Użyj Projektowania niestandardowego obiegu pracy, aby utworzyć niestandardowe strony Redaguj zaprojektowane w celu obsługi dokumentów, zasad i wymagań dotyczących zgodności z przepisami.
Projektowanie niestandardowego obiegu pracy zapewnia użytkownikom środowisko do tworzenia szablonów obiegu pracy, które generują niestandardową stronę Redaguj po wyzwoleniu. W procesie projektowania strona niestandardowa „Redaguj” jest dostosowana do potrzeb biznesowych, usprawniając spójność tworzenia umowy i procesów podpisywania. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi można definiować szczegóły uczestników (adresy e-mail, nazwy, role i trasy), dołączać określone dokumenty, ustawiać wstępnie wypełnione pola formularzy, zarządzać dystrybucją wiadomości e-mail i konfigurować opcje, takie jak daty wygaśnięcia lub hasła.
Zalety szablonów obiegu pracy
Szablony obiegów pracy promują spójność, zmniejszają liczbę błędów i ułatwiają tworzenie umów, zapewniając niestandardowe instrukcje i wstępnie zdefiniowane pola.
W przypadku umów wymagających zgodności z przepisami, obiegi pracy usprawniają złożone konfiguracje podpisów i powiadomień. Zapewniają one spójność poprzez wstępne definiowanie elementów kontrolnych i wymuszanie zabezpieczeń dla wartości dodanych przez nadawcę. Ten sposób zarządzania zaoszczędza czas i zapewnia przestrzeganie stosownych regulacji.
Po zalogowaniu się wybierz opcję Obiegi pracy z górnego menu strony głównej.
Dostęp i działania
- Wszyscy użytkownicy: tworzenie obiegów pracy do użytku osobistego. Dostęp można przypisać grupie lub całej organizacji (gdy jest skonfigurowany do tego celu).
- Administratorzy grupy: mogą tworzyć i przyznawać dostęp do obiegów pracy dla grup, które są zarządzane przez nich.
- Administratorzy grupy mogą edytować i zmieniać konfigurację dowolnych obiegów pracy udostępnionych grupie, nad którą mają uprawnienia administratora.
- Administratorzy konta: mogą tworzyć i przyznawać dostęp do obiegu pracy dla dowolnego użytkownika lub grupy w organizacji.
- Administratorzy konta mogą edytować i zmieniać konfigurację dowolnych obiegów pracy udostępnionych grupie lub organizacji.
Każda umowa wygenerowana na podstawie szablonu obiegu pracy jest traktowana jako odrębna, a historia i raport kontroli są dostępne na stronie Zarządzaj.
Dozwolone są wszystkie normalne interakcje z pojedynczymi umowami, takie jak modyfikowanie daty wygaśnięcia lub tworzenie przypomnień.
Raportowanie i eksportowanie danych
Generowanie raportów umów i eksportów danych poprzez zastosowanie filtrów Obieg pracy w celu uwzględnienia określonych obiegów pracy w zestawie danych raportu.
Konfiguracja
Dostępność:
- Acrobat Standard i Acrobat Pro: nieobsługiwane
- Rozwiązania Acrobat Sign: obsługiwane
- Acrobat Sign dla instytucji rządowych: obsługiwane
Zakres konfiguracji:
Elementy sterujące, które mają wpływ na Obiegi pracy niestandardowego wysyłania mogą być dostępne na poziomie konta i grupy.
W tym przewodniku przyjmuje się, że następujące ustawienia są włączone dla organizacji:
- Włączanie nowego widoku funkcji Niestandardowy obieg pracy wysyłania
- Włączanie dodawania podpisu na podstawie szablonu
Jeśli te ustawienia nie są włączone, skontaktuj się z pomocą techniczną lub menedżerem ds. sukcesów klienta, aby uzyskać pomoc w aktualizacji konfiguracji.
Bez tych ustawień niektóre funkcje mogą nie działać zgodnie z oczekiwaniami. Nowoczesne środowiska opierają się na zaktualizowanych funkcjach i nie są w pełni kompatybilne ze starszymi konfiguracjami.
Aktywacja najnowszego środowiska obiegu pracy ściślej dostosowuje obieg pracy do funkcjonalności ręcznego procesu Wyślij.
Dodane funkcje:
- Układ strony z funkcją ponownego wlewania tekstu: zwiększa elastyczność układu, zapewniając większą użyteczność.
- Nowoczesne środowisko tworzenia: zapewnia dostęp do nowoczesnego środowiska tworzenia.
