Vis, filtrer og kontroller, hvordan opbevaringsregler anvendes og vedligeholdes over tid.
Opbevaringsregler definerer, hvornår aftaler og tilknyttede data slettes. Håndtering af disse regler sikrer, at aktive politikker anvendes korrekt, og at tidligere anvendte regler fortsat styrer aftaler som forventet.
Inden du går i gang
- Du skal være administrator på konto- eller gruppeniveau for at håndtere opbevaringsregler.
Konfiguration
Tilgængelighed
- Acrobat Sign Solutions: Understøttet.
- Acrobat Sign for Government: Understøttet.
- Acrobat Standard og Acrobat Pro: Ikke understøttet.
Konfigurationsomfang
Opbevaringsregler kan administreres på konto- og gruppeniveau.
Indstillinger på gruppeniveau tilsidesætter indstillingerne på kontoniveau.
Sådan tilgås denne indstilling
Kontoniveau:
- Gå til Kontoindstillinger > Datastyring.
Gruppeniveau:
- Naviger til: Admin > Grupper.
- Vælg en gruppe.
- Vælg Gruppeindstillinger > Datastyring.
Sådan fungerer opbevaringsregler
Opbevaringsregler følger en defineret livscyklus:
- Kun én opbevaringsregel er primær ad gangen for nyligt afsluttede aftaler. Når en ny regel oprettes, bliver den den aktive regel og gælder for alle aftaler, der registreres i en afsluttet tilstand fremadrettet. Tidligere aktive regler fortsætter med at gælde for aftaler, der allerede var tildelt til dem, og behøver ikke at blive deaktiveret.
- Hver aftale tildeles en opbevaringsregel, når den registreres i en afsluttet tilstand.
- Aftaler beholder deres tildelte regel, selvom nyere regler oprettes senere.
- Deaktivering af en regel forhindrer sletning for alle aftaler, der endnu ikke er blevet slettet under den regel.
Regelstatusser
Opbevaringsregler kan have en af følgende statusser:
- Aktiveret – Reglen anvendes i øjeblikket på nyligt afsluttede aftaler eller styrer stadig aftaler, der er planlagt til sletning.
- Deaktiveret – Reglen anvendes ikke længere. Aftaler tilknyttet reglen bevares.
- Udløbet – Alle aftaler, der tidligere blev styret af reglen, er allerede blevet slettet.
- Ældre – Repræsenterer opbevaringspolitikker konfigureret gennem tidligere systemindstillinger. Aftaler, der allerede er tildelt ældre regler, fortsætter med at overholde disse sletningsplaner.
Filtrer opbevaringsregler
Brug filterkontrollen til at vise regler efter status:
- Alle regler (standard).
- Aktiverede regler.
- Deaktiverede regler.
- Udløbne regler.
Du kan konfigurere antallet af poster, der vises pr. side, herunder muligheder som 15, 30 eller 50 regler.
Deaktiver en opbevaringsregel
Deaktivering af en regel stopper sletning for alle aftaler, der er knyttet til den pågældende regel.
- Vælg den regel, du vil deaktivere.
- Vælg Deaktiver.
Deaktivering af en regel kan ikke omgøres.
Aftaler, der er knyttet til en deaktiveret regel, får ikke længere anvendt en sletningshandling, og skal fjernes med andre metoder såsom GDPR-værktøjer.
Vis regler på gruppeniveau fra kontoniveau
Du kan få adgang til opbevaringsregler på gruppeniveau fra grænsefladen på kontoniveau:
- Gå til Kontoindstillinger > Datastyring.
- Vælg fanen Grupper med opbevaringsregler.
- Vælg en gruppe.
- Vælg Vis opbevaringsregler for grupper.
Ting, man bør vide
- Kun én opbevaringsregel er aktiv ad gangen for nyligt afsluttede aftaler.
- Opbevaringsregler kan ikke ændres, efter de er oprettet. Nye regler skal oprettes for at ændre opbevaringsfunktionen fremadrettet.
- Tidligere anvendte regler fortsætter med at styre aftaler, der allerede var tildelt til dem.
- Opbevaringsregler kan ikke redigeres, efter de er anvendt på en aftale.
- Behandling af afsluttet tilstand kan blive forsinket med op til 12 timer i spidsbelastningsperioder, hvilket forsinker, hvornår opbevaringen begynder.
- Deaktiverede regler kan ikke genaktiveres.
- Opbevaringsregler, der er knyttet til slettede grupper, forbliver tilgængelige for at bevare revisionsoversigten. Gruppeindstillinger kan stadig gennemgås og administreres via grænsefladen på kontoniveau.
