Přihlaste se jako správce a přejděte do části Nastavení účtu > Globální nastavení > Odeslat zvláštní kopii každé podepsané dohody na následující e-mailové adresy
Naposledy aktualizováno
20. 7. 2023
Vítejte v průvodci rychlým nastavením účtu pro Adobe Acrobat Sign
V tomto průvodci naleznete doporučené první kroky konfigurace svého účtu ve službě Adobe Acrobat Sign a přípravy k odesílání transakcí.
Doporučujeme, aby si všichni uživatelé nejprve nakonfigurovali své osobní uživatelské ID, včetně administrátorů.Jakmile bude váš profil ověřen, přejděte do sekce Admin a nakonfigurujte nastavení účtu.
Uživatelé
Při prvním přihlášení do služby Acrobat Sign věnujte chvíli kontrole svých osobních uživatelských údajů. Tyto informace se používají v několika šablonách, takže je důležité zajistit, aby byly správné.
- Umístěním ukazatele myši na své jméno v pravém horním rohu otevřete nabídku a klikněte na řádek Můj profil
Na stránce profilu se zobrazí specifické hodnoty, které bude služba Acrobat Sign používat při přizpůsobení všech vašich transakcí. Nejdůležitější položky:
- Vaše celé jméno – Používá se v e-mailové komunikaci a pro váš výchozí tiskový podpis.
- Vaše pracovní zařazení - doplní se do pole pracovního zařazení, pokud je toto pole nabídnuto k vyplnění.
- Název vaší společnosti - doplní se do pole Společnost, pokud je toto pole nabídnuto k vyplnění. Toto by měl být celý oficiální název vaší společnosti.
- Časové pásmo – razítka času a data budou uváděna ve vašem časovém pásmu pro lepší přehlednost při vytváření sestav.
Potřebujete-li provést změny v kterékoli položce obsahu, klikněte na tlačítko Upravit profil, proveďte potřebné změny, a poté kliknutím na tlačítko Uložit tyto změny uložte.
Služba Acrobat Sign umožňuje současné používání tří stylů podpisů, záleží na osobních a pracovních požadavcích:
- Písmo podobné skriptu: Výchozí hodnota a v současnosti nejoblíbenější styl. Na vaše jméno je aplikováno písmo napodobující vzhled vlastnoručního podpisu.
Pokud zvolíte tuto možnost, nemusíte provádět žádnou explicitní konfiguraci.
Přizpůsobené podpisy
Chcete-li vytvořit jedinečný podpis, přejděte do části Osobní předvolby > Můj podpis.
Kliknutím na tlačítko Vytvořit otevřete panel podpisu a vyberte metodu vytvoření podpisu:
- Biometrický: Napište svůj podpis myší, perem nebo prstem! Nejlepšího výsledku dosáhnete napsáním svého podpisu prstem na tabletu.
- Možnost Mobilní umožňuje odeslat podpis ze zařízení, na kterém právě pracujete, do telefonu s dotykovým ovládáním.
- Obrázek podpisu: Pokud máte obrázek svého podpisu, můžete jej odeslat do systému a služba Acrobat Sign tento obrázek použije při podepisování jako váš podpis.
Po vytvoření vhodného podpisu klikněte na možnost Použít.
Pro náročné uživatele, kteří chtějí být v neustálém kontaktu se svými transakcemi, můžete načasovat milníky, které mohou aktivovat odeslání e-mailu do vaší schránky nebo upozornění, které bude doručeno v sestavě.
Na stránku oznámení se dostanete tím, že přejdete do části Osobní předvolby > Moje oznámení
Několik stručných definic:
- Events: Akce, které se stávají s transakcí (Odesílání, Zobrazení, Podepisování atd.).
- Upozornění: Očekávané akce, ke kterým nedojde v zadaném časovém rozmezí (nejsou zobrazeny do osmi hodin, zobrazeny, ale nepodepsány do tří hodin, atd.).
Události i upozornění lze konfigurovat dvěma způsoby. Zaškrtnutím možností konfigurace můžete vybrat žádnou možnost, jednu nebo obě možnosti. Máte k dispozici následující možnosti:
- E-mail: Vyberete-li tuto možnost, obdržíte e-mail při každém výskytu události nebo upozornění. V závislosti na objemu vašich transakcí se může tato možnost chovat jako „nevyžádaná pošta“, takže při jejím nastavování doporučujeme pamatovat na přípustný objem doručovaných zpráv.
- Událost: Události se zobrazují na vaší kartě Domovská stránka (v části Události/Upozornění) a budou uvedeny také ve všech sestavách, které vytvoříte na stránce Události/Upozornění.
