Brugerhåndbog Annuller

Overhold GDPR-krav

 

Adobe Acrobat Sign-håndbog

Nyheder

Kom godt i gang

Administrer

Send, underskriv og administrer aftaler

Avancerede aftalefunktioner og arbejdsforløb

Integrer med andre produkter

Acrobat Sign-udvikler

Support og fejlfinding

Bemærk:

Baseret på GDPR-kravene om at indhente brugertilladelse inden lagring af data på brugerens enhed kan nogle brugere opleve en eller flere anmodninger om at aktivere cookies:

  • Brugere, der tilgår Adobe Acrobat Sign fra de lande, der håndhæver GDPR, vil skulle aktivere kernetjeneste -cookies
    • Cookies til ydeevne og personlig annoncering kan aktiveres eller deaktiveres ved at klikke på Tilpas
    • Cookies kan administreres når som helst ved at klikke på linket Cookie-ydeevne nederst til højre på alle Acrobat Sign-websider:

  • Konti, der migrerer til adobesign.com-domænet (fra echosign.com), skal konfigurere deres cookies to gange, da hvert domæne skal placere unikke cookies
Forsigtig:

ANSVARSFRASKRIVELSE: Denne vejledning er et sæt retningslinjer og udgør IKKE juridisk rådgivning. Søg juridisk rådgivning hos din virksomheds juridiske rådgiver for at overholde kravene i de områder, hvor du handler.

Hvad er GDPR?

Persondataforordningen (der fra engelsk forkortes GDPR) er EU's nye fortrolighedslov, der samordner og moderniserer databeskyttelseskrav. Selvom der er mange nye og forbedrede krav, forbliver de underliggende kerneprincipper de samme. De nye regler har en bred definition af persondata og favner bredt, hvilket påvirker alle virksomheder, der indsamler personlige oplysninger fra personer i EU. En del af bestemmelsen kræver, at personer har retten til at forstå, hvilke persondata der er blevet indsamlet, og at de kan få data slettet efter anmodning, når det er passende.

I denne artikel henviser ordet Bruger til et medlem af en virksomhed, der sender aftaler til underskrivelse.  Ordet "Underskriver" henviser til en person, der modtager og enten underskriver eller afviser aftalen. En fortrolighedsadministrator er en Acrobat Sign-kontoadministrator med særlige muligheder for at fjerne personlige oplysninger fra tjenesten efter anmodning fra en afsender eller underskriver.

Brugerens unikhed er baseret på den mailadresse, der bruges til at identificere personen. En person, der har flere mailadresser, kan have flere separate bruger-id'er i systemet. Alle GDPR-kontroller i Acrobat Sign anvender mailadressen til at finde og administrere personlige oplysninger. Der er ingen forbindelse mellem de unikke mailadresser, og en administrator kan kun finde data på den angivne mailadresse.

Funktioner, der understøtter GDPR

Acrobat Sign har funktioner til at hjælpe kunder med at overholde GDPR. Få mere at vide om, hvordan Adobe beskytter din fortrolighed, på www.adobe.com/privacy.

Iht. GDPR har personer større rettigheder til at anmode om adgang, rettelse eller sletning af deres personlige oplysninger.

  • Adgang – de fleste personlige oplysninger om en bruger eller en underskriver kan tilgås direkte af personen via Acrobat Signs grænseflade.  En lille mængde aktivitetsoplysninger er i øjeblikket ikke direkte tilgængelige.  En individuel kontoholder vil skulle kontakte Adobes fortrolighedskontor på Adobe.com/privacy for at anmode om adgang til disse oplysninger. Et eksempel på rapporten vises senere i denne artikel.
  • Rettelse – alle de personlige oplysninger, der indsamles om brugere eller underskrivere, er tilgængelige via brugergrænsefladen.  Hvis der kræves ændringer, kan brugeren eller underskriveren foretage ændringerne direkte uden at kontakte Adobe eller deres administrator.
  • Sletning – der er forskellige handlinger afhængig af den rolle, der spilles i underskrivelsen. En bruger, der sender aftaler, skal foretage anmodningen til den virksomhed, de er ansat hos.  Adobe kan ikke deltage i denne interaktion og styrer ikke de data, som arbejdsgiveren har indsamlet i forbindelse med deres forretning.  Underskrivelsesprocessen indsamler den minimale mængde oplysninger om en underskriver under underskrivelsen. Dette omfatter navn, mailadresse, IP-adresse og evt. telefonnummer og engangskode. Disse oplysninger gemmes sammen med aftalen med deres signatur og styres af den virksomhed, der sendte aftalen. Hvis en underskriver har brug for oplysninger om de persondata, der er indsamlet med aftalen, skal de kontakte aftalens afsender. Som en databehandler kan Adobe ikke levere oplysninger til underskriveren om aftalen eller den virksomhed, der sendte dem aftalen. Eftersom de eneste oplysninger, der gemmes om underskriveren, er i aftalen, slettes underskriverens personlige oplysninger, hvis aftalen slettes. Hvis afsenderen accepterer at slette underskriverens oplysninger, bruges fortrolighedsmenuen til at finde og slette de aftaler, hvor underskriveren var en deltager.