- Podpisy cyfrowe: umożliwia korzystanie z podpisów cyfrowych przez jednego lub większą liczbę odbiorców.
- Weryfikacja tożsamości: umożliwia konfigurowanie zaawansowanej weryfikacji tożsamości odbiorców.
- Grupy odbiorców: umożliwia konfigurowanie grup odbiorców podczas procesu wysyłania lub przy użyciu grup odbiorców wielokrotnego użytku.
- Opcje dołączania dokumentu: umożliwia dołączanie wielu szablonów dokumentu, z których nadawca może dokonywać wyboru podczas wysyłania umowy.
Jak włączyć:
Przejdź do menu Ustawienia ogólne > Nowy niestandardowy interfejs obiegu pracy i ustaw nowy interfejs obiegu pracy jako domyślny.
Nowoczesne tworzenie
Nowoczesne środowisko tworzenia jest zintegrowane z najnowszą wersją strony Redagowanie Projektowania obiegu pracy. Ta implementacja umożliwia nadawcom płynne przechodzenie między widokami Redagowanie i Tworzenie, co nie było możliwe we wcześniejszych wersjach.
Jeśli nowe środowisko projektowania obiegu pracy jest wyłączone, system domyślnie korzysta z klasycznego środowiska tworzenia i ukrywa łącza przełącznika. Nowoczesne środowisko tworzenia jest kompatybilne tylko z nowoczesnymi stronami Redagowanie i nie może łączyć się z klasycznymi widokami Redagowanie.
Uwierzytelnianie tożsamości premium
Wszystkie metody uwierzytelnienia dostępne w narzędziu Projektowanie obiegu pracy są wyświetlane w obiekcie odbiorcy.
- Opcje pola wyboru: metody uwierzytelniania są wyświetlane jako pola wyboru, umożliwiając projektantowi obiegu pracy określenie dostępnych opcji. Wyświetlane są tylko metody włączone w ustawieniach grupy.
- Elastyczność nadawcy: jeśli w narzędziu do projektowania wybieranych jest wiele opcji uwierzytelniania, nadawca będzie miał dostęp do tych samych opcji podczas procesu wysyłania (jeśli odbiorca jest oznaczony jako Edytowalny).
Ta konfiguracja zapewnia elastyczność, zachowując kontrolę nad metodami uwierzytelniania odbiorców.
Grupy odbiorców
W Projektowaniu obiegu pracy obiekty odbiorców można przypisać jako Grupy odbiorców, zapewniając elastyczność dla obiegów pracy podpisów.
- Grupy wielokrotnego użytku lub grupy ad hoc: nadawca może wybrać grupę odbiorców z książki adresowej lub utworzyć grupę ad hoc, określając wiele adresów e-mail.
- Wspólna odpowiedzialność: grupa odbiorców umożliwia wielu osobom działanie w ramach jednego kroku podpisu.
Przykład zastosowania:
Jeśli wymagana jest kontrasygnata jednego z trzech menedżerów:
- Dodaj grupę odbiorców zawierającą adresy e-mail wszystkich trzech menedżerów.
- Gdy nadejdzie czas podpisania umowy przez grupę, wszyscy trzej menedżerowie zostaną o tym powiadomieni.
- Tylko jeden menadżer musi wykonać operację podpisywania, aby kontynuować.
Grupy odbiorców usprawniają obiegi pracy, zapewniając elastyczność i unikając niepotrzebnych opóźnień w procesie podpisywania.
- Grupy odbiorców muszą być włączone oddzielnie.
- Grupy odbiorców wielokrotnego użytku muszą być skonfigurowane, aby można było ich dołączyć do projektowania obiegu pracy.
Podczas korzystania z grupy odbiorców wielokrotnego użytku w obiegu pracy należy upewnić się, że grupa została utworzona jako pierwsza i jest dostępna w ramach obiegu pracy. Na przykład, jeśli obieg pracy jest dostępny dla całej organizacji, grupa odbiorców musi być również dostępna dla całej organizacji.
Aby dodać grupę odbiorców wielokrotnego użytku, kliknij Dodaj grupę odbiorców, aby otworzyć narzędzie wyboru grup.
Zgodność grupy odbiorców zależy od uprawnień obiegu pracy:
- Obiegi pracy dostępne dla całego konta może używać tylko grup zarządzanych przez konto.
- Obiegi pracy dostępne dla konkretnej grupy mogą używać zarówno grup zarządzanych przez grupę, jak i grup zarządzanych przez konto.