Pamatujte si také, že pro tyto události/upozornění jsou k dispozici dvě karty.
- Moje události/upozornění obsahuje sadu možností pro transakce, u kterých jste odesílatelem.
- Část Sdílené události/upozornění obsahuje nastavení pro všechny ostatní ID uživatelů, které s vámi sdílí svůj účet. Chcete-li konfigurovat sdílené události/upozornění, přejděte do nabídky Osobní preference > Sdílené události/upozornění.
Zprávy lze konfigurovat ve spodní části stránky – můžete dostávat souhrn zaškrtnutých události a zpráva může být doručována podle vašeho přání jednou za týden, každý pracovní den nebo každý den.
Podniková a firemní úroveň služby umožňují uživatelům vytvářet osobní zápatí podobná souboru s podpisem v e-mailu.
Pokud tuto možnost povolil váš správce účtu, můžete ji nastavit přechodem do části: Osobní preference > Moje e-mailové zápatí
- Pokud tuto možnost nevidíte, může ji správce účtu povolit na úrovni účtu nebo skupiny.
Toto zápatí se umístí ve spodní části transakčních e-mailů, ale nad zápatí na úrovni účtu:
K dispozici jsou dvě výchozí jazykové možnosti:
- Moje jazykové preference - Určuje výchozí jazyk používaný při doručování e-mailů vám, stejně jako jazyk používaný pro navigaci na obrazovce.
- Jazyk podepisování – Určuje výchozí jazyk e-mailů a pokynů při navigaci po obrazovce pro příjemce mimo účet služby Acrobat Sign.
Správci
Vítejte, správci!
Předpokládáme, že jste úspěšně konfigurovali své osobní uživatelské ID a jste připraveni učinit další rozhodnutí týkající se celého účtu.
Níže uvedené popisy jsou poměrně dlouhé, ale řádným nastavením účtu zajistíte, že odesílatelé i podepisující nebudou mít žádné problémy se zahájením používání vašeho procesu a omezíte tak počty dotazů souvisejících s nasazením tohoto procesu.
Poznámka: V následujícím textu nejsou podrobně popsány všechny dostupné možnosti, takže v případě dotazů kontaktujte podporu.
Funkce Zprávy v produktu a nápověda umožňuje službě Acrobat Sign vylepšit prostředí produktu prostřednictvím třetí strany, která může poskytovat důležitá upozornění v aplikaci, shromažďovat zpětnou vazbu a data o používání a nabízet nápovědu založenou na chování nebo pokyny důležité při zahájení práce.
Přístup k ovládacím prvkům se nachází na kartě Globální nastavení rozhraní správce na úrovni účtu.
Povolením této funkce umožníte společnosti Adobe zobrazovat upozornění přímo v rozhraní služby Acrobat Sign, jakmile se přihlásíte a nabídnete přístup k dokumentům podpory přímo z aplikace (kliknutím na plovoucí bublinu s otazníkem).
Nastavení externího archivu
Správci mohou nakonfigurovat funkci Externí archiv služby Adobe Acrobat Sign tak, aby automaticky doručila kopii e-mailu Podepsáno a archivováno pro každou úspěšně dokončenou dohodu na další e-mailovou adresu. Tato automatická kopie bude vždy obsahovat podepsanou dohodu ve formátu PDF, zprávu o auditu ve formátu PDF a soubor CSV s daty polí (pokud je nějaký k dispozici), bez ohledu na to, jaká jsou nastavení účtu nebo skupiny, která řídí, zda mají být tyto dokumenty připojeny.
Externí archiv lze konfigurovat na úrovni účtu a skupiny, přičemž nastavení na úrovni skupiny je nadřazeno nastavení na úrovni účtu. Účty, které využívají funkci Uživatelé ve více skupinách, mohou efektivně použít konfiguraci na úrovni skupiny, když se skupiny používají k definování specifických pracovních postupů dokumentu. (Například Právní skupina může zahrnout své právní oddělení do všech dokončených dohod a odebrat veškeré obecné archivační adresy, které by mohly být nakonfigurované na úrovni účtu.)
Konfigurace archivu vyžaduje pouze zadání platné e-mailové adresy do vstupního pole Odeslat dodatečnou kopii každé podepsané dohody na kartě Globální nastavení v nabídce správce. Je možné použít jakoukoli adresu, včetně aplikací třetích stran, které přijímají příchozí e-maily.
Na kartě Externí archiv jsou uvedeny pokyny k vyhledání příchozí e-mailové adresy pro aplikace Box a Evernote, kterou lze použít k odesílání dohod do těchto aplikací bez vyžádání.
