Adobe Sign dla Microsoft Dynamics On-Premises: Podręcznik użytkownika

Omówienie

Integracja aplikacji Adobe Sign z oprogramowaniem Dynamics oferuje rozwiązanie typu plug-and-play umożliwiające uzyskiwanie podpisów na dowolnych dokumentach formularzy/umów. Ta integracja daje następujące korzyści:

• Aplikacja Adobe Sign jest wbudowana w rekordy CRM, takie jak kontakty, konta, potencjalni klienci, okazje, zamówienia, faktury, oferty, umowy i wszystkie niestandardowe jednostki CRM utworzone przez administratora.
• Przyspiesza proces od wyceny do uzyskania gotówki poprzez wysyłanie umów (np. umowy i dokumenty sprzedaży) z systemu Dynamics jednym kliknięciem.
• Mapowanie konfigurowalnych danych administratora scala dane z jednostek systemu Dynamics, takie jak konta i kontakty, w umowach i przesyła dane zebrane od sygnatariuszy podczas procesu podpisywania z powrotem do systemu Dynamics.
• Włączone na urządzeniach mobilnych za pośrednictwem centrum obsługi klienta (dostępne w Dynamics 365 9.x i nowszych)
• Ułatwia odbiorcom podpisywanie w dowolnym miejscu, czasie i na dowolnym urządzeniu.
• Umożliwia śledzenie dokumentów wysłanych do podpisania z poziomu systemu Dynamics.
• Eliminuje ręczne kroki w całym procesie.

Ta dokumentacja jest przeznaczona wyłącznie do Microsoft Dynamics 365 CRM 9.0 On-Premises i nowszych wersji.                                            

Uzyskaj dostęp do usługi Adobe Acrobat Sign

Usługa Adobe Sign jest instalowana przez administratora systemu Dynamics i dostęp jest przyznawany za pośrednictwem ról zabezpieczeń.  Jeśli wymagasz dostępu i nie widzisz opcji Adobe Sign na swojej stronie głównej, skontaktuj się z administratorem systemu Dynamics, aby poprosić o dostęp użytkownika.

Poproś o podpisy

Nowe umowy można tworzyć w Customer Service Hub

Tworzenie nowej umowy w centrum Customer Service Hub można wykonać przez:

• Kliknięcie przycisku Nowe rekordy (szary plus) i wybór Umowa
• Przejście do opcji menu Umowy, a następnie kliknięcie przycisku Nowa umowa na górnej wstążce:

Opcja Poproś o podpisy jest dostępna w menu Więcej ….

Można użyć opcji Poproś o podpisy, aby wysłać umowy do podpisu z jednostki Dynamics lub ze strony Umowy.

Aby wysłać umowę z jednostki:

• Przejdź do rekordu jednostki (np. okazja, konto) w systemie CRM i kliknij, aby go otworzyć.
• Kliknij menu Więcej poleceń (...).
• Wybierz Poproś o podpisy z menu
  • Lista dostępnych szablonów zastępuje menu.
  • U dołu listy szablonów znajduje się Nowa umowa w przypadków umów, których nie określono w szablonie.

Otworzy się nowa strona umowy i wszystkie zdefiniowane wartości pól w szablonie umowy zostaną automatycznie wypełnione.

Aby zdefiniować i wysłać umowę, wystarczy kilka elementów:

• Odbiorca — osoba lub lista osób, które muszą podpisać lub zatwierdzić dokument
• Nazwa umowy — sposób, w jaki umowa jest wyróżniana w wierszu tematu wiadomości e-mail sygnatariusza, a także w raportach wewnętrznych
• Dokument, który musi zostać podpisany — może to być co najmniej jeden formularz, umowa lub inny dokument wymagający prawnie wiążącego podpisu

Sekcja Odbiorcy

Co najmniej jeden sygnatariusz musi być zdefiniowany w sekcji Odbiorcy.  Wprowadź odbiorców w kolejności, w jakiej mają oni podpisać dokument. W przypadku błędu można edytować pole Kolejność podpisów po lewej stronie listy odbiorców.

Aby zdefiniować odbiorcę:

• Kliknij Dodaj odbiorcę w prawym górnym rogu panelu Odbiorcy :

Powoduje to rozwinięcie nakładki, w której można wybrać typ sygnatariusza / osoby zatwierdzającej:

1. Wybierz odpowiednią wartość z listy wyboru Typ odbiorcy

• Nowy — gdy odbiorca nie jest znaną wartością w systemie Dynamics
• Kontakt — dla odbiorców zdefiniowanych jako Kontakt w systemie Dynamics
• Potencjalny klient — dla odbiorców zdefiniowanych jako Potencjalni klienci w systemie Dynamics
• Użytkownik — wewnętrzni użytkownicy środowiska systemu Dynamics

2(a). Wybranie opcji Nowy powoduje zmianę nakładki, co umożliwia wprowadzenie pełnej nazwy i adresu e-mail.

