Aby dodać lub edytować istniejące nagłówki/stopki:

Przejdź do: Ustawienia konta > Ustawienia wiadomości e-mail

Stopka globalna z tekstem zwykłym

U góry strony znajduje się stopka z tekstem zwykłym. Tę stopkę można skonfigurować na poziomie konta lub grupy.

Ten tekst jest wyświetlany poniżej obrazu stopki strony i zawartości Umowy

Stopki na poziomie użytkownika (pliki podpisu)

Zaznaczając pole Zezwalaj użytkownikom na własne stopki wiadomości e-mail, umożliwiasz każdemu użytkownikowi opcjonalne dołączenie własnej spersonalizowanej stopki, podobnie jak plik podpisu w wiadomości e-mail.

Ta stopka użytkownika jest dodatkiem do stopki globalnej i każdej stopki obrazu, która może zostać zastosowana.

Użytkownicy mogą ustawić swoje indywidualne stopki poprzez:

• Najedź kursorem na nazwę użytkownika w prawym górnym rogu ekranu, aby otworzyć menu, i wybierz Mój profil
  • Strona zostanie odświeżona i wyświetli menu użytkownika z już rozwiniętą opcją Preferencje osobiste
• Wybierz Moja stopka wiadomości e-mail, aby otworzyć stronę

Stopka użytkownika jest wstawiana między obraz stopki a globalną stopkę tekstową:

Jeśli firma korzysta z rozwiązania logowania federacyjnego, program Acrobat Sign oferuje opcje SAML 2 do uwierzytelniania użytkowników.

• Jeśli konto używa konsoli Adobe do zarządzania uprawnieniami użytkowników, instrukcje dotyczące konfiguracji SAML można znaleźć tutaj.
• Jeśli zarządzanie użytkownikami odbywa się całkowicie w interfejsie programu Acrobat Sign, zapoznaj się z przewodnikiem SAML tutaj.

Konfiguracja SAML wymaga zgłoszenia nazw domen.

Ustawienia SAML programu Acrobat Sign można znaleźć, przechodząc do: Konto > Ustawienia konta > Ustawienia SAML

Uwierzytelnianie w aplikacji Acrobat Sign ma wiele dostępnych ustawień, dzięki czemu można skonfigurować kryteria bezpieczeństwa tak, aby odpowiadały zasadom firmy dotyczącym dostępu.

Ustawienia bezpieczeństwa dostępu użytkowników można skonfigurować, przechodząc do: Konto > Ustawienia konta > Ustawienia bezpieczeństwa

Ustawienia pojedynczego logowania

Można zezwolić użytkownikom na koncie lub odmówić im możliwości logowania się do usługi Acrobat Sign przez uwierzytelnianie za pośrednictwem innych usług.Zaleca się wyłączenie jednego (lub obu) z tych ustawień, jeśli nie są używane, aby proces logowania pozostał jedną prostą opcją dla użytkowników.

Ustawienia opcji Pamiętaj mnie

Włącz to ustawienie, aby włączyć ustawienie Zapamiętaj mnie podczas uwierzytelniania w usłudze Acrobat Sign.To ustawienie zapamiętuje uwierzytelnienie w usłudze (w systemie lokalnym) przez wybrany okres czasu.

Zasady dotyczące hasła logowania

Opcje w sekcji Zasady haseł logowania określają, czy użytkownicy powinni być zobowiązani do zmiany hasła po określonej liczbie miesięcy, czy poprzednie hasło może zostać użyte jako nowe hasło oraz ile prób logowania można wykonać przed zablokowaniem identyfikatora użytkownika.

Siła hasła logowania

To ustawienie umożliwia dostosowanie siły lub trudności hasła logowania ustawianego przez użytkowników na koncie.

Dozwolone zakresy IP

Ta opcja umożliwia uwierzytelnienie w aplikacji Acrobat Sign tylko wtedy, gdy żądanie pochodzi z określonych adresów IP.

Weryfikacja tożsamości sygnatariusza

Jeśli użytkownicy podpisują dokumenty, ta opcja wymaga od nich zalogowania się do programu Acrobat Sign przed zastosowaniem podpisu.Dzięki temu osoba podpisująca to użytkownik lub ktoś posiadający dane logowania użytkownika.

Ta sekcja dotyczy kontroli bezpieczeństwa obowiązujących podczas procesu podpisywania umowy.Te ustawienia można znaleźć, przechodząc do: Konto > Ustawienia konta > Ustawienia bezpieczeństwa

Typ szyfrowania PDF

To ustawienie definiuje typ szyfrowania zastosowanego do dokumentu po wysłaniu przez Acrobat Sign.To szyfrowanie zapewnia, że dokument można otworzyć, ale nie można edytować.Każda wersja szyfrowania jest kompatybilna z różnymi wersjami programu Acrobat.Zalecaną opcją jest 128-bitowy AES, aby zapewnić możliwość otwarcia dokumentu w większości systemów.

Hasło podpisywania umowy

To ustawienie dotyczy opcji uwierzytelniania hasłem dla odbiorców w celu uzyskania dostępu do dokumentu podczas cyklu podpisywania.(Konfigurowane na stronie wysyłania podczas początkowego wysyłania umowy)

Ustawienie ogranicza liczbę prób wprowadzenia prawidłowego hasła przez odbiorcę.Po przekroczeniu tego limitu umowa zostaje nieodwołalnie anulowana.

