Brugerhåndbog Annuller

Konfigurer datastyringsregler

 

Adobe Acrobat Sign-håndbog

Nyheder

  1. Produktbemærkninger før udgivelse
  2. Produktbemærkninger
  3. Vigtige meddelelser

Kom godt i gang

  1. Vejledning til hurtig start for administratorer
  2. Vejledning til hurtig start for brugere
  3. For udviklere
  4. Bibliotek med videoselvstudier
  5. Ofte stillede spørgsmål

Administrer

  1. Oversigt over Admin Console
  2. Brugeradministration
    1. Tilføj en bruger
    2. Opret brugere i massevis
    3. Tilføj brugere fra dit katalog
    4. Tilføj brugere fra MS Azure Active-katalog
    5. Opret funktionsfokuserede brugere
      1. Tekniske konti - API-drevet
      2. Tjenestekonti - manuelt styret
    6. Søg efter brugere med klargøringsfejl
    7. Skift navn/e-mailadresse
    8. Rediger en brugers gruppemedlemskab
    9. Rediger en brugers gruppemedlemskab via gruppegrænsefladen
    10. Forfrem en bruger til en administratorrolle
    11. Brugeridentitetstyper og enkeltlogin
    12. Skift brugeridentitet
    13. Godkend brugere med MS Azure
    14. Godkend brugere med Google-føderation
    15. Produktprofiler
    16. Login-oplevelse 
  3. Konto-/gruppeindstillinger
    1. Oversigt over indstillinger
    2. Globale indstillinger
      1. Kontoniveau og ID
      2. Selvunderskrivelsesarbejdsforløb
      3. Send i massevis
      4. Webformularer
      5. Arbejdsforløb for brugerdefineret afsendelse
      6. Power Automate-arbejdsforløb
      7. Biblioteksdokumenter
      8. Indsaml formulardata med aftaler
      9. Begrænset synlighed af dokument
      10. Vedhæft en PDF-kopi af den underskrevne aftale 
      11. Inkluder et link i mailen
      12. Medtag et billede i e-mailen
      13. Filer, der vedhæftes i mail, navngives som
      14. Vedhæft redigeringsrapport til dokumenter
      15. Flet flere dokumenter sammen til ét
      16. Upload et underskrevet dokument
      17. Delegering til brugere af min konto
      18. Tillad eksterne modtagere at delegere
      19. Tilladelse til at underskrive
      20. Tilladelse til at sende
      21. Autoritet til at tilføje elektroniske segl
      22. Indstil en standardtidszone
      23. Indstil et standarddatoformat
      24. Brugere i flere grupper (UMG)
        1. Opgrader for at bruge UMG
      25. Tilladelser for gruppeadministratorer
      26. Udskift modtager
      27. Revisionsrapport
        1. Oversigt
        2. Tillad uautoriseret adgang på siden til transaktionsbekræftelse
        3. Medtag påmindelser
        4. Inkluder visningshændelser
        5. Inkluder optælling af aftaleside/vedhæftet fil
      28. Beskeder og vejledning i produktet
      29. Tilgængelige PDF'er
      30. Ny oprettelsesoplevelse
      31. Sundhedsplejekunde
    3. Kontoopsætning
      1. Tilføj logo
      2. Tilpas firmaets værtsnavn/URL
      3. Tilføj firmanavn
    4. Signaturindstillinger
      1. Velformaterede signaturer
      2. Tillad modtagere at underskrive ved
      3. Underskrivere kan ændre deres navn
      4. Tillad modtagere at bruge deres gemte signatur
      5. Brugerdefinerede vilkår for anvendelse og videregivelse af oplysninger
      6. Naviger modtagere gennem formularfelter
      7. Afvis at underskrive
      8. Tillad arbejdsforløb for stempler
      9. Kræv, at underskrivere angiver deres titel eller virksomhed
      10. Tillad underskrivere at udskrive og placere en håndskreven signatur
      11. Vis meddelelser ved e-signering
      12. Kræve, at underskrivere bruger en mobilenhed til at oprette deres underskrift
      13. Anmod om IP-adresse fra underskrivere
      14. Udelad firmanavn og titel fra deltagelsesstempler
    5. Digitale signaturer
      1. Oversigt
      2. Download og underskriv med Acrobat
      3. Underskriv med cloudsignaturer
      4. Medtag metadata for identitetsudbydere
      5. Begrænsede udbydere af cloud-signaturer
    6. Elektroniske segl
    7. Digital identitet
      1. Gateway for digital identitet
      2. Politik for identitetskontrol
    8. Rapportindstillinger
      1. Ny rapportoplevelse
