Adobe Acrobat Sign dla Salesforce: przewodnik uaktualniania

W wersji v21.0 obiekt  SIGN_Signed_Agreement__c (nazwa etykiety: Podpisana umowa") został wycofany.

Klienci, którzy chcą uzyskać adres URL podpisanej umowy, powinni skorzystać z wywołania REST API umowy GET /agreements/{agreementId}/combinedDocument/url.

Uwaga: adres URL zwrócony z wywołania API jest zabezpieczony i dostępny tylko przez ograniczony czas.

Poniżej przedstawiono nową kolejność (od wersji 21.0) uaktualniania umowy i powiązanych z nią obiektów:

1. Załączniki 
2. Odbiorcy 
3. Umowa (status i inne atrybuty)
4. Zdarzenia umowy
5. Kanały Chatter

Począwszy od wersji 21.x, wszystkie procesy asynchroniczne, które obejmują automatyczne aktualizacje i mapowania danych, są przełączane z metod future na queueable – nowe podejście zalecane przez Salesforce.

Z powodu tej zmiany wszystkie dostosowania w organizacji subskrybenta, które dodają zadania do kolejki Salesforce w ramach procesu automatycznej aktualizacji i/lub mapowania danych, kończą się błędem „System.LimitException: Too many queueable jobs added to the queue: 2"

Dzieje się tak, ponieważ kolejkowany proces może dodać tylko jedno podrzędne kolejkowane zadanie, które jest już podjęte przez usługę Adobe Sign (więcej informacji można znaleźć w sekcji Ograniczenia kolejkowania Apex).

„Podczas łączenia zadań można dodać tylko jedno zadanie z zadania wykonywanego za pomocą polecenia System.enqueueJob, co oznacza, że dla każdego z zadań w kolejce nadrzędnej może istnieć tylko jedno zadanie podrzędne. Uruchomienie wielu zadań podrzędnych z tego samego zadania nie jest obsługiwane”.

Symptomem tego błędu jest to, że stan umowy nie ulega zmianie i/lub mapowanie danych nie jest poprawnie wykonywane. 

Aby rozwiązać ten błąd, poszukaj czynnika wyzwalającego, narzędzia tworzenia procesu lub obiegu pracy. Następnie dezaktywuj to działanie, ustaw je jako proces synchroniczny lub zaplanuj je w przyszłości — na przykład godzinę później.

• Status umowy jest teraz aktualizowany po aktualizacji dokumentów i odbiorców.
  W wersji 21 lub wcześniejszej status był ustawiany wcześniej.

• Obiekt Podpisanej umowy, który przechowuje adresy URL obrazów, nie jest teraz wstawiany.
  W v21 był wstawiany po zakończeniu wszystkich innych aktualizacji.
• Maksymalny rozmiar żądania lub odpowiedzi callout jest ograniczony do 12 MB dla asynchronicznego apex zgodnie z limitami gubernatora Salesforce: https://developer.salesforce.com/docs/atlas.en-us.210.0.apexcode.meta/apexcode/apex_gov_limits.htm
  Dokumentów większych niż 12 MB nie można pobrać z Sign z powodu powyższego ograniczenia.

• Opisy zdarzeń umów teraz odpowiadają opisowi zwracanemu przez interfejs API Sign oraz raportom audytu.
• Proces aktualizacji jest teraz uruchamiany jako natywny proces wsadowy Apex, który jest procesem asynchronicznym, w ramach Salesforce.
  Wcześniej była to aktualizacja przy użyciu wywołań interfejsu API spoza Salesforce.Wyzwalacze tych aktualizacji statusu, które uruchamiały procesy asynchroniczne, nie działają już, ponieważ Salesforce ogranicza wywoływanie innego procesu asynchronicznego z już uruchomionego procesu asynchronicznego.
• Obiekt umowy jest teraz aktualizowany w jednej transakcji.
  Przed wersją 21 aktualizacje atrybutów umów były podzielone na osobne wywołania aktualizacji.
• Teraz aktualizacje są bardziej niezawodne, ponieważ back-end Sign automatycznie ponawia nieudane zdarzenia określoną liczbę razy.
  Przed wersją 21 nieudane umowy można było ponowić tylko poprzez ręczną aktualizację w ramach Salesforce
• Aktualizacje ręczne aktualizują teraz wszystkie aspekty umów, w tym powiązane z nimi obiekty.
• Umowy Push działają teraz w trybie asynchronicznym, tak samo jak zwykłe aktualizacje, a inne atrybuty są aktualizowane tak samo jak zwykłe aktualizacje.
• Wprowadzono nowe ustawienia umożliwiające włączanie i wyłączanie aktualizacji różnych aspektów umowy.
• Gdy podpisany plik PDF jest przechowywany w Salesforce, deskryptor (-signed lub -approved) nie będzie już dodawany na końcu nazwy pliku PDF.

Po zakończeniu aktualizacji wykonaj poniższe kroki, aby ponownie nawiązać połączenie OAuth z programem Acrobat Sign:

1. Wybierz kartę Adobe Acrobat Sign Admin.
2. Wybierz Włącz automatyczne aktualizacje statusu.
3. Wybierz Włącz.
4. Wybierz opcję Zezwól.

W wersji 20 użytkownik Callback w Salesforce nie musiał być użytkownikiem z licencją Adobe Sign. 

Ulepszenia Push Mapping w wersji 21 wymagają, aby użytkownik Callback miał aktywny identyfikator użytkownika na koncie Acrobat Sign, które jest połączone z organizacją Salesforce.