Siła hasła dokumentu

To ustawienie dotyczy haseł podpisywania umów, szyfrowania PDF umów i szyfrowania raportu tożsamości.

Funkcja pozwala dostosować siłę lub trudność hasła, które użytkownicy muszą wprowadzić.

Poziom trudności uwierzytelnienia opartego na wiedzy

Ta opcja kontroluje uwierzytelnianie oparte na wiedzy (KBA) dla odbiorców na stronie wysyłania.

Ten limit określa, ile prób ma podpisujący na przejście KBA w celu uzyskania dostępu do dokumentu. Po przekroczeniu limitu umowa zostaje anulowana. Poziom trudności KBA jest również ustawiany tutaj.

• Domyślny — sygnatariuszom zostaną zadane trzy pytania, na które muszą odpowiedzieć poprawnie. Jeśli odpowiedzą prawidłowo tylko na 2 pytania, zostaną im przedstawione 2 dodatkowe pytania i będą musieli odpowiedzieć na oba prawidłowo.
• Wysoki — sygnatariuszom zostaną zadane cztery pytania, na które muszą odpowiedzieć poprawnie. Jeśli odpowiedzą prawidłowo tylko na 3 pytania, zostaną im przedstawione 2 dodatkowe pytania i będą musieli odpowiedzieć na oba prawidłowo.

KBA wymaga numeru ubezpieczenia społecznego, więc jest dostępne tylko dla odbiorców w USA.

Te ustawienia kontrolują zabezpieczenia PDF umów, które ukończyły cykl podpisywania i są w pełni wykonane.

Zabezpieczenie hasłem podpisanego dokumentu

To ustawienie można znaleźć, przechodząc do: Konto > Ustawienia konta > Ustawienia wysyłania

To ustawienie zezwala, wymusza lub odmawia nadawcom możliwości ustawienia hasła dla podpisanego dokumentu. (To różni się od opcjonalnego hasła dostępu do umowy podczas procesu podpisywania)

Jeśli jest dozwolone lub wymagane, nadawca musi podać hasło i przekazać je każdej stronie, która musi przejrzeć podpisane dokumenty. 

Można włączyć lub wyłączyć opcję udostępniania zawartości konta użytkownika innemu identyfikatorowi użytkownika.

To ustawienie można znaleźć, przechodząc do: Account > Account Settings > Security Settings

Udostępnianie konta pozwala jednemu użytkownikowi przeglądać (tylko) całą zawartość umów innego użytkownika. Jest to świetne rozwiązanie dla menedżerów, którzy muszą przeglądać postępy swoich bezpośrednich podwładnych. 

Wszystkie utworzone udziały są jednokierunkowe, nie ma założonego odwrotnego udziału.

Jeśli opcja Udostępnianie konta jest włączona, zalecane jest umożliwienie użytkownikowi poproszenia o wyświetlenie konta innego użytkownika.

Zaawansowane udostępnianie konta (tylko poziom usług dla przedsiębiorstw)

W przypadku klientów na poziomie przedsiębiorstwa, którzy potrzebują bardziej „praktycznego" typu udostępniania pozwalającego na bezpośrednie manipulowanie umowami i szablonami bibliotek, pomoc techniczna może włączyć zaawansowane udostępnianie.

Zaawansowane udostępnianie to drzwi jednokierunkowe.Po włączeniu zmienia relacje udostępnianych obiektów w sposób, którego nie można cofnąć.Z tego powodu, jeśli uważasz, że zaawansowane udostępnianie jest ważne dla organizacji, zaleca się skontaktowanie z menedżerem ds. sukcesu i skonfigurowanie konta próbnego w celu przetestowania funkcji i sprawdzenia, czy pozwala na osiągnięcie wszystkich celów.

W zależności od poziomu usługi będziesz mieć dostęp do różnych „ról", które definiują, jakie działania odbiorcy mogą wykonywać w umowie.Więcej szczegółów na temat różnych uprawnień ról można znaleźć w bazie wiedzy.

Zaleca się włączenie tylko ról, których używanie jest pewne, aby lepiej usprawnić doświadczenie nadawców.

Grupy odbiorców funkcjonują jako jeden podpisujący, ale tym podpisującym jest grupa zidentyfikowanych osób. Wszyscy członkowie są powiadamiani jednocześnie, a gdy jeden z członków grupy złoży swój podpis, umowa przechodzi do kolejnego podpisującego.

Włącz tę opcję, jeśli musisz zdefiniować grupę podpisujących dla jednego zdarzenia podpisu.

Metody weryfikacji tożsamości

Różne metody weryfikacji podpisujących można włączyć dla użytkowników za pomocą tego ustawienia.Metody te są konfigurowane na stronie Wyślij jako element rekordu odbiorcy.

Zaleca się włączenie tylko tych metod weryfikacji, których wymaga wewnętrzna polityka.