Poznámka
Uživatelé s účty individuální úrovně nemají přístup ke kartě nabídky Globální nastavení. Vstupní pole Odeslat dodatečnou kopii každé dohody pro individuální úroveň služby se nachází na stránce Externí archiv.
Přidání e-mailu do rozhraní externího archivu
-
-
Vyberte možnost Přidat tlačítko e-mailové adresy.
Uživatelé s individuálními účty musí přejít na kartu Externí archiv:
-
Otevře se překryvné okno pro přijetí e-mailové adresy pro archiv.
Dvakrát zadejte e-mailovou adresu (pro zajištění správnosti adresy).
Uložte e-mailovou adresu.
PoznámkaPokud je doména e-mailové adresy archivu pro daný účet nová, bude vydána výzva k ověření, zda je e-mailová adresa archivu přesná.
Velmi pečlivě ověřte, že je e-mail archivu správný. Jistě nechcete, aby se kopie každé dohody automaticky odesílala nesprávné osobě.
Preference podpisu.
U těchto nastavení je nutné vzít v úvahu mnoho různých možností, takže se do toho pusťme.
Přejděte do části: Účet > Preference podpisu
První dvě nastavení řídí automatické formátování čáry, na které se nachází podpis a data podpisu vložená pod čárou:
- Použít dobře formátované podpisy a iniciály
- Povolením této možnosti vložíte čáru a pod ní obsah podpisu
- Zakázáním této možnosti dojde k pouhému umístění podpisu bez označení, že se jedná o elektronický podpis
- Dynamicky přizpůsobit čáru pod podpisem a iniciály
- Povolením této možnosti provedete dynamickou úpravu čáry pod podpisem tak, aby byla o několik pixelů delší než samotný podpis nebo iniciály
- Pokud je tato možnost zakázaná, vytiskne se plná čára po celé délce původního pole podpisu
Povolit příjemcům vkládat podpisy a iniciály
Další část řídí jak mohou příjemci připojit svůj podpis. Pokud nemáte určitý důvod pro omezení možností, doporučujeme umožnit příjemcům připojit svůj podpis způsobem, který jim vyhovuje.
Máte k dispozici tři možnosti:
- Zapište jejich jména a iniciály - Zapsání jména je pro většinu podepisujících tím nejsnadnějším způsobem, protože nevyžaduje žádné další kroky. Příjemce zadá své jméno a použije se písmo podobné rukopisu.
- Dynamická volba písma podepisování – Služba Acrobat Sign nabízí celou řadu písem podobných skriptu. Ve výchozím nastavení se používají v pevném pořadí. Pokud je tato možnost povolena, bude se používat náhodný počáteční bod použitého písma
- Kreslení ručního podpisu a iniciál na obrazovce pomocí myši, stylusu nebo prstu - Pokud je tato možnost povolena, příjemci budou mít možnost fyzicky nakreslit svůj podpis.
- Odesílání obrázku jejich podpisu a iniciál – Pokud je tato možnost povolena, mohou příjemci odeslat ze svého místního systému obrázek se svým podpisem.
Povolit příjemcům použít jejich uložený podpis
Tato část možností určuje, jestli příjemci mohou používat existující uložený podpis (biometrické podpisy a podpisy založené na obrázku se ukládají). Pokud zakážete používání uložených podpisů, budou příjemci muset svůj podpis napsat, nakreslit nebo odeslat, a to v závislosti na typu podpisu, který povolíte.
Máte následující možnosti:
- Všichni příjemci - Pokud je vybráno, všichni příjemci budou moci používat své uložené podpisy.
- Interní příjemci – Tato možnost umožní používat uložené podpisy pouze příjemcům, kteří také existují jako uživatelé ve vašem účtu Acrobat Sign.
- Nikdo – Zakáže používání uložených podpisů všem příjemcům.
V této části se nachází ještě jedno zaškrtávací políčko:
- Povolit uživatelům v mém účtu nahrát obrázek a uložit ho do jejich profilu jako podpis a iniciály – Povolením této možnosti umožníte uživatelům ve svém účtu Acrobat Sign odeslat obrázek svého podpisu v příslušné části Osobní preference.
Přidání značky vaší společnosti je vynikající způsob, jak přizpůsobit službu Acrobat Sign uživatelům ve vašem účtu i podepisujícím.
Název společnosti a adresa URL názvu hostitele
V této části nastavíte název společnosti a název hostitele pro svůj účet. Na první pohled se jedná o základní možnosti, ale i ty zajistí přizpůsobení vašeho účtu.
Tato dvě nastavení se vztahují na celý účet a nelze je upravit na úrovni skupiny.
