szablonów umów.
Administratorzy konta Microsoft Dynamics mają dostęp do ustawień na poziomie administratora integracji z Adobe Acrobat Sign i mogą je edytować.
Spostrzeżenie
Teraz można uniemożliwić zapisanie kopii podpisanego dokumentu w Microsoft Dynamics, włączając ustawienie Zablokuj dostęp do dokumentu umowy w sekcji Konfiguracja.
Po włączeniu ustawienia „Zablokuj dostęp do dokumentu umowy":
- Uniemożliwia użytkownikom podgląd lub pobieranie podpisanej umowy ze środowiska Dynamics.
- Automatycznie wyłącza następujące ustawienia:
- Dołącz podpisane dokumenty do jednostki umów
- Dołącz połączony dziennik audytu z podpisaną umową
- Wyświetl obrazy podglądu dokumentu
- Nie zmienia statusu istniejących umów.Ustawienie dotyczy tylko umów podpisanych po włączeniu ustawienia.
- Nie usuwa istniejących umów ze środowiska Microsoft Dynamics.
Status umowy wskazuje jej aktualny status prawny i jest aktualizowany w Dynamics w regularnych odstępach czasu.Wartości stanów:
- Szkic — Umowa utworzona, ale jeszcze niewysłana.
- Wysłana do podpisania — Aktywnie w trakcie podpisywania.
- Podpisana/Zatwierdzona — W pełni ukończona przez wszystkie strony.
- Anulowana — Proces podpisywania został anulowany przed uzyskaniem wszystkich podpisów.
- Wygasła — Umowa, która nie została ukończona przed skonfigurowaną datą wygaśnięcia.
Umowę można łatwo znaleźć, sprawdzając jednostki powiązane z jednostką główną, która została użyta do utworzenia umowy.
Jeśli na przykład utworzono umowę za pomocą Contact, można sprawdzić, które jednostki są powiązane, przechodząc do Contact, a następnie wybierając Related > Agreements.
Okno powiązań pokazuje obiekt Agreements, który można wybrać, aby otworzyć pełną listę umów powiązanych z jednostką.
Aby wyświetlić stan umowy, można przejść do Adobe Acrobat Sign > Agreements.
Wszystkie umowy, niezależnie od jednostki, podano na liście umów na stronie Umowy.
- Podpisane umowy wyświetlają Name, Agreement Status i daty umów.
- Declined, Out for Signature, i Draft umowy nie zawierają daty Signed On, ponieważ nie zostały zakończone.
- Data Signed On wskazuje, kiedy umowa została ukończona i prawnie podpisana.Przyrostowe podpisy w trakcie procesu podpisywania nie są odzwierciedlane.
W przypadku niepodpisanych umów można wykonać dowolną z następujących operacji:
- Update Status — aktywne odpytywanie serwera Acrobat Sign w celu uzyskania aktualnego stanu.
- Wyślij przypomnienie — natychmiast wysyła przypomnienie e-mail do aktualnego sygnatariusza umowy.
- Cancel Agreement — zakończenie umowy w systemie i wysłanie powiadomienia o anulowaniu do podpisującego.
Usprawnij pracę z usługą Acrobat Sign
Szybkie i łatwe zarządzanie dokumentami i podpisywanie ich w Internecie.