      2. Klassiske rapportindstillinger
    9. Sikkerhedsindstillinger
      1. Indstillinger for Single Sign-on
      2. Husk mig-indstillinger
      3. Politik for adgangskode til login
      4. Styrke af login-adgangskode
      5. Varighed af websession
      6. PDF-krypteringstype
      7. API
      8. Adgang for bruger- og gruppeoplysninger
      9. Tilladte IP-områder
      10. Kontodeling
      11. Tilladelser til kontodeling
      12. Kontroller til aftaledeling
      13. Bekræftelse af underskrivers identitet
      14. Adgangskode til underskrivelse af aftaler
      15. Dokumentadgangskodens styrke
      16. Bloker underskrivere efter geolokalitet
      17. Telefongodkendelse
      18. Videnbaseret godkendelse (KBA)
      19. Tillad sideudtrækning
      20. Udløb af dokumentlink
      21. Upload et klientcertifikat til webhooks/tilbagekald
      22. Tidsstempel
    10. Afsendelsesindstillinger
      1. Vis Send-siden efter login
      2. Kræv modtagernavn ved afsendelse
      3. Lås navneværdier for kendte brugere
      4. Tilladte modtagerroller
      5. Modtagergrupper
      6. Obligatoriske felter
      7. Vedhæftning af dokumenter
      8. Samkopiering af felter
      9. Rediger aftaler
      10. Aftalenavn
      11. Sprog
      12. Private beskeder
      13. Tilladte signaturtyper
      14. Påmindelser
      15. Beskyttelse af underskrevne dokumenter med adgangskode
      16. Muligheder for underskriveridentifikation
        1. Oversigt
        2. Adgangskode for underskriver
        3. Engangsadgangskode via e-mail
        4. Acrobat Sign-godkendelse
        5. Telefongodkendelse
        6. Cloudbaseret digital signatur
        7. Vidensbaseret godkendelse
        8. Id-kort
        9. Rapporter om underskriveridentitet
      17. Indholdsbeskyttelse
      18. Aktivér Notarize-transaktioner
      19. Dokumentudløb
      20. Forhåndsvisning, placer signaturer, og tilføj felter
      21. Rækkefølge for underskrivelse
      22. Liquid-tilstand
      23. Brugerdefinerede arbejdsforløbskontrolelementer
      24. Uploadindstillinger for e-underskrivelsessiden
      25. Omdirigering af bekræftelses-URL efter underskrivelse
    11. Beskedskabeloner
    12. Indstillinger for biomedicin
      1. Oversigt
      2. Gennemtving identitetsgodkendelse
      3. Årsager til underskrivelse
    13. Arbejdsforløbintegration
    14. Notariseringsindstillinger
    15. Integration af betalinger
    16. Underskrivermeddelelser
    17. SAML-indstillinger
      1. SAML-konfiguration
      2. Installer Microsoft Active Directory Federation Service
      3. Installer Okta
      4. Installer OneLogin
      5. Installer Oracle Identity Federation
    18. Dataforvaltning
    19. Tidsstempelindstillinger
    20. Eksternt arkiv
    21. Kontosprog
    22. E-mailindstillinger
      1. E-mailoverskrift/-sidefod billeder
      2. Tillad individuelle brugeres e-mailsidefødder
      3. Tilpas mailen Signatur anmodet om
      4. Tilpas til- og cc-felter
      5. Brugerdefinerede mailskabeloner
      6. Aktivér notifikationer uden links
    23. Migrering fra echosign.com til adobesign.com
    24. Konfigurer indstillinger for modtagere
  4. Vejledning om forskriftsmæssige krav
    1. Hjælp til handicappede
      1. Overholdelse af tilgængelighed
      2. Opret tilgængelige formularer med Acrobat til computer
      3. Opret tilgængelige AcroForms
    2. HIPAA
    3. Persondataforordning
      1. GDPR-oversigt
      2. Bortrediger en bruger
      3. Bortrediger en brugers aftaler
    4. 21 CFR del 11 og EudraLex bilag 11
      1. 21 CRF del 11 valideringspakke
      2. 21 CFR og EudraLex bilag 11-håndbog
      3. Analyse af delt ansvar
    5. Kunder i sundhedssektoren
    6. IVES-understøttelse
    7. eOriginal opbevaringssted til forklaringspapir
    8. EU/UK-overvejelser
      1. Grænseoverskridende transaktioner EU/UK og eIDAS
      2. HMLR-krav for elektronisk underskrevne dokumenter
      3. Indvirkningen af Brexit på lovgivningen om e-signaturer i Storbritannien
  5. Download aftaler i massevis
  6. Gør krav på dit domæne 