Přihlaste se jako správce účtu a přejděte do části: Účet > Nastavení účtu > Nastavení účtu
Název společnosti
Hodnota zadaná do tohoto pole se automaticky vyplní do pole Název společnosti nových uživatelů vytvářených v účtu.
Ve výchozím nastavení umožňuje služba Acrobat Sign uživatelům upravovat svá osobní nastavení, včetně hodnoty Název společnosti pro jednotlivé uživatele.
Pokud chcete aktualizovat hodnotu pole Název společnosti v profilu všech uživatelů v účtu:
- Zaškrtněte políčko Nastavení názvu firmy pro všechny uživatele v účtu
- Klikněte na tlačítko Uložit
Ve všech profilech uživatelů se hodnota uvedená v poli Název společnosti použije jako hodnota Společnost používaná v příslušných profilech uživatelů.
Poznámka
Zaškrtnutím políčka Nastavení názvu firmy pro všechny uživatele v účtu dosáhnete jednorázového nahrazení u všech uživatelů ve vašem účtu.
Po uložení stránky dojde k aktualizaci všech uživatelů a zaškrtnutí tohoto políčka se zruší, aby bylo možné tuto akci v případě potřeby znovu aktivovat (protože uživatelé mají stále oprávnění ke změně hodnoty svého pole Název společnosti).
Název hostitele
Nastavením názvu hostitele pro účet změníte adresu URL, na které se uživatelé přihlašují a adresu URL, kde jsou dohody hostovány pro podepisující.
Výsledkem je přizpůsobená adresa URL s vašim názvem hostitele.
Načtení loga
Správci na úrovni účtu nebo skupiny mohou nahrát obrázek, který se zobrazí místo výchozího loga služby Adobe Acrobat Sign. Tento obrázek se zobrazí v levém horním rohu obrazovky účtu přihlášeným uživatelům.
Poznámka
Pokud máte problémy se správným zobrazením obrázku, ujistěte se, že použitý obrázek je přesně 60 pixelů vysoký a maximálně 200 pixelů široký.
Na pomoc s vytvořením loga správné velikosti si můžete stáhnout šablonu níže.
Stáhnout
-
Jako správce účtu přejděte na položku Nastavení účtu > Nastavení účtu.
-
Vyberte možnost Nahrát logo a přejděte k souboru s logem, které chcete použít.
-
Kliknutím na tlačítko Uložit uložte konfiguraci.
Po nahrání souboru s logem se zobrazí zpráva o úspěšném provedení.
Aktualizujte obsah prohlížeče.
Logo se nyní zobrazí všem vašim uživatelům.
Část Globální nastavení karty Účet patří mezi části bohaté na funkce a všechna nastavení jsou specifická pro určitá použití nebo pro určité případy.
Níže uvádíme popis jednotlivých možností a vysvětlujeme naše doporučení, ale je možné, že vaše použití bude odlišné od „nejběžnějšího používání“.
Přejděte do části Účet > Nastavení účtu > Globální nastavení.
- Přiložit k e-mailům s podepsanou dohodou odesílatele soubor CSV s daty formuláře
Toto pole zaškrtněte, pokud používáte formuláře a chcete získat soubor CSV s daty polí pro každý podepsaný dokument. Jednotlivé CSV pro každou transakci však mohou být poněkud nepraktické.
Pokud potřebujete shromažďovat data nebo zasílat data zpět do vašeho CRM, pak by vám lépe posloužilo věnovat čas vytvoření API řešení.
- Omezená viditelnost dokumentu
Tato funkce umožňuje ukázat v rámci transakce určité soubory pouze různým podepisujícím. Abyste získali maximum z Omezené viditelnosti dokumentu, musíte dobře porozumět svému toku podpisů ve vztahu k dokumentům, které odesíláte, a jak tyto dokumenty připojujete.
Pokud si myslíte, že chcete odeslat velkou transakci s více soubory více podepisujícím a chcete skrýt části tohoto dokumentu před jedním nebo více podepisujícími, pak je toto nastavení pro vás! Pokud se nemůžete rozhodnout, podívejte se na toto video.
- Přiložit k odeslaným e-mailům kopii PDF podepsaného dokumentu
Po dokončení transakce obdrží všichni účastníci automaticky kopii. Toto nastavení vám umožňuje to změnit tak, aby se kopie odesílaly pouze interně, pouze externě, obojím nebo nikomu.