To działanie nie spowoduje zapisania nowego kontaktu / potencjalnego klienta w systemie Dynamics. Używa tylko nazwy i adresu e-mail do celów tej transakcji.

2(b). Wybranie opcji Kontakt, Potencjalny klient lub Użytkownik powoduje zmianę nakładki w celu wyszukania wybranej jednostki. Wpisz nazwę (lub jej część), a następnie kliknij ikonę wyszukiwania, aby wybrać adresata, którego chcesz dołączyć.

System Dynamics rozumie te typy jednostek, więc adres e-mail jest importowany z bazy danych.

3. Dla każdego odbiorcy należy zdefiniować rolę odbiorcy.  Role:

• Sygnatariusz (domyślnie) — sygnatariusze muszą złożyć na umowie co najmniej jeden podpis.
• Osoba zatwierdzająca — osoby zatwierdzające nie muszą podpisywać umowy (mimo że mogą podpisać umowę, jeśli pola podpisu są dla nich umieszczone), ale muszą aktywnie zatwierdzać umowę, co jest zarejestrowanym zdarzeniem.
• DW — strony DW są objęte procesem powiadamiania o umowie, ale nie mają żadnego wpływu na proces podpisywania ani na umowy.

4. Dla każdego odbiorcy należy zdefiniować weryfikację tożsamości.Dostępne opcje są określane przez uwierzytelnienia włączone przez administratora.

• E-mail to Wartość domyślna, która wymaga jedynie, aby odbiorca uzyskał dostęp do umowy za pomocą linku e-mail.
• Weryfikacja Adobe Sign wymaga od odbiorcy uwierzytelnienia w systemie tożsamości Adobe.
  
  • Wszystkie umowy podpisywane wyłącznie przez nadawcę muszą mieć weryfikację tożsamości ustawioną na Adobe Sign
  • Nie zaleca się używania Adobe Sign jako metody weryfikacji odbiorców zewnętrznych, chyba że masz pewność, że mają już konto Adobe do uwierzytelnienia.
• Weryfikacja telefoniczna wysyła do odbiorcy wiadomość z kodem, który musi wprowadzić.
  • Nadawca musi podać numer telefonu odbiorcy w momencie konfigurowania odbiorcy
    
• Weryfikacja hasłem wymaga, aby nadawca powiadomił odbiorcę (poza systemem) o haśle, dzięki czemu może zweryfikować swoją tożsamość
  
• Weryfikacja bazy wiedzy wykorzystuje publiczne informacje odbiorcy (i opcjonalnie jego numer ubezpieczenia społecznego w USA) do zadania serii pytań. 
  
  • Weryfikacja bazy wiedzy jest przydatna tylko do odbiorców z USA
    

5.Po zdefiniowaniu odbiorcy kliknij Zapisz

6. Powtórz kroki 1–5 dla wszystkich sygnatariuszy/osób zatwierdzających

Kolejność podpisywania

Istnieją dwa obiegi pracy do kolejności podpisywania: kolejny i równoległy.Ta opcja jest kontrolowana przez pole wyboru Podpisywanie w kolejności na dole panelu Odbiorcy.

Gdy pole Zaloguj się w kolejności jest zaznaczone, odbiorcy otrzymają umowę w kolejności, w jakiej odbiorcy są wymienieni w sekcji Odbiorcy.Pierwszy odbiorca jest powiadamiany o umowie, a żadne inne strony nie są powiadamiane, dopóki pierwszy odbiorca nie wykona swojego działania.Następnie drugi odbiorca jest powiadamiany i tak dalej, aż umowa zostanie ukończona.

Gdy pole Zaloguj się w kolejności nie jest zaznaczone, umowa jest wysyłana do podpisu równoległego, więc wszyscy odbiorcy są powiadamiani natychmiast, a umowa zostaje ukończona, gdy wszyscy wykonają swoje działanie.

Zmiana kolejności odbiorców

Kliknij raz liczbę po lewej stronie nazwy odbiorcy. Wartość liczbowa staje się edytowalna. Zmień ją na numer, pod którym odbiorca ma się znajdować w procesie podpisywania. Inni odbiorcy zostaną odpowiednio dostosowani.

Edytowanie wartości odbiorcy

Możesz edytować dowolną wartość odbiorcy, która nie jest zablokowana (jak wskazuje ikona blokady), klikając pole.

Spowoduje to otwarcie pola w celu edycji lub wybrania nowej wartości listy wyboru.

Po wprowadzeniu zmiany kliknij ikonę Zapisz w panelu odbiorcy.