Send, underskriv og administrer aftaler

  1. Send aftaler  
    1. Send sideoversigt
    2. Send en aftale kun til dig selv
    3. Send en aftale til andre
    4. Håndskrevne underskrifter
    5. Modtageres underskrivelsesrækkefølge
    6. Send i massevis
      1. Oversigt over funktionen Send i massevis
      2. Send i massevis - manuelle modtagere
      3. Send i massevis - CSV-upload
      4. Annuller en Send i massevis-transaktion
      5. Tilføj påmindelser om at sende i massevis
      6. Rapportering for Send i massevis
  2. Oprettelse af felter i dokumenter
    1. Oprettelsesmiljø i appen
      1. Automatisk feltregistrering
      2. Træk og slip felter ved hjælp af oprettelsesmiljøet
      3. Tildel formularfelter til modtagere
      4. Rollen Forudfyld
      5. Anvend felter med en genanvendelig feltskabelon
      6. Overfør felter til en ny biblioteksskabelon
      7. Opdateret oprettelsesmiljø ved afsendelse af aftaler
    2. Opret formularer med teksttags
    3. Opret formularer med Acrobat (AcroForms)
      1. AcroForm-oprettelse
      2. Oprette tilgængelige PDF-dokumenter
    4. Felter
      1. Felttyper
        1. Almindelige felttyper
        2. Billeder i tekst
        3. Stempelbilleder
      2. Udseende af feltindhold
      3. Feltvalideringer
      4. Værdier for maskerede felter
      5. Indstilling af vis/skjul betingelser
      6. Beregnede felter 
  1. Ofte stillede spørgsmål om oprettelse
  2. Underskriv aftaler
    1. Underskriv aftaler, der er sendt til dig
    2. Udfyld og underskriv
    3. Selvunderskrivelse
  3. Administrer aftaler 
    1. Administrer sideoversigt
    2. Deleger aftaler
    3. Udskift modtagere
    4. Begræns dokumentsynlighed 
    5. Annuller en aftale 
    6. Opret nye påmindelser
    7. Gennemgå påmindelser
    8. Annuller en påmindelse
    9. Flere handlinger ...
      1. Sådan fungerer søgning
      2. Se en aftale
      3. Opret en skabelon fra en aftale
      4. Skjul/vis aftaler fra visning
      5. Upload en underskrevet aftale
      6. Rediger en sendt aftales filer og felter
      7. Rediger en modtagers godkendelsesmetode
      8. Tilføj eller rediger en udløbsdato
      9. Føj en note til aftalen
      10. Del en individuel aftale
      11. Annuller deling af en aftale
      12. Download en individuel aftale
      13. Download de enkelte filer i en aftale
      14. Download revisionsrapporten for en aftale
      15. Download feltindholdet af en aftale
  4. Revisionsrapport
  5. Rapportering og dataeksport
    1. Oversigt
    2. Giv brugere adgang til rapportering
    3. Rapportdiagrammer
      1. Opret en ny rapport
      2. Aftalerapporter
      3. Transaktionsrapporter
      4. Indstillinger for aktivitetsrapport
      5. Rediger en rapport
    4. Dataeksporter 
      1. Sådan oprettes en ny dataeksport
      2. Rediger en dataeksport
      3. Opdater dataeksportindholdet
      4. Download dataeksporten
    5. Omdøb en rapport/eksport
    6. Dubler en rapport/eksport
    7. Planlæg en rapport/eksport
    8. Slet en rapport/eksport
    9. Brug af kontroltransaktion