- Przepływy pracy dla pojedynczego użytkownika mogą korzystać z grup zarządzanych przez użytkownika, grupę i konto.
Dodatkowe uwagi:
- Nazwa grupy wielokrotnego użytku jest automatycznie używana jako nazwa grupy podczas wysyłania umowy z szablonem.
- Odbiorców w grupie nie można edytować, dodawać ani usuwać.
- Nie można usunąć grupy odbiorców z obiegu podpisów, nawet jeśli odbiorca nie jest zaznaczony jako wymagany.
- Jeśli odbiorca jest skonfigurowany jako grupa odbiorców, nie można go już edytować podczas wysyłania umów z szablonem.
Grupy odbiorców ad hoc są tworzone bezpośrednio w ramach niestandardowego obiegu pracy i są specyficzne dla tego obiegu pracy. Nie można ich zapisać ani ponownie wykorzystać w innych procesach.
Aby skonfigurować grupę odbiorców ad-hoc:
- Wpisz adresy e-mail członków grupy w polu Odbiorca, oddzielone przecinkami.
- Zaznacz pole wyboru Oznacz jako grupę odbiorców.
Gdy nadawca rozpoczyna umowę za pomocą obiegu pracy, system automatycznie generuje nazwę grupy. Nazwa obejmuje prefiks identyfikujący go jako automatycznie wygenerowany, a następnie „Grupa odbiorców X”, gdzie X to liczba sekwencyjna oparta na łącznej liczbie dodanych grup odbiorców.
Jeśli odbiorca jest ustawiony jako Edytowalny, nadawca może:
- Edytować nazwę grupy.
- Usunąć wstępnie wypełnionych członków.
- W razie potrzeby dodać nowych członków.
Układ z funkcją ponownego wlewania tekstu, który tworzy niestandardową stronę Redaguj w stylu strony Wyślij.
Środowisko użytkownika w „nowym” ustawieniu zostało zaktualizowane do nowoczesnego układu z funkcją ponownego wlewania tekstu, które naśladuje stronę Wyślij.
Instrukcje, które wcześniej znajdowały się po prawej stronie listy odbiorców, zostały przeniesione na górę strony i umieszczone w zwijanym oknie.
Przydział pól zdefiniowanych na podstawie szablonu
Przydziały pól zdefiniowane na podstawie szablonu zapewniają mocną łączność między listą odbiorców, zdefiniowaną w projektowaniu niestandardowego obiegu pracy, a odpowiednimi polami w formularzach.
Przykład zastosowania:
- Klient sygnatariusz podpisuje umowę jako pierwszy.
- Opcjonalny współsygnatariusz może ją podpisać jako drugi.
- Przedstawiciel handlowy, działający jako drugi lub trzeci odbiorca, składa wewnętrzną kontrasygnatę.
Tradycyjnie wymagane byłyby dwa oddzielne formularze ze względu na indeksowanie odbiorców:
- Jeden dotyczy scenariusza z jednym sygnatariuszem, w którym wewnętrzna kontrasygnata jest zaprojektowana jako indeks drugiego sygnatariusza.
- Jeden dotyczy scenariusza współsygnatariusza, w którym współsygnatariusz jest indeksem sygnatariusza 2, a kontrsygnatariusz zaprojektowany jest jako indeks sygnatariusza 3.
Dzięki zdefiniowanym przez szablon regułom można zaprojektować pojedynczy formularz zawierający wszystkie potencjalne pola odbiorcy.
Jak to działa:
- Indeks sygnatariusza (zdefiniowany w projektowaniu niestandardowego obiegu pracy) jest ściśle egzekwowany.
- Podczas wysyłania umowy pola przypisane do pominiętych (opcjonalnych) odbiorców są odczytywane w zakresie numerów indeksów, ale są ignorowane w trakcie cyklu podpisywania.
W powyższym przykładzie:
- Współsygnatariusz jest zawsze przypisany do indeksu sygnatariusza 2.
- Jeśli współsygnatariusz zostanie pominięty, pola sygnatariusz 2 zostaną zignorowane.
- Kontrsygnatariusz (indeks sygnatariusza 3) jest przypisany wyłącznie do pól sygnatariusz 3 i będzie wchodził w interakcje tylko z tymi polami, niezależnie od tego, czy współsygnatariusz (indeks sygnatariusza 2) jest obecny.
Włączenie dodania podpisów zdefiniowanych w szablonie:
- Przejdź do sekcji Ustawienia wysyłania > Elementy sterujące niestandardowego obiegu pracy > Włącz umieszczenie podpisu zdefiniowane na szablonie
Ta funkcjonalność upraszcza złożone scenariusze odbiorców, zmniejszając potrzebę korzystania z wielu formularzy i zapewniając dokładne przypisanie pól.
