Nyheder
Kom godt i gang
- Vejledning til hurtig start for administratorer
- Vejledning til hurtig start for brugere
- Bibliotek med videoselvstudier
- Ofte stillede spørgsmål
Administrer
- Oversigt over Admin Console
-
Brugeradministration
- Tilføjelse af brugere
- Opret funktionsfokuserede brugere
- Søg efter brugere med klargøringsfejl
- Skift navn/e-mailadresse
- Rediger en brugers gruppemedlemskab
- Forfrem en bruger til en administratorrolle
- Brugeridentitetstyper og enkeltlogin
- Skift brugeridentitet
- Godkend brugere med MS Azure
- Godkend brugere med Google-føderation
- Produktprofiler
- Login-oplevelse
-
Vejledning om forskriftsmæssige krav
- Hjælp til handicappede
- HIPAA
- Persondataforordning
- 21 CFR del 11 og EudraLex bilag 11
- Kunder i sundhedssektoren
- IVES-understøttelse
- "Lagring" af aftaler
- EU/UK-overvejelser
- Gør krav på dit domæne
- Rapportér misbrug-links
Send, underskriv og administrer aftaler
-
Modtagerindstillinger
- Annuller en mailpåmindelse
-
Indstillinger på e-underskrivelsessiden
- Oversigt over e-underskrivelsessiden
- Åbn for at læse aftalen uden felter
- Afvis at underskrive en aftale
- Deleger underskrivelsesautoritet
- Download en PDF af aftalen
- Se aftalens historik
- Vis aftalemeddelelserne
- Konvertér fra elektronisk til håndskreven signatur
- Konvertér fra håndskreven til elektronisk signatur
- Naviger formularfelterne
- Ryd dataene fra formularfelterne
- Forstørrelse og navigation på e-underskrivelsesside
- Skift det sprog, der bruges i aftaleværktøjerne og -oplysningerne
- Gennemse de juridiske meddelelser
- Juster Acrobat Sign-cookieindstillinger
- Send aftaler
-
Oprettelse af felter i dokumenter
- Oprettelsesmiljø i appen
- Opret formularer med teksttags
- Opret formularer med Acrobat (AcroForms)
- Felter
- Ofte stillede spørgsmål om oprettelse
- Underskriv aftaler
-
Administrer aftaler
- Administrer sideoversigt
- Deleger aftaler
- Udskift modtagere
- Begræns dokumentsynlighed
- Annuller en aftale
- Opret nye påmindelser
- Gennemgå påmindelser
- Annuller en påmindelse
- Få adgang til Power Automate-forløb
-
Flere handlinger ...
- Sådan fungerer søgning
- Se en aftale
- Opret en skabelon fra en aftale
- Skjul/vis aftaler fra visning
- Upload en underskrevet aftale
- Rediger en sendt aftales filer og felter
- Rediger en modtagers godkendelsesmetode
- Tilføj eller rediger en udløbsdato
- Føj en note til aftalen
- Del en individuel aftale
- Annuller deling af en aftale
- Download en individuel aftale
- Download de enkelte filer i en aftale
- Download revisionsrapporten for en aftale
- Download feltindholdet af en aftale
- Revisionsrapport
-
Rapportering og dataeksport
- Oversigt
- Giv brugere adgang til rapportering
- Rapportdiagrammer
- Dataeksporter
- Omdøb en rapport/eksport
- Dubler en rapport/eksport
- Planlæg en rapport/eksport
- Slet en rapport/eksport
Avancerede aftalefunktioner og arbejdsforløb
- Webformularer
-
Genanvendelige skabeloner
- Amerikanske regeringsformularer i Acrobat Sign-biblioteket
- Opret en biblioteksskabelon
- Skift en biblioteksskabelons navn
- Skift en biblioteksskabelons type
- Skift en biblioteksskabelons tilladelsesniveau
- Kopiér, rediger og gem en delt skabelon
- Download de aggregerede feltdata for en biblioteksskabelon
- Overfør ejerskab af webformularer og biblioteksskabeloner
-
Power Automate-arbejdsforløb