• Hasło podpisu — wymaga od podpisującego wprowadzenia wcześniej ustalonego hasła w celu podpisania dokumentu. Hasło należy przekazać podpisującemu niezależnie od transakcji. Jeśli hasło zostanie zgubione lub zapomniane, nie można go odzyskać.
• Uwierzytelnianie na podstawie wiedzy — wymaga od podpisującego wprowadzenia numeru ubezpieczenia społecznego, a losowe pytania tożsamościowe będą generowane przez dostawcę zewnętrznego.
• Telefon (SMS) — wymaga od nadawcy podania numeru telefonu odbiorcy. Odbiorca otrzyma wówczas 8-cyfrowy kod, który wprowadzi i uwierzytelni
  • Kontakt z obsługą — wprowadź własną wartość, która zostanie umieszczona w wiadomości „Jeśli masz pytania, skontaktuj się z xxxxx". np.: e-mail do obsługi, numer telefonu, adres URL
• Uwierzytelnianie Acrobat Sign — pozwala odbiorcom uwierzytelniać się przy użyciu poświadczeń Acrobat Sign. Idealne dla wewnętrznych podpisujących
• Uwierzytelnianie dokumentem tożsamości — pozwala używać dokumentu wydanego przez rząd (dowód osobisty, prawo jazdy lub paszport) jako dokumentu uwierzytelniającego

Domyślnie używaj następnej metody

To ustawienie określa domyślną metodę uwierzytelniania zewnętrznych odbiorców.Tylko opcje, które zostały włączone, będą dostępne do wyboru w liście rozwijanej.

Ustawienia nadawcy

Ta opcja umożliwia lub uniemożliwia nadawcy zmianę zdefiniowanej domyślnej metody uwierzytelniania. Włącz tę opcję tylko wtedy, gdy istnieją znane sytuacje, w których nadawca musi zwiększyć poziom procesu weryfikacji względem ustawienia domyślnego.

Uwierzytelnianie tożsamości odbiorcy wewnętrznego

Zaznaczenie tego ustawienia umożliwia nadawcom ustawienie innej metody weryfikacji, gdy umowy obejmują odbiorców znajdujących się na koncie Acrobat Sign.

Ogólne zalecenie to pozostawienie podpisów wewnętrznych jako weryfikacji e-mail, zapewniając mniejsze przeszkody w uwierzytelnianiu pracownikom, którzy mogą potrzebować kontrasygnowania dużej liczby umów dziennie. Włączając również funkcję weryfikacji tożsamości podpisującego (Ustawienia zabezpieczeń), można pasywnie uzyskać weryfikację hasła bez konieczności wielokrotnego jawnego uwierzytelniania przez podpisującego.

Włączenie szablonów wiadomości dla konta umożliwia użytkownikowi wybór jednej z wiadomości e-mail predefiniowanych przez użytkownika. Może to zapewnić, że właściwa wiadomość i informacje dotrą do podpisujących.

Aby włączyć szablony wiadomości, przejdź do Konto > Ustawienia konta > Szablony wiadomości

Włącz szablony wiadomości

Zaznacz opcję Włącz szablony wiadomości.

W prawym górnym rogu pola wiadomości (na stronie Wyślij) zostanie wstawiony link umożliwiający wybór szablonu:

Zezwalaj nadawcom na edytowanie zawartości wiadomości

Umożliw lub odmów użytkownikom możliwości zmiany szablonu wiadomości dostarczanej do pola wiadomości na stronie Wyślij. 

Włącz tę opcję, jeśli pozwalasz na sytuacyjne dostosowywanie zawartości wiadomości.

Istnieje duża zmienność w sposobie, w jaki klienci dołączają pliki do swoich umów, co wynika z tego, jak dokumenty są tworzone, zarządzane i wersjonowane. 

Klienci, którzy mają pliki „ad hoc", zawartość dostosowaną do każdej transakcji, prawdopodobnie będą potrzebować możliwości przesyłania plików z lokalnego systemu.Jednak szablony standardowe, które rzadko się zmieniają, najlepiej powinny być udostępniane z jednego kontrolowanego źródła.

• Pozwól nadawcom dołączać dokumenty z komputerów — Usunięcie zaznaczenia tej opcji usuwa link Mój komputer z okna Wybierz pliki na stronie wysyłania.
• Pozwól nadawcom dołączać dokumenty z biblioteki dokumentów — Usunięcie zaznaczenia tej opcji usuwa link Dokumenty biblioteki z okna Wybierz pliki.
• Uwzględnij dokumenty z udostępnionej biblioteki programu Acrobat Sign — Usunięcie zaznaczenia tej opcji usuwa dokumenty I-9, W-4 i W-9 dostarczone przez program Acrobat Sign.
• Pozwól nadawcom dołączać dokumenty z usługi Google Drive — Usunięcie zaznaczenia tej opcji usuwa link Google Drive z okna Wybierz pliki .
• Pozwól nadawcom dołączać dokumenty z usługi Dropbox — Usunięcie zaznaczenia tej opcji usuwa link Dropbox z okna Wybierz pliki .
• Pozwól nadawcom dołączać dokumenty z Box.com — Usunięcie zaznaczenia tej opcji usuwa link Box.com z okna Wybierz pliki .
• Pozwól nadawcom dołączać dokumenty z usługi OneDrive — Usunięcie zaznaczenia tej opcji usuwa link OneDrive z okna Wybierz pliki .