Avancerede aftalefunktioner og arbejdsforløb

  1. Webformularer 
    1. Opret en webformular
    2. Rediger en webformular
    3. Deaktiver/aktivér en webformular
    4. Skjul/vis en webformular
    5. Find URL'en eller scriptkoden 
    6. Forudfyld webformularfelter med URL-parametre
    7. Gem en webformular og færdiggør den senere
    8. Ændr størrelsen på en webformular
  2. Genanvendelige skabeloner (Biblioteksskabeloner) 
    1. Amerikanske regeringsformularer i Acrobat Sign-biblioteket
    2. Opret en biblioteksskabelon
    3. Skift en biblioteksskabelons navn
    4. Skift en biblioteksskabelons type
    5. Skift en biblioteksskabelons tilladelsesniveau
    6. Kopiér, rediger og gem en delt skabelon
    7. Download de aggregerede feltdata for en biblioteksskabelon
  3. Overfør ejerskab af webformularer og biblioteksskabeloner
  4. Power Automate-arbejdsforløb 
    1. Oversigt over Power Automate-integrationen og inkluderede rettigheder
    2. Aktivér Power Automate-integrationen
    3. Spor Power Automate-brug
    4. Opret et nyt forløb (eksempler)
    5. Udløsere, der bruges til forløb
    6. Import af forløb uden for Acrobat Sign
    7. Administrer forløb
    8. Rediger forløb
    9. Del forløb
    10. Deaktivere eller aktivere forløb
    11. Slet forløb
    12. Nyttige skabeloner
      1. Kun administrator
        1. Gem alle fuldførte dokumenter i SharePoint
        2. Gem alle fuldførte dokumenter i OneDrive for Business
        3. Gem alle fuldførte dokumenter i Google Drev
        4. Gem alle fuldførte dokumenter i Dropbox
        5. Gem alle fuldførte dokumenter i Box
      2. Aftalearkivering
        1. Gem dine afsluttede dokumenter i SharePoint
        2. Gem dine fuldførte dokumenter i OneDrive for Business
        3. Gem dine færdige dokumenter på Google Drev
        4. Gem alle fuldførte dokumenter i Dropbox
        5. Gem dine fuldførte dokumenter i Box
      3. Arkivering af webformularaftaler
        1. Gem udfyldte webformulardokumenter i SharePoint-bibliotek
        2. Gem udfyldte webformulardokumenter i OneDrive for Business
        3. Gem alle fuldførte dokumenter i Google Drive
        4. Arkiver udfyldte webformulardokumenter i Box
      4. Udtrækning af aftaledata
        1. Udtræk formularfeltdata fra dit underskrevne dokument, og opdater Excel-ark
      5. Aftalenotifikationer
        1. Send brugerdefinerede mailnotifikationer med dit aftaleindhold og din underskrevne aftale
        2. Få dine Adobe Acrobat Sign-notifikationer i en Teams-kanal
        3. Få dine Adobe Acrobat Sign-notifikationer i Slack
        4. Få dine Adobe Acrobat Sign-notifikationer på Webex
      6. Aftalegenerering
        1. Generer dokument fra Power App-formular og Word-skabelon, send til underskrivelse
        2. Generér aftale fra Word-skabelon i OneDrive, og få signatur
        3. Generér aftale for markeret Excel-række, send til gennemgang og underskrivelse
  5. Arbejdsforløb for brugerdefineret afsendelse
    1. Overblik over arbejdsforløb for brugerdefineret afsendelse
    2. Oprettelse af et nyt arbejdsforløb for afsendelse
    3. Rediger et Send-arbejdsforløb
    4. Aktivér eller deaktiver et arbejdsforløb for afsendelse
    5. Send en aftale med et arbejdsforløb for afsendelse
  6. Del brugere og aftaler
    1. Del en bruger
    2. Del aftaler