Klienci wersji 20 używający mapowania push muszą zapewnić, że użytkownik Callback jest już utworzony w usłudze Adobe Acrobat Sign przed aktualizacją.W przeciwnym razie funkcja Push Mapping przestanie działać (dopóki użytkownik nie zostanie udostępniony) po aktualizacji do wersji 21.

Funkcja Push mapping, która automatycznie łączyła powiązane obiekty przy użyciu ustawienia „Kopiuj kontakt Konto/Szansa", została rozszerzona o umowy wysyłane z Salesforce.

• np. Umowy wysłane z Salesforce automatycznie skopiują wyszukiwanie Szansy pierwszego odbiorcy kontaktu do wyszukiwania Szansy umowy oraz wyszukiwanie Konta pierwszego odbiorcy kontaktu do wyszukiwania Konta umowy, jeśli wysłane umowy nie mają żadnego połączonego Konta/Szansy

W wersjach wcześniejszych niż 21 wiadomości z aplikacji Chatter były aktualizowane dopiero po wysłaniu umowy w usłudze Salesforce.

Ta aktualizacja rozszerza kanał Chatter o umowy wysyłane spoza Salesforce (Push agreements)

W wersjach wcześniejszych niż 21 widok aktualizował tylko obraz PDF i adres URL, po tym jak pierwszy odbiorca wykonał swoją operację.

Obraz i adres URL są teraz aktualizowane wcześniej, przy statusie Wypełnianie wstępne lub Wysłana do podpisania dla pierwszego odbiorcy.

Do włączenia tej funkcji nie jest wymagana żadna konfiguracja.

Wprowadzono nowy stan umowy Oczekująca na moją delegację wskazujący na sytuację, w której umowa oczekuje na oddelegowanie uprawnienia bieżącego odbiorcy przez nadawcę.

Do włączenia tego stanu nie jest wymagana żadna konfiguracja.

W szablonie umowy znajduje się pole „Dni do wygaśnięcia” (echosign_dev1__Days_Until_Expiration__c).  Jest to pole liczbowe i zostało wycofane w wersji 21.

Dodano nowe pole „Dni do wygaśnięcia" (nazwa api: echosign_dev1__Days_Until_Expiration2__c), ale jest to pole tekstowe, pozwalające mu odwoływać się do innych pól w obiekcie głównym (na przykład{!Expiry_Date__c})

W przypadku uaktualnienia z poprzedniej wersji wszystkie dane formularza mapowane do starszych wersji pola wygaśnięcia są automatycznie kopiowane do nowego pola i nie wymaga to wykonywania żadnej bezpośredniej czynności.

Pola Konto, Okazja i Kontrakt nie są już dostępne na stronie szablonu.

Administratorzy mogą skonfigurować te pola w szablonie za pomocą funkcji Mapuj dane do pól umowy.

Wcześniej nadawcy mogli określić swoją bezwzględną pozycję w stosie podpisów jako „Nadawca podpisuje pierwszy" lub „Nadawca podpisuje ostatni".

To pole nie jest już dostępne na stronach nowych szablonów.Nadawcy mają opcję ustawienia się na dowolnej pozycji w stosie podpisów.

Opcja przełączania kontroli nad ogólnym procesem podpisów jako „Sekwencyjnym” lub „Równoległym” została usunięta.

Nowy styl szablonu umożliwia w pełni konfigurowalny obieg pracy, który może być całkowicie sekwencyjny (indeks sygnatariusza od 1 do 1+N), równoległy (wszystkie indeksy sygnatariuszy to 1) lub mieszanka sekwencyjnego i równoległego, gdzie indeks podpisu jest skonfigurowany do określonego obiegu pracy.

W wersji 21 wycofano pięć ustawień. Wszystkie te ustawienia znajdowały się poprzednio w sekcji Ustawienia Adobe Sign obszaru Ustawienia niestandardowe.

Te pięć ustawień to:

• Dodaj plik kontrolny PDF to listy załączników — włącz to ustawienie, aby załączyć plik PDF ścieżki audytu do rekordu umowy po jej podpisaniu.
• Dodaj podpisany plik PDF jako osobny załącznik — włącz to ustawienie, aby załączyć plik PDF zawierający podpisane umowy jako osobny załącznik, gdy w jednej transakcji jest wysyłanych wiele dokumentów. Aby przestać otrzymywać podpisaną umowę jako scalony PDF, skontaktuj się z Obsługą klienta Adobe w celu uzyskania pomocy. 
• Dodaj pliki uzupełniające do listy załączników — włącz to ustawienie, aby załączyć pliki PDF dokumentów uzupełniających do rekordu umowy po jej podpisaniu. Poprzez pola dokumentów uzupełniających w umowie sygnatariusze przesyłają i załączają dokumenty uzupełniające do transakcji umowy.
• Dodaj łącze do podpisanego pliku PDF dla umów wysyłanych (domyślnie włączone) — to ustawienie dotyczy tylko umów wysyłanych spoza platformy Salesforce. Włącz to ustawienie, aby dodać łącze do podpisanego pliku PDF do rekordu umowy.
• Dodaj podpisany plik PDF dla przekazywanych umów (domyślnie włączone) — to ustawienie dotyczy umów wysyłanych spoza platformy Salesforce i przekazywanych do tej platformy.Włącz to ustawienie, aby załączyć podpisany plik PDF do rekordu umowy. 

Klienci używający powyższych ustawień mogą skonfigurować nowe ustawienia w obszarze Ustawienia aktualizacji umowy Adobe Sign.