Przypomnienia to e-maile wysyłane do odbiorców dokumentów, gdy przychodzi ich kolej na działanie. W cyklu dziennym lub tygodniowym do odbiorcy wysyłany jest e-mail z przypomnieniem informujący, że umowa nadal na niego czeka.

Ustaw domyślne przypomnienie dla umów utworzonych przez użytkowników na tym koncie

• Zaznacz opcję, aby ustawić domyślne przypomnienie
• Wybierz częstotliwość wysyłania e-maila z przypomnieniem
• Wprowadzona notatka zostanie wyświetlona w e-mailu z przypomnieniem wysyłanym do każdego odbiorcy kolejno

W niektórych przypadkach możesz chcieć wygasić lub anulować dokumenty, które nie zostały podpisane po określonej liczbie dni. 

Po wygaśnięciu umowy nie można jej ponownie uruchomić ani odzyskać i będzie wyświetlana w sekcji Anulowane/Odrzucone strony Zarządzaj.

• Włącz wygaśnięcie dokumentu — Zaznacz opcję, aby włączyć wygaśnięcie dokumentu.Spowoduje to wyświetlenie opcji, które można ustawić dla wygaśnięcia dokumentu.
• Pozwól nadawcy ustawić lub zmodyfikować ustawienia wygaśnięcia dla każdego dokumentu — Powoduje to wyświetlenie opcji wygaśnięcia na stronie Wyślij dla wszystkich użytkowników w koncie.Ponadto można następnie dostosować domyślne ustawienie wygaśnięcia.
• Pozwól na modyfikację ustawień wygaśnięcia po wysłaniu dokumentu — Zaznaczenie tej opcji pozwoli użytkownikom na dostosowanie, wydłużenie lub usunięcie wygaśnięcia umowy po jej wysłaniu.
• Ogranicz liczbę dni, które sygnatariusze będą mieli na podpisanie dokumentów do: — Ustawia liczbę dni do wygaśnięcia dokumentu.
• Uwzględnij wewnętrznych sygnatariuszy podczas stosowania terminów wygaśnięcia dokumentu — Jeśli użytkownicy na koncie będą podpisywać lub współpodpisywać umowy, ta opcja sprawi, że wygaśnięcie będzie dotyczyło ich oraz zewnętrznych sygnatariuszy.
• Uwzględnij informacje o wygaśnięciu w wiadomości e-mail wysłanej do sygnatariuszy — Powoduje to dodanie daty wygaśnięcia transakcji w wiadomości e-mail wysłanej do sygnatariuszy.

Aby przejrzeć użytkowników na koncie lub nimi zarządzać, zaloguj się jako administrator konta i przejdź do: Konto > Użytkownicy

W górnej części strony użytkownika zobaczysz krótkie podsumowanie liczby licencji, na które pozwala Twoje konto, oraz liczby aktywnych użytkowników korzystających z tych licencji. 

Jeśli to stwierdzenie nie jest wyświetlane, masz licencję witryny i możesz dodać nieograniczoną liczbę użytkowników.

Strona użytkownika zawiera trzy elementy sterowania:

1. Utwórz nowego użytkownika — otwiera formularz podręczny, który umożliwia utworzenie pojedynczego użytkownika lub przesłanie pliku CSV w celu utworzenia wielu użytkowników jednocześnie.
2. Eksportuj listę użytkowników — kliknięcie ikony eksportu wygeneruje plik CSV z listą wszystkich użytkowników na koncie, niezależnie od ich statusu (Główny, Utworzony, Nieaktywny lub Oczekujący), a także ich wartościami osobistymi (konta) (Imię i nazwisko, Adres e-mail, Stanowisko, Firma itd.)
3. Opcje — lista opcji filtruje to, co jest wyświetlane na stronie.Domyślnie wyświetlani są tylko aktywni użytkownicy.Można wybrać opcję pokazania wszystkich użytkowników lub tylko nieaktywnych użytkowników.Ponadto dostępne są trzy opcje określające liczbę użytkowników wyświetlanych na stronie (15, 30 lub 50).

Aby utworzyć pojedynczego użytkownika:

• Zaloguj się jako administrator konta i przejdź do Konto > Użytkownik
• Kliknij ikonę „plus", aby utworzyć nowego użytkownika.Zostanie otwarte okno podręczne Utwórz .

• Wprowadź adres e-mail, imię i nazwisko użytkownika, którego chcesz utworzyć.Upewnij się, że wszystkie te informacje są prawidłowe, szczególnie adres e-mail.Po utworzeniu użytkownika adres e-mail nie może zostać zmieniony, dopóki wprowadzony adres e-mail nie zostanie zweryfikowany.Jeśli w adresie e-mail jest błąd, nie można go zweryfikować.

Zaznacz opcję Wyświetl ich umowy , jeśli chcesz skonfigurować udostępnianie dla tego użytkownika w stosunku do Ciebie.Zapewni to widoczność wszystkich umów użytkownika.

Nastąpi powrót do strony użytkownika.

