Zaprojektuj niestandardową stronę Kompozytor za pomocą funkcji Projektowanie niestandardowego obiegu pracy.
Na kontach przedsiębiorstwa wszyscy użytkownicy mogą tworzyć niestandardowe strony Kompozytor za pomocą funkcji Projektowanie niestandardowego obiegu pracy, jeśli jest włączona.
Niestandardowe strony Kompozytor obejmują pozycje od prostych spersonalizowanych szablonów — w tym szczegóły podpisów, czasy wygaśnięcia, wiadomości osobiste itd. — po złożone, wielopodpisowe hybrydowe obiegi pracy, które wymuszają ścisłą zgodność z zasadami firmy.
- Administratorzy kont mogą tworzyć obiegi pracy dla całego konta lub dla określonych grup.
- Administratorzy grupy mogą tworzyć obiegi pracy dla przypisanych grup.
- Użytkownicy z właściwymi uprawnieniami mogą tworzyć osobiste obiegi pracy i udostępniać je grupom.
Uzyskiwanie dostępu do funkcji Projektowanie niestandardowego obiegu pracy:
- Przejdź do karty Obiegi pracy na górnym pasku nawigacyjnym.
- Wybierz opcję Niestandardowe obiegi pracy z menu po lewej stronie, aby wyświetlić dostępne obiegi pracy.
- Wybierz opcję Utwórz obieg pracy, aby rozpocząć tworzenie nowego.
Po otwarciu nowego obiegu pracy nagłówek Projektowanie obiegu pracy pojawi się pod logo.
W górnej części strony znajdują się następujące wskaźniki i elementy sterujące:
- Wskaźnik stanu — pokazuje bieżący stan obiegu pracy:
- Wersja robocza/Nieaktywny — oznakowany jako „Wersja robocza”.
- Aktywny — oznakowany jako „Aktywny”.
- Nazwa obiegu pracy — wyświetla nazwę obiegu pracy (np. Nowy obieg pracy).
- Klonowanie obiegu pracy — tworzy kopię obiegu pracy z nową nazwą.
- Usuń obieg pracy — usuwa obieg pracy z konta.
- Zamknij — wychodzi z obiegu pracy. Polecenie pojawia się, jeśli są niezapisane zmiany.
- Zapisz — zapisuje wszystkie zmiany.
- Aktywuj/Dezaktywuj — przełącza stan obiegu pracy:
- Aktywowany — obieg pracy jest oznaczony jako „Aktywny” i jest dostępny dla przypisanych użytkowników, grup lub organizacji.
- Dezaktywowany — obieg pozostaje w stanie „Wersja robocza” i jest dostępny tylko dla właściciela lub administratora.
Tworzenie obiegu pracy wymaga skonfigurowania następujących szczegółów:
- Informacje o obiegu pracy — nazwa obiegu pracy, dodawanie niestandardowych instrukcji dla nadawców i przypisywanie uprawnień.
- Informacje o umowie — dostosuj sposób wyświetlania szczegółów umowy na niestandardowej stronie Kompozytor.
- Odbiorcy — zdefiniuj kolejność podpisywania, dodając sygnatariuszy i odbiorców innych typów.
- Wiadomości e-mail — określ powiadomienia e-mail dla różnych uczestników na każdym etapie procesu podpisywania.
- Dokumenty — Wybierz dokumenty, które mają zostać zawarte w obiegu pracy.
- Pola danych wejściowych nadawcy — dodaj pola, aby nadawcy mogli wprowadzić informacje przed wysłaniem umowy. Te dane wejściowe są włączane do umowy przed dotarciem do sygnatariuszy i osób zatwierdzających.
Wszystkie dane skonfigurowane w funkcji Projektowanie obiegu pracy pomagają w automatyzacji niestandardowej strony Kompozytor, co ogranicza ręczne wprowadzanie danych przez nadawców. Pola wymagane są oznaczone gwiazdką (*), a pola opcjonalne można dostosować lub zostawić puste.
Celem jest wstępne wypełnienie jak największej liczby informacji, dzięki czemu proces wysyłania będzie szybszy, łatwiejszy i mniej podatny na błędy.
Ustawienia i właściwości zdefiniowane w niestandardowym obiegu pracy zastępują ustawienia na poziomie grupy lub konta. Dotyczy to wszystkich konfigurowalnych elementów obiegu pracy.
Na przykład jeśli ustawienie na poziomie grupy określa pięciodniowy czas wygaśnięcia dokumentu, ale szablon obiegu pracy określa trzydniowy termin zakończenia, umowa wygaśnie za trzy dni.