Jak nastavíte toto nastavení, bude pravděpodobně záviset na povaze vašich dokumentů.Pokud shromažďujete citlivé informace, nebude asi vhodné rozesílat podepsané kopie. Takové řešení je nejlepší z hlediska zabezpečení, ale jeho důsledkem může být fakt, že vás zákazníci budou kontaktovat s žádostí o kopii dokumentu. V takovém případě doporučujeme požádat podepisujícího, aby si u služby Acrobat Sign zaregistroval bezplatný účet a stáhl si kopii přímo ze služby Acrobat Sign.
- Přiložit zprávu auditu k dokončeným dokumentům
Pokud potřebujete, aby byly k e-mailům, které vám posíláme, přiloženy zprávy auditů, povolte tuto možnost alespoň pro odesílatele.
- Sloučit více dokumentů do jednoho dokumentu po podpisu
Když u jedné transakce nahrajete více souborů, Acrobat Sign tyto soubory zřetězí do jednoho PDF před odesláním k podpisu.
Toto nastavení určuje, zda vaše e-maily Podepsáno a archivováno obsahují jeden velký PDF, nebo zda je dokument rozdělen zpět do několika souborů.
- Poslat další kopii každé podepsané dohody na tyto e-mailové adresy
Opět se jedná o Externí archiv, ale toto nastavení lze nakonfigurovat na úrovni skupiny (pro zákazníky podnikové a firemní úrovně) a umožňuje přesměrovat vyplněné kupní smlouvy do účetního oddělení nebo vyplněné dohody NDA do právního oddělení (například).
- Odeslat podepsaný dokument
Pokud chcete umožnit podepisujícím dokument vytisknout, podepsat jej a poslat zpět faxem, tak toto nastavení povolte. Někdy může někdo dokument vytisknout a zaslat vám jej, a pokud toto nastavení nepovolíte, nebude možné ve službě Acrobat Sign transakci uzavřít.
- Delegování pro uživatele v mém účtu
Delegování v tomto případě znamená povolení jinému podepisujícímu (e-mailové adrese) podepsat dokument za vás. Delegování neodebírá přístup původní straně, pouze uděluje dalšímu uživateli oprávnění k podpisu.
Obecně se zasazujeme o to, aby byl proces podepisování co nejjednodušší, a to znamená povolit delegování.V některých případech je ale nutné, aby dokument podepsala pouze určená strana.
Poznámka
Pamatujte si, že toto nastavení se vztahuje na uživatele ve vašem účtu služby Acrobat Sign (nikoli na všechny osoby ve vaší společnosti). Může se stát, že podepisující nebudou mít ve vašem účtu uživatelská ID pro službu Acrobat Sign, a na takové strany se toto nastavení nevztahuje.
- Delegování pro uživatele mimo můj účet
Podobné jako výše uvedené nastavení, ale vztahuje se na uživatele, kteří nejsou obsaženi ve vašem účtu služby Acrobat Sign. - Oprávnění k podpisu
Toto nastavení určuje, jaký je výchozí přístup k podpisu dokumentu pro uživatele ve vašem účtu Acrobat Sign.
Obecně doporučujeme povolit všem podepisovat ve výchozím nastavení.Pokud máte v úmyslu používat Acrobat Sign pro jakékoli účely týkající se HR, rozhodně musíte nechat všechny podepisovat.
Pokud zvolíte odepření podpisových oprávnění všem ve výchozím nastavení, budete muset explicitně povolit podepisující, kteří potřebují podepisovat.
Tip!: Jako administrátor nejste automaticky zahrnuti jako podepisující.Takže pokud potřebujete podepisovat dokumenty a zakážete ve výchozím nastavení podepisování, musíte přejít do části Uživatelé a skupiny, kliknout na svoji e-mailovou adresu a povolit své vlastní oprávnění k podepisování. - Nastavit výchozí časové pásmo pro smlouvy vytvořené uživateli v tomto účtu
Toto nastavuje časové pásmo pro časová/datová razítka na vašich transakcích.
- Nastavení související se správcem skupin
Zákazníci na úrovni služeb Firmy a enterprise mohou mít skupiny, a pokud máte skupiny, možná budete chtít mít administrátory pouze pro tyto skupiny.
Tato nastavení umožní správcům skupin přidávat nové uživatele nebo měnit nastavení úrovně jejich skupin za účelem přizpůsobení způsobu, jakým mohou uživatelé v těchto skupinách konfigurovat smlouvy.
Poznámka
Služba Acrobat Sign je založena na modelu vztahu nadřízený – podřízený a skupiny jsou podřízenými objekty účtu. To znamená, že nová skupina zdědí vlastnosti účtu. Znamená to také, že změny na úrovni skupiny přepíší nastavení úrovně účtu.