- Oversigt over Power Automate-integrationen og inkluderede rettigheder
- Aktivér Power Automate-integrationen
- Kontekstintegrerede handlinger på siden Administrer
- Spor Power Automate-brug
- Opret et nyt forløb (eksempler)
- Udløsere, der bruges til forløb
- Import af forløb uden for Acrobat Sign
- Administrer forløb
- Rediger forløb
- Del forløb
- Deaktivere eller aktivere forløb
- Slet forløb
-
Nyttige skabeloner
- Kun administrator
- Aftalearkivering
- Arkivering af webformularaftaler
- Udtrækning af aftaledata
- Aftalenotifikationer
- Aftalegenerering
- Arbejdsforløb for brugerdefineret afsendelse
- Del brugere og aftaler
Integrer med andre produkter
- Acrobat Sign til Salesforce
- Acrobat Sign til Microsoft
- Andre integrationer
- Partneradministrerede integrationer
- Sådan oprettes en integrationsnøgle
Acrobat Sign-udvikler
- REST API'er
- Webhooks
Support og fejlfinding
Oversigt over datastyring/opbevaring
Som standard bevarer Adobe Acrobat Sign sikkert alle kundedokumenter på tjenesten, så længe kontoen er aktiv.
Transaktionsoplysninger fortsætter i systemet, indtil kunden udfører en handling for at slette aftalerne eksplicit.
- Acrobat Sign-tjenesten overholder flere branchestandarder for datasikkerhed og -tilgængelighed som PCI DSS 3.0, HIPAA, SOC 2 Type II og ISO 27001.
Efter udløb eller afbrydelse af en kundes licens til Acrobat Sign er Adobe ikke forpligtet til at opbevare kundens aftaler, revisionsrapporter eller andre kundedata.
Men hvis Adobe opbevarer sådanne data, slettes de iht. enhver opbevaringspolitik, der blev defineret, mens kunden havde en aktiv Acrobat Sign-licens.
For kunder, der foretrækker at gemme deres aftaleposter i deres egne systemer og ønsker at slette de originale dokumenter fra Acrobat Sign-systemerne, kan der defineres en "opbevaringspolitik", der fastslår, hvor længe Acrobat Sign skal beholde transaktionen, og automatisk slette aftalen (og valgfrit understøtte supplerende revisionsdata/persondata) fra Acrobat Sign efter den tidsperiode.
Opbevaringsregler defineres af en kontoadministrator i sektionen Datastyring i administratormenuen.
- Administratorer på gruppeniveau har ikke myndighed til at oprette eller deaktivere opbevaringsregler
- Indstillinger på kontoniveau arves af alle grupper på kontoen som deres standardværdi
- Grupper skal konfigureres individuelt, hvis de skal afvige fra indstillingen på kontoniveau
- Indstillinger på gruppeniveau tilsidesætter altid indstillingen på kontoniveau
Når en aftale opnår en afsluttet tilstand:
- Acrobat Sign kontrollerer gruppeopbevaringsreglerne for den bruger, der oprettede aftalen (den aktuelle gruppe, som brugeren er i, når aftalen bliver afsluttet)
- Hvis der i øjeblikket ikke anvendes nogen grupperegel, bruges kontoreglen
- Hvis kontoreglen heller ikke er defineret, er ingen opbevaringsregler defineret, og aftalen får ikke en sletningsdato
- Aftaler, der ikke kræver en sletningsdato, når de bliver afsluttet, kan stadig slettes via GDPR-værktøjer
Hvis der anvendes en opbevaringsregel på aftalen:
- Aftalen slettes efter planen baseret på regelparametrene
- Den anvendte regels Regel-id er tilknyttet transaktionen, hvilket sikrer, at den korrekte regel overholdes på sletningstidspunktet
Den afsluttede aftale venter indtil det angivne sletningstidspunkt.
- Antallet af dage, indtil sletningen er bogstavelig.
