Konfigurer opbevaringsregler i Adobe Acrobat Sign

Definer, hvor længe aftaler og relaterede data opbevares, før de automatisk slettes.

Opbevaringsregler giver administratorer mulighed for at kontrollere, hvor længe aftaler og tilknyttede data gemmes i Adobe Acrobat Sign, efter de når en endelig tilstand. Dette hjælper organisationer med at automatisere dataoprydning og tilpasse dokumenters livscyklus til interne compliancepolitikker.

Inden du går i gang

• Du skal være administrator på konto- eller gruppeniveau for at konfigurere opbevaringsregler.

Konfiguration

Tilgængelighed

• Acrobat Standard og Acrobat Pro: Ikke understøttet.
• Acrobat Sign Solutions: Understøttet.
• Acrobat Sign for Government: Understøttet.

Konfigurationsomfang

Regler for opbevaring kan konfigureres på konto- og gruppeniveau.

Indstillinger på gruppeniveau tilsidesætter indstillingerne på kontoniveau.

• Standardadfærd - Hvis ingen opbevaringsregel er konfigureret, opbevares aftaler, indtil de manuelt slettes eller fjernes gennem andre processer.
• Indvirkning på igangværende aftaler - Opbevaringsregler anvendes, når en aftale registreres i en endelig tilstand. Aftaler, der allerede er i gang, påvirkes ikke, før de når en endelig tilstand.

Sådan tilgås denne indstilling

Kontoniveau:

• Gå til Kontoindstillinger > Datastyring.

Gruppeniveau:

1. Naviger til: Admin > Grupper.
2. Vælg en gruppe.
3. Vælg Gruppeindstillinger > Datastyring.

Opret en opbevaringsregel

Når en ny regel oprettes, bliver den den aktive regel. Tidligere aktive regler forbliver på listen med en slutdato og fortsætter med at styre aftaler, der allerede var tildelt til dem.

Konfigurer tilsidesættelser på gruppeniveau

Regler på gruppeniveau tilsidesætter regler på kontoniveau for brugere i gruppen. Hvis ingen regel på gruppeniveau er defineret, anvendes reglen på kontoniveau.

• Opret en regel ved hjælp af de samme trin som konfigurationen på kontoniveau.
• (Valgfrit) Aktivér Bevar alle aftaler for denne gruppe for at forhindre automatisk sletning.
  • Brug denne indstilling til at omgå indstillingen på kontoniveau, når gruppens aftaler skal bevares.

Hvis en bruger bevæger sig gennem grupper, anvendes opbevaringsreglen baseret på den gruppe, som brugeren tilhører, på det tidspunkt hvor aftalen registreres i en endegyldig tilstand.

Sådan fungerer indstillingen

Når en aftale opnår en afsluttet tilstand:

• Den primære opbevaringsregel anvendes og knyttes til aftalen.
  • Den anvendte opbevaringsregel er tilknyttet aftalen, hvilket sikrer, at den korrekte regel overholdes på sletningstidspunktet.
• Systemet beregner sletningsdatoen baseret på den definerede opbevaringsperiode.
• Aftalen slettes, når opbevaringsperioden udløber, forudsat at reglen forbliver aktiveret.

Behandling af terminaltilstand kan blive forsinket med op til 12 timer i spidsbelastningsperioder, hvilket kan forsinke, hvornår opbevaringsperioden begynder.

For at forstå, hvordan timing påvirker opbevaring, se oversigten over datastyring.

Bedste praksisser

• Definer opbevaringsregler, før du sender aftaler, for at sikre ensartet anvendelse af politikkerne.
• Brug regler på gruppeniveau til at understøtte forskellige opbevaringskrav på tværs af teams.
• Gennemgå regler regelmæssigt for at bekræfte, at de stemmer overens med aktuelle overholdelseskrav. 

Bemærk følgende

• Opbevaringsregler anvendes, når en aftale registreres i en endelig tilstand.
• Kun én opbevaringsregel er aktiv ad gangen for nyligt terminale aftaler. Når en ny regel oprettes, bliver den den aktive regel og gælder for alle aftaler, der registreres i en terminal tilstand fremadrettet. Tidligere aktive regler fortsætter med at gælde for aftaler, der allerede var tildelt til dem, og behøver ikke at blive deaktiveret.
• Opbevaringsreglen er baseret på den gruppe, som den afsendende bruger tilhører på det tidspunkt, hvor aftalen opnår sin endegyldige tilstand.
• Behandling af terminaltilstand kan blive forsinket med op til 12 timer i spidsbelastningsperioder, hvilket forsinker starten af opbevaringspolitikker.
• Hvis ingen regel er defineret, bevares aftaler på ubestemt tid.
• Deaktivering af en regel forhindrer sletning for alle aftaler, der er omfattet af den regel og endnu ikke er blevet slettet.

Relaterede artikler

• Oversigt over dataopbevaringsregler
• Administrer opbevaringsregler
• Slet aftaler ved hjælp af datastyring og GDPR-værktøjer.