Po otwarciu narzędzia Projektowanie obiegu pracy i wyświetleniu panelu Informacje o obiegu pracy:
Na stronie Informacje o obiegu pracy wprowadź następujące szczegóły:
- Nazwa obiegu pracy — wprowadź unikalną nazwę dla obiegu pracy.
- Kto może używać tego obiegu pracy — określ, kto może uzyskiwać dostęp do obiegu pracy i korzystać z niego.
- Instrukcje dla nadawcy — dodaj wskazówki dotyczące używania obiegu pracy dla nadawców.
Te ustawienia definiują sposób, w jaki obieg pracy jest prezentowany w menu i interfejsie użytkownika, zapewniają dostęp użytkownikowi lub grupie, która powinna mieć możliwość używania go, oraz zawierają opcję objaśnienia instrukcji dla nadawcy w razie potrzeby.
Definiowanie nazwy obiegu pracy
Nazwa obiegu pracy jest używana w interfejsie Acrobat Sign do identyfikacji szablonu obiegu pracy. Jest wyświetlana w następujących obszarach:
- Podczas wybierania obiegu pracy z listy.
- Na liście Niestandardowy obieg pracy.
- Podczas używania filtra Obieg pracy w funkcji Raportowanie i eksportowanie danych.
Nazwa obiegu pracy nigdy nie jest pokazywana odbiorcom, więc można jej używać do zarządzania wersjami, poziomami usług lub inną klasyfikacją właściwą dla organizacji.
Konfigurowanie opcji Kto może używać tego obiegu pracy.
Ustawienie Kto może używać tego obiegu pracy określa, którzy użytkownicy mogą uzyskiwać dostęp do tego obiegu pracy i używać go. Dostępne opcje obejmują:
Tylko ja — obieg pracy jest dostępny tylko dla twórcy.
- Ta opcja jest dostępna tylko wtedy, jeśli dostęp do niestandardowego obiegu pracy jest przyznawany wszystkim użytkownikom.
- Użytkownicy w wielu grupach mogą wybrać grupę, do której zostanie przypisany obieg pracy.
Wybrane grupy — przyznaje dostęp do konkretnej grupy wybranej z listy rozwijanej.
- Użytkownicy w wielu grupach mogą tworzyć obiegi pracy dla dowolnej grupy, do której należą.
- Obiegi pracy są powiązane z jedną grupą; wybór grupy zostanie wyłączony na stronie Kompozytor.
- Aby udostępnić obieg pracy wielu grupom, należy najpierw wykonać testy, a następnie sklonować obieg pracy dla każdej grupy, która potrzebuje dostępu.
- Członkowie grupy mogą używać obiegu pracy, a jeśli dostęp do niestandardowego obiegu pracy zostanie przyznany wszystkim użytkownikom, mogą oni klonować i modyfikować obieg pracy do własnego użytku.
- Administratorzy grupy mogą edytować obiegi pracy udostępnione swojej grupie. Administratorzy konta mogą edytować obiegi pracy udostępnione we wszystkich grupach.
Dowolny użytkownik w mojej organizacji — obieg pracy jest dostępny dla wszystkich użytkowników na koncie Acrobat Sign.
- Obiegi pracy na poziomie konta można wysyłać z dowolnej grupy, do której należy nadawca.
- Administratorzy na poziomie konta mogą edytować każdy przepływ pracy udostępniony na poziomie organizacji.
Wybierz odpowiednie ustawienie na podstawie tego, jak szeroko powinien zostać udostępniony obieg pracy.
Wybór obiegów pracy dzieli obiegi pracy na trzy foldery na podstawie ustawień dostępu. Te foldery to:
- Tylko ja — wyświetla obiegi pracy utworzone przez użytkownika do użytku osobistego.
- Moja grupa — zawiera obiegi pracy dostępne dla przypisanej grupy użytkownika. Jeśli użytkownik jest członkiem wielu grup, będzie widzieć wszystkie obiegi pracy przypisane na poziomie grupy.
- Organizacja — obejmuje obiegi pracy dostępne dla wszystkich użytkowników na koncie Acrobat Sign.
Jeśli użytkownik nie ma żadnych obiegów pracy w określonym folderze, folder nie będzie wyświetlany, aby zachować przejrzystość interfejsu i wyeliminować bałagan.
Wprowadź instrukcje na niestandardowej stronie Kompozytor
Nowe i złożone procesy mogą korzystać z pewnych instrukcji osadzonych na stronie Kompozytor.