Integrer med andre produkter

  1.  Oversigt over Acrobat Sign-integrationer 
  2. Acrobat Sign til Salesforce
  3. Acrobat Sign til Microsoft
    1. Acrobat Sign til Microsoft 365
    2. Acrobat Sign til Outlook
    3. Acrobat Sign til Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign til Teams
    5. Acrobat Sign til Microsoft PowerApps og Power Automate
    6. Acrobat Sign Connector til Microsoft Search
    7. Acrobat Sign til Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign til Microsoft SharePoint 
  4. Andre integrationer
    1. Acrobat Sign til ServiceNow
    2. Acrobat Sign til HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign til SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign til Workday
    5. Acrobat Sign til NetSuite
    6. Acrobat Sign til VeevaVault
    7. Acrobat Sign til Coupa BSM Suite
  5. Partneradministrerede integrationer
  6. Sådan oprettes en integrationsnøgle

Acrobat Sign-udvikler

  1. REST API'er 
    1. Metodedokumentation
    2. SDK/Udviklervejledning
    3. API OFTE STILLEDE SPØRGSMÅL
  2. Webhooks 
    1. Oversigt over Webhook
    2. Konfigurer en ny webhook
    3. Vis eller rediger en webhook
    4. Deaktiver eller genaktiver en webhook
    5. Slet en webhook
    6. Tovejs SSL-certifikater
    7. Webhooks i API'en

Support og fejlfinding

  1. Ressourcer til kundesupport
  2. Ressourcer til kundesucces for virksomheder

Oversigt over datastyring/opbevaring

Som standard bevarer Adobe Acrobat Sign sikkert alle kundedokumenter på tjenesten, så længe kontoen er aktiv.

Transaktionsoplysninger fortsætter i systemet, indtil kunden udfører en handling for at slette aftalerne eksplicit.

  • Acrobat Sign-tjenesten overholder flere branchestandarder for datasikkerhed og -tilgængelighed som PCI DSS 3.0, HIPAA, SOC 2 Type II og ISO 27001.
Bemærk:

Efter udløb eller afbrydelse af en kundes licens til Acrobat Sign er Adobe ikke forpligtet til at opbevare kundens aftaler, revisionsrapporter eller andre kundedata.

Men hvis Adobe opbevarer sådanne data, slettes de iht. enhver opbevaringspolitik, der blev defineret, mens kunden havde en aktiv Acrobat Sign-licens.

For kunder, der foretrækker at gemme deres aftaleposter i deres egne systemer og ønsker at slette de originale dokumenter fra Acrobat Sign-systemerne, kan der defineres en "opbevaringspolitik", der fastslår, hvor længe Acrobat Sign skal beholde transaktionen, og automatisk slette aftalen (og valgfrit understøtte supplerende revisionsdata/persondata) fra Acrobat Sign efter den tidsperiode.

Opbevaringsregler defineres af en kontoadministrator i sektionen Datastyring i administratormenuen.

  • Administratorer på gruppeniveau har ikke myndighed til at oprette eller deaktivere opbevaringsregler
  • Indstillinger på kontoniveau arves af alle grupper på kontoen som deres standardværdi
    • Grupper skal konfigureres individuelt, hvis de skal afvige fra indstillingen på kontoniveau
    • Indstillinger på gruppeniveau tilsidesætter altid indstillingen på kontoniveau
Gå til datastyring

Dokumenter/filer/vedhæftede filer vs. aftaler vs. transaktioner

  • Dokumenter/filer/vedhæftede filer er alle individuelle filer, der uploades til Acrobat Sign-systemet. Byggematerialerne til aftalen.
  • Aftaler er de kundeorienterede objekter, som Acrobat Sign opretter fra de uploadede filer, og som modtagere udfylder og/eller underskriver. "Aftale" er det udtryk, der bruges til at definere både objektet under processen med at indhente signaturer og den endelige PDF, der genereres.
  • Transaktioner omfatter aftalen og al tilhørende logning og dokumentation, der genereres til/af aftalen undervejs. (fx: Revisionsrapporter, godkendelsesresultater, .csv-sider med data på feltniveau)

 

Regel sammenlignet med Regel-id

Termen Regel (i denne artikel) beskriver en fastsat proces. I dette tilfælde den proces, der styrer, hvornår en aftale slettes fra Acrobat Sign-systemet. Det er en generisk term, der bruges til at tale om idéen om at anvende en variabel betingelse (hvornår en aftale skal slettes) på et andet objekt (i dette tilfælde aftaler).