Nastavení odeslání jsou funkce, které se zobrazují vašim odesílajícím agentům na kartě Odeslat. Tato část popisuje všechny konfigurace dostupné na této stránce.
Podobně jako globální nastavení jsou i tato nastavení velice specifická pro jednotlivé případy.
Je to také vcelku dlouhé, proto si přineste něco k pití a přejděte do části Účet > Nastavení účtu > Nastavení odeslání.
- Zobrazit stránku Odeslat po přihlášení
Toto nastavení přesměruje vaše uživatele na kartu Odeslat poté, co se přihlásí do aplikace Acrobat Sign (místo na kartu Domů).
Pokud zaznamenáváte obtížné zpoždění při prvním přihlášení, pravděpodobně je to způsobeno skripty, které se spouštějí na kartě Domů, aby tyto skvělé vykazovací ciferníky odrážely přesná data. Pokud by vaši uživatelé místo zobrazení dat na kartě Domovská stránka raději přešli přímo k procesu odesílání, použijte právě tuto funkci!
- Role příjemců
Vyžaduje váš pracovní postup schválení jedné nebo více osob, nebo máte příjemce, od kterého se očekává vyplnění obsahu formuláře bez nutnosti použití podpisu? Povolení rolí příjemců vám umožní vytvářet složité pracovní postupy s definovanými specializovanými rolemi.
Poznámka
Formuláře mohou být navrženy tak, aby vyžadovaly po schvalovateli doplnění informací do polí, ale nikoli podepsání dokumentu.
- Přiložení dokumentů
Toto nastavení povolí všechny kanály umožňující uživateli přiložit dokument. Pokud máte silnou potřebu kontroly verzí nad svými dokumenty, pak budete pravděpodobně chtít zakázat vše kromě knihovny, kde jsou aktuální verze vašich formulářů.
- Jazyky
Pomocí tohoto nastavení mohou uživatelé nastavit jazyk podepisování externích podepisujících na stránce Odeslat.
- Šablony zpráv
Významná úspora času pro agenty pracující s velkými objemy. Šablony zpráv umožňují nastavit novou výchozí zprávu a dále definovat velké množství dalších vlastních šablon zpráv. Pokud zjistíte, že odesíláte stejné dokumenty se stejnou zprávou několikrát denně, věnujte čas konfiguraci tohoto nastavení.
- Soukromé zprávy příjemcům
Umožňuje, aby byla v rámci odesílání odeslána jednotlivým příjemcům soukromá zpráva.
- Povolené typy podpisů
Ve výchozím nastavení je povolen pouze e-podpis. Nicméně na světě stále ještě existuje hodně lidí, kteří chtějí dokumenty tisknout a posílat zpět faxem. Pokud můžete mít některé zákazníky, kteří se tak cítí, povolte možnost Podpis faxem.
- Nastavení odesílatele podpisu
Tato nastavení jsou určena pro situaci, kdy je odesílatel druhým podepisujícím dokumentu. A pokud umožňujete odesílatelům protipodpis, stojí za to nastavit výchozí hodnoty podle vašeho pracovního postupu, abyste minimalizovali množství úprav, které musí odesílatelé provádět v každé transakci.
- Připomínky
Pokud váš proces vyžaduje nastavení připomínek, toto nastavení vám umožní konfigurovat výchozí iteraci připomínek a zprávu, čímž se dále zkracuje doba cyklu pro vaše odesílatele.
- Ochrana podepsaného dokumentu heslem
S povoleným tímto nastavením by uživatel musel zadat heslo, než by mohl otevřít podepsaný PDF nebo jej zobrazit online.
Je to trochu komplikované, ale zajišťuje to dobré zabezpečení. - Možnosti identifikace podepisujících
Acrobat Sign umožňuje několik metod dvojfaktorové autentizace pro podepisující. V závislosti na vašem způsobu používání můžete nebo nemusíte povolit některou nebo i více z těchto možností nebo můžete, ale nemusíte, povolit odesilatelům, aby si tento způsob vybrali sami.
- Vypršení platnosti dokumentu
Pokud váš případ použití zahrnuje „okna příležitosti", jako je speciální cena, která je k dispozici pouze po následujících XX dnů, pak můžete definovat toto okno a vynutit vypršení platnosti dokumentu, pokud není podepsán v požadovaném čase.
Pokud tuto možnost povolíte, doporučuje se zvážit povolení možnosti Povolit úpravu nastavení vypršení platnosti po odeslání dokumentu. Termín prodlužovat nemusíte, ale je hezké mít tu možnost.