Możesz formatować instrukcje przy użyciu następujących znaczników i atrybutów HTML:
- Formatowanie tekstu: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>
- Listy: <ul> (nieuporządkowana lista), <ol> (uporządkowana lista), <li> (pozycja listy)
- Obrazy: <img src="fully qualified path">
- Łącza: <a href="fully qualified path">
Ścieżki muszą być wyraźnie dozwolone w przypadku włączenia atrybutów src lub href do znaczników obrazu lub łącza. Prosimy o przesłanie adresów URL do zatwierdzenia przez zespół obsługi klienta.
Instrukcje są wyświetlane w górnej części niestandardowej strony Kompozytor. Użytkownicy mogą rozwijać lub zwijać instrukcje za pomocą przycisku Więcej/mniej.
Instrukcje te są widoczne tylko na niestandardowej stronie Kompozytor i nigdy nie są pokazywane odbiorcom.
Definiowanie informacji o umowie dla niestandardowej strony Kompozytor
Podczas konfigurowania opcji Informacje o umowie określ dane, które będą wprowadzone na stronie Kompozytor podczas używania obiegu pracy.
Szczegóły umowy
- Nazwa umowy — wprowadź nazwę umowy. Jest to wyświetlane na stronie Zarządzaj i w nagłówku wiadomości e-mail Podpisz/Zatwierdź.
- Wiadomość — wprowadź wiadomość dla odbiorców. Jest to wyświetlane na stronie Kompozytor.
Ustawienia DW (do wiadomości)
- DW — wprowadź adresy e-mail odbiorców DW. Oddziel wiele adresów przecinkiem ( , ) lub średnikiem ( ; ).
- Minimum — ustaw minimalną dozwoloną liczbę adresów e-mail DW.
- Maksimum — ustaw maksymalną dozwoloną liczbę adresów e-mail DW.
- Edytowalne — włącz tę opcję, aby zezwolić nadawcom na modyfikowanie adresów DW na stronie Kompozytor
Język odbiorcy
- To ustawienie określa, czy wybór języka jest dostępny na stronie Kompozytor i ustawia domyślny język odbiorców.
- Nie pokazuj wyboru języka — użyty zostanie domyślny język odbiorców ustawiony na poziomie grupy.
Opcje wysyłania
- Ustaw hasło, aby otworzyć pobrany plik PDF — umożliwia nadawcy ustawienie hasła pobranego pliku PDF.
- Wymagane — jeśli ta opcja jest włączona, nadawcy muszą ustawić hasło, a opcji tej nie można wyłączyć na stronie Kompozytor.
- Termin zakończenia — umożliwia ustawienie terminu zakończenia na stronie Kompozytor.
- Dni na sfinalizowanie umowy — definiuje domyślną liczbę dni na ukończenie podpisywania dla odbiorców. Ta wartość jest zawsze edytowalna na stronie Kompozytor.
- Zezwalaj na tworzenie dokumentów przed wysłaniem — umożliwia nadawcom modyfikowanie pól formularzy w środowisku tworzenia za pomocą opcji Wyświetl podgląd i dodaj pola podpisu.
- Włącz tworzenie domyślne — automatycznie włącza opcję Wyświetl podgląd i dodaj pola podpisu na stronie Kompozytor.
Wybierz odpowiednie ustawienia, aby usprawnić proces wysyłania przy zachowaniu elastyczności dla nadawców.
Edycja etykiet pól
Niektóre etykiety pól są edytowalne, co sygnalizuje ikona ołówka 
.
- Wybierz ikonę ołówka, aby wprowadzić niestandardową etykietę wyświetlaną na stronie Kompozytor podczas używania obiegu pracy.
- Umożliwia to zmianę nazw pól w celu uzgodnienia z wewnętrzną terminologią, która jest znana użytkownikom.
- Niestandardowe etykiety mają limit 500 znaków, więc w razie potrzeby mogą zawierać krótkie instrukcje.
- Aby przywrócić oryginalną etykietę, wybierz ikonę odwrócenia
.
Na przykład Nazwa umowy można zmienić na Nazwa kontraktu:
Wybierz opcję Odbiorcy po lewej stronie, aby przejść do sekcji Wysyłanie do odbiorców.
W sekcji Wysyłanie do odbiorców można dostosować odbiorców i kolejność przekierowywania do własnych wymagań. Można tworzyć bardzo złożone obiegi pracy z szeregowym, równoległym, hybrydowym lub zagnieżdżonym hybrydowym przekierowywaniem. Poniższe instrukcje podkreślają funkcjonalność dostępną dla opcji Wysyłanie do odbiorców.