Termen Regel-id bruges til at beskrive en specifik konfigureret regel. Når en regel oprettes, tildeles den et unikt id-nummer (deraf Regel-id) for at skelne det fra alle andre regler. Det konfigurerede regel-id er det bogstavelige objekt, der er relateret til aftalen

 

Afsluttet tilstand for en aftale

Opbevaringsregler udløses, når en aftale når en "afsluttet tilstand".

En afsluttet tilstand opnås, når aftalen ikke har flere handlinger, som modtagere kan udføre for at fuldføre den. Der er tre afsluttede tilstande:

  • Fuldført – opnås, når aftalen fuldfører alle processer med alle modtagere.
  • Forladt – en forladt aftale er blevet stoppet af en eksplicit handling. Denne handling kan komme fra flere kilder:
    • Annulleret af afsenderen
    • Afvist af modtageren
    • Mislykket pga. godkendelsesfejl hos modtagere
    • Mislykket pga. systemfejl
  • Udløbet – aftaler, der når deres udløbsdato pga. inaktivitet inden for den definerede tidsperiode.

Sådan bruges det

Når en aftale opnår en afsluttet tilstand:

  • Acrobat Sign kontrollerer gruppeopbevaringsreglerne for den bruger, der oprettede aftalen (den aktuelle gruppe, som brugeren er i, når aftalen bliver afsluttet)
    • Hvis der i øjeblikket ikke anvendes nogen grupperegel, bruges kontoreglen
    • Hvis kontoreglen heller ikke er defineret, er ingen opbevaringsregler defineret, og aftalen får ikke en sletningsdato

 

Hvis der anvendes en opbevaringsregel på aftalen:

  • Aftalen slettes efter planen baseret på regelparametrene
  • Den anvendte regels Regel-id er tilknyttet transaktionen, hvilket sikrer, at den korrekte regel overholdes på sletningstidspunktet

 

Den afsluttede aftale venter indtil det angivne sletningstidspunkt.

  • Antallet af dage, indtil sletningen er bogstavelig. 
    • F.eks.: Hvis der er defineret 14 dage, udløses sletningshandlingen, nøjagtigt 14 dage (til den anden) efter at aftalen blev afsluttet

 

Når sletningstidspunktet kommer, kontrollerer Acrobat Sign Regel-id for at afgøre, om reglen er Deaktiveret eller ej

  • Hvis reglen er Deaktiveret, udføres der ingen handling
  • Hvis reglen ikke er blevet Deaktiveret, slettes aftalen
    • Hvis muligheden for at slette revisionsrapporten og personlige oplysninger (PII) er aktiveret, gælder den samme proces baseret på det tidsinterval, der er defineret for disse dokumenter
      • Konti, der bruger id-kort som godkendelsesmetode, sletter underskriverens identitetsrapport (hvis den er indsamlet) som del af PII

Konfiguration

Tilgængelighed:

Miljøet for Datastyring er tilgængeligt for team- og enterprise- licensabonnementer.

Konfigurationsomfang:

Reglerne for Datastyring kan tilgås på konto- og gruppeniveau.

Funktionens grænseflade kan vurderes i fanen Datastyring i administratormenuen.

Opret en regel

Konfigurer opbevaringsregler på kontoniveauet

Konfigurer opbevaring på kontoniveau (hvis der er nogen) først.