Kliknij ikonę Opcje i wybierz Pokaż wszystkich użytkowników

Po wybraniu opcji Wszyscy użytkownicy (zamiast Tylko aktywni użytkownicy) zostanie wyświetlony nowy identyfikator użytkownika ze statusem Utworzony.

Po ustawieniu hasła przez użytkownika identyfikator użytkownika zostanie przekonwertowany na status Aktywny.

Dezaktywacja pojedynczego identyfikatora użytkownika

Czasami może wystąpić potrzeba dezaktywacji użytkownika.Może się zdarzyć, że dana osoba opuściła firmę i chcesz zabezpieczyć tego użytkownika oraz powiązane dokumenty.Jak wspomniano powyżej, oznaczenie użytkownika jako nieaktywnego uniemożliwia logowanie, wysyłanie lub podpisywanie dokumentów przy użyciu tego identyfikatora użytkownika. 

Aby przekonwertować identyfikator użytkownika na nieaktywny:

• Zaloguj się jako Administrator i przejdź do konto > Użytkownicy
• Kliknij identyfikator użytkownika, który chcesz dezaktywować.Możliwe działania dla użytkownika pojawią się w górnej części listy użytkowników

• Kliknij link Dezaktywuj użytkownika.Spowoduje to otwarcie okna podręcznego Dezaktywuj użytkownika

W oknie podręcznym Dezaktywuj użytkownika masz możliwość wymuszenia udostępnienia wszystkich umów do siebie.Jest to przydatne, jeśli dezaktywowany użytkownik ma zawartość, którą możesz potrzebować odzyskać w przyszłości.

Aby zakończyć proces dezaktywacji, kliknij przycisk Tak.

Identyfikator użytkownika zostanie przekonwertowany na status Nieaktywny, a hasło dla tego identyfikatora użytkownika zostanie unieważnione, co spowoduje, że identyfikator użytkownika stanie się całkowicie niedostępny.

Ponowna aktywacja pojedynczego identyfikatora użytkownika

Ponowna aktywacja identyfikatora użytkownika przebiega według tego samego procesu co dezaktywacja:

• Zaloguj się jako Administrator i przejdź do konto > Użytkownicy
• Kliknij ikonę Opcje i wybierz Pokaż tylko nieaktywnych użytkowników

• Znajdź identyfikator użytkownika, który chcesz ponownie aktywować, i kliknij go raz, aby wyświetlić linki u góry listy użytkowników

• Kliknij link Ponownie aktywuj użytkownika

Powinien pojawić się zielony baner informujący o pomyślnej ponownej aktywacji identyfikatora użytkownika.

Ponownie aktywowany identyfikator użytkownika zmienia status na Aktywny, ale hasło użytkownika wygasa.

Do użytkownika zostanie automatycznie wysłany e-mail z prośbą o ustawienie nowego hasła.Po zresetowaniu hasła użytkownik będzie miał pełny dostęp do całej historycznej zawartości identyfikatora użytkownika.

Użytkownik może również użyć linku Nie pamiętam hasła na stronie logowania, aby zresetować hasło.

W Acrobat Sign istnieją cztery poziomy uprawnień:

• Użytkownicy — każdy, kto może się uwierzytelnić w usłudze Acrobat Sign
• Administratorzy grup — mają uprawnienia do dodawania użytkowników i uruchamiania raportów dla grup, których są administratorami
• Administratorzy konta — mają uprawnienia do dodawania użytkowników i uruchamiania raportów dla wszystkich grup i całego konta
• Administrator prywatności (najpierw musi być administratorem konta) — ma uprawnienia do usuwania użytkowników i umów za pomocą narzędzi GDPR

Wszyscy użytkownicy utworzeni indywidualnie będą podstawowymi użytkownikami.

Jeśli trzeba podnieść uprawnienia dowolnego identyfikatora użytkownika, można to zrobić w następujący sposób:

• Zaloguj się w programie Adobe Acrobat Sign jako administrator konta
• Przejdź do pozycji Konto > Użytkownicy.
• Znajdź identyfikator użytkownika, którego chcesz awansować, i wybierz tego użytkownika, aby wyświetlić linki akcji u góry listy użytkowników.

• Kliknij link Edytuj użytkownika.Spowoduje to otwarcie okna podręcznego Edytuj

• W oknie podręcznym Edytuj można włączyć identyfikator użytkownika jako administrator grupy, administrator konta lub oba te uprawnienia. Zaznacz odpowiednią opcję uprawnień dla identyfikatora użytkownika
  • Administratorzy kont mają pełne uprawnienia w programie Adobe Acrobat Sign do edytowania ustawień i dodawania użytkowników na poziomie grupy lub konta.
  • Administratorzy na poziomie grupy mają uprawnienia wyłącznie w grupie, do której należą.
    
• Na koniec kliknij przycisk Zapisz. 

Tworzenie użytkowników zbiorczych to proces definiowania wszystkich użytkowników w pliku CSV, a następnie przesłania tego pliku do
Acrobat Sign.

Acrobat Sign tworzy wszystkich użytkowników i natychmiast wysyła im wiadomości e-mail w celu ustawienia haseł i aktywacji identyfikatorów użytkowników.

