Přehled
Funkce Hromadné odeslání umožňuje uživatelům vytvořit „vzorovou“ šablonu dohody, která dokáže vygenerovat až 1 000 „podřízených“ dohod. Každá podřízená dohoda využívá stejné soubory, pole a vlastnosti vzorové šablony dohody, ale zůstává nezávislá a zachovává si veškerá nastavení soukromí a zabezpečení jednotlivě vytvořené dohody.
Hromadné odeslání umožňuje zadávat příjemce ručně nebo pomocí souboru CSV, díky kterému můžete nahrát seznam e-mailových adres příjemců. Soubor CSV nabízí odesílateli další funkce, například podporu více příjemců, přiřazení rolí, možnosti ověření a výchozí hodnoty polí, které mohou jednotlivé dohody během jejich tvorby personalizovat.
Jak se používá
Uživatelé, kteří mají funkci Hromadné odeslání povolenou ve svých primárních skupinách, k ní mají přístup prostřednictvím dlaždice Hromadné odeslání na domovské stránce.
Rozhraní umožňuje nahrát soubory a definovat základní dokumentaci vzorové šablony dohody. Každá podřízená dohoda vytvořená dávkově pomocí funkce Hromadné odeslání všechny tyto dokumenty obsahuje.
E-mailové adresy příjemců jsou přidány ručně nebo pomocí souboru CSV. Při ručním zadávání obdrží každý e-mail vlastní, samostatně vygenerovanou podřízenou dohodu. Při použití souboru CSV je každý jeho řádek aplikován na podřízenou dohodu. Ať už využijete jakoukoli metodu, jednotliví příjemci nemají možnost nahlížet do jiných dohod. Každá dohoda je zabezpečená a osobní.
Každou podřízenou dohodu je možné spravovat nezávisle na stránce Správa pomocí filtrů Průběh / Dokončeno / Zrušeno / Skončila platnost.
Vzorovou šablonu funkce Hromadné odeslání, použitou k tvorbě podřízených dohod, je možné spravovat na stránce Správa ve filtru Hromadné odeslání. Vzorová šablona má tři důležité funkce:
Nadřazená šablona obsahuje souhrnnou tabulku v seznamu Akce pro všechny podřízené dohody. Tabulka identifikuje počet dohod v každém stavu. Kliknutím na souhrnnou tabulku otevřete seřaditelné zobrazení jednotlivých podřízených dohod.
Možnost Zobrazit zprávu o aktivitě na seznamu Akce obsahuje Zprávu o realizaci dokumentu. Tato zpráva poskytuje podrobnější (a tisknutelný) přehled o podřízených dohodách podle stavu.
Akce Stáhnout data pole formuláře stáhne data polí všech podřízených dohod vytvořených vzorovou šablonou.
Osvědčené postupy
Zamysleme se nad tím, jak použít funkci Hromadné odeslání v rámci své organizace. Nejlepší možnost, pokud od jednotlivých uživatelů neočekáváte, že budou vytvářet události hromadných dohod, je zakázat přístup na úrovni účtu, aby se tato funkce všem skupinám přirozeně propsala jako zakázaná. Výslovně povolte konkrétní skupiny s identifikovatelným použitím (např. lidské zdroje); pokud máte možnost přiřadit uživatele do několika skupin, vytvořte skupinu, která přiřazeným uživatelům funkce Hromadné odeslání poslouží jako primární skupina.
Povolením importu souboru CSV výrazně zvýšíte použitelnost této funkce. Pokud nemáte závažný důvod, proč zadat všechny uživatele ručně, důrazně doporučujeme povolit nahrávání souborů CSV.
Zpřístupněte nové prostředí funkce Hromadné odeslání. Soubory CSV používané v klasickém prostředí jsou stále funkční, takže není třeba provádět rekonfiguraci. Nové možnosti pak dramaticky rozšiřují možnosti této funkce.
Konfigurace
Dostupnost:
Funkce Hromadné odeslání je k dispozici pro licenční plány týmů a podniků.
Rozsah konfigurace:
Účty týmové úrovně mají funkci Hromadné odeslání ve výchozím nastavení povolenou, stejně tak i možnost nahrávání souborů CSV. Rozhraní správce nemá dostupné žádné ovládací prvky.
Funkci Hromadné odeslání je možné povolit účtům na úrovni účtu a skupiny s podnikovou licencí.
Ovládací prvky pro tuto funkci naleznete v nastavení Globální nastavení > Hromadné odeslání
Konfigurovatelné možnosti jsou:
Když je zapnuta funkce Hromadné odeslání, na panelu Domovská stránka se zobrazí dlaždice, která uživatelům umožňuje přístup k funkci.
U účtů, které mají zapnutou možnost Uživatelé ve více skupinách, je funkce dostupná pouze uživatelům, kteří mají funkci zapnutou ve své primární skupině.
Když je uživatel členem skupiny, ve které je funkce Hromadné odeslání zapnuta (ale nikoli v primární skupině uživatele), uživatel dlaždici sice uvidí, ale nebude moci s rozhraním pracovat.
Zapnout možnost, která dovoluje nahrání seznamu příjemců v souboru CSV, se velice doporučuje.
Tvorba seznamu příjemců coby souboru CSV poskytuje oproti zadávání e-mailů přímo do pole Komu: lepší kontrolu a viditelnost.
Soubor CSV může dále obsahovat sloupce dat, ve kterých lze definovat role příjemců, možnosti ověření a hodnoty polí, což vede k personalizaci dohody pro každého příjemce a vylepšení jeho prostředí a míry dokončení.
Pokud je funkce povolená, odkaz Importovat soubor CSV se vloží pod pole Komu:.
Pokud je funkce Hromadné odeslání povolená, její nové prostředí je zpřístupněno uživatelům ve skupině.
Uživatelé mají k dispozici přepínací odkaz, aby se mohli v případě potřeby vrátit ke klasickému prostředí.
Nové prostředí umožňuje využít všechny nové funkce souborů CSV, ale zachovává zpětnou kompatibilitu se starým formátem CSV. Pokud je tedy soubor CSV vytvořen v klasickém formátu, je možné ho použít bez problémů.
Je-li nové prostředí zakázáno, uživatelé mají přístup ke klasickému rozhraní a mohou ho používat jako kdykoli před tím.
Co byste měli vědět
- Funkce Hromadné odeslání musí být povolena v uživatelově primární skupině, aby k ní měl uživatel přístup.
- Počet transakcí, které lze generovat pomocí funkce Hromadné odeslání, je omezen podle úrovně služby:
- Zákazníci podnikové a firemní úrovně mohou generovat maximálně 1 000 transakcí.
- Zákazníci služeb Acrobat Pro s pokročilým elektronickým podepisováním pro týmy a Adobe Acrobat Sign Professional mohou generovat maximálně 50 transakcí.
- Služba Acrobat Pro s pokročilým elektronickým podepisováním může generovat maximálně 50 transakcí.
- Účty pro malé firmy a zkušební týmové verze mohou generovat maximálně pět transakcí.
- Zkušební podnikové verze mohou generovat maximálně tři transakce.
Zefektivněte svou práci s aplikací Acrobat Sign
Rychle a snadno spravujte a podepisujte dokumenty online
