Připojit kopii PDF podepsaného dokumentu do e-mailů odesílaných na

Přehled

Kopii podepsané dohody ve formátu PDF lze připojit k závěrečnému e-mailovému oznámení doručenému účastníkům dohody po úspěšném dokončení procesu podpisu.

To, komu bude podepsaný dokument PDF doručen, je založeno na nastaveních definovaných ve skupině, ze které se dohoda odesílá, a distribuce může být omezena pouze na interní příjemce, externí příjemce, interní a externí příjemce nebo nikoho.

Doručený soubor PDF je přiložen přímo k e-mailu a je ověřen podepisovacím certifikátem CDS Adobe Acrobat Sign, aby bylo zajištěno, že dokument je ověřená kopie právně podepsaného originálu na serveru Acrobat Sign.

Správci by měli zvážit typ obsahu, který je shromážděn v dokumentech, a vyhodnotit výhody a rizika doručení připojené kopie takového dokumentu v e-mailovém formátu. Pokud kopie nejsou doručeny příjemcům, měl by být založen systém pro poskytování podepsaného dokumentu externím podepisujícím.

Osvědčené postupy

Správci budou muset chápat podstatu odesílaných dohod a to, zda komfort doručení podepsaného dokumentu podepisujícím převáží nad veškerým rizikem spojeným s připojením PDF.

Objektivně je bezpečnější zamezit e-mailovému doručování podepsaných souborů PDF. To je třeba porovnat s požadavky na doručení podepsaného dokumentu podepisujícím (pokud existují). Pokud je automatické doručování zakázáno, měli by správci vytvořit proces příjmu a doručování podepsaných dokumentů jejich podepisujícím na vyžádání.

V závislosti na objemu dohod a citlivosti různých dohod může být užitečné vytvořit různé skupiny, které budou doručovat vysoce citlivé dohody s přísnějšími možnostmi zabezpečení.

Konfigurace

Dostupnost:

Možnost připojit PDF k závěrečnému e-mailu je k dispozici pro týmové a podnikové licenční plány.

Rozsah konfigurace:

Funkci lze aktivovat na úrovních účtu a skupiny.

Ovládací prvky pro tuto funkci lze posoudit přechodem do nabídky Globální nastavení > Připojit kopii PDF podepsaného dokumentu do e-mailů odesílaných na

Ovládací prvky umožňují omezit počet osob, kterým bude e-mail zaslán:

• Všichni příjemci – Všechny strany zapojené do procesu dohody obdrží kopii dokumentu.
  
• Interní příjemci – Dokument obdrží pouze účastníci, kteří jsou interní ve vašem účtu služby Acrobat Sign.
  • Připomínáme, že interní příjemci mají přímý přístup ke stažení kopie původní dohody na stránce Správa ve svém účtu Acrobat Sign.
• Externí příjemci – Dokument obdrží pouze účastníci, kteří jsou externí ve vašem účtu služby Acrobat Sign.
  • Připomínáme, že externí příjemci obvykle nemají přímý přístup k dohodě v systému služby Acrobat Sign. Externí příjemci, kteří chtějí kopii dokumentu, musí kontaktovat vaši organizaci se žádostí o kopii.
• Nikdo – Soubor PDF není přiložen ke konečnému e-mailu.