- Zobrazit náhled, umístit podpisy nebo přidat pole
Pokud zjistíte, že často přidáváte pole do dokumentů, můžete povolit zobrazování nástroje pro přetažení polí ve výchozím nastavení. Pokud však pracujete s dokumenty s kontrolou verzí, pravděpodobně budete chtít odebrat možnost uživatelům upravovat pole.
- Pořadí podepisování
Většina dokumentů (se kterými se setkáváme) je podepisována v postupném pořadí, což je také výchozí hodnota. Pokud však zjistíte, že váš nejčastější pracovní postup využívá paralelní proces podpisu, kdy jsou všichni požádáni o podpis současně, můžete to nakonfigurovat zde.
Máte také možnost umožnit odesílateli vybrat, který pracovní postup je nejlepší pro jeho transakce, pokud působíte v obou oblastech.
Odeslání obrázků záhlaví a zápatí e-mailu
Plány služeb pro podniky a velké organizace umožňují nahrávat obrázky záhlaví a zápatí e-mailu nebo přidat logo, abyste si mohli lépe přizpůsobit svůj účet. Tyto obrázky se zobrazí v e-mailech příjemcům.
Obrázky pro e-maily instalované na úrovni účtu přebírají všechny skupiny v účtu. Instalace obrázku pro e-maily na úrovni skupiny potlačí obrázek na úrovni účtu.
Poznámka
Obrázky pro záhlaví a zápatí e-mailu jsou k dispozici pouze u účtů na úrovni podniku nebo velké organizace.
Pokud máte problémy se správným zobrazením obrázku, ujistěte se, že použitý obrázek je přesně 600 pixelů široký a 200 pixelů vysoký. A uložte jej ve formátu JPG, GIF nebo PNG.
Na pomoc s vytvořením loga správné velikosti si můžete stáhnout šablonu níže.
Stáhnout
-
Přihlaste se jako správce a přejděte na položku: Nastavení účtu > Nastavení e-mailu
-
Vyberte tlačítko Procházet a vyhledejte a vyberte požadovaný obrázek.
Pokud je potřebné obrázek odebrat, vyberte tlačítko Vymazat.
-
Uložte nahrané obrázky.
Nahraný obrázek pro záhlaví se zobrazí zcela u horního okraje šablon e-mailů, které služba Acrobat Sign odesílá vašim příjemcům. Obrázek pro zápatí se nachází zcela u spodního okraje.
Nastavení zabezpečení služby Acrobat Sign odpovídá obecným nastavením zabezpečení heslem, která znáte z jiných aplikací, s několika speciálními nastaveními pro dokumenty.
Chcete-li nastavit zabezpečení, přejděte do části Účet > Nastavení účtu > Nastavení zabezpečení.
- Nastavení jednotného přihlašování
Přihlašují se vaši uživatelé z uživatelské základny Adobe nebo Google? Pokud ano, povolte příslušná nastavení a zakažte všechna, jejichž používání neočekáváte.
- Nastavení Zapamatovat si mne
Umožňuje zapamatování si přihlašovacích údajů uživatele po určité časové období. Z rozevíracího seznamu vyberte časové období.
- Zásady hesla pro přihlášení - Pro uživatele autentizující se do starší systému identity Acrobat Sign
Toto nastavení stanovuje parametry pro to, jak často musí být heslo obnoveno a kolik historických hesel si Acrobat Sign bude pamatovat, aby zabránil instalaci opakujících se hesel.
- Síla hesla pro přihlášení - Pro uživatele autentizující se do starší systému identity Acrobat Sign
Požadovaná síla vašich hesel je klíčová pro zajištění bezpečnosti vašeho účtu a doporučujeme nastavit tuto hodnotu tak vysoko, jak vaši uživatelé budou tolerovat.
- Typ šifrování PDF
Klíčem k úrovním šifrování PDF je znalost, kterou verzi aplikace Reader podepisující pravděpodobně používají. Pokročilejší šifrování vyžaduje modernější verze aplikace Reader.
Obecně řečeno, pokud je váš cílový podepisující mírně technicky zdatný, pak můžete poměrně bezpečně nastavit tuto hodnotu na 128bitové AES. Aplikace Acrobat 7 byla vydána na začátku roku 2005 a většina lidí již od té doby provedla aktualizaci.
- API
Umožňuje povolit necertifikovaným partnerským aplikacím přístup k datům z tohoto účtu. Také povoluje uživatelům, kteří nejsou správci účtu, vyvíjet aplikace používající rozhraní API aplikace Acrobat Sign.
