Automatyczne zarządzanie czasem przechowywania umów i powiązanych danych w usłudze Adobe Acrobat Sign przy użyciu konfigurowalnych zasad przechowywania.
Zarządzanie danymi w usłudze Adobe Acrobat Sign umożliwia administratorom automatyczne usuwanie umów i powiązanych danych z systemów Acrobat Sign po określonym okresie przechowywania. Pomaga to organizacjom zmniejszyć ilość przechowywanych danych, spełnić wymagania zgodności i zarządzać cyklem życia umów bez ręcznego czyszczenia.
Zarządzanie danymi działa jako opóźniony wyzwalacz, który rozpoczyna się dopiero po osiągnięciu przez umowę końcowego stanu systemowego.
Zasady przechowywania są stosowane po osiągnięciu przez umowę stanu końcowego, na przykład gdy zostanie ukończona, anulowana lub wygaśnie. Po wyzwoleniu zasada określa, jak długo umowa i powiązane dane są przechowywane przed trwałym usunięciem.
Domyślnie umowy i dane transakcji są przechowywane w usłudze Acrobat Sign, gdy konto jest aktywne, chyba że zostaną ręcznie usunięte lub będą podlegać regule przechowywania.
Jak działa zarządzanie danymi
Zarządzanie danymi opiera się na modelu wyzwalanym zdarzeniami:
- Umowy osiągają stan końcowy, gdy Acrobat Sign rejestruje umowę jako ukończoną, anulowaną lub wygasłą.
- Reguła przechowywania jest stosowana, gdy Acrobat Sign rejestruje umowę w stanie końcowym.
- Reguła określa, jak długo umowa i powiązane dane są przechowywane przed usunięciem.
- Tylko jedna reguła przechowywania jest aktywna w danym czasie dla nowo końcowych umów. Gdy zostanie utworzona nowa reguła, staje się ona regułą aktywną i ma zastosowanie do wszystkich umów, które osiągną stan końcowy w przyszłości. Wcześniej aktywne reguły nadal mają zastosowanie do umów, które zostały już do nich przypisane i nie trzeba ich wyłączać.
Reguły przechowywania są przyjmowane z grupy głównej, do której należy użytkownik wysyłający w momencie osiągnięcia przez umowę stanu końcowego. Jeśli użytkownik zmieni grupę główną przed ukończeniem umowy, obowiązują reguły przechowywania nowej grupy.
Okresy przechowywania są stosowane na podstawie skonfigurowanego czasu trwania od momentu zarejestrowania umowy w stanie końcowym. Ponieważ przetwarzanie stanu końcowego może być opóźnione do 12 godzin, początek okresu przechowywania również może być opóźniony.
Wpływ czasu stanu końcowego na zarządzanie danymi
Zasady zarządzania danymi rozpoczynają się dopiero po osiągnięciu przez umowę stanu końcowego, takiego jak ukończona, anulowana lub wygasła.
Aby zoptymalizować wydajność systemu, Acrobat Sign przetwarza zdarzenia stanu końcowego w godzinach poza szczytem, w oparciu o serwer, który obsługiwał umowę. Godziny poza szczytem to 19:00—7:00 w lokalnej strefie czasowej serwera.
Jeśli umowa osiągnie warunek końcowy w godzinach szczytu, zdarzenie zostanie umieszczone w kolejce i przetworzone podczas następnego okna poza szczytem. Może to opóźnić ostateczną aktualizację stanu o maksymalnie 12 godzin.
Podczas tego okna przetwarzania:
- Umowa pozostaje w poprzednim stanie „W toku" zarówno na stronie Zarządzaj, jak i w odpowiedziach API.
- Odbiorcy nie mogą już podpisać umowy i otrzymują błąd, jeśli próbują uzyskać do niej dostęp.
- W przypadku umów oczekujących na wygaśnięcie nadawcy mogą zaktualizować datę wygaśnięcia w tym oknie, aby przedłużyć okres podpisywania.
- Zdarzenie końcowe nie jest rejestrowane w raporcie audytu do momentu zakończenia przetwarzania.
Ponieważ zasady zarządzania danymi są uruchamiane dopiero po osiągnięciu przez umowę stanu końcowego, wszelkie opóźnienia w przetwarzaniu również opóźniają rozpoczęcie okresu przechowywania.
Korzystanie
Organizacje używają zarządzania danymi do:
- Automatycznie usuń ukończone lub nieaktywne umowy po określonym czasie.
- Zmniejsz ilość przechowywanych danych umowy.
- Dostosuj przechowywanie dokumentów do wewnętrznych zasad zgodności.
- Zarządzaj cyklem życia danych bez ręcznej interwencji.
Jeśli nie zdefiniowano reguły przechowywania, gdy umowa osiągnie stan końcowy, nie zostanie przypisana data usunięcia.Umowy pozostają w systemie do momentu ich ręcznego usunięcia lub usunięcia za pomocą narzędzi GDPR.
Co można usunąć
Reguły przechowywania określają, które dane są usuwane po wykonaniu reguły:
- Dokument umowy.
- Raport audytu.
- Powiązane dane osobowe zebrane podczas transakcji.
- W przypadku umów, które używają metody uwierzytelniania generującej raport tożsamości podpisującego, ten raport jest usuwany jako część danych osobowych.
Dane audytu i dane osobowe muszą być przechowywane co najmniej tak długo, jak umowa, i można je skonfigurować tak, aby były przechowywane dłużej w razie potrzeby.
Ważne kwestie
- Reguły przechowywania są stosowane, gdy umowa osiągnie stan końcowy, a nie w momencie jej utworzenia.
- Do umowy w momencie osiągnięcia stanu końcowego stosowana jest tylko jedna reguła przechowywania.
- Reguły przechowywania są oparte na grupie, do której należy użytkownik wysyłający w momencie osiągnięcia przez umowę stanu końcowego.
- Jeśli użytkownik zmieni grupy przed ukończeniem umowy, obowiązują reguły nowej grupy.
- Przetwarzanie stanu końcowego może być opóźnione do 12 godzin w okresach szczytowych, co opóźnia rozpoczęcie stosowania zasad przechowywania.
- Jeśli nie zdefiniowano reguły przechowywania, umowy są przechowywane do momentu ręcznego usunięcia lub usunięcia za pomocą innych procesów.
Usprawnij pracę z usługą Acrobat Sign
Szybkie i łatwe zarządzanie dokumentami i podpisywanie ich w Internecie.