Alle grupper arver automatisk kontoindstillingerne, så hvis du ønsker at anvende én politik på alle grupper, skal du gøre følgende:

  • Gå til Konto > Kontoindstillinger > Datastyring
  • Klik på plusikonet

Overlejringen for Opret opbevaringsregel præsenterer:

  • Definer antallet af dage, som en aftale skal bevares, efter at den har opnået en afsluttet tilstand
    • 1 dag er minimum
    • 5475 dage (15 år) er maksimum
  • Indstil valgfrit en opbevaringsperiode for aftalens revisionsspor og tilknyttede personlige oplysninger om de parter, der er involveret i aftalen
    • Revisionen og PII skal opbevares mindst ligeså længe som aftalen og potentielt længere
    • Hvis denne indstilling ikke er aktiveret, bevares revisionsposten og PII, indtil de slettes ved hjælp af en anden metode (f.eks.: GDPR-sletning)
Opret opbevaringsregel

Den første regel (øverst på stakken uden en Slutdato) er den aktuelt anvendte regel. Der kan kun anvendes én regel for én gruppe ad gangen. 

Hvis der oprettes en ny regel:

  • Den nye regel bliver den aktuelt anvendte regel
    • Den nye regel indsættes øverst på listen med Startdato for, hvornår reglen blev oprettet, og ingen Slutdato
  • Hvis der er en tidligere eksisterende regel, der aktivt anvendes, når den nye regel oprettes: 
    • Den tidligere eksisterende regel stopper med at blive anvendt på nyligt afsluttede aftaler
    • Den tidligere eksisterende regel flyttes ned på listen lige under den nye (nuværende) regel
    • Den tidligere eksisterende regel benytter en Slutdato-værdi, der passer til Startdato for den nye (nuværende) regel
Ny regel


Konfigurer tilbageholdelsesregler på gruppeniveauet

Ved at konfigurere opbevaringsreglerne på gruppeniveau tilsidesætter du de nedarvede kontoregler for de brugere, der i øjeblikket er i gruppen.

Hvis en bruger flyttes mellem grupper med aftaler i gang, gælder den nye gruppes opbevaringsregler for alle aftaler, der opnår en afsluttet tilstand, mens de er i den gruppe.

Afsluttede aftaler, der har en opbevaringsregel anvendt, før den oprettende bruger flyttes til en nu gruppe, vil overholde sletningsdatoen for den anvendte regel, forudsat at reglen ikke deaktiveres før sletningshandlingen.

 

Med ovenstående in mente er konfiguration af opbevaringsregler på gruppeniveau kun anderledes på to måder:

Adgang til en gruppes fane for datastyring:

  • Gå til: Konto > Grupper
  • Klik én gang på den gruppe, du vil redigere
  • Vælg Gruppeindstillinger
Gå til gruppeindstillinger

 

  • Vælg Datastyring i det venstre spor
    • Bemærk, at hvis der ikke anvendes nogen regler for opbevaring på gruppeniveau, er det en tydelig indikation på, at regler på kontoniveau er i kraft
Datastyring på gruppeniveau

  • Opret nye regler ved at klikke på plusikonet (ligesom med grænsefladen på kontoniveau)
Bemærk:

Når der er oprettet regler i grupper, kan har du adgang til disse opbevaringsregler på gruppeniveau via fanen Datastyring på kontoniveau:

  • Gå til Konto > Kontoindstillinger > Datastyring
  • Klik på fanen Grupper med opbevaringsregler
  • Klik én gang på det gruppenavn, du vil redigere
  • Vælg Vis gruppeopbevaringsregler, og Datastyring-siden på gruppeniveau åbnes
Få adgang til gruppeindstillinger via datastyring på kontoniveau

Ved konfiguration af grupperegler er der en ekstra mulighed: Bevar alle aftaler for denne gruppe.

Med denne mulighed kan en gruppe tilsidesætte en opbevaringsregel på kontoniveau og beholde alle aftaler (for brugerne i gruppen) på ubestemt tid.