Związek między odbiorcami i polami
Każdy odbiorca umowy otrzymuje przypisany „numer indeksu sygnatariusza”, który określa, które pola może wypełnić lub podpisać. Każde pole ma również pasujący indeks, który łączy je z konkretnym sygnatariuszem. Na przykład Sygnatariusz 1 może uzyskać dostęp do wszystkich pól oznakowanych dla sygnatariusza 1.
Te numery indeksów są oparte na pozycji każdego odbiorcy na stronie Wyślij (pierwszy odbiorca to Indeks 1, drugi to Indeks 2 itd.). Jeśli opcja Odbiorcy muszą podpisywać w kolejności jest włączona, można łatwo zobaczyć te indeksy dla przejrzystości.
Zrozumienie tej relacji pozwala upewnić się, że każdy odbiorca wchodzi w interakcję tylko z polami przeznaczonymi dla niego, dzięki czemu proces podpisywania jest płynniejszy i bardziej zorganizowany.
Każde pole bez indeksu sygnatariusza jest dostępne dla każdego odbiorcy, który chce je wypełnić (dopóki nie zostanie wypełnione, w którym to momencie jest zablokowane, podobnie jak inne wypełnione pola).
Podczas tworzenia obiegów odbiorców w Projektowaniu niestandardowych obiegów pracy indeksy sygnatariuszy są przypisywane od góry do dołu i od lewej do prawej.
Na przykład, jeśli zarówno Sygnatariusz i Współsygnatariusz pojawiają się na górze:
- Sygnatariusz, umieszczony po lewej stronie, staje się Sygnatariuszem 1.
- Współsygnatariusz, po prawej stronie, staje się Sygnatariuszem 2.
Mogą oni podpisywać równolegle, ale te indeksy zapewniają, że każdy odbiorca wchodzi w interakcję tylko z polami przeznaczonymi dla niego (pola Sygnatariusz 1 dla Sygnatariusza, pola Sygnatariusz 2 dla Współsygnatariusza).
„Przedstawiciel handlowy” podpisuje umowę jako trzeci, po „Sygnatariuszu” i „Współsygnatariuszu”.
W czwartym kroku, po uzyskaniu kontrasygnaty przedstawiciela handlowego, wymagane jest uzyskanie „Zatwierdzenia przedstawiciela kadry kierowniczej”.
Etykiety odbiorców (np. „Sygnatariusz”, „Współsygnatariusz”, „Przedstawiciel handlowy” itp.) nie mają wpływu na przypisane pola. Są to nazwy zdefiniowane przez administratora, które pomagają użytkownikom szybko zrozumieć szablon obiegu pracy.
Powyższy obieg odbiorcy projektanta wygeneruje stronę Niestandardowe redagowanie zawierającą sekcję odbiorcy, która wygląda jak poniżej.
(Na stronie Niestandardowe redagowanie porządek stosu jest wyraźniejszy, chociaż wskaźniki są niewidoczne).
Podczas tworzenia formularza każde pole jest przypisywane do określonego indeksu podpisywania, najpierw wybierając uczestnika, a następnie umieszczając pola dla tego uczestnika.
Każdy uczestnik jest oznaczony kolorami dla przejrzystości, co ułatwia sprawdzenie, które pola należą do kogo.
Funkcja musi być włączona, aby w ogóle można było skonfigurować obiegi pracy.
Przejdź do menu Ustawienia ogólne > Niestandardowe obiegi pracy wysyłania i Włącz projektowanie obiegu pracy dla administratorów.
Po włączeniu wszyscy administratorzy konta i grupy będą mieli dostęp do projektowania obiegów pracy w swoim menu.
- Administratorzy na poziomie grupy mogą tworzyć obiegi pracy dla grup, nad którymi mają uprawnienia administracyjne.
- Administratorzy na poziomie konta mogą tworzyć obiegi pracy dla dowolnej grupy, a także obiegi pracy obejmujące całą organizację.
Dostępna jest opcja umożliwiająca tworzenie obiegów pracy na poziomie użytkownika i przyznawanie użytkownikom niebędącym administratorami uprawnienia do tworzenia własnych niestandardowych obiegów pracy.
- Gdy ustawienie jest włączone, opcja Niestandardowe obiegi pracy jest dostępna po wybraniu karty Obiegi pracy.