- Aby dodać kolejnego odbiorcę przed lub po istniejącym odbiorcy:
- Wybierz ikonę dodawania
. - Wybierz rolę, której chcesz użyć (dostępne będą wszystkie role upoważnione dla danego konta).
- Wybierz ikonę dodawania
- Aby określić równoległe odgałęzienie, wybierz ikonę dodawania nad odbiorcą i wybierz opcję Równoległe odgałęzienie.
- Aby usunąć odbiorcę, najedź kursorem na pole odbiorcy, a następnie wybierz ikonę usuwania
.
- Aby dostosować odbiorcę, najedź kursorem na dane pole, a następnie wybierz ikonę edycji
.
Podczas edytowania odbiorcy możesz skonfigurować następujące ustawienia:
- Etykieta odbiorcy — dostosuj etykietę odbiorcy. Można na przykład zmienić domyślną etykietę Odbiorca na Kupujący.
- Etykiety dla odbiorców muszą być niepowtarzalne w obrębie obiegu pracy.
- Odbiorca — wprowadź domyślny adres e-mail odbiorcy.
- Dodaj grupę odbiorców — wybierz ten przycisk, aby dodać grupę odbiorców wielokrotnego użytku z listy dostępnych grup odbiorców.
- Oznacz jako grupę odbiorców — po zaznaczeniu tej opcji grupa odbiorców zostanie utworzona na podstawie adresów e-mail wymienionych w polu Odbiorca zamiast standardowego wpisu adresu e-mail odbiorcy. Grupa odbiorców może pozostać pusta lub zostać wypełniona jednym lub kilkoma adresami e-mail z pola E-mail (rozdzielonymi przecinkami).
- Ten odbiorca jest nadawcą — po zaznaczeniu tej opcji nadawca zostanie wprowadzony jako odbiorca.
- Wymagany — włącz tę opcję, jeśli podpis odbiorcy jest wymagany.
- Edytowalne — włącz tę opcję, aby zezwolić nadawcy na aktualizowanie adresów e-mail tego odbiorcy na stronie Wyślij.
- Dodaj wiadomość prywatną — wybierz tę opcję, aby udostępnić odbiorcy prywatną wiadomość. Prywatne wiadomości są wstawiane do wiadomości e-mail odbiorcy (oprócz wiadomości globalne) i na stronie podpisywania elektronicznego.
- Odbiorca DW — dołącz jedną lub więcej stron DW, które są powiadamiane o umowie w tym samym czasie co odbiorca. Ten odbiorca DW jest powiązany tylko z indywidualnym odbiorcą.
- Rola — aktualizacja roli odbiorcy (podpisujący, zatwierdzający, wypełniający formularz itp.).
- Uwierzytelnienie — wybieranie, jaki rodzaj uwierzytelnienia tożsamości jest wymagany w przypadku sygnatariusza. Widoczne będą tylko włączone opcje.
- Uwierzytelnianie jednoskładnikowe: brak (e-mail), Acrobat Sign, wiadomość e-mail z jednorazowym hasłem (OTP).
- Uwierzytelnianie dwuskładnikowe: telefon, uwierzytelnianie oparte na wiedzy (KBA), hasło i identyfikator rządowy.
Nie zapomnij o zapisaniu dokonanej konfiguracji odbiorców.
Poniżej znajdują się przykładowe informacje o odbiorcy i przekierowywaniu, gdzie etykiety dla sygnatariuszy (Sygnatariusz i Współsygnatariusz) i odbiorców wewnętrznych (Przedstawiciel handlowy i Zatwierdzenie przedstawiciela kadry kierowniczej) zostały dostosowane.
Wybierz opcję Wiadomości e-mail po lewej stronie, aby przejść do sekcji Wiadomości e-mail.
W sekcji Wiadomości e-mail można zarządzać powiadomieniami wysyłanymi podczas procesu podpisywania i zatwierdzania w oparciu o konkretne zdarzenia.
Można na przykład skonfigurować powiadomienia wysyłane do odbiorców i osób określonych dla pola DW, gdy umowa zostanie anulowana.
Wybierz opcję Dokumenty po lewej stronie, aby przejść do sekcji Dokumenty.
W sekcji Dokumenty można zdefiniować sposób załączania dokumentów i zarządzania nimi w obiegu pracy.
- Tytuł dokumentu — wprowadź tytuł dokumentu. Ten tytuł jest wyświetlany w sekcji Dokumenty na stronie Kompozytor.
