Dołączanie raportu audytu do wiadomości e-mail i pobrań w usłudze Adobe Acrobat Sign

Kontroluj, czy adobe acrobat sign dołącza raport audytu do plików PDF umowy dostarczanych przez końcowy e-mail z potwierdzeniem oraz do plików PDF pobieranych ze strony Zarządzaj.

Acrobat Sign może dołączyć raport audytu do pliku PDF umowy dostarczanego w końcowym e-mailu „Podpisano i zarchiwizowano" oraz do plików PDF umów pobieranych ze strony Zarządzaj.Łączy to podpisany dokument i jego dziennik inspekcji w jeden plik, co upraszcza prowadzenie dokumentacji, ale może również rozszerzyć dystrybucję szczegółów inspekcji, szczególnie gdy załączniki są wysyłane pocztą elektroniczną.

Zanim zaczniesz

• Aby skonfigurować to ustawienie, musisz być administratorem konta lub administratorem grupy.
• Przed włączeniem załączników raportu inspekcji potwierdź, w jaki sposób Twoja organizacja dystrybuuje podpisane umowy pocztą elektroniczną.
• Przejrzyj zasady zarządzania danymi, aby określić, czy metadane audytu powinny być udostępniane zewnętrznym odbiorcom.

Konfiguracja

Ustawienie Dołącz raporty audytu do dokumentów dotyczy wszystkich umów wysyłanych przez Acrobat Sign.

Dostępność:

• Acrobat Sign Solutions: obsługiwane
• Acrobat Sign dla instytucji rządowych: obsługiwane
• Acrobat Standard i Acrobat Pro: nieobsługiwane

Zakres konfiguracji:

Dołącz raporty audytu można skonfigurować na poziomie konta i grupy.

• Ustawienia na poziomie grupy zastępują ustawienia na poziomie konta.

Wartość domyślna:

• Dołącz raport audytu do wiadomości e-mail z podpisanym i zarchiwizowanym dokumentem: Wszystkie.
• Dołącz bieżący raport audytu do dokumentów podczas pobierania ze strony Zarządzaj: Wyłączone.

Dostęp do tej funkcji można uzyskać, przechodząc do menu konfiguracji administratora w Ustawienia globalne > Dołącz raport audytu do dokumentów

Elementy sterujące

• Dołącz Raport audytu do wiadomości e-mail Podpisane i zarchiwizowane
  • Nigdy: Nikt nie otrzymuje raportu audytu z załącznikiem końcowej wiadomości e-mail.
  • Tylko dla nadawcy: Tylko nadawca otrzymuje raport audytu z załącznikiem końcowej wiadomości e-mail.
  • Wszyscy (domyślnie): Wszyscy odbiorcy załącznika końcowej wiadomości e-mail otrzymują raport audytu.

Wpływ: Ta kontrola może znacznie rozszerzyć zawartość dostarczaną pocztą elektroniczną po zakończeniu, ponieważ odbiorcy mogą przekazywać wiadomość e-mail i załącznik.

• Dołącz bieżący raport audytu do dokumentów pobieranych ze strony Zarządzaj
  • Włączone: Pobrane ze strony Zarządzaj pliki zawierają jeden plik pdf z raportem audytu dołączonym na końcu.
  • Wyłączone (domyślnie): Pobrane pliki ze strony Zarządzaj zawierają tylko zawartość umowy. Użytkownicy muszą osobno pobrać raport audytu.

Korzystanie

• Kontrola wiadomości e-mail dotyczy końcowej wiadomości e-mail o zakończeniu („Podpisane i złożone").
• Kontrola pobierania ma zastosowanie tylko wtedy, gdy użytkownik pobiera umowę ze strony Zarządzaj .
• Gdy którakolwiek z tych opcji jest włączona, acrobat sign dołącza raport audytu na końcu pliku pdf, który jest dostarczany (pobierany lub dołączany do wiadomości e-mail).
• Jeśli umowa jest nadal w toku, acrobat sign dołącza tymczasowy raport audytu w stanie, w jakim istnieje w momencie pobierania.

Sprawdzone metody

• Ogranicz dystrybucję raportu audytu przez e-mail, chyba że odbiorcy wymagają pełnego śladu audytu.
• Użyj opcji pobierania na stronie Zarządzaj, aby wspierać wewnętrzne prowadzenie dokumentacji bez automatycznego rozszerzania dystrybucji e-mail.
• Potwierdź, że udostępnianie raportów audytu na zewnątrz jest zgodne z zasadami zarządzania danymi Twojej organizacji.

Ważne kwestie

• Opcja e-mail ma zastosowanie tylko wtedy, gdy podpisany plik pdf umowy jest dołączony do końcowej wiadomości e-mail o zakończeniu.
• Odbiorcy mogą przekazywać dalej załączniki e-mail, co może rozszerzyć dystrybucję raportu audytu poza pierwotnych uczestników.