Aby utworzyć użytkowników zbiorczo:

• Zaloguj się jako administrator konta i przejdź do Konto > Użytkownik
• Kliknij ikonę „plus", aby utworzyć nowego użytkownika. Otworzy się okno podręczne Utwórz
• Kliknij kartę Utwórz użytkowników zbiorczo

• Kliknij łącze pobierz przykładowy plik CSV.Plik CSV zostanie pobrany do systemu.
• Otwórz przykładowy plik CSV
• Usuń trzy wiersze z przykładowymi danymi.Zostaw pierwszy wiersz (nagłówek)
• Wprowadź wartości potrzebne dla nowych identyfikatorów użytkowników, które chcesz utworzyć.
  • Podczas tworzenia nowych użytkowników wymagane kolumny to:
    • Adres e-mail
    • Imię.
    • Nazwisko.

• Usuń wszystkie kolumny, których nie używasz
• Zapisz plik CSV (upewnij się, że zapisany plik nadal ma format CSV, a nie inny)
• Kliknij przycisk Przeglądaj i wybierz plik CSV
• Kliknij Import, aby przesłać plik

Po zaimportowaniu pliku program Acrobat Sign generuje wszystkie identyfikatory użytkowników i pojawia się zielony baner informujący o liczbie utworzonych użytkowników.

Aby utworzyć nową grupę:

• Zaloguj się jako administrator konta i przejdź do Konto > Grupy

• Kliknij ikonę Dodaj nową grupę, a okno Utwórz pojawi się jako okno wyskakujące z prośbą o podanie nazwy grupy.

• Wprowadź nazwę grupy
• Kliknij przycisk Zapisz.

Po kliknięciu przycisku Zapisz grupa zostanie utworzona i będzie wyświetlana na liście grup.

Administrator konta może usunąć grupę z widoku.

Aby usunąć grupę:

• Wybierz grupę pojedynczym kliknięciem.
  • Spowoduje to wyświetlenie menu kontekstowego u góry listy.
• Kliknij przycisk Usuń grupę.
  • Grupa Domyślna nie może zostać usunięta
  • Przed usunięciem grupy należy usunąć z niej wszystkich użytkowników.

Listę usuniętych grup można wyświetlić, klikając ikonę Opcje i wybierając Pokaż tylko usunięte grupy:

Po utworzeniu nowej grupy następnym krokiem będzie dodanie do niej użytkowników.Usługa Acrobat Sign zapewnia trzy metody, w zależności od liczby użytkowników, którzy mają zostać przeniesieni:

• Przenoszenie pojedynczego użytkownika przez profil użytkownika
• Przenoszenie wielu użytkowników za pomocą pliku CSV Tworzenie zbiorcze/Edycja użytkowników
• Przenoszenie wielu użytkowników za pomocą narzędzia Przypisz użytkowników do grupy

Przenoszenie pojedynczego użytkownika przez profil użytkownika

Aby przypisać pojedynczego użytkownika do grupy:

• Zaloguj się jako administrator i przejdź do konto > Użytkownicy
• Kliknij dwukrotnie konkretny identyfikator użytkownika, który chcesz edytować.Spowoduje to otwarcie panelu informacji o użytkowniku
• Kliknij pole rozwijane Grupa użytkowników, aby wyświetlić opcje.
• Wybierz grupę, do której ma zostać przypisany użytkownik
• Kliknij przycisk Zapisz.

Przenoszenie wielu użytkowników za pomocą edycji zbiorczej użytkowników

Funkcja Utwórz użytkowników zbiorczo może także służyć do edycji istniejących użytkowników. 

Ta metoda jest zwykle lepsza, gdy masz wiele wartości do zmiany oprócz samego ustawienia grupy, ale jeśli przeprowadzasz pełną restrukturyzację, aktualizacja zbiorcza może być właściwym rozwiązaniem.

Aby zaktualizować grupy użytkowników za pomocą aktualizacji zbiorczej:

• Zaloguj się jako administrator i przejdź do Konto > Użytkownicy
• Kliknij ikonę Eksportuj listę użytkowników.Plik CSV zostanie pobrany do systemu z pełną listą użytkowników na koncie

• Otwórz pobrany plik CSV i usuń wszystkie kolumny, których nie zamierzasz używać
  • W przypadku zwykłego przypisywania użytkowników do grup potrzebujesz tylko:
    • Adres e-mail
    • Imię.
    • Nazwisko.
    • Nazwa grupy
• Usuń wszystkie wiersze użytkowników, których nie trzeba aktualizować
• Zapisz plik CSV (upewnij się, że format pozostaje CSV)
  

• Kliknij ikonę „plus", aby utworzyć nowego użytkownika.Zostanie otwarte okno podręczne Utwórz
• Kliknij kartę Utwórz użytkowników zbiorczo
• Przeglądaj, aby wybrać właśnie zapisany plik CSV
• Kliknij przycisk Importuj.

Po kliknięciu przycisku Import użytkownicy zostaną zaktualizowani w systemie nowymi wartościami z pliku CSV.U góry strony pojawi się zielony baner wskazujący, ilu użytkowników zostało zaktualizowanych.