- Povolit rozsahy IP
Pokud máte obavy z pokusů externích stran o získání přístupu k vašim uživatelům, je omezení rozsahu IP vynikajícím obranným opatřením. Jen se ujistěte, že nikdo nemusí pracovat z domova nebo na mobilním zařízení mimo vaše vlastní sítě.
- Sdílení účtů
Sdílení účtů je vynikajícím způsobem správy vám odpovědných agentů; navíc je rozumné kontrolovat, s kým oni sdílejí své účty. Mnozí správci raději vytvářejí sdílení účtů pouze při vytváření nových uživatelů a zakazují nastavení pro celý účet.
- Ověření identity podepisujícího
Mají se uživatelé před podepsáním dokumentu přihlásit? V závislosti na způsobu používání se může jednat o dobré bezpečnostní opatření.
- Heslo pro podepisování dohody
Povoluje využívání hesel při ochraně podepisování nebo zobrazování dokumentů.
- Síla hesla dokumentu
Specifikujte sílu hesla pro Heslo pro podpis smlouvy.
Budete používat API? Pokud máte vývojáře a chcete integrovat službu Acrobat Sign do existujícího systému CRM (nebo do jiného systému s rozhraním API), zvažte tuto možnost.
Služba Acrobat Sign podporuje rozhraní REST API:
Přejděte do části Účet > Rozhraní API služby Acrobat Sign.
Používání rozhraní API aplikace Adobe Document Cloud pro přístup k datům uživatele vyžaduje tokeny OAuth.
Pokud máte starší aplikaci, která nepodporuje OAuth, můžete vytvořit integrační klíč.
Pokud se vám nezobrazí klíč pro vytvoření integračního klíče, kontaktujte podporu.
Na této stránce dále naleznete
Po povolení rozhraní API se vlevo zobrazí nový odkaz na Protokol požadavků API. Tento protokol obsahuje příchozí XML hovorů rozhraní API a může být cenným pomocníkem při řešení problémů s kódem.
Rozhraní REST API je dostupné prostřednictvím možnosti Aplikace API.
Na této stránce klikněte na odkaz Vytvořit novou aplikaci, zadejte název pro aplikaci a klikněte na tlačítko Vytvořit aplikaci.
Okamžitě dojde k vytvoření a zobrazení nového ID aplikace a utajení.
Rozdělení uživatelů do funkčních skupin může být velice výhodné, obzvláště, pokud máte různé požadavky na podepisování nebo různé struktury sestavování zpráv, které je nutné dodržovat.
Naštěstí je vytvoření skupiny ve službě Acrobat Sign neskutečně jednoduché. Jednoduše přejděte na
Účet > Skupiny.
Na stránce Skupina stačí kliknout na tlačítko + v pravém horním rohu stránky a do pole zadat nový název skupiny.
Nachází se zde také odkaz na konfigurování nastavení skupiny – kliknutím na řádek si zobrazíte odkaz na nastavení skupiny. Tato nastavení jsou prakticky identická s globálními nastaveními, která jste nakonfigurovali na úrovni účtu, ale jelikož jsou skupiny podřízeným objektem účtu, přepisují nastavení skupiny nastavení účtu.
Všimněte si také, že název skupiny lze kdykoli aktualizovat, takže pokud budete někdy muset změnit názvy skupin, není to vůbec žádný problém.
Poznámka
Pokud jste si zakoupili plán služby Acrobat Sign pro malé firmy, použijte konzoli Admin Console ke správě uživatelů a s nimi souvisejících oprávnění. Máte také možnost přiřadit více správců, aby pomohli se správou vašeho týmu nebo fungováním služby Acrobat Sign
A konečně přichází na řadu přidání uživatelů!
Moderní správa uživatelů se spravuje v aplikaci Adobe Admin Console a existuje několik způsobů, jak naplnit vaši organizaci uživateli a oprávnit je k používání aplikace Acrobat Sign.
Dokumentace k aplikaci Admin Console je součástí rozsáhlejší dokumentace ke správě uživatelů Adobe.Níže je uvedeno několik nejrelevantnějších stránek v závislosti na tom, jak zamýšlíte konfigurovat svou organizaci
- Přidání uživatele
- Hromadné přidání uživatelů
- Přidání uživatelů z adresáře
- Přidání uživatelů ze služby MS Azure Active Directory
- Změna jména/e-mailové adresy
- Povýšení uživatele na roli správce
- Typy identit uživatelů a jednotné přihlašování
- Ověření uživatelů pomocí služby MS Azure
- Ověření uživatelů pomocí služby Google Federation
- Přepnutí identity uživatele
- Produktové profily
Zefektivněte svou práci s aplikací Acrobat Sign
Rychle a snadno spravujte a podepisujte dokumenty online
