Adobe Sign belgelerini eOriginal kasaya alma hizmetleriyle arşivleme

Belgeleri dijital olarak yönetin ve koruyun.

Adobe Sign, kuruluşların imzalanmış önemli belgeleri güvenli bir dijital kasada arşivleyerek uyumluluk ve düzenleme gerekliliklerini karşılaması için eOriginal ile işbirliği içinde çalışıyor. Bir belge imzalandıktan sonra, eOriginal belgeyi en yüksek koruma ve uyumluluk düzeyleriyle tamamen dijital bir kasada güvenli bir şekilde saklayabiliyor. Kuruluşlar belirli bir hesaptaki tüm belgeleri, belirli bir grup (ya da kullanıcı alt grubu) tarafından başlatılan tüm belgeleri veya tek tek belgeleri arşivlemeyi tercih edebilirler.

Bir belge oluşturulduğunda, Adobe Sign'a yüklenen orijinal belge sözleşmenin güvenilir kopyası olarak kabul ediliyor. Güvenilir kopya tüm imza süreci boyunca Adobe sunucularında saklanıyor. İmza döngüsü tamamlandıktan sonra, güvenilir kopya eOriginal kasasında saklanıyor; belge ise yasal bir araç haline geliyor. Belgenin PDF kopyası Adobe Sign tarafından saklanıyor, ancak eOriginal tarafından kasada saklanan belgenin tek orijinal versiyon olduğunu belirtmek için "Copy of Original" (Orijinalin Kopyasıdır) filigranıyla işaretleniyor:

Nasıl çalışır

İmza döngüsü tamamlandıktan sonra, kasaya alma işlemi için etkinleştirilen tüm işlemler eOriginal kasaya alma hizmetini güvenilir kopyanın aktarılmasını başlatması için tetikliyor. Eşzamanlı olmayan bu çağrı-yanıt sürecinde kasaya alma hizmeti bildirim aldıktan sonra Adobe Sign'dan bilgi istiyor; Adobe Sign ise istenen içerikleri sağlıyor.

Bu sıralı istekler, güvenilir kopyanın imza süreci tamamlandığı anda kasaya alma hizmetinde saklanabilmesi için hemen hemen gerçek zamanlı olarak işleniyor.

Son imza uygulandıktan sonra aşağıdaki adımlar verilen sırayla uygulanır:

  1. Denetim raporu, "Belge kasaya alma için hazır" olayı ile güncellenir
    • Denetim raporunun, bir sözleşme hal durumuna ulaştığında tamamlanması gerektiğinden ve kasaya alma işlemi yalnızca imza işlemi tamamlandıktan sonra gerçekleştirileceğinden denetim raporu tamamlanmış bir kasaya alma işlemini belirtecek şekilde güncellenemez. İşlem olaylarının geçmişi (Adobe Sign sunucularında depolanan) kasaya alma işleminin tamamlandığını belirtir.
  2. Belge ve ilgili tüm görüntüler filigranla işaretlenir. 
    • Elektronik kasaya alma sağlayıcısına nihai yükleme için belgenin son halinin filigransız bir kopyası saklanır.
    • Bu noktada, yalnızca elektronik kasaya alma sağlayıcısı, doğrulanmış bir erişim belirteci kullanarak filigransız sürümü alabilir
  3. Kasaya alma hizmetine, belgenin kasaya almaya hazır olduğu Kasa Geri Çağırma'ya ping gönderilerek bildirilir. 
    • Adobe Sign, kasaya alma hizmetine belge için Document Capability Key (Belge Kapasite Anahtarı) adında benzersiz bir kimlik gönderir.
  4. Bunun üzerine kasaya alma hizmeti, belgeye bir profil oluşturmak için belgenin denetim kaydını ister.
  5. Adobe Sign, denetim kaydını sağlar
    • Denetim kaydı, imzalayanların kimlikleri, her etkinliğin tarih ve saati, IP adresi ve konum bilgileriyle (varsa) birlikte imza sürecinde olup bitenlerin tam kaydını içeren deneyim kaydını sağlıyor.
  6. Kasaya alma hizmeti, filigransız belgeyi gerektirir.
  7. Adobe Sign, kasaya alma hizmetine filigransız belge sağlar.
  8. Kasaya alma hizmeti belgenin teslim alındığını doğruladıktan sonra Adobe Sign'a kasaya alma işleminin tamamlandığı bilgisini verir.
  9. Son sözleşmenin filigransız kopyası Adobe Sign sisteminden temizlenir.

Not:

Kasaya alma hizmeti yalnızca belgenin son (yetkili) kopyasını ve ilgili görüntüleri içerir.

Belgenin ara sürümleri (son imzadan önce) kasaya alma işleminin bir parçası değildir.

Bu resmi olmayan sürümler, Adobe Sign sunucularında başka bir işlem (bir saklama ilkesi veya GDPR eylemi gibi) aracılığıyla silinmedikleri sürece filigransız durumda kalır.

Elektronik kasaya alma işlemi şeması

Bu noktada Adobe Sign yalnızca belgenin son halinin filigranlı kopyasını saklar. Küçük resim görüntüleri (Adobe Sign'da görüldüğü gibi), Kasaya Alma hizmetinde yalnızca bir adet filigransız sürüm olduğundan emin olmak için filigranla işaretlenir.

Belge kasaya alındıktan sonra Adobe artık belgenin son halinin filigransız kopyalarını saklamamaktadır.

Bu çalışma Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License kapsamında lisanslanmıştır  Creative Commons şartları, Twitter™ ve Facebook sitelerinde paylaşılanları kapsamaz.

Yasal Uyarılar   |   Çevrimiçi Gizlilik İlkesi