Przypisz użytkowników do grupy z poziomu ustawień grupy

Gdy trzeba przenieść wielu użytkowników do nowej grupy, ale zakres przeniesienia nie jest wystarczająco duży, aby uzasadnić użycie zbiorczej edycji użytkowników, najlepszą opcją jest skorzystanie z opcji Przypisz użytkowników do grupy w ustawieniach grupy.

Aby uzyskać dostęp do funkcji Przypisz użytkowników do grupy:

• Zaloguj się jako administrator konta i przejdź do Konto > Grupy
• Kliknij dwukrotnie grupę, do której chcesz przenieść użytkowników.Spowoduje to otwarcie ustawień na poziomie grupy
  • Można także kliknąć grupę raz, aby ją wybrać, a następnie kliknąć łącze Ustawienia grupy

• Kliknij opcję Użytkownicy w grupie na lewej liście
• Kliknij ikonę Dodaj użytkowników do grupy

Otworzy się okno Assign Users to this Group, wyświetlając wszystkich aktywnych użytkowników, którzy aktualnie nie są przypisani do tej grupy.

• Kliknij ikonę Options i wybierz Show All Users

• Kliknij dwukrotnie dowolnego użytkownika, którego chcesz przenieść do grupy.Wybrani użytkownicy pojawią się w polu Selected Users u dołu okna.
  • Aby usunąć użytkownika z pola Selected Users, kliknij znak X obok adresu e-mail
• Po wybraniu wszystkich użytkowników kliknij przycisk Assign

Administratorzy na poziomie konta mają uprawnienia do określania zakresu uprawnień administratorów grup za pomocą trzech ustawień:

• Administratorzy grupy mogą dodawać nowych użytkowników do swoich grup.
• Administratorzy grupy mogą edytować ustawienia swoich grup.
• Jakie dane raportu może widzieć administrator?

Te ustawienia są uniwersalne dla wszystkich administratorów grup i nie oferują większej szczegółowości.Jeśli wyłączysz możliwość dodawania użytkowników przez administratorów grup, będzie to miało zastosowanie do wszystkich administratorów grup w ramach konta.

Aby dostosować pierwsze dwa ustawienia:

Zaloguj się jako administrator konta i przejdź do Account > Account Settings > Global Settings > Group Admin Related Settings

Włączenie opcji Administratorzy grup mogą dodawać nowych użytkowników do swoich grup przyznaje każdemu administratorowi grupy uprawnienia do dodawania dowolnego użytkownika do swojej grupy ze wszystkimi standardowymi ograniczeniami.

Normalne ograniczenia obejmują sytuacje takie jak:

• Użytkownik należy do innej grupy/konta
• Domena e-mail użytkownika nie jest zatwierdzoną domeną dla konta

Włączenie opcji Administratorzy grup mogą edytować ustawienia swoich grup pozwala administratorowi grupy na zastąpienie ustawień na poziomie konta dla swojej grupy.

Aby edytować ustawienie Jakie dane raportów mogą widzieć administratorzy grup?ustawienie, przejdź do Konto > Ustawienia konta > Ustawienia raportów

Wszystkie grupy odziedziczą domyślnie ustawienia na poziomie konta. Możliwe jest jednak zastąpienie większości ustawień na poziomie konta na poziomie grupy. Jest to szczególnie cenne, jeśli masz wybranych użytkowników potrzebujących specjalnych ról odbiorców, metod walidacji odbiorców, czy nawet unikalnego brandingu.

Administratorzy kont przejdą do Konto > Grupy, a następnie klikną dwukrotnie grupę, aby otworzyć ustawienia na poziomie grupy, lub klikną jednokrotnie grupę i wybiorą Ustawienia grupy z opcji łączy u góry listy.

Jeśli administratorzy na poziomie grupy otrzymali uprawnienia do zmiany ustawień na poziomie grupy, wystarczy, że klikną łącze Grupa u góry strony, aby otworzyć ustawienia. 

Wszystkie ustawienia prezentowane administratorom grup są takie same jak ustawienia na poziomie konta i działają w ten sam sposób.

1. Kliknij kartę Strona główna. Następnie kliknij Utwórz szablon wielokrotnego użytku.

Wyświetla się strona Utwórz szablon biblioteki:

2. W polu Nazwa szablonu wprowadź nazwę szablonu.W razie potrzeby można ją zmienić później.

3. Kliknij przycisk Przeglądaj, aby przejść do pliku w systemie lokalnym, który ma zostać użyty do utworzenia szablonu wielokrotnego użytku. Jeśli tworzysz dokument wielokrotnego użytku, zostanie użyty ten plik i jego zawartość. W przypadku tworzenia warstwy z polami formularza wielokrotnego użytku zawartość pliku nie zostanie dołączona do szablonu.

4. Wybierz odpowiednią opcję szablonu: Utwórz jako dokument wielokrotnego użytku, Utwórz jako formularz wielokrotnego użytku z warstwą pól lub obie opcje.

5. Wybierz odpowiednią opcję uprawnień do udostępniania szablonu. Podczas tworzenia i testowania nowego szablonu zaleca się ustawienie uprawnień tylko dla siebie, a następnie rozszerzenie dostępu po upewnieniu się, że dokument działa zgodnie z oczekiwaniami.