- F.eks.: Hvis der er defineret 14 dage, udløses sletningshandlingen, nøjagtigt 14 dage (til den anden) efter at aftalen blev afsluttet
Når sletningstidspunktet kommer, kontrollerer Acrobat Sign Regel-id for at afgøre, om reglen er Deaktiveret eller ej
- Hvis reglen er Deaktiveret, udføres der ingen handling
- Hvis reglen ikke er blevet Deaktiveret, slettes aftalen
- Hvis muligheden for at slette revisionsrapporten og personlige oplysninger (PII) er aktiveret, gælder den samme proces baseret på det tidsinterval, der er defineret for disse dokumenter
- Konti, der bruger id-kort som godkendelsesmetode, sletter underskriverens identitetsrapport (hvis den er indsamlet) som del af PII
- Hvis muligheden for at slette revisionsrapporten og personlige oplysninger (PII) er aktiveret, gælder den samme proces baseret på det tidsinterval, der er defineret for disse dokumenter
Konfiguration
Tilgængelighed:
Miljøet for Datastyring er tilgængeligt for team- og enterprise- licensabonnementer.
Konfigurationsomfang:
Reglerne for Datastyring kan tilgås på konto- og gruppeniveau.
Funktionens grænseflade kan vurderes i fanen Datastyring i administratormenuen.
Konfigurer opbevaringsregler på kontoniveauet
Konfigurer opbevaring på kontoniveau (hvis der er nogen) først.
Alle grupper arver automatisk kontoindstillingerne, så hvis du ønsker at anvende én politik på alle grupper, skal du gøre følgende:
- Gå til Konto > Kontoindstillinger > Datastyring
- Klik på plusikonet
Overlejringen for Opret opbevaringsregel præsenterer:
- Definer antallet af dage, som en aftale skal bevares, efter at den har opnået en afsluttet tilstand
- 1 dag er minimum
- 5475 dage (15 år) er maksimum
- Indstil valgfrit en opbevaringsperiode for aftalens revisionsspor og tilknyttede personlige oplysninger om de parter, der er involveret i aftalen
- Revisionen og PII skal opbevares mindst ligeså længe som aftalen og potentielt længere
- Hvis denne indstilling ikke er aktiveret, bevares revisionsposten og PII, indtil de slettes ved hjælp af en anden metode (f.eks.: GDPR-sletning)
Den første regel (øverst på stakken uden en Slutdato) er den aktuelt anvendte regel. Der kan kun anvendes én regel for én gruppe ad gangen.
Hvis der oprettes en ny regel:
- Den nye regel bliver den aktuelt anvendte regel
- Den nye regel indsættes øverst på listen med Startdato for, hvornår reglen blev oprettet, og ingen Slutdato
- Hvis der er en tidligere eksisterende regel, der aktivt anvendes, når den nye regel oprettes:
- Den tidligere eksisterende regel stopper med at blive anvendt på nyligt afsluttede aftaler
- Den tidligere eksisterende regel flyttes ned på listen lige under den nye (nuværende) regel
- Den tidligere eksisterende regel benytter en Slutdato-værdi, der passer til Startdato for den nye (nuværende) regel
Konfigurer tilbageholdelsesregler på gruppeniveauet
Ved at konfigurere opbevaringsreglerne på gruppeniveau tilsidesætter du de nedarvede kontoregler for de brugere, der i øjeblikket er i gruppen.
Hvis en bruger flyttes mellem grupper med aftaler i gang, gælder den nye gruppes opbevaringsregler for alle aftaler, der opnår en afsluttet tilstand, mens de er i den gruppe.
Afsluttede aftaler, der har en opbevaringsregel anvendt, før den oprettende bruger flyttes til en nu gruppe, vil overholde sletningsdatoen for den anvendte regel, forudsat at reglen ikke deaktiveres før sletningshandlingen.