- Pliki — wybierz ikonę Dodaj plik, aby załączyć dokument z Biblioteki szablonów Acrobat Sign. Dokument jest automatycznie uwzględniany podczas używania obiegu pracy.
- Jeśli nie wybrano plików, nadawca będzie musiał przesłać dokument podczas wysyłania umowy.
- Jeśli dokument jest oznaczony jako Wymagany, zawsze będzie załączony po uruchomieniu obiegu pracy.
- Usuń plik — aby usunąć załączony plik, wybierz ikonę (X) przy nazwie pliku.
- Nazwa dokumentu — wprowadź znaczącą nazwę, aby nadawca mógł zidentyfikować dokument. Domyślna nazwa opiera się na przesłanym pliku, ale nie można edytować go.
- Wymagany — określ, czy dokument musi być uwzględniony w umowie.
- Dodaj dokument — wybierz opcję Dodaj dokument, aby uwzględnić dodatkowe pliki. Każdy dokument musi mieć unikalny tytuł.
- Usuń wiersz — aby usunąć dokument, wybierz ikonę (X) w odpowiednim wierszu.
Podczas załączania szablonu biblioteki Acrobat Sign do obiegu pracy użytkownicy mogą uzyskać dostęp tylko do szablonów spełniających następujące kryteria:
- Własność osobista nadawcy.
- Przypisane do tej samej grupy co obieg pracy.
- Przypisane do organizacji (szablony na poziomie konta), które są dziedziczone po wszystkich grupach.
To ograniczenie istnieje, ponieważ obiegi pracy mają powiązanie jeden do jednego z grupami, co oznacza, ze są powiązane z jedną grupą jednocześnie.
Różni się to od sposobu korzystania z biblioteki szablonów przez użytkowników z członkostwami w wielu grupach (jeden do wielu). Ci użytkownicy mogą zobaczyć wszystkie szablony powiązane z każdą grupą, do której należą. Obiegi pracy są jednak ograniczone pod względem zakresu i wyświetlają tylko szablony powiązane z przypisaną grupą.
Poniżej znajduje się przykład skonfigurowanej sekcji Dokumenty:
Wybierz pozycję Pola danych wejściowych nadawcy po lewej stronie, aby przejść do sekcji Pola danych wejściowych nadawcy.
Te pola wprowadzania danych są mapowane do pól formularza w załączonych dokumentach — wstępnie zdefiniowanych w obiegu pracy lub przesłanych przez nadawcę.
Nadawcy mogą korzystać z tych pól, aby wstępnie wypełniać informacje przed wysłaniem umowy do odbiorców.
Na panelu Pola danych wejściowych nadawców wybierz opcję Dodaj pole dla każdego pola, które nadawca musi sprawdzić i ewentualnie wypełnić.
Dla każdego dodanego wiersza skonfiguruj następujące ustawienia:
- Nazwa wyświetlana — wprowadź tytuł pola. Jest wyświetlana na stronie Kompozytor jako oznaczenie dla nadawcy.
- Nazwa pola formularza — wprowadź nazwę pola wyświetlaną w załączonym dokumencie w bibliotece. Nazwa musi być dokładnie zgodna z polem formularza w dokumencie.
- Wartość domyślna — (opcjonalnie) wprowadź wartość domyślną dla pola.
- Wymagany — włącz tę opcję, jeśli pole musi zostać wypełnione przed wysłaniem umowy.
- Edytowalny — włącz tę opcję, aby umożliwić nadawcy modyfikowanie wartości domyślnej.
- Usuń wiersz — wybierz ikonę (X), aby usunąć wiersz.
Poniżej znajdują się przykładowe Pola danych wejściowych nadawcy:
Po przygotowaniu do wdrożenia obiegu pracy wybierz opcję Aktywuj, aby udostępnić go.
Podczas testów ustaw dla opcji Kto może używać tego obiegu pracy wartość Tylko ja, aby mieć gwarancję, że wszystkie konfiguracje działają zgodnie z oczekiwaniami.
Po upewnieniu się, że obieg pracy został skonfigurowany prawidłowo, zaktualizuj opcję Kto może używać tego obiegu pracy do odpowiedniego ustawienia produkcji i Zapisz zmiany.
Dodatkowa zawartość dotycząca niestandardowych obiegów pracy wysyłania:
Usprawnij pracę z usługą Acrobat Sign
Szybkie i łatwe zarządzanie dokumentami i podpisywanie ich w Internecie.