6. Kliknij przycisk Podgląd lub Dodaj pola. Zostanie wyświetlone środowisko tworzenia. 

7. Umieść wymagane pola przeznaczone dla uczestników, przeciągając je z kart pól formularza i upuszczając w dokumencie. 

8. Po zakończeniu dodawania pól kliknij przycisk Zapisz.

Szablon będzie teraz wyświetlany w sekcji Szablony biblioteki na stronie Zarządzaj. Jeśli szablon udostępniono użytkownikom w Twojej grupie lub w Twojej organizacji przez przyznanie im do niego uprawnień, szablon będzie teraz wyświetlany również na ich stronie Zarządzaj w sekcji Szablony biblioteki i będą mogli go używać do wysyłania tak często, jak będą chcieli.

Uprawnienia dostępu do dowolnego szablonu mogą być edytowane przez twórcę szablonu.Aby to zrobić:

• Zaloguj się jako właściciel szablonu
• Przejście na stronę Zarządzaj
• Znajdź szablon do edycji i kliknij łącze edytuj

Spowoduje to otwarcie szablonu w środowisku tworzenia.

Na górze prawego panelu zobaczysz Właściwości szablonu.

Kliknij nagłówek Właściwości szablonu, aby rozwinąć sekcję i zobaczysz dostępne opcje:

• Nazwa szablonu — Nazwę szablonu można łatwo zmienić w dowolnym momencie.
• Typ szablonu — W dowolnym momencie można przekonwertować dostępny szablon, aby udostępnić go jako dokument, nakładkę pola formularza lub oba elementy
• Kto może używać — To ustawienie określa, którzy użytkownicy będą mieli dostęp do szablonu.

Podczas konfigurowania raportu można ustawić wiele parametrów, które pozwolą dostosować wyniki. Dostępne są wszystkie opisane poniżej parametry. 

Data utworzenia

Data utworzenia to przedział czasowy, który raport ma obejmować. Może wybrać jeden z czterech predefiniowanych przedziałów (bieżący tydzień, poprzedni tydzień, poprzedni miesiąc) lub wpisać własny zakres dat.

Grupy użytkowników

Ten parametr umożliwia uruchomianie raportów dla określonych użytkowników lub grup. Dla każdego użytkownika można wybrać jeden lub więcej raportów lub można uruchomić raport obejmujący wszystkich użytkowników na koncie.

Dokumenty i obiegi pracy

Opcja ta umożliwia uwzględnienie w raporcie konkretnych dokumentów. Dokumenty wymienione w tym polu są używanymi na koncie dokumentami w bibliotece. Nie będą tutaj wymienione indywidualne, jednorazowe dokumenty. 

Nazwa dokumentu

Opcja ta umożliwia uwzględnienie w raporcie konkretnych dokumentów. Dokumenty wymienione w tym polu są używanymi na koncie dokumentami w bibliotece. Nie będą tutaj wymienione indywidualne, jednorazowe dokumenty. 

Wysyłka zbiorcza

Włączenie tego parametru uwzględnia w wynikowym raporcie umowy wysłane zbiorczo.

Cele efektywności

Korzystając z widoku Cel efektywności można ustawić progi wydajności. W wynikowym raporcie zostaną wyświetlone wskaźniki odzwierciedlające wydajność.

Test porównawczy

Domyślnie parametr testu porównawczego jest dla raportów wyłączony. Aby go włączyć, kliknij łącze ustawień raportu.

Testowanie porównawcze pozwala w rozszerzony sposób monitorować postępy w umowach i szybkość podpisywania. 

Przedstaw umowy na wykresie według

Każda włączona opcja (wg daty, nadawcy, grupy, formularza, obiegu pracy i typu podpisu) pozwala wyświetlić w raporcie wykres innego typu.

Et Cetera

Parametry w tej sekcji umożliwiają zmianę grafiki w raporcie wynikowym. Zmiana tych parametrów może przyspieszyć proces raportowania.

Po kliknięciu przycisku Uruchom raport zostanie wygenerowany raport na podstawie wybranych parametrów. Na raporcie można wykonać szereg operacji.

Aktualizuj raport za pomocą bieżących danych

Kliknięcie tego łącza przypomina odświeżenie strony. Nowy raport będzie zawierał najnowsze transakcje i aktywności.

Zapisz raport

Zapisanie raportu umożliwia ponowne uruchomienie tego raportu w przyszłości.

Udostępnij raport

Udostępnienie umożliwia wysłanie wyników raportu do innej osoby. Wystarczy wpisać adres e-mail odbiorcy i treść wiadomości.

Zaplanuj raport

Ustawienie harmonogramu dla raportu powoduje uruchomienie go z tymi samymi parametrami w określonych odstępach czasu.

Eksportuj dane raportu

Kliknięcie tego łącza spowoduje wyświetlenie monitu o otwarcie lub zapisanie pliku .CSV. Pliki CSV można otwierać w programie Excel, a wszystkie informacje o transakcjach dla umów zawarte w raporcie są klasyfikowane w różnych kolumnach.

Wersja do druku

Kliknięcie tego łącza spowoduje otwarcie raportu w wersji do druku.

Edytuj ustawienia

To łącze umożliwia otwarcie i edycję skonfigurowanych parametrów raportu.