Sekcja Pliki

Aby dodać dokument do umowy, kliknij przycisk Dodaj pliki w prawym górnym rogu sekcji Pliki .

Po kliknięciu Dodaj plik wyskakujące okno umożliwia wybór spośród dwóch źródeł przesyłania plików:

• Mój komputer — umożliwia wyszukiwanie i przesyłanie pliku z systemu lokalnego lub dysku sieciowego (np. SharePoint).
  
• Szablony — opcja Szablony zapewnia dostęp do szablonów przesłanych na konto Adobe Sign.
  • Opcja Dołącz plik z biblioteki Adobe Sign jest dostępna tylko podczas tworzenia nowego dokumentu umowy i nie jest dostępna podczas tworzenia szablonu.
    
  • Tylko administrator może dodawać dokumenty do biblioteki

Sekcja Wiadomość

Sekcja Wiadomość zawiera temat umowy (używany również jako nazwa umowy) i globalną wiadomość do odbiorców.

• Temat — Temat jest widoczny w procesie powiadamiania, pojawia się w linii tematu wiadomości e-mail, jako pogrubiony tekst w treści wiadomości e-mail oraz mniejszą czcionką w całym opisie standardowym (widoczny w żółtym podkreśleniu poniżej)
• Wiadomość — pole Wiadomość to otwarte pole tekstowe, w którym można wstawić dowolną wiadomość lub instrukcje dla osoby podpisującej (widoczne w zielonym podkreśleniu poniżej)

Sekcja Opcje

Sekcja Opcje zawiera szereg opcji konfiguracji, które dotyczą tylko tej transakcji:

• Wyświetl podgląd i ustaw podpisy przed wysłaniem — jeśli ta opcja jest zaznaczona, umowa automatycznie otwiera środowisko tworzenia, tak aby nadawca mógł umieścić pola formularza
• Termin zakończenia— jeśli zaznaczone, umowa określa datę zakończenia, kiedy umowa wygasa
• Dni do wygaśnięcia umowy — określa liczbę dni, przez które umowa pozostaje możliwa do podpisania, gdy funkcja Wygaśnięcie umowy jest włączona
• Wymagaj podpisu osobistego — jeśli sygnatariusz musi złożyć podpis w lokalnym systemie lub na tablecie nadawcy bez konieczności korzystania z poczty e-mail, nadawcy mogą umieścić podpis za pomocą tej opcji
• Dodaj stronę docelową po podpisaniu — jeśli ta opcja jest włączona, można określić adres URL, do którego adresat jest kierowany po zakończeniu interakcji z umową
• Strona docelowa po podpisaniu — to pole zawiera adres URL strony, do której odbiorcy mają być kierowani, gdy włączona jest opcja Dodaj stronę docelową po podpisaniu
• Opóźnienie przekierowania w sekundach — wymagane w przypadku zdefiniowania strony docelowej po podpisaniu, to ustawienie określa opóźnienie po zastosowaniu podpisu i przed przekierowaniem odbiorcy na wyznaczoną stronę docelową
• Przypomnienie dla odbiorcy — określa cykl przypomnień dla transakcji. Przypomnienia można skonfigurować do wysyłania do bieżącego adresata w cyklu dziennym lub tygodniowym
  
• Typ podpisu — określa typ podpisu, jakiego oczekuje się w umowie:
  
  • Elektroniczny — żąda od adresatów złożenia podpisu elektronicznego.
    
    • Ta opcja umożliwia adresatowi zmianę obiegu pracy na podpis odręczny, jeśli zostanie włączona przez administratora.
      
  • Odręczny — wymaga od adresata pobrania dokumentu, fizycznego podpisania go i następnie przesłania zeskanowanego obrazu tego podpisanego dokumentu.
    
    • Podpisy odręczne nie mogą zostać przekonwertowane na podpisy elektroniczne.
      
• Język adresata — ta opcja określa język używany w wiadomości e-mail i interfejsie internetowym adresata
  
• Ochrona hasłem — włącz tę opcję, jeśli chcesz zastosować hasło do dokumentu końcowego, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi

Po zdefiniowaniu adresatów, załączeniu plików i zakończeniu modyfikacji pól kliknij Wyślij umowę z górnego menu:

Żądaj podpisów od dowolnego podmiotu za pomocą szablonu

Administratorzy systemu Dynamics mogą utworzyć co najmniej jeden szablon dla dowolnej jednostki systemu Dynamics (kontakt, okazja, konto), który wstępnie konfiguruje umowę, ograniczając ręczną konfigurację nadawcy.

Dostęp do szablonów jest możliwy za pośrednictwem ikony Więcej poleceń (...) na wstążce.