I forhold til Acrobat Sign-værktøjssættet er der tre funktioner på plads:

  • Brugerniveaulogge – en log over de forskellige hændelser (som omfatter personlige oplysninger), der udløses i Acrobat Sign-miljøet
  • Aftalesletning Fortrolighedsadministratorer har tilladelse til at se og slette enhver aftale, som er oprettet af en bruger i deres konto.
  • Brugersletning – Fortrolighedsadministratorer har tilladelse til at slette enhver bruger i deres konto.

Fortrolighedsadministratorer kan administrere brugerens oplysninger og aftaler ved at logge på Admin Console og redigere brugerens profil.

Logfiler på brugerniveau

Enhver bruger kan anmode Adobe Privacy Center om at sende loggen over deres aktiviteter i Acrobat Sign-systemet, som omfatter private oplysninger.

De oplysninger returneres i formularen i en CSV, der indeholder:

  • Hændelsens dato
  • Hændelsens type
  • IP-adressen, hvorfra hændelsen blev udløst

Aftalesletning

Gælder kun for aftaler, der sendes af brugere med tilladelse fra privatlivsadministratoren.

Når en underskriver anmoder om at få sine oplysninger fjernet fra Acrobat Sign-systemet, kan kontoens fortrolighedsadministrator søge efter brugerens mailadresse og returnere alle de aftaler, som den mailadresse deltog i, og som blev oprettet i administratorens konto.

Hvis privatlivsadministratoren bestemmer, at der ikke længere er brug for aftalen, kan han/hun slette den helt og uopretteligt fra tjenesten.

Modtagere, der kontakter Acrobat Sign, omdirigeres til at gennemgå deres Administrer -fane og kontakte den virksomhed, der oprindeligt oprettede transaktionen, med det formål at slette aftalen.

Som kundens databehandler vil Acrobat Sign aldrig slette en aftale på en modtagers anmodning.

Vinduet Beskyttelse af personlige oplysninger med aftaler vist og linket Download aftale fremhævet

Brugersletning

Gælder kun for brugere med tilladelse fra privatlivsadministratoren

Når en medarbejder anmoder om, at deres oplysninger slettes fra dine systemer, sletter dette værktøj alle brugerens oplysninger fuldstændigt fra Acrobat Signs servere.

Brugere skal foretage denne anmodning direkte til kontoens fortrolighedsadministrator. Kun fortrolighedsadministratoren har tilladelse til at slette brugere.

Acrobat Sign-support kan ikke slette brugere fra en konto, og hvis de anmodes om at gøre det, henvises brugeren til kontoadministratoren.

Fanen Brugere med en inaktiv brugerindstilling vist, og linket Slet brugeroplysninger fremhævet

Bemærk:

Individual-konti og gratis konti

Brugere, der findes som den eneste person på en konto, eller som kun har en gratis konto, vil ikke kunne slette sig selv. I så fald skal brugeren kontakte Adobe Privacy Center.

Brugeren skal angive sin mailadresse og en eksplicit instruktion om at slette den bruger, der er associeret med mailadressen, fra Acrobat Signs systemer. Adobe Privacy Center vil derefter gøre det nødvendige for at sikre, at brugeren slettes.

Sådan kan brugere anmode om at få deres data fjernet fra Acrobat Sign

Hvis ens personlige oplysninger skal slettes fra Acrobat Signs systemer, kræver det, at brugerens aktiver behandles på korrekt vis.  Denne proces varierer afhængig af den involverede type bruger eller konto, som kan grupperes i tre kategorier:

Adobe Privacy Center

Enhver anmodning om handling, som ikke understøttes af værktøjerne i brugergrænsefladen, eller spørgsmål om GDPR-overholdelse skal rettes til Adobe Privacy Center.

Support- og Success-medarbejdere har ikke adgang til de værktøjer, som sletter indhold fra serverne.

Få hjælp hurtigere og nemmere

Ny bruger?