- Gdy ustawienie jest wyłączone, opcja Niestandardowe obiegi pracy jest niedostępna.
Domyślnie użytkownicy niebędący administratorami mogą tworzyć obiegi pracy tylko dla siebie i nie mogą udostępniać ich swojej grupie. Można jednak włączyć udostępnianie obiegów pracy na poziomie konta lub grupy, przechodząc do sekcji Ustawienia ogólne > Niestandardowe obiegi pracy wysyłania > Zezwalaj na udostępnianie utworzonych obiegów pracy dowolnej grupie użytkowników.
- Gdy to ustawienie jest włączone, użytkownicy widzą pole rozwijane selektora grupy jako opcję określającą, kto może korzystać z obiegu pracy.
- Gdy ustawienie jest wyłączone, opcja rozwijana selektora grupy nie jest wyświetlana w interfejsie.
Konta, które chcą egzekwować spójne procesy i zminimalizować wkład użytkownika, mogą tworzyć predefiniowane obiegi pracy dla wszystkich dokumentów, zapobiegając w ten sposób wysyłaniu ad-hoc. Jeśli konto korzysta z ustawienia Użytkownicy w wielu grupach, można skonfigurować ustawienia obiegu pracy na poziomie grupy, aby zapewnić, że zawsze stosowane są prawidłowe opcje podpisu i powiadomienia.
Aby ograniczyć wysyłanie umów tylko do zatwierdzonych obiegów pracy, przejdź do sekcji Ustawienia ogólne > Niestandardowe obiegi pracy wysyłania > Włącz wysyłanie umów wyłącznie przy użyciu obiegów pracy.
Raportowanie błędów dotyczących typowych problemów w starszych środowiskach
Z powodu zwiększonej kontroli i zabezpieczeń nowego interfejsu niektóre starsze elementy obiegu pracy mogą powodować błędy. Aby lepiej wyjaśnić te problemy, dodano dodatkowe sprawdzanie błędów.
Jeśli Twoje konto jest skonfigurowane do korzystania z nowej funkcji Wyślij i zostanie uruchomiony problematyczny obieg pracy, użytkownicy zobaczą czerwony baner wskazujący błąd:
Jeśli konto jest nadal skonfigurowane do domyślnego korzystania z klasycznej wersji interfejsu, obieg pracy może nadal działać przy tych regułach.
Nowoczesne środowisko od razu wyświetla wykryte błędy.
W przypadku wykrycia więcej niż jednego problemu, wszystkie wykryte błędy zostaną wymienione.
Aby przepływ pracy był prawidłowy w ramach nowego zestawu reguł interfejsu, administrator musi edytować przepływ pracy i rozwiązać wykryte problemy:
W klasycznym zestawie reguł ciągi wiadomości e-mail mogą być zniekształcone lub niewłaściwie oddzielone (na przykład spacją lub przecinkiem).
Po wygenerowaniu tego błędu administrator powinien sprawdzić:
- Czy adresy e-mail w polu DW są poprawnie rozdzielone
- Wszystkie zdefiniowane ciągi adresów e-mail odbiorców, aby upewnić się, że są poprawnie skonstruowane
- (np. nazwa@domena.tld)
-
- Nowoczesny widok akceptuje przecinki lub średniki.
Nowa wersja wymaga unikalnych wartości dla wszystkich tytułów dokumentów na stronie Dokumenty narzędzia do projektowania obiegu pracy.
Dodatkowe informacje na temat tego błędu można znaleźć tutaj.
Podczas projektowania przepływu pracy administrator może dołączyć szablon dokumentu o ograniczonym zakresie dostępu.
Gdy użytkownik znajdujący się poza tym zakresem próbuje wczytać obieg pracy, nie można dołączyć dokumentu i zostaje naruszone bezpieczeństwo.
Na przykład administrator może utworzyć nowy szablon dokumentu z właściwościami, które ograniczają dostęp tylko do właściciela. Administrator może dołączyć ten dokument do obiegu pracy, ponieważ jest jego właścicielem.
Żaden inny użytkownik systemu nie jest właścicielem dokumentu, więc znajduje się poza zakresem.
Po wyświetleniu tego błędu administrator będzie musiał dostosować właściwości dołączonego szablonu dokumentu.
Instrukcję przeglądania i edytowania właściwości szablonu można znaleźć tutaj.
Dodatkowa zawartość dotycząca niestandardowych obiegów pracy wysyłania:
Usprawnij pracę z usługą Acrobat Sign
Szybkie i łatwe zarządzanie dokumentami i podpisywanie ich w Internecie.