Szybkie tworzenie umów z menu Nowy (+)

Jeśli znasz typ jednostki, na której oparty jest szablon, możesz uruchomić nową umowę z menu Nowy:

• Kliknij ikonę Nowy (+) na górnej wstążce.
• Wybierz Umowę z opcji w sekcji Rekordy.
  • Otworzy się panel Szybkie tworzenie: umowa.

• Wybierz Jednostkę skojarzoną z szablonem, którego chcesz użyć.
  • Po wybraniu wyświetlane są dwa wyszukiwania pozwalające wybrać konkretny obiekt, który do którego chcesz powiązać z umową, oraz szablon, którego chcesz użyć:

• Kliknięcie pola Wybierz {jednostkę} spowoduje wyświetlenie listy obiektów odpowiedniego typu Jednostki. Wybierz obiekt.
  • Wprowadzenie części nazwy jednostki ogranicza menu do obiektów, które pasują do ciągu znaków.
• Kliknięcie pola Wybierz szablon spowoduje wyświetlenie małego menu z szablonami skojarzonymi z wybraną Jednostką.  Wybierz szablon.
• Kliknij przycisk Zapisz.

Po kliknięciu przycisku Zapisz umowa utworzy się na podstawie wartości szablonu:

• Jeśli szablon nie ma odbiorcy lub dołączonego pliku, umowa utworzy się w wersji roboczej
• Jeśli szablon zawiera odbiorcę i dołączony jest plik, ale nie ma włączonej opcji Wyślij jednym kliknięciem, umowa utworzy się w wersji roboczej
• Jeśli szablon zawiera odbiorcę i dołączony jest plik, a opcja Wyślij jednym kliknięciem jest włączona w szablonie, umowa zostanie automatycznie wysłana do podpisania

Sprawdzanie stanu umowy

Stan umowy wskazuje jej bieżący stan prawny i jest aktualizowany w systemie Dynamics w regularnych interwałach sondowania. Wartości stanów:

• Wersja robocza — umowa, która została utworzona, ale nie została jeszcze wysłana
• Wysłana do podpisania — aktywna w procesie podpisywania
• Podpisana/zatwierdzona — w pełni wypełniona przez wszystkie strony
• Anulowana — proces podpisywania został anulowany przed uzyskaniem wszystkich podpisów
• Wygasła — umowa, która nie została ukończona przed skonfigurowaną datą wygaśnięcia
  

Najlepszym sposobem znalezienia umowy jest sprawdzenie jednostek powiązanych z podstawową jednostką, której użyto do utworzenia umowy.

Na przykład, jeśli umowa została utworzona przy użyciu Kontaktu, możesz sprawdzić, które jednostki są powiązane, przechodząc do opcji Kontakt, a następnie klikając kartę Powiązane i wybierając z menu opcję Umowy:

Otwarcie okna relacji powoduje wyświetlenie obiektu Umowy, a kliknięcie tej opcji powoduje otwarcie pełnej listy umów skojarzonych z tą jednostką.

Innym sposobem wyświetlenia stanu umowy jest przejrzenie pełnej listy umów:

• Przejdź do Adobe Sign > Umowy

Wszystkie umowy, niezależnie od jednostki, podano na liście umów na stronie Umowy.

• Podpisane umowy wyświetlają Nazwę, Umowę Status oraz daty umów
• Odrzucone, Oczekujące na podpis oraz wersje robocze umów nie zawierają daty Podpisano, ponieważ nie zostały ukończone
  • Wartość Podpisano pokazuje, kiedy umowa została ukończona i prawnie podpisana. Przyrostowe podpisy podczas procesu podpisywania nie są odzwierciedlone
    

Aktualizowanie stanu, wysyłanie przypomnień i anulowanie umów

Do niepodpisanych umów mogą mieć zastosowanie trzy działania:

• Aktualizacja — aktywne odpytywanie serwera Adobe Sign w celu uzyskania aktualnego statusu
• Wyślij przypomnienie — natychmiast wysyła wiadomość e-mail z przypomnieniem do bieżącego sygnatariusza umowy
• Anuluj umowę — wygasza umowę w systemie i wysyła powiadomienie o anulowaniu do sygnatariusza

Każda z tych operacji może być inicjowana wewnątrz umowy za pomocą przycisków u góry.

Adobe Sign w centrum obsługi klienta

Jeśli Twoja firma wdrożyła Adobe Sign for Dynamics w wersji 9.2 lub nowszej, masz dostęp do funkcjonalności Adobe Sign w centrum usług klienta Dynamics.

Centrum obsługi klienta oferuje tę samą funkcjonalność z ulepszonym formatowaniem, umożliwiając bezpośredni dostęp z poziomu telefonów, tabletów i innych urządzeń przenośnych.

Więcej podobnych

• Instrukcja instalacji aplikacji Adobe Sign dla systemu Dynamics
• Adobe Sign dla systemu Dynamics — informacje o wydaniu