Role odbiorców podczas wysyłania dokumentów
Usługi Adobe Acrobat Sign na poziomie dla firm i dla przedsiębiorstw mają opcję rozszerzenia ról odbiorców umów powyżej roli sygnatariusza, aby lepiej dostosować aplikację do wymagań związanych z obiegiem pracy. Aktualnie dostępne role to:
- Sygnatariusz (zawsze włączona dla wszystkich klientów)
- Osoba zatwierdzająca (tylko dla małych firm, firm i przedsiębiorstw)
- Osoba akceptująca (tylko dla przedsiębiorstw)
- Certyfikowany odbiorca (tylko dla przedsiębiorstw)
- Osoba wypełniająca (tylko dla małych firm, firm i przedsiębiorstw)
- Osoba delegująca (tylko dla przedsiębiorstw)
- Pieczęcie elektroniczne (tylko dla przedsiębiorstw)
Po włączeniu funkcji rolę każdego odbiorcy w umowie można skonfigurować indywidualnie, przy czym rolą domyślną jest Sygnatariusz.
Aby włączyć/wyłączyć funkcję przydzielania ról, zaloguj się do konta jako administrator i wybierz kolejno: Ustawienia konta > Ustawienia wysyłania > Dozwolone role odbiorcy
Sygnatariusze muszą złożyć na umowie co najmniej jeden podpis. Jest to domyślna rola odbiorcy. Wszyscy sygnatariusze danej transakcji muszą mieć przynajmniej jedno przypisane do nich wymagane pole podpisu. Jeżeli system nie znajdzie pola podpisu przypisanego do sygnatariusza, na końcu dokumentu zostanie utworzony automatycznie blok podpisu.
Pojawienie się bloku podpisu jest dobrym wskaźnikiem niepoprawnego przypisania pola podpisu.
Osoby zatwierdzające nie muszą składać podpisu ani wchodzić w interakcję z polami. Jedynym co musi zrobić osoba zatwierdzająca jest podanie swojego imienia i nazwiska przed wysłaniem transakcji do sygnatariuszy. Pola można przypisać do osób zatwierdzających. Jeżeli pola te są wymagane, osoby zatwierdzające muszą je wypełnić.
Rola osoby zatwierdzającej ma zastosowanie w sytuacji, gdy określona osoba musi zaakceptować dokument przed wysłaniem go do sygnatariusza.
Osoby akceptujące są podobne do osób zatwierdzających, ponieważ nie muszą składać podpisu, jeśli jednak przypisano im pola formularza, będą one dostępne w sposób oczekiwany.
Rola osoby akceptującej ma zastosowanie w sytuacji, gdy odbiorca musi potwierdzić akceptację umowy bez formalnego zatwierdzenia jej treści.
Certyfikowani odbiorcy nie mogą mieć żadnych przypisanych pól formularza. Podczas procesu podpisywania są proszeni o oddelegowanie, odrzucenie lub akceptację umowy.
- Oddelegowanie przenosi rolę certyfikowanego odbiorcy na wybraną osobę
- Odrzucenie zrywa umowę
- Akceptacja umowy kontynuuje cykl podpisywania
Odbiorcy, którym przypisano rolę Certyfikowany odbiorca, są jednoznacznie wykluczeni z możliwości odrzucenia umowy.
Otwórz zgłoszenie do obsługi klienta Acrobat Sign, aby skonfigurowali opcję umożliwiającą certyfikowanym odbiorcom odrzucenie.
Rola stworzona specjalnie dla klientów, którzy muszą wypełnić formularz podczas procesu podpisywania, ale nie posiadają systemów do systematycznego tworzenia dokumentów niestandardowych lub kopiowania zawartości pól z bazy danych do formularza.
Osoby wypełniające mogą zostać wyznaczone w trakcie cyklu składania podpisu, ale nie muszą składać żadnych podpisów. Osobie wypełniającej można przypisać każdy rodzaj pola, w tym pola podpisu (w razie konieczności).
Rola osoby delegującej jest przeznaczona dla obiegów pracy, w których dana osoba musi wybrać kolejną osobę podpisującą lub zatwierdzającą dokument.
Rola ta nie zastępuje doraźnej opcji oddelegowania uczestnictwa przez sygnatariusza / osobę zatwierdzającą. Roli używa się przede wszystkim wtedy, gdy w obiegu pracy, w którym konieczne jest inicjowanie umów bez wcześniejszej znajomości pełnej listy odbiorców, potrzebna jest kontrola/poprowadzenie przez człowieka.
Po wybraniu roli osoby delegującej dostępna staje się druga ikona/menu. To dodatkowe menu pozwala na wybór roli dla oddelegowanej osoby. Rolą domyślną jest Sygnatariusz.
Nie można oddelegować do roli osoby delegującej.
Pieczęcie elektroniczne zapewniają taką samą ważność prawną jak gumowa pieczęć firmowa na papierze, gdzie nie jest zawarta tożsamość indywidualnego sygnatariusza. Główną różnicą między pieczęcią a podpisem jest to, że podpis jest przeznaczony dla osób indywidualnych / osób fizycznych, podczas gdy pieczęć jest używana przez podmiot prawny (firmę lub organizację) i może być stosowana przez więcej niż jedną osobę lub system pod kontrolą lub nadzorem osoby prawnej.
Ujawnienie opcji pieczęci elektronicznej wymaga dodatkowych kroków konfiguracyjnych, które można sprawdzić tutaj >
Usprawnij pracę z usługą Acrobat Sign
Szybkie i łatwe zarządzanie dokumentami i podpisywanie ich w Internecie.