Med ovenstående in mente er konfiguration af opbevaringsregler på gruppeniveau kun anderledes på to måder:
Status på tilbageholdelsesregler
Aktiveret – regler, der stadig er gyldige for de aftaler, der opnåede en afsluttet tilstand, da reglen blev anvendt
- Den aktuelt anvendte regel er altid øverst på listen og indeholder ingen Slutdato
Deaktiveret – Deaktiverede anvendes ikke længere. Hvis en aftale opnåede en afsluttet tilstand under en deaktiveret regel, slettes den ikke på den valgte sletningsdag
- Deaktiverede regler er nedtonede
- Deaktiverede regler kan ikke genaktiveres
Udløbet – Udløbne regler har ingen afsluttede aftaler, der afventer sletning
- Eksempel: Hvis du har en regel i 14 dage, der har 10. marts som slutdato, så udløber reglen ved udgangen af 24. marts, da alle de aftaler, der er omfattet af reglen, allerede er blevet slettet
Ældre – kunder, der havde en opbevaringspolitik styret af den ældre back-end-indstilling, vil se en afspejling af den politik som en Ældre opbevaringsregel.
- Aftaler, der allerede var planlagt til at blive slettet under den ældre regel (inden de nye regler blev indført), vil overholde den ældre regels sletningstidspunkt
Filtrering af reglerne efter status
Listen over opbevaringsregler kan filtreres ved at klikke på "hamburger"-ikonet øverst til højre i tabellen.
Med dette sæt af muligheder kan du filtrere efter:
- Alle regler – standardværdien
- Kun aktiverede regler
- Kun deaktiverede regler
- Kun udløbne regler
Du kan også vælge at få returneret 15, 30 eller 50 poster per side.
Deaktivering af en regel
Deaktivering af en regel kan ikke fortrydes.
Deaktivering af en regel vil medføre, at alle resterende aftaler, der er underlagt reglen, ikke længere har en sletningsdato, som vil blive overholdt.
Disse aftaler skal derefter slettes med GDPR-værktøjer.
Sådan deaktiveres en regel:
- Vælg reglen
- Klik på linket Deaktiver
Slettede grupper
Opbevaring er baseret på gruppeindstillinger (enten eksplicit indstillet eller nedarvet fra kontoindstillingerne).
Fremtidig revision af opbevaringsregler, der er blevet anvendt, kræver, at der opretholdes en historik over reglerne.
Af denne grund slettes Gruppe-id ikke helt. I stedet bevares de nødvendige indstillinger og kan ses/redigeres via kontoadministratorens adgang til Grupper.
Slettede grupper kan eksponeres på siden Grupper ved at klikke på "hamburger"-ikonet og vælge Vis kun slettede grupper
Klik én gang på den gruppe, der skal redigeres, og klik på linket Gruppeindstillinger.
- Regler kan oprettes og deaktiveres på samme måde, som da gruppen var aktiv
API-baseret sletningshandling
On-demand-tilbageholdelse kan aktiveres, hvor kundeadministratorer har muligheden for at bruge Acrobat Sign API'en til at fjerne dokumenter individuelt.
- Det anvendte API-kald, der bruges, er: DELETE /agreements/{agreementId}/documents
Kontakt Supportteamet for at aktivere denne indstilling.
- Kun én regel kan anvendes, når aftaler når en afsluttet tilstand
- Flere regler kan være Aktiveret, da en regel forbliver aktiveret, så længe der er aftaler, der har en valgt sletningsdato (i henhold til reglens omfang)
- Deaktiverede regler kan ikke genaktiveres. Deaktiveret er permanent
- Opbevaringsregler anvendes, når en aftale opnår en afsluttet tilstand, og ikke når aftalen oprettes
- Den anvendte opbevaringsregel er baseret på den gruppe, som den oprettende bruger i øjeblikket er i, på det tidspunkt hvor aftalen opnår en afsluttet tilstand
- Det er ikke muligt at redigere de opbevaringsregler, der anvendes på en aftale, efter den har opnået en afsluttet tilstand, hvad angår ventetiden
- Du kan deaktivere en regel for at forhindre, at aftalen slettes, men dette forhindrer også sletningen af alle aftaler, der benytter reglen, og som ikke er blevet slettet endnu
- Du kan bestemme, hvilken regel der gælder for enhver aftale, ved at kontrollere revisionsrapporten for aftalen og sammenligne datoen for, hvornår den blev fuldført, med datointervallerne for dine forskellige opbevaringsregler
- 5475 dage er den maksimale opbevaringsperiode, du kan installere