Tilbagehold alle aftaler


Status på tilbageholdelsesregler

Aktiveret – regler, der stadig er gyldige for de aftaler, der opnåede en afsluttet tilstand, da reglen blev anvendt

  • Den aktuelt anvendte regel er altid øverst på listen og indeholder ingen Slutdato

DeaktiveretDeaktiverede anvendes ikke længere. Hvis en aftale opnåede en afsluttet tilstand under en deaktiveret regel, slettes den ikke på den valgte sletningsdag

  • Deaktiverede regler er nedtonede
  • Deaktiverede regler kan ikke genaktiveres

UdløbetUdløbne regler har ingen afsluttede aftaler, der afventer sletning

  • Eksempel: Hvis du har en regel i 14 dage, der har 10. marts som slutdato, så udløber reglen ved udgangen af 24. marts, da alle de aftaler, der er omfattet af reglen, allerede er blevet slettet

Ældre – kunder, der havde en opbevaringspolitik styret af den ældre back-end-indstilling, vil se en afspejling af den politik som en Ældre opbevaringsregel. 

  • Aftaler, der allerede var planlagt til at blive slettet under den ældre regel (inden de nye regler blev indført), vil overholde den ældre regels sletningstidspunkt
Regeltilstande


Filtrering af reglerne efter status

Listen over opbevaringsregler kan filtreres ved at klikke på "hamburger"-ikonet øverst til højre i tabellen.

Med dette sæt af muligheder kan du filtrere efter:

  • Alle regler – standardværdien
  • Kun aktiverede regler
  • Kun deaktiverede regler
  • Kun udløbne regler

Du kan også vælge at få returneret 15, 30 eller 50 poster per side.

Regelfiltre


Deaktivering af en regel

Forsigtig:

Deaktivering af en regel kan ikke fortrydes.

Deaktivering af en regel vil medføre, at alle resterende aftaler, der er underlagt reglen, ikke længere har en sletningsdato, som vil blive overholdt.

Disse aftaler skal derefter slettes med GDPR-værktøjer.

Sådan deaktiveres en regel:

  • Vælg reglen
  • Klik på linket Deaktiver
Deaktiver en regel


Slettede grupper

Opbevaring er baseret på gruppeindstillinger (enten eksplicit indstillet eller nedarvet fra kontoindstillingerne).

Fremtidig revision af opbevaringsregler, der er blevet anvendt, kræver, at der opretholdes en historik over reglerne.

Af denne grund slettes Gruppe-id ikke helt. I stedet bevares de nødvendige indstillinger og kan ses/redigeres via kontoadministratorens adgang til Grupper.

Slettede grupper kan eksponeres på siden Grupper ved at klikke på "hamburger"-ikonet og vælge Vis kun slettede grupper

Vis slettede grupper

Klik én gang på den gruppe, der skal redigeres, og klik på linket Gruppeindstillinger.

  • Regler kan oprettes og deaktiveres på samme måde, som da gruppen var aktiv
Slettede grupper


API-baseret sletningshandling

On-demand-tilbageholdelse kan aktiveres, hvor kundeadministratorer har muligheden for at bruge Acrobat Sign API'en til at fjerne dokumenter individuelt.

Kontakt Supportteamet for at aktivere denne indstilling.

Bemærk følgende

  • Kun én regel kan anvendes, når aftaler når en afsluttet tilstand 
    • Flere regler kan være Aktiveret, da en regel forbliver aktiveret, så længe der er aftaler, der har en valgt sletningsdato (i henhold til reglens omfang)
  • Deaktiverede regler kan ikke genaktiveres. Deaktiveret er permanent
  • Opbevaringsregler anvendes, når en aftale opnår en afsluttet tilstand, og ikke når aftalen oprettes
  • Den anvendte opbevaringsregel er baseret på den gruppe, som den oprettende bruger i øjeblikket er i, på det tidspunkt hvor aftalen opnår en afsluttet tilstand
  • Det er ikke muligt at redigere de opbevaringsregler, der anvendes på en aftale, efter den har opnået en afsluttet tilstand, hvad angår ventetiden
    • Du kan deaktivere en regel for at forhindre, at aftalen slettes, men dette forhindrer også sletningen af alle aftaler, der benytter reglen, og som ikke er blevet slettet endnu
  • Du kan bestemme, hvilken regel der gælder for enhver aftale, ved at kontrollere revisionsrapporten for aftalen og sammenligne datoen for, hvornår den blev fuldført, med datointervallerne for dine forskellige opbevaringsregler
  • 5475 dage er den maksimale opbevaringsperiode, du kan installere

 Adobe

Få hjælp hurtigere og nemmere